Jak zachować elastyczność w planowaniu?

Opracowanie planu działania jest jak wyznaczenie trasy wycieczki. Niestety im dłużej planujesz, tym bardziej przywiązujesz się do wytyczonej trasy i niezwykle trudno wprowadzić Ci modyfikacje.

20140505_ElastycznoscPlanowania_resize

Widząc przed sobą gotowy plan, punkt po punkcie wskazujący kolejność działania, wiele osób zamyka się na jakiekolwiek modyfikacje. Traci elastyczność. „Przecież tyle razy już przemyślałem ten projekt” argumentują. Nawet jeżeli pojawi się pomysł na łatwiejsze, tańsze lub szybsze zrealizowanie przedsięwzięcia pozostają głuche na nowe opcje.

Nadmierne przywiązanie do raz opracowanego planu nierzadko stanowi przyczynek do obniżenia Twojej produktywności. Zamiast sprytnie dążyć do efektu końcowego, możesz zacząć się skupiać na wypełnieniu planu w 100%, nawet gdy będą istniały prostsze sposoby osiągnięcia zamierzonego rezultatu.

Na szczęście można nauczyć się przed tym bronić. Poniżej znajdziesz główne techniki pomagające zachować elastyczność w planowaniu.

Zachowuj otwartość na alternatywne sposoby działania – słuchaj własnej intuicji oraz uwag i pomysłów innych. Jeżeli okazują się rozsądne, zmodyfikuj plan, dostosowując go do zmieniającej się rzeczywistości. W skutecznym działaniu chodzi o osiąganie zamierzonych rezultatów końcowych, a nie wypełnienie planu co do joty.

Zaakceptuj zmienność planów – Nawet najlepiej przygotowany plan nie jest jego ostateczną wersją. To, że opracowałeś plan, nie znaczy że nie możesz go zmodyfikować. W trakcie realizacji pojawia się tak wiele zmiennych, że często plan przestaje być aktualny już w pierwszych godzinach po rozpoczęciu realizacji.

Uczestniczyłem kiedyś w projekcie, gdzie znacząca zmiana planu nastąpiła w pierwszych 30 minutach spotkania inicjującego projekt. Pomiędzy podpisaniem kontraktu, a rozpoczęciem realizacji zaszło szereg zmian, które sprawiły, że plan należało zmodyfikować zaraz po rozpoczęciu.

Kwestionuj plan – W tracie realizacji planu regularnie zadawaj sobie pytanie „Co teraz najszybciej przybliży mnie do efektu końcowego?”. Odpowiedzi na to pytanie należy poszukać bez zaglądania do zapisanego planu. Dopiero, gdy masz tę odpowiedź, zweryfikuj ją z Twoim planem. Jeżeli jest rozbieżność, to być może właśnie znalazłeś sprytną optymalizację – drogę na skróty pozwalającą Ci zaoszczędzić cenne zasoby.

Przygotowuj plany w narzędziach elektronicznych – takich, które pozwalają na modyfikacje zapisanych informacji, zmianę kolejności działań oraz wpisywanie nowych działań pomiędzy te już istniejące. Jeżeli przygotowujesz plany w wersji papierowej, każdy pomysł modyfikacji będzie walczył z pytaniem „Czy opłaca mi się skreślać / wycierać to co już mam?”.

Znajdź partnera, który pomoże Ci zachować dystans – niezwykle trudno prowadzić ze sobą obiektywny dialog. Znalezienie zaufanej osoby, z którą możesz przedyskutować swój plan działania pozwoli Ci zachować dystans i obiektywne spojrzenie. Często też samo opowiedzenie innej osobie o swoich zamiarach pozwala dostrzec nowe optymalizacje planu.

Pytanie: Jak często zdarza Ci się realizować plan, który nie jest już aktualny?

8 myśli nt. „Jak zachować elastyczność w planowaniu?

  1. Problem „sztywnego” planowania jest niestety chyba dość częsty. Inna sprawa, że wiele osób nie dopuszcza możliwości korekty planu, którą na przykład zaproponował podwładny. Nawet jeśli uwaga lub propozycja została wyrażona w uprzejmy i konstruktywny sposób, to decydent-szef blokuje to. Nie chce przyznać, że może się mylić. Efekt: poszczególne etapy planu są nierzadko bezsensowne i nieefektywne. Menedżerowie zapominają więc często o tym, o czym piszesz w ostatnim punkcie, Marcinie. Ja osobiście, prowadząc niewielką firmę handlową, jestem jednocześnie „planistą” i „wykonawcą”. Staram się, aby plan był jak najbardziej aktualny i realny, bo ewentualne błędy i tak pójdą bezpośrednio i dosłownie „na moje konto”. 🙂

    • Dominik, trafne obserwacje. Dodam jeszcze, że w pracy zespołowej trzeba oczywiście zwrócić większą uwagę na koszt modyfikacji planu. Czasem opłaca się bardziej iść dotychczasową ścieżką, niż modyfikować plan i ponosić koszt synchronizacji zespołu. Przy byciu planistą i wykonawcą zaś, warto szczególnie zwrócić uwagę na czy nie przywiązuję się do planu tylko z tego względu, że go wymyśliłem i wycyzelowałem. Ja mam tak często – ponieważ spędziłem sporo czasu nad zaplanowaniem całości, trudno wprowadzić mi potem modyfikacje, odwiązać się od pierwotnego konceptu.
      Dziękuję za komentarz 🙂

  2. Elastyczne plany są ważne. Według mnie nie chodzi nawet o szybszą realizację celów (to oczywiście fajny bonus i dobrze o tym myśleć i brać pod uwagę). Dużo ważniejsze jednak są problemy, czy niespodziewane przeszkody – wszystkiego nie zaplanujesz. A gdy ma się zbyt sztywny plan, to w takiej sytuacji wszystko się sypie i pojawia się problem.

  3. To trochę podobnie, jak z planowaniem zadań w ciągu dnia. Niektórzy mają tendencję do wypełniania dziennego planu zadań z dokładnością niemal co do minuty. Wszystkie zadania i cele w nim są, czas – również realnie oszacowany, więc w teorii powinno się dzień zakończyć ze zrealizowaną w pełni listą i poczuciem osobistej satysfakcji. Tymczasem wystarczy jedna sytuacja, która wybije z rytmu dnia (może to być cokolwiek: reklamacja i trudny klient, awaria sprzętu komputerowego, nagła i niezapowiedziana wizyta kontrahenta, którego nie możemy przecież wyprosić i kazać mu przyjść za tydzień) i okazuje się że cały misterny plan legł w gruzach. Tak więc elastyczność w planowaniu, o czym traktuje wczorajszy wpis Marcina, warto też rozciągnąć na elastyczność w planowaniu czasu pracy. Dobrze jest mieć i tutaj pewien „bufor” czasowy. W literaturze różni autorzy prezentują odmienny pogląd na długość takiej rezerwy czasowej. Mógłbyś Marcinie podzielić się własną opinią doświadczonego praktyka na ten temat? 🙂

  4. @Hubert – dziękuję za uzupełnienie. Tak, elastyczność również pomaga w radzeniu sobie z nieprzewidzianymi wydarzeniami.
    @Dominik – dobrą praktyką jest zasada 60/40 – planuj w kalendarzu max. 60% czasu. Warto również pamiętać, że na 8 godzin nie da się pracować 8 godzin w pełnym skupieniu. Przyjmuje się, że przepracowanie produktywnie ok 6h na 8 h pracy to bardzo dobry wynik. Ja jeszcze polecam przede wszystkim zaplanowanie 3 najważniejszych aktywności na dany dzień (technika 15 żetonów). Gdy masz to ustalone, często pozostałe planowanie kalendarza nie jest potrzebne. Lepiej bazować na liście zadań do wykonania.

    • Nie słyszałem o technice 15 żetonów (google przeglądnięte „na szybko” też o tym milczy). Mógłbyś w kilku zdaniach nakreślić o co w niej chodzi? Dziękuję.

        • Zapoznałem się dokładnie z Twoim wpisem z 1 lipca 2013 roku, który byłeś uprzejmy podlinkować. Koncepcja 15 slotów jest na pewno ciekawa. Interesuję się mocno tematem produktywności, więc tym bardziej uważnie zapoznałem się z Twoją techniką. Nasunęło mi się przy okazji kilka pytań. W punkcie czwartym „instrukcji stosowania” posługujesz się pojęciem projektów. Czy dobrze zrozumiałem, że chodzi tu bardziej o mniejsze, możliwe do zrealizowania w ciągu dnia cele, a nie o projekty rozumiane jako wieloetapowe procesy? Drugie pytanie dotyczy tego, co zrobić w sytuacji, gdy dane działanie jest nie do wykonania w jedną godzinę, ale np. z 1,5 lub dwie? Czy można takiemu działaniu poświęcić dwa sloty, w pewnym sensie grupując je w jeden większy? I na koniec: technikę 15 slotów zalecasz robić w trakcie przeglądu tygodniowego. Zatem, jak zauważyłeś w innym swoim wpisie, w poniedziałek rano. Czyli w zasadzie metodyka pracy będzie taka: robimy przegląd tygodniowy, ustalamy co jest do zrobienia w ramach kluczowych projektów ważnych np. dla rozwoju firmy i zwiększenia przewagi konkurencyjnej, a następnie czynności te wrzucamy do slotów w poszczególnych dniach? Wspomniałeś ostatnio o uaktualnieniu tej techniki, z chęcią poczytam 🙂

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s