W rutynie dnia codziennego wykonujesz wiele czynności w zwyczajowo utarty sposób – na zasadzie świadomie lub nieświadomie wytworzonego nawyku. Zastanów się, jakie działania wykonałeś dziś nie zastanawiając się za wiele nad nimi? To zwykle takie działania, o których mówi się, że wykonywane są w taki sposób “od zawsze”.

Zdjęcie z kolekcji (c)Casey Fleser Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Optymalizując własną produktywność, warto regularnie przyglądać się takim działaniom. Bardzo często zdarza się, że realizując takie rutynowe zadania popadasz w “Syndrom foremki”.

Pozwól, że opowiem Ci pewną historię. W domu Ani od pokoleń przekazywano sobie przepis na wspaniałą pieczeń wieprzową. Ania poznała ten przepis od swojej mamy, jej mama od babci Ani, a babcia od swojej babci. Receptura była dość skomplikowana, jednakże Anię nurtował jeden szczegół. Otóż jedną z pierwszych czynności podczas przygotowywania pieczeni było obcięcie kawałka mięsa z jego lewej i prawej strony. To obcięcie nie dawało Ani spokoju.

Pewnego dnia postanowiła dowiedzieć się, dlaczego obcięcie mięsa ma znaczenie. Zapytała o to mamę: “Mamo, dlaczego należy obciąć ten kawałek mięsa z lewej i prawej strony?”. “Nie wiem córciu, babcia zawsze tak robiła.” odpowiedziała mama Ani. Ania zapytała więc babcię: “Babciu, po co my obcinamy ten kawałek mięsa z lewej i prawej strony?”. Babcia również nie znała odpowiedzi i odesłała Anię do prababci. Ania zadała to samo pytanie prababci. Prababcia, wiekowa kobieta, odpowiedziała bardzo szybko: “Aniu, w dawnych czasach mieliśmy tylko jeden rozmiar foremek. Musieliśmy więc obciąć, aby mięso zmieściło się do naczynia!”.

Zastanów się, czy podobnie nie jest z Twoimi utartymi sposobami działania? Zapraszam Cię do wykonania prostego ćwiczenia.

Zidentyfikuj utarty sposób działania. Wybierz taki, który przychodzi Ci wykonywać wyjątkowo naturalnie.

Wypisz krok po kroku wszystkie czynności i rezultaty pośrednie, które wykonujesz po drodze. Może to wyglądać jak na poniższym rysunku:

Zastanów się, czy lista działań jest kompletna? Jeżeli nie – dopisz brakujące czynności.

Przyjrzyj się teraz krytycznie.

Czy kolejność wykonywania działań jest optymalna? Jeżeli nie – zmień kolejność.

Które elementy są nadmiarowe? Jeżeli takowe znajdujesz – usuń je.

Teraz czas na optymalizację samego procesu. Być może da się to wykonać w bardziej efektywny sposób?

Weź 3 kolorowe zakreślacze: zielony, niebieski i żółty.

• Na zielono zaznacz te czynności i rezultaty pośrednie, dla których możesz przygotować szablon. Jeżeli coś jest wykonywane regularnie, w powtarzalny sposób, koniecznie przygotuj na to szablon. Raz się napracujesz, a później będziesz oszczędzał czas.
• Na niebiesko zaznacz te czynności, które możesz zautomatyzować. Jeżeli czynność jest powtarzalna, to pewnie da się napisać makro, skorzystać z funkcji oprogramowania lub skorzystać z aplikacji, która część pracy wykona za Ciebie. Jeżeli sam nie umiesz zautomatyzować rutynowych czynności poszukaj kogoś, kto może to zrobić dla Ciebie.
• Na żółto zaznacz te czynności, które mogą być przygotowane przez kogoś innego. To, że potrafisz coś zrobić, nie znaczy że powinieneś to robić. Zastanów się, czy jesteś najwłaściwszą osobą do wykonania tej czynności. Czy to będzie najlepsze wykorzystanie Twojego czasu? Jeżeli nie – deleguj.

Gratulacje! Teraz czas na wprowadzenie zmian. Zapisz w swoim systemie zarządzania zadaniami niezbędne zadania, a następnie wykonaj je przy najbliższej okazji. Najlepiej zaplanuj ich wykonanie w kalendarzu. Przecież chcesz jak najszybciej zacząć działać w nowy, bardziej wydajny sposób?

Na koniec zastanów się, czy dałoby się osiągnąć zamierzony rezultat w zupełnie inny sposób? Nie ograniczaj się, nie myśl co jest, a co nie jest możliwe. Napisz wersję, którą chciałbyś, aby była możliwa. Jeżeli udało Ci się wymyślić taką wersję to świetnie! To doskonały punkt wyjścia do zmiany całego procesu. Ale to już temat na zupełnie nowy wpis.

Powyższy przykład jest oczywiście uproszczony. Zależało mi jednak, by pokazać Ci jak w prosty sposób możesz przeprowadzić optymalizację utartych sposobów działania. Z doświadczenia mogę napisać, że wielu moich Klientów nieraz było zdziwionych i zaskoczonych, gdy po wykonaniu powyższego ćwiczenia uświadamiali sobie, że mogliby te rezultaty osiągać znacznie prościej i taniej, gdyby tylko wcześniej znaleźli czas na chwilę refleksji “jak właściwie TO robią?”.

Pytanie: Jakie działania najczęściej wykonujesz rutynowo?