W rutynie dnia codziennego wykonujesz wiele czynności w zwyczajowo utarty sposób – na zasadzie świadomie lub nieświadomie wytworzonego nawyku. Zastanów się, jakie działania wykonałeś dziś nie zastanawiając się za wiele nad nimi? To zwykle takie działania, o których mówi się, że wykonywane są w taki sposób „od zawsze”.

Zdjęcie z kolekcji (c)Casey Fleser Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Optymalizując własną produktywność, warto regularnie przyglądać się takim działaniom. Bardzo często zdarza się, że realizując takie rutynowe zadania popadasz w „Syndrom foremki”.

Czytaj dalej →

Opracowanie planu działania jest jak wyznaczenie trasy wycieczki. Niestety im dłużej planujesz, tym bardziej przywiązujesz się do wytyczonej trasy i niezwykle trudno wprowadzić Ci modyfikacje.

Widząc przed sobą gotowy plan, punkt po punkcie wskazujący kolejność działania, wiele osób zamyka się na jakiekolwiek modyfikacje. Traci elastyczność. „Przecież tyle razy już przemyślałem ten projekt” argumentują. Nawet jeżeli pojawi się pomysł na łatwiejsze, tańsze lub szybsze zrealizowanie przedsięwzięcia pozostają głuche na nowe opcje.

Czytaj dalej →

„Marcin, planowałem tyle razy, a potem z tych planów nic nie wychodziło. Inni coś chcieli, nie miałem czasu, i tak zrobiliśmy to zupełnie inaczej niż zakładałem. To po co w ogóle planować? Czy to nie jest strata czasu?” Takie pytanie pojawia się regularnie, podczas konsultacji lub warsztatów.

Zwykle w takiej sytuacji przywołuję wypowiedź przypisywaną W. Churchil’owi, którego zapytano, czy planował wszystkie swoje działania. „Absolutnie tak”, odpowiedział premier. A czy którykolwiek plan zrealizował się w 100%? „Absolutnie nie” odpowiedział premier. To po co zatem planował? „Bo gdybym tego nie robił, na pewno bym nie wygrał”.

Ale może rzeczywiście dzisiejsza rzeczywistość stała się tak dynamiczna, że nie da się już skutecznie planować realizowanych przedsięwzięć?

Czytaj dalej →

Czasami zdarza się, że wysyłasz e-mail w przypływie emocji lub pośpiechu i zaraz po wciśnięciu przycisku „Wyślij” żałujesz, że ten e-mail wysłałeś. Chciałbyś go zmodyfikować, albo zupełnie skasować. Niestety, e-mail beztrosko mknie przez cyberprzestrzeń do odbiorcy, a Ty niewiele już możesz zrobić.

Aby uchronić się przed tego typu sytuacjami dobrze jest skonfigurować w swoim Outlooku tzw. opóźniacz. Opóźniacz sprawi, że każdy e-mail, który wysyłasz, zostanie wysłany z Twojego konta po upływie określonej liczbie minut. Jeżeli przed upływem tego czasu zmienisz zdanie, lub zechcesz zmodyfikować wiadomość, będziesz mógł to zrobić. Odbiorca nigdy się nie dowie, że zmodyfikowałeś wiadomość przed wysłaniem.

Czytaj dalej →

Około 40% korespondencji w Twojej skrzynce pocztowej, to wiadomości dotyczące ustaleń projektowych. Dokładniej mówiąc na temat doprecyzowania zadań i działań, które wykonujesz w trakcie realizacji swoich projektów i zobowiązań. Przyjrzyj się tym niekończącym łańcuszkom wiadomości: krótkie zdania, wielu odbiorców, ping-pong słowny. A wszystko po to, by doprecyzować, co trzeba zrobić w ramach danego zadania.

Zdjęcie z kolekcji (c)Horia Varlan Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Tego typu korespondencja nie powinna się toczyć w komunikacji e-mail!

Czytaj dalej →