A właściwie to jak Ty TO robisz?

W rutynie dnia codziennego wykonujesz wiele czynności w zwyczajowo utarty sposób – na zasadzie świadomie lub nieświadomie wytworzonego nawyku. Zastanów się, jakie działania wykonałeś dziś nie zastanawiając się za wiele nad nimi? To zwykle takie działania, o których mówi się, że wykonywane są w taki sposób „od zawsze”.

20140512_jak_to_robisz_0

Zdjęcie z kolekcji (c)Casey Fleser Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Optymalizując własną produktywność, warto regularnie przyglądać się takim działaniom. Bardzo często zdarza się, że realizując takie rutynowe zadania popadasz w „Syndrom foremki”.

Pozwól, że opowiem Ci pewną historię. W domu Ani od pokoleń przekazywano sobie przepis na wspaniałą pieczeń wieprzową. Ania poznała ten przepis od swojej mamy, jej mama od babci Ani, a babcia od swojej babci. Receptura była dość skomplikowana, jednakże Anię nurtował jeden szczegół. Otóż jedną z pierwszych czynności podczas przygotowywania pieczeni było obcięcie kawałka mięsa z jego lewej i prawej strony. To obcięcie nie dawało Ani spokoju.

Pewnego dnia postanowiła dowiedzieć się, dlaczego obcięcie mięsa ma znaczenie. Zapytała o to mamę: „Mamo, dlaczego należy obciąć ten kawałek mięsa z lewej i prawej strony?”. „Nie wiem córciu, babcia zawsze tak robiła.” odpowiedziała mama Ani. Ania zapytała więc babcię: „Babciu, po co my obcinamy ten kawałek mięsa z lewej i prawej strony?”. Babcia również nie znała odpowiedzi i odesłała Anię do prababci. Ania zadała to samo pytanie prababci. Prababcia, wiekowa kobieta, odpowiedziała bardzo szybko: „Aniu, w dawnych czasach mieliśmy tylko jeden rozmiar foremek. Musieliśmy więc obciąć, aby mięso zmieściło się do naczynia!”.

Zastanów się, czy podobnie nie jest z Twoimi utartymi sposobami działania? Zapraszam Cię do wykonania prostego ćwiczenia.

Zidentyfikuj utarty sposób działania. Wybierz taki, który przychodzi Ci wykonywać wyjątkowo naturalnie.

Wypisz krok po kroku wszystkie czynności i rezultaty pośrednie, które wykonujesz po drodze. Może to wyglądać jak na poniższym rysunku:

20140512_jak_to_robisz_1

Zastanów się, czy lista działań jest kompletna? Jeżeli nie – dopisz brakujące czynności.

20140512_jak_to_robisz_2

Przyjrzyj się teraz krytycznie.

Czy kolejność wykonywania działań jest optymalna? Jeżeli nie – zmień kolejność.

Które elementy są nadmiarowe? Jeżeli takowe znajdujesz – usuń je.

20140512_jak_to_robisz_3

Teraz czas na optymalizację samego procesu. Być może da się to wykonać w bardziej efektywny sposób?

Weź 3 kolorowe zakreślacze: zielony, niebieski i żółty.

  • Na zielono zaznacz te czynności i rezultaty pośrednie, dla których możesz przygotować szablon. Jeżeli coś jest wykonywane regularnie, w powtarzalny sposób, koniecznie przygotuj na to szablon. Raz się napracujesz, a później będziesz oszczędzał czas.
  • Na niebiesko zaznacz te czynności, które możesz zautomatyzować. Jeżeli czynność jest powtarzalna, to pewnie da się napisać makro, skorzystać z funkcji oprogramowania lub skorzystać z aplikacji, która część pracy wykona za Ciebie. Jeżeli sam nie umiesz zautomatyzować rutynowych czynności poszukaj kogoś, kto może to zrobić dla Ciebie.
  • Na żółto zaznacz te czynności, które mogą być przygotowane przez kogoś innego. To, że potrafisz coś zrobić, nie znaczy że powinieneś to robić. Zastanów się, czy jesteś najwłaściwszą osobą do wykonania tej czynności. Czy to będzie najlepsze wykorzystanie Twojego czasu? Jeżeli nie – deleguj.

20140512_jak_to_robisz_4

Gratulacje! Teraz czas na wprowadzenie zmian. Zapisz w swoim systemie zarządzania zadaniami niezbędne zadania, a następnie wykonaj je przy najbliższej okazji. Najlepiej zaplanuj ich wykonanie w kalendarzu. Przecież chcesz jak najszybciej zacząć działać w nowy, bardziej wydajny sposób?

Na koniec zastanów się, czy dałoby się osiągnąć zamierzony rezultat w zupełnie inny sposób? Nie ograniczaj się, nie myśl co jest, a co nie jest możliwe. Napisz wersję, którą chciałbyś, aby była możliwa. Jeżeli udało Ci się wymyślić taką wersję to świetnie! To doskonały punkt wyjścia do zmiany całego procesu. Ale to już temat na zupełnie nowy wpis.

Powyższy przykład jest oczywiście uproszczony. Zależało mi jednak, by pokazać Ci jak w prosty sposób możesz przeprowadzić optymalizację utartych sposobów działania. Z doświadczenia mogę napisać, że wielu moich Klientów nieraz było zdziwionych i zaskoczonych, gdy po wykonaniu powyższego ćwiczenia uświadamiali sobie, że mogliby te rezultaty osiągać znacznie prościej i taniej, gdyby tylko wcześniej znaleźli czas na chwilę refleksji „jak właściwie TO robią?”.

Pytanie: Jakie działania najczęściej wykonujesz rutynowo?

4 myśli nt. „A właściwie to jak Ty TO robisz?

  1. Temat niemal jak na zamówienie 🙂 Wczoraj zastanawiałem się nad usprawnieniem pewnych czynności w mojej pracy. U mnie rutynową, niemal codzienną czynnością jest telefoniczny kontakt z wieloma potencjalnymi klientami (branża handlu hurtowego, B2B) Wygląda to przeważnie tak: kontakt telefoniczny – rozpoznanie potrzeb i ustalenie ewentualnego zapotrzebowania – uzyskanie zgody na przesłanie oferty cenowej lub konkretne zamówienie – wpisanie notatki z rozmowy i danych teleadresowych do systemu CRM – przesłanie mailem oferty (rzadziej faksem lub pocztą). Zoptymalizować chcę w tym przypadku, czyli opracować, szablon e-mail, ale tak by klient nie miał wrażenia, że dostał automatyczną wiadomość i jest po prostu jednym z wielu na liście „do obdzwonienia”. Równocześnie nie chcę tracić czasu na redagowanie i pisanie za każdym razem wiadomości o innej treści. Zautomatyzować można z kolei wysyłkę zbiorczą e-mail, wysyłając jedną wiadomość (na bazie stworzonych wcześniej szablonów, dopasowanych do telefonicznych ustaleń). Pole do usprawnień i optymalizacji z pewnością jest jednak dużo szersze. P.S. Pamiętaj Marcinie o technice 15 slotów, chętnie zapoznam się z upgrade’m Twojego pomysłu 🙂

  2. @Dominik – dzięki za kolejny bardzo wartościowy komentarz. Dokładnie o to chodzi! Przy tworzeniu szablonów, jeżeli pracujesz na Windows polecam bezpłatne http://www.getfingertips.com/ (funkcja fingertype) – możesz zrobić fragmenty odpowiedzi, a następnie przypisać do nich akronim. Po wpisaniu tego akronimu z klawiatury, zostaje on podmieniony na pełny tekst. W ten sposób możesz stworzyć zestaw np. 15-20 fragmentów e-mail i budować z nich odpowiedzi dla Klientów. Do zarządzania follow up email z Klientami polecam przetestować https://www.contactually.com/. O wpisie na temat 15 żetonów pamiętam, ale musi jeszcze poczekać. Pewnie w okolicach lipca będzie. Chciałbym to zrobić porządnie, mam też pomysł na pewien bonus.

    @Damian – ciesze się, że się spodobało. Dokładnie to tak jak w #Powershell 🙂

    Pozdrowienia z Litwy!

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s