Jak zachować elastyczność w planowaniu?

Opracowanie planu działania jest jak wyznaczenie trasy wycieczki. Niestety im dłużej planujesz, tym bardziej przywiązujesz się do wytyczonej trasy i niezwykle trudno wprowadzić Ci modyfikacje.

20140505_ElastycznoscPlanowania_resize

Widząc przed sobą gotowy plan, punkt po punkcie wskazujący kolejność działania, wiele osób zamyka się na jakiekolwiek modyfikacje. Traci elastyczność. „Przecież tyle razy już przemyślałem ten projekt” argumentują. Nawet jeżeli pojawi się pomysł na łatwiejsze, tańsze lub szybsze zrealizowanie przedsięwzięcia pozostają głuche na nowe opcje.

Nadmierne przywiązanie do raz opracowanego planu nierzadko stanowi przyczynek do obniżenia Twojej produktywności. Zamiast sprytnie dążyć do efektu końcowego, możesz zacząć się skupiać na wypełnieniu planu w 100%, nawet gdy będą istniały prostsze sposoby osiągnięcia zamierzonego rezultatu.

Na szczęście można nauczyć się przed tym bronić. Poniżej znajdziesz główne techniki pomagające zachować elastyczność w planowaniu.

Zachowuj otwartość na alternatywne sposoby działania – słuchaj własnej intuicji oraz uwag i pomysłów innych. Jeżeli okazują się rozsądne, zmodyfikuj plan, dostosowując go do zmieniającej się rzeczywistości. W skutecznym działaniu chodzi o osiąganie zamierzonych rezultatów końcowych, a nie wypełnienie planu co do joty.

Zaakceptuj zmienność planów – Nawet najlepiej przygotowany plan nie jest jego ostateczną wersją. To, że opracowałeś plan, nie znaczy że nie możesz go zmodyfikować. W trakcie realizacji pojawia się tak wiele zmiennych, że często plan przestaje być aktualny już w pierwszych godzinach po rozpoczęciu realizacji.

Uczestniczyłem kiedyś w projekcie, gdzie znacząca zmiana planu nastąpiła w pierwszych 30 minutach spotkania inicjującego projekt. Pomiędzy podpisaniem kontraktu, a rozpoczęciem realizacji zaszło szereg zmian, które sprawiły, że plan należało zmodyfikować zaraz po rozpoczęciu.

Kwestionuj plan – W tracie realizacji planu regularnie zadawaj sobie pytanie „Co teraz najszybciej przybliży mnie do efektu końcowego?”. Odpowiedzi na to pytanie należy poszukać bez zaglądania do zapisanego planu. Dopiero, gdy masz tę odpowiedź, zweryfikuj ją z Twoim planem. Jeżeli jest rozbieżność, to być może właśnie znalazłeś sprytną optymalizację – drogę na skróty pozwalającą Ci zaoszczędzić cenne zasoby.

Przygotowuj plany w narzędziach elektronicznych – takich, które pozwalają na modyfikacje zapisanych informacji, zmianę kolejności działań oraz wpisywanie nowych działań pomiędzy te już istniejące. Jeżeli przygotowujesz plany w wersji papierowej, każdy pomysł modyfikacji będzie walczył z pytaniem „Czy opłaca mi się skreślać / wycierać to co już mam?”.

Znajdź partnera, który pomoże Ci zachować dystans – niezwykle trudno prowadzić ze sobą obiektywny dialog. Znalezienie zaufanej osoby, z którą możesz przedyskutować swój plan działania pozwoli Ci zachować dystans i obiektywne spojrzenie. Często też samo opowiedzenie innej osobie o swoich zamiarach pozwala dostrzec nowe optymalizacje planu.

Pytanie: Jak często zdarza Ci się realizować plan, który nie jest już aktualny?