Nie używaj emaila do dyskusji na temat realizowanych zadań i projektów

Około 40% korespondencji w Twojej skrzynce pocztowej, to wiadomości dotyczące ustaleń projektowych. Dokładniej mówiąc na temat doprecyzowania zadań i działań, które wykonujesz w trakcie realizacji swoich projektów i zobowiązań. Przyjrzyj się tym niekończącym łańcuszkom wiadomości: krótkie zdania, wielu odbiorców, ping-pong słowny. A wszystko po to, by doprecyzować, co trzeba zrobić w ramach danego zadania.
@ sign made of puzzle pieces on white background

Zdjęcie z kolekcji (c)Horia Varlan Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Tego typu korespondencja nie powinna się toczyć w komunikacji e-mail!

Jeżeli chcesz choć trochę ogarnąć chaos w komunikacji e-mail, wynieś całą korespondencję projektową do systemu zarządzania zadaniami. Większość systemów do zarządzania zadaniami oferuje już taką możliwość – każde zadanie możesz dyskutować za pomocą komentarzy. Dzięki temu, dyskusja zawsze odbywa się kontekście danego zadania, wszyscy zainteresowani widzą cały wątek i co najważniejsze – nie zaśmiecasz sobie, ani innym skrzynki pocztowej. A esencję dyskusji i wnioski masz zawsze pod ręką, gdy przechodzisz do wykonywania danego zadania.

Co jednak w sytuacji, gdy tylko Ty w zespole używasz systemu do zarządzania zadaniami, a inni nie? To rzeczywiście trudność, niestety większość systemów zarządzania zadaniami wymaga, by wszyscy, którzy chcą pracować „na zadaniach”, posiadali konto w ich systemie. To spore ograniczenie i utrudnienie.

W ubiegłym tygodniu sytuacja uległa zmianie – zespół Michała Śliwińskiego wypuścił kolejną wersję systemu Nozbe. I właśnie w tej wersji (1.9) zdecydowali się wprowadzić przełomową zmianę na rynku systemów zarządzania zadaniami!

Nozbe 1.9

Od teraz możesz udostępnić swój projekt dowolnej osobie, pod warunkiem, że znasz jej e-mail. Osoba ta otrzyma specjalny, unikalny link, po kliknięciu w który, będzie mogła zapoznać się ze stanem projektu, sprawdzić swoje zadania, a także w pełni uczestniczyć w Twoim projekcie. Każde zadanie może skomentować, wyjaśnić lub doprecyzować. Własne zadanie może zakończyć samodzielnie, by poinformować pozostałych członków zespołu, że zrobiła swoją część pracy. Bez zakładania konta, bez logowania się, bez żadnych zobowiązań. Klika link, a w przeglądarce otwiera się Nozbe z udostępnionym, w pełni funkcjonalnym projektem.

Trzymam kciuki za Nozbe, by ten sposób przyjął się w wirtualnej współpracy. By coraz więcej osób zamiast namiętnie wysyłać setki wiadomości e-mail, skupiło się na realizacji zadań i komentowaniu ich w ustrukturyzowany sposób. Dzięki temu wszystkim nam będzie się pracowało przejrzyściej i skuteczniej, a jednocześnie mniej czasu będziemy spędzać na porządkowaniu e-mail.

Poniżej przygotowałem krótką instrukcję krok po kroku, jak udostępnić projekt osobie, która nie posiada konta w systemie Nozbe.

1. Kliknij ikonę „Ludzie w projekcie”, aby otworzyć panel „Współdzielenie”, a następnie przycisk „Zaproś”

1_nozbe_zapros_resize

2. Wpisz email osoby, która chcesz zaprosić i potwierdź klawiszem Enter.

2_nozbe_podajemail_resize

3. W panelu „Współdzielenie” zobaczysz informację, że osoba została zaproszona.

3_nozbe_zaproszony

4. Osoba zaproszona otrzyma email z konta Nozbe

4_nozbe_nowyemail5. W treści Treść wiadomości jest następująca:

5_nozbe_linkdoprojektu6. Możesz teraz przypisać zadanie osobie zaproszonej:

6_nozbe_odpowiedzialnosc_resize7. Osoba zaproszona po otwarciu linku zobaczy listę zadań do wykonania.

7_nozbe_udostepnionyprojekt_resize8. Możecie teraz prowadzić dyskusję, by doprecyzować zakres powierzonego zadania.

8_nozbe_dyskusja_resizeJeżeli powyższe podejście Ci się spodobało, wypróbuj Nozbe już dziś. Dla Czytelników bloga mam specjalną zniżkę – 20% na dowolny abonament Nozbe. Napisz do mnie, a ja wyślę Ci kod zniżkowy.

Pytanie: Co sądzisz o zastąpieniu komunikacji e-mail tego typu podejściem?

8 myśli nt. „Nie używaj emaila do dyskusji na temat realizowanych zadań i projektów

  1. email to jest coś najgorszego, z czym się w życiu spotkałem. w przypadku email potrzebna jest dodatkowa praca PM który musi zbierać maile jako uwagi. potem robi spotkanie, na spotkaniu jest doprecyzowanie ustaleń i ….. mailem minutki. nie ma protestów, jest ok.
    Ale wszystko w emailu to jest totalny kataklizm. sprawdza się to wyłącznie w małych zadaniach, czy wręcz zleceniach.

  2. @Zinik – dzięki za komentarz
    @TesTeq – to lansujmy 🙂 bo obawiam się, że Nozbe może mieć małe siły marketingowe. Ot paradoks – świetny, przełomowy pomysł, ale może się nie przebić. Z drugiej jednak strony mają dużą bazę zaangażowanych userów. Trzymam za nich kciuki 🙂
    @Piotr – powodzenia w odgruzowywaniu skrzynki 🙂

  3. Fajne, ale niestety publiczne… W dużej ilości firm nie przejdzie ze względu na bezpieczeństwo. Przydała by się opcja do uruchomienia na serwerach w sieci wewnętrznej firmy. Aczkolwiek, pomysł jest świetny… ja osobiście, będę próbował uruchomić podobny schemat na sharepoint…

  4. Kompletnie nie wiem co w tym nowatorskiego?
    Praktycznie wszystkie narzędzia zarządzania projektem/wymaganiami/testami – albo wszystkim na raz (a jest ich nie mało) pozwala na scentralizowanie wszelkiej korespondencji i to znacznie wygodniej bo np. wprost z Eclipse czy Office, bez potrzeby kopiowania i przepisywania.

    • ZbyszekZ – nowatorskie jest to, że nie musisz zakładać konta w systemie zarządzania zadaniami by z kimś współdzielić projekt.

      Mam również wrażenie, że patrzysz z perspektywy IT, gdzie pewne narzędzia są „oczywiste”. W biznesie nadal w bardzo wielu zespołach (jeśli nie większości) email i xls to jedyne narzędzia „do zarządzania firmą”.

      Oczywiście zdrowy rozsądek najważniejszy – jeżeli używasz już systemu do zarządzania projektem/wymaganiami/testami i masz tego typu funkcjonalność to nie ma sensu się przesiadać „na siłę”. Wtedy ten problem już Cię nie dotyczy, bo wyniosłeś korespondencję na temat projektów poza system e-mail.

  5. Zgadzam się w 100% z Autorem. Email w zarządzaniu projektem to de facto chaos i brak komunikacji.
    Dodatkowo zaprasza to uprawiania hydeparku i niekończących się dyskusji ze wszystkimi adresatami, którzy nie zawsze są członkami zespołu projektowego.

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Log Out / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Log Out / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Log Out / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Log Out / Zmień )

Connecting to %s