RESTART! 006: Najważniejsze elementy przeglądu tygodniowego

Restart podcastu „Ogarnij Chaos®”

Odcinek miał premierę 07.03.2019.

W 2021 roku restartuję podcast i zanim pojawią się nowe odcinki, przypominam te dotychczas opublikowane. Treść podcastu się nie zmieniła, jednak materiały do odcinka zostały uaktualnione.

Każdy restartowany odcinek zawiera transkrypt z zapisem tekstowym treści podcastu. Podcast został również podzielony na rozdziały co powinno pomóc w selektywnym słuchaniu.

Poniżej transkryptu znajduje się również „Materiał dodatkowy” – mój unikalny komentarz, który nawiązuje do tematyki odcinka ale został przygotowany już po publikacji odcinka. Mam nadzieję, że będzie to dla Ciebie wartość dodana do samego podcastu.

W każdą środę na blogu pojawi się nowy odcinek uaktualniony o dodatkowe materiały. A następnie płynnie przejdziemy do nowych odcinków. Staram się by treści podcastu były ponadczasowe i mam nadzieję, że przypomnienie tych już istniejących będzie dla Ciebie okazją do odświeżenia tematyki związanej z produktywnością i wychodzeniem z przepracowania.

W szóstym odcinku podcastu rozmawiamy o przeglądzie tygodniowym.

Życzę przyjemnego słuchania, a jeżeli wolisz poczytać to do zapoznania się z transkryptem odcinka.

(jeżeli nie widzisz powyżej odtwarzacza podcastu kliknij w ten link)

W szóstym odcinku podcastu „Ogarnij Chaos” opowiadam m.in o:

  • Najważniejszych powodach dla których warto robić przegląd tygodniowy
  • Najczęściej popełnianych błędach podczas wykonywania przeglądu tygodniowego
  • 3 najważniejszych elementach dobrze wykonanego przeglądu tygodniowego

Transkrypt

Odcinek 006: Najważniejsze elementy przeglądu tygodniowego

Cześć, dzień dobry, dobry wieczór. Witam Was bardzo serdecznie w szóstym odcinku podcastu „Ogarnij Chaos®”. Z tej strony Marcin Kwieciński i w dzisiejszym odcinku chciałbym z Wami porozmawiać o jednej z najważniejszych technik produktywności osobistej, jaką jest przegląd tygodniowy. Przegląd tygodniowy to taka metoda, którą wdrażam w zasadzie z każdym moim klientem już na początku współpracy, ponieważ zauważyłem, że daje ogromne przełożenie na to, w jaki sposób funkcjonujemy, na to, czy osiągamy nasze cele bez przeciążenia. I w dzisiejszym odcinku chciałem podzielić się z Wami kilkoma doświadczeniami, powiedzieć, co działa, co nie działa, jak również opowiedzieć, jakie błędy popełniają klienci, którzy w pewnym momencie rezygnują z wykonywania przeglądu tygodniowego, dlaczego im się nie udaje. Zatem zaczynamy.

3 powody, dla których warto robić przegląd tygodniowy

Jeżeli słyszeliście kiedykolwiek o technice przeglądu tygodniowego, to wiecie, że to jest dosyć popularna metoda. W zasadzie większość metod związanych z produktywnością osobistą wspomina w takiej lub innej formie o tym, że warto robić przegląd tygodniowy. Przegląd ten to jest takie spotkanie z samym sobą, w którym raz w tygodniu podsumowujemy mijający tydzień i myślimy o tym, co wydarzy się w tym nadchodzącym. Można powiedzieć, że to jest taka świadoma chwila refleksji, po to żeby zatrzymać się w tej całej bieżączce i chwilę pomyśleć. I skoro większość tych metodyk mówi o tym, że to jest ważna technika, to pojawia się pytanie, dlaczego w ogóle warto to robić i co takiego wyjątkowego w niej jest? Z mojej perspektywy wynika, że są trzy powody, na które warto zwrócić uwagę.

Pierwszy powód jest taki, że większość ludzi dzisiaj gna. W zasadzie nie ma chwili czasu na świadomą refleksję, żeby pomyśleć, zastanowić się. W związku z tym, jeżeli świadomie wpleciemy do naszego rytmu działania przegląd tygodniowy, to okazuje się, że zyskujemy bardzo realną przewagę konkurencyjną, bo skoro większość ludzi nie ma czasu  pomyśleć, co będzie najważniejsze w nadchodzącym tygodniu, nie ma czasu wyciągnąć wniosków, to jeżeli my go na to znajdziemy – zyskujemy przewagę konkurencyjną.

Drugi powód związany jest ze zwiększaniem efektywności. W zasadzie można powiedzieć, że osoby, które wykonują przegląd tygodniowy, mają większą efektywność. One uświadomiły sobie, że rok to 52 tygodnie. Zobaczcie, jeżeli przed nami są te 365 albo 366 dni w roku, to one dzielą się na 52 tygodnie. Można więc powiedzieć, że jeżeli masz jakiś cel, to musisz go zrealizować albo będziesz go realizować maksymalnie w 52 skokach. To znaczy, że przed Tobą 52 powtarzalne okresy czasu: właśnie tygodnie. Mając tego świadomość, możesz tak doprecyzować swój tydzień, żeby był on zgodny z pewnym szablonem, realizowany z pewnym powtarzalnym rytmem. I wprowadzenie przeglądu tygodniowego to jest taki czas, kiedy kończysz jeden rytm i zaczynasz następny. To jest dobry moment na to, żeby sprawniej poukładać sobie wszystko, co robisz. I ponieważ działasz wtedy w pewnym uporządkowaniu, to okazuje się, że Twoja efektywność rośnie.

I trzeci powód – z mojej perspektywy też bardzo ważny – to zabezpieczenie przed przepracowaniem. Osoby, które działają w rytmie tygodniowym i wykonują regularny przegląd tygodniowy, wprowadziły bezpiecznik, który pozwala im unikać przepracowania. Ponieważ raz w tygodniu zastanawiasz się i badasz swoje obciążenie, czy nie wziąłeś na siebie za dużo, czy nie zdecydowaliście się na zbyt wiele aktywności. To jest również czas, kiedy wykreśla się rzeczy zbędne i określa te najbardziej priorytetowe.

Podsumowując: z mojej perspektywy to są trzy powody: po pierwsze – przewaga konkurencyjna, po drugie – większa efektywność dzięki działaniu w rytmie tygodniowym, i po trzecie – zabezpieczenie przed przepracowaniem.

Dlaczego przegląd tygodniowy się nie udaje?

I teraz pytanie: co to jest ten przegląd tygodniowy i na czym on polega? Mam w ogóle takie wrażenie, że większość ludzi „przekombinowuje” temat przeglądu tygodniowego. Większość autorów też, pewnie starając się w dobrej wierze, opowiedzieć o tym jak najlepiej, za dużo daje tej informacji i nieświadomie wpędza ludzi w swego rodzaju perfekcjonizm. Jakbym miał powiedzieć, dlaczego ludziom nie udaje się wykonywać przeglądu tygodniowego, to dlatego, że go „przekombinowali” i chcieli zrobić zbyt dobrze.

Proponuję Wam zacząć od czegoś bardzo prostego: przegląd tygodniowy to jest po prostu półtoragodzinne spotkanie ze sobą. Na początek półtorej godziny, później można zmniejszyć to do 60 min, jeżeli będziecie chcieli, natomiast te 90 min to jest dobry, bezpieczny czas na to, żeby właśnie zrobić komfortowo przegląd tygodniowy. Na przykład: w piątek rano umawiamy się, że pierwsza rzecz, którą robię po przyjściu z biura, to spotkanie ze sobą przez półtorej godziny. Podczas tego czasu będę miał chwilę na pomyślenie, świadomą refleksję.

Dobrze, żeby przegląd tygodniowy robić w odosobnieniu, czyli w jakiejś salce konferencyjnej, może w ulubionej kawiarni, w takim miejscu, w którym nikt nie będzie przeszkadzał. Warto również zabrać ze sobą na niego narzędzia służące do naszej organizacji pracy, czyli np. kalendarz, Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć czy notatnik, w którym prowadzicie zapiski na temat tego, jakie macie zadania. Będzie nam to potrzebne do zrobienia tej refleksji.

3 podstawowe kroki przeglądu tygodniowego

Przegląd tygodniowy składa się z trzech kroków:

Pierwszy krok to wyciągnięcie wniosków z mijającego tygodnia.

Drugi krok to ustalenie najważniejszych priorytetów na nadchodzący tydzień.

I trzeci krok to rezerwacja czasu w kalendarzu na moje priorytety.

Zacznijmy od kroku pierwszego, czyli wyciągnięcia wniosków. W tym kroku zastanawiamy się, jak minął tydzień. Warto sobie otworzyć kalendarz, popatrzeć na listę zadań, które realizowaliśmy, na to, co planowaliśmy, i tak w myślach po prostu podsumuj sobie, co się udało zrobić, co się nie udało zrobić, jakie wnioski wyciągasz z mijającego tygodnia, czego ten tydzień Cię nauczył. To również czas na to, żeby zwrócić uwagę, czy są jakieś zadania, które ten mijający tydzień wygenerował. Czyli np. mieliście z kimś spotkanie i umówiliście się na nim, że teraz przygotujecie jakiś dokument. I może być tak, że w ciągu tygodnia nigdzie tego nie zapisaliście. Takie spojrzenie wstecz i powiedzenie sobie: „W środę było spotkanie i ja mam przygotować teraz dokument”. To jest właśnie taki czas, żeby zapisać do swojego Rejestru Przedsięwzięć, że jest takie zadanie do wykonania. Czyli jest to taki mechanizm bezpieczeństwa, nawet jeżeli w mijającym tygodniu nie wychwyciłem tego z wszystkich swoich zadań do zrobienia, to właśnie teraz mogę to zrobić.

Ja osobiście również to robię i zalecam swoim klientom w ramach podsumowania tygodnia przejrzenie listy rozmów telefonicznych, które wykonaliśmy. Czyli przeglądamy sobie w telefonie, z kim rozmawialiśmy i co z tego wynika. Ponieważ nie wszystkie rozmowy telefoniczne mamy w kalendarzu i historia połączeń w naszym smartfonie to dobry moment, żeby zobaczyć, z kim rozmawiałem i co z tego wynika.

Przestrzegam też przed zbyt długim spędzaniem czasu w przeszłości. To podsumowanie nie powinno zająć więcej niż 10–15 min. Żeby też nie spędzić większości czasu na podsumowywaniu, co się wydarzyło. Raczej takie szybkie, pobieżne spojrzenie, chwila refleksji i przechodzimy do kroku drugiego, czyli ustalania najważniejszych priorytetów. I w tym drugim kroku przeglądu tygodniowego zachęcam do tego, żeby zastanowić się: „Co będzie najważniejsze w nadchodzącym tygodniu?”. Zobacz, już dzisiaj wiesz, że przed tobą w przyszłym tygodniu kolejne pięć dni pracy i siedem dni w tygodniu. Zastanówcie się, w jaki sposób chcecie wykorzystać ten czas? Najlepiej zadać sobie pytanie: „Co konkretnie chcę osiągnąć w nadchodzącym tygodniu?”. Ewentualnie drugie pytanie: „Jakie konkretne efekty chcę mieć w przyszłym tygodniu?”. Które pytanie bardziej Wam pomoże, to tego używajcie.

Przestrzegam przed następującym błędem: to nie jest pytanie o to, co ja chcę „robić” w przyszłym tygodniu, ale co chcę „osiągnąć”. Czyli nie zastanawiamy się nad zadaniami – jakie zadania muszę zrobić – tylko jakie konkretne, namacalne efekty chcę osiągnąć. Na przykład: zamiast „Muszę zadzwonić do Roberta i z nim pogadać”, to takim efektem będzie: „ustalenie zasad, na jakich składamy ofertę naszemu klientowi”. Zamiast „Napisać maile do działu prawnego”, efektem może być: „Wyjaśnić i domknąć sprawę kontraktu z działem prawnym”, czyli żeby zawsze było takie patrzenie przez pryzmat efektów, które chcę osiągnąć.

I te efekty warto spisać sobie na kartce. Nie w żadnej aplikacji czy kalendarzu, tylko na tym etapie napisz te wszystkie efekty na czystej kartce papieru. Jeżeli nie lubisz pracować na papierze, to po prostu w najprostszym dokumencie na komputerze: w notatniku, w Wordzie czy w moim ulubionym OneNote. Wpisujemy wszystkie efekty, które chcemy mieć w nadchodzącym tygodniu. I prawdopodobnie w tym momencie większość z Was wypisała więcej niż 15 efektów. Zachęcam do tego, żeby zawęzić tę listę: jak już mamy te wszystkie efekty, które chcielibyśmy osiągnąć w przyszłym tygodniu, to zawęźmy ją do 15 efektów. To jest bardzo ważna rzecz, żeby ograniczyć swoje możliwości, wybrać maksymalnie najważniejsze 15 efektów – może być również mniej, ale nie więcej niż 15.

Jak już mamy zaznaczone te najważniejsze efekty na tej naszej kartce papieru, możemy przejść do kroku trzeciego, czyli dokonania rezerwacji czasu na te najważniejsze efekty. Otwórzcie teraz swoje kalendarze i w tym kroku trzecim zaplanujcie, kiedy te efekty będziecie osiągać. Konkretnie: jakie efekty, którego dnia, kiedy będziecie na tym pracować. Moja dobra rada: nie planujcie więcej niż trzy efekty na dany dzień. Jeżeli mamy 15 efektów, to rozdzielamy je po trzy na każdy dzień. W jednym z poprzednich odcinków rozmawialiśmy o tym, jak używać kalendarza, i tutaj po raz kolejny mamy połączenie z naszym kalendarzem. W kroku trzecim otwieramy kalendarz i wpisujemy nasze efekty do niego. Dzięki temu upewniamy się, że zarezerwowaliśmy na to czas. To nie jest tak, że osiągnę te efekty w międzyczasie czy przy okazji, ale po prostu dokonałem bardzo świadomej rezerwacji, że to są moje najważniejsze priorytety i mam je również w kalendarzu.

W zasadzie można powiedzieć, że to już jest koniec przeglądu tygodniowego. Zrobiliśmy krok pierwszy, czyli podsumowaliśmy mijający tydzień, zrobiliśmy krok drugi, czyli ustaliliśmy najważniejsze priorytety na nadchodzący tydzień, i wykonaliśmy krok trzeci, czyli dokonaliśmy rezerwacji na sprawy najważniejsze.

I co? Wydaje się proste? Tak jak powiedziałem – chodzi o esencję. Oczywiście można to później rozbudowywać, dodawać nowe elementy, pogłębiać te techniki, zastanawiać się „dlaczego te 15 efektów?”, „w jaki sposób je bardziej realnie szacować?”, ale najważniejsze jest to, co właśnie powiedziałem: bez przekombinowania zacznijcie robić tylko coś takiego: znajdujcie raz w tygodniu czas na to, żeby się spotkać ze sobą na chwilę refleksji i wykonajcie te trzy kroki, a gwarantuję Wam, że Wasza produktywność zdecydowanie wzrośnie. Zobaczycie, że jeżeli dacie sobie szansę, to nagle okaże się, że działacie dużo bardziej spokojnie, w mniejszym przepracowaniu, bardziej płynnie. I co najważniejsze – widać większe efekty tego, zdobywając to, na czym Wam zależy.

Przegląd to tylko narzędzie do osiągania rezultatów

Chciałbym też powiedzieć o takim dodatkowym aspekcie, który jest ważny w związku z przeglądem tygodniowym. Sam przegląd tygodniowy to jest tylko narzędzie, które ma nam pomóc zdefiniować priorytety i dokonać rezerwacji czasu, natomiast później w całym nadchodzącym tygodniu skupiamy się, żeby przede wszystkim zrealizować te 15 efektów. Zauważyłem taką powtarzalną sytuację, że wiele osób wykonuje przegląd tygodniowy, ale później w nadchodzącym tygodniu niestety robi wszystko, tylko nie te 15 efektów, które sobie zaplanowało. Więc zachęcam Was również do takiej konsekwencji, że skoro planujemy, spędziliśmy czas na analizie, planowaniu, zarezerwowaliście również czas w kalendarzu, to później dążcie do tego, żeby przede wszystkim te efekty zrealizować.

Przestrzegam również przed zbyt optymistycznym podejściem. Większość osób na początku zbyt optymistycznie szacuje swoje możliwości i bierze na siebie za dużo. Czyli wydaje im się, że osiągną więcej efektów, niż są w stanie rzeczywiście osiągnąć. Zachęcam tutaj do takiego konserwatywnego, może nawet troszeczkę pesymistycznego spojrzenia, że raczej uda się mniej niż więcej. Tego trzeba się po prostu nauczyć. Z czasem będziecie w stanie bardziej realnie oceniać własne możliwości. Natomiast na początku trzeba mieć świadomość, że ten optymizm może być zbyt duży. Podkreślam to dlatego, że wiele osób się zniechęca, w tym optymizmie właśnie, ponieważ mówi: „Ja robię sobie przegląd tygodniowy, planuję, a później i tak 20–30% mi się z tego udało zrealizować. To po to w ogóle robić? I tak pewnie bym to zrealizował”. Przegląd tygodniowy uczy nas takiego urealnienia i realnego patrzenia na nasze możliwości.

Czy jesteś w stanie powalczyć o swój przegląd tygodniowy?

I ostania rzecz, którą chciałbym powiedzieć w kontekście przeglądu tygodniowego, to to, że przegląd tygodniowy trzeba sobie wywalczyć. To nie jest tak, że przyjdzie Wam łatwo, lekko i przyjemnie wykonywać przegląd tygodniowy. Jestem przekonany, że znajdziecie tysiąc pięćset powodów, dla których nie trzeba teraz tego robić. Albo Wam się nie będzie chciało, albo będziecie myśleli, że inne rzeczy teraz są ważniejsze, albo Wasi współpracownicy powiedzą, że teraz to trzeba robić coś innego, trzeba iść na jakieś spotkanie. „No chyba żartujecie! Półtorej godziny na spotkanie z samym sobą, przecież tyle rzeczy można by w tym czasie załatwić” – usłyszycie to zarówno od swojego wewnętrznego krytyka, jak i z zewnątrz. Bardzo wiele argumentów, dlaczego przegląd tygodniowy nie powinien być wykonany. I tu zachęcam do takiego wręcz walczenia o to, żeby to była jedna z najważniejszych technik zwiększających Waszą efektywność. Ja dzisiaj w zasadzie mówię, że z mojej perspektywy przegląd tygodniowy w moim rytmie działania jest rzeczą nienegocjowaną. Nawet jak mi się nie chce, nawet jak mam inne rzeczy, to przegląd ten po prostu musi się wydarzyć. I oczywiście nie jestem superbohaterem, też mam gorsze tygodnie i nie zawsze uda mi się zrobić ten przegląd tygodniowy. Nie chodzi też o to, żeby było ich 52 w roku, tak, że absolutnie 100% wykonania, ale celujemy w okolice 45 roczne. I pamiętajmy również, że jak się nie udało, to nie mówimy, że dopiero w następnym tygodniu, tylko nadróbmy to np. w poniedziałek albo pod koniec dnia w piątek.  Więc zachęcam do powalczenia o tę technikę, bo ona przynosi bardzo wiele, nawet nieoczywistych benefitów, tylko że jest dodatkowym wysiłkiem i nie wszyscy chcą go na początku ponosić. Później, jak z każdą umiejętnością – im lepiej coś robimy, tym łatwiej nam to przychodzi. Więc prośba o trochę zaufania. Zobaczycie, że Wam się przyda.

Ankieta oceniająca odcinek podcastu

Myślę, że na dzisiaj wystarczy. Bardzo Wam dziękuję za dzisiejszy czas, za to, że mogliśmy spędzić go ze sobą spędzić. Że zechcieliście posłuchać tego, co mam Wam do przekazania. Jak zwykle zachęcam do tego, żebyśmy rozmawiali, żeby to nie były tylko takie moje miniwykłady, ale żebyśmy wymieniali się też myślami.

Takim najlepszym sposobem jest skomentowanie czegoś w materiałach do tego odcinka. Link do materiałów to:

marcinkwiecinski.pl/006

i tam na końcu jest pytanie, które Wam zadaję, które pogłębi naszą rozmowę i mam nadzieję, że będziemy mogli się powymieniać różnymi spostrzeżeniami na temat przeglądu tygodniowego.

Jak zwykle zachęcam również do wypełnienia ankiety, która dostępna jest pod adresem:

marcinkwiecinski.pl/006ankieta

I doszły mnie słuchy, że osoby, które już wypełniły ją raz, drugi raz jej nie wypełniają. Zachęcam do tego, żeby każdy odcinek ocenić. Każda z tych ankiet w każdym odcinku jest oddzielna i daje mi konkretną informację na temat tego konkretnego odcinka. Jeżeli już wypełniliście wcześniej ankietę, to możecie pominąć te pytania o Wasze preferencje co do podcastów, a skupcie się na tym, jak oceniacie ten odcinek, treść, co chcielibyście jeszcze o nim w podcastach usłyszeć, co ja mogę poprawić, co byście mi zasugerowali, jaką jedną zmianę powinienem w podcaście wprowadzić. To jest dla mnie bardzo ważne, pozwala mi lepiej przygotowywać się do każdego odcinka i również szybciej się uczyć przygotowywać te podcasty i bardziej je dostosowywać do Waszych oczekiwań.

Jeśli możesz oceń również podcast w ITunes

W następnym odcinku odpowiem na Wasze pytania, czyli będzie to taki odcinek Q&A (questions and answers ), w którym odpowiem na wszystkie pytania zadane mi właśnie za pomocą ankiety albo maila. Więc jeżeli macie do mnie jakieś pytanie, na które chcielibyście, żebym odpowiedział w podcaście, to zróbcie to teraz, ponieważ w następnym odcinku – siódmym, będę na nie odpowiadał.

Bardzo dziękuję za dzisiaj. Dobrego dnia. I pamiętajcie, wykorzystajcie dobrze swój czas. Cześć!

Przydatne zasoby

W tym odcinku wspomniałem o następujących zasobach, które mogą pomóc w poszerzeniu wiedzy na temat poruszany w tym odcinku:

003: 5 zasad używania kalendarza – wspomniany odcinek na temat korzystania z kalendarza.

Porozmawiajmy

Zapraszam Cię do dyskusji w komentarzach na temat tego odcinka.

Pytanie: Co sprawia Ci trudność we wdrożeniu przeglądu tygodniowego do swojej pracy?

Leave a Reply