“Marcin, planowałem tyle razy, a potem z tych planów nic nie wychodziło. Inni coś chcieli, nie miałem czasu, i tak zrobiliśmy to zupełnie inaczej niż zakładałem. To po co w ogóle planować? Czy to nie jest strata czasu?” Takie pytanie pojawia się regularnie, podczas konsultacji lub warsztatów.

Zwykle w takiej sytuacji przywołuję wypowiedź przypisywaną W. Churchil’owi, którego zapytano, czy planował wszystkie swoje działania. “Absolutnie tak”, odpowiedział premier. A czy którykolwiek plan zrealizował się w 100%? “Absolutnie nie” odpowiedział premier. To po co zatem planował? “Bo gdybym tego nie robił, na pewno bym nie wygrał”.

Ale może rzeczywiście dzisiejsza rzeczywistość stała się tak dynamiczna, że nie da się już skutecznie planować realizowanych przedsięwzięć?

Zauważyłem, że tego typu wątpliwości mają osoby, które zawężają pojęcie planowania jedynie do określenia, kiedy coś ma być zrobione. Często planowanie kojarzy im się z wstawieniem czegoś do kalendarza, ustawieniem deadline’u i posiadaniem nadziei, że gdy przyjdzie ten czas to wezmą się do pracy, nic ich nie rozproszy i szczęśliwie zrealizują to, co zaplanowali.

Warto uświadomić sobie, że planowanie wykonania określonego rezultatu to nie jedynie zaplanowanie czasu jego wykonania. To dużo więcej aktywności, które pozwalają przygotować się lepiej do realizowanego przedsięwzięcia. Planowanie przynosi następujące korzyści:

• Wizualizacja rezultatu końcowego – Zaczynaj z wizją końca, mówi drugi nawyk w zestawie “7 nawyków skutecznego działania” S. Covey’a. Planowanie to właśnie znalezienie czasu na refleksję, jak całe przedsięwzięcie ma się zakończyć. To odpowiedzenie sobie na pytanie “Jak chciałbym, aby się to potoczyło?”. Bez tej odpowiedzi trudno Ci będzie zrealizować przedsięwzięcie w sposób wydajny i skuteczny.
• Podział pracy na mniejsze, zarządzalne części – duży rezultat to zrealizowane kolejno małe rezultaty cząstkowe. Podzielenie dużego przedsięwzięcia na mniejsze części pozwoli Ci sprawować większą kontrolę nad realizacją rezultatu końcowego, jak również zmniejszy Twoją tendencję do odwlekania. Jednym z najczęstszych powodów odwlekania jest zbyt duży kaliber zobowiązania, który masz na sobie. Dopiero jego podzielenie sprawia, że jesteś w stanie uwierzyć, że dasz radę go zrealizować, a w konsekwencji ruszyć do sprawnego działania.
• Ustalenie sekwencji zdarzeń – jeżeli będziesz realizować działania bez ustalonej kolejności, może się okazać, że napracujesz się bez sensu i na dodatek dużo więcej, niż powinieneś. Wyobraź sobie, że glazurnik, który przychodzi ułożyć kafelki w Twojej łazience, najpierw montuje sanitariaty, a dopiero potem układa kafelki na ścianach, by na końcu dopiero zapytać Cię jak właściwie sobie wyobrażasz efekt końcowy. Ustalenie kolejności działań pozwoli Ci wykonać całe przedsięwzięcie w sposób optymalny, bez zbędnych powtórzeń i wydatków. Dodatkowo będziesz wiedział co robić “po kolei”, dzięki czemu wykorzystasz swój czas jak najlepiej, bez przestojów na zastanawianie się co byłby najlepiej zrobić na danym etapie?
• Oszacowanie kosztów osiągnięcia rezultatu – planowanie pozwoli Ci przybliżyć sumę kosztów niezbędnych do osiągnięcia planowanych rezultatów.
• Oszacowanie przybliżonego terminu ukończenia – będziesz również w stanie podać przybliżoną datę zakończenia.
• Zastanowienie się co może pójść nie tak – planowanie pozwala również zastanowić się co może pójść nie tak i zawczasu odpowiednio przygotować się na te negatywne sytuacje.
• Upewnienie się, że realizacja ma sens – podczas planowania upewnisz się, czy przedsięwzięcie pasuje do Twoich priorytetów oraz czy jest sens je realizować.
• Identyfikacja kluczowych osób i zasobów – to także doskonały czas na zidentyfikowanie osób niezbędnych do osiągnięcia sukcesu oraz zasobów, które będą potrzebne (budżet, materiały, narzędzia, etc.)
• Oszacowanie własnego zaangażowania – wiele osób angażuje się w wiele przedsięwzięć bez świadomości ile czasu i uwagi będzie wymagała realizacja. Na fali entuzjazmu “wchodzą” w nowe projekty, z których później trudno im się wycofać. Oszacowanie własnego zaangażowania pozwoli Ci rozpoznać, kiedy masz jeszcze przestrzeń na nowe działania, a kiedy musisz projekt przenieść na listę dobrych pomysłów na przyszłość.
• Optymalizacja pracochłonności przedsięwzięcia – kolejną korzyścią z planowania jest możliwość popatrzenia na całość przedsięwzięcia “z lotu ptaka” i poszukania optymalizacji. Czy wszystkie elementy pośrednie są niezbędne? Co mogę ze sobą połączyć? Jak mogę to zrobić taniej / szybciej / łatwiej? Im wcześniej znajdziesz takie optymalizacje tym lepiej dla całego przedsięwzięcia, Twojej produktywności i oczywiście budżetu.

Pamiętaj, że planowanie to zawsze estymacja – próba przewidzenia przyszłości. Zatem naturalne jest, że nie każdy plan zostanie zrealizowany ze 100% dokładnością. Z czasem, gdy Twoje doświadczenie w tej dziedzinie będzie wzrastać, Twoje plany będą trafiały z coraz większą precyzją w przyszłe wydarzenia. Jednak nawet najbardziej doświadczeni kierownicy projektów wiedzą, że różnice między planem, a realizacją będą zawsze występować.

Pytanie: Jakie inne korzyści możesz odnieść z planowania?