RESTART! 005: Jak usprawniać własną produktywność osobistą?

Restart podcastu „Ogarnij Chaos®”

Odcinek miał premierę 01.03.2019.

W 2021 roku restartuję podcast i zanim pojawią się nowe odcinki, przypominam te dotychczas opublikowane. Treść podcastu się nie zmieniła, jednak materiały do odcinka zostały uaktualnione.

Każdy restartowany odcinek zawiera transkrypt z zapisem tekstowym treści podcastu. Podcast został również podzielony na rozdziały co powinno pomóc w selektywnym słuchaniu.

Poniżej transkryptu znajduje się również „Materiał dodatkowy” – mój unikalny komentarz, który nawiązuje do tematyki odcinka ale został przygotowany już po publikacji odcinka. Mam nadzieję, że będzie to dla Ciebie wartość dodana do samego podcastu.

W każdą środę na blogu pojawi się nowy odcinek uaktualniony o dodatkowe materiały. A następnie płynnie przejdziemy do nowych odcinków. Staram się by treści podcastu były ponadczasowe i mam nadzieję, że przypomnienie tych już istniejących będzie dla Ciebie okazją do odświeżenia tematyki związanej z produktywnością i wychodzeniem z przepracowania.

W piątym odcinku podcastu rozmawiamy o usprawnianiu własnej efektywności. Opowiadam, jakie cztery obszary wpływają na Twój sposób działania. Dzięki ich znajomości będziesz wiedzieć jak podejść do optymalizacji własnej produktywności osobistej i gdzie przyłożyć uwagę, aby mieć największy zwrot z tej inwestycji.

Życzę przyjemnego słuchania, a jeżeli wolisz poczytać to do zapoznania się z transkryptem odcinka.

(jeżeli nie widzisz powyżej odtwarzacza podcastu kliknij w ten link)

W piątym odcinku podcastu „Ogarnij Chaos” opowiadam m.in o:

  • mojej definicji produktywności osobistej
  • moim podejściu do usprawniania produktywności Klientów
  • czterech obszarach wpływających na Twoją efektywność
  • przykładach optymalizacji produktywności
  • narzędziach zwiększających produktywność

Transkrypt

Odcinek 005: Jak usprawniać własną produktywność osobistą?

Cześć, dzień dobry, dobry wieczór. Witam Was bardzo serdecznie w piątym odcinku podcastu „Ogarnij Chaos®”. Z tej strony Marcin Kwieciński i w dzisiejszym odcinku chciałbym porozmawiać z Wami na temat optymalizacji produktywności. W tym odcinku opowiem Wam o czterech ważnych obszarach, które wpływają na to, jak działamy. Jeżeli rozumiemy te cztery obszary, to jesteśmy w stanie wprowadzać zmiany, które usprawniają sposób naszego działania i w konsekwencji – produktywność. Zaczynamy.

Moja definicja produktywności osobistej

W zasadzie całe te rozważania o optymalizacji produktywności warto by zacząć od przytoczenia definicji produktywności. Czym w ogóle jest produktywność osobista? I chciałbym Wam opowiedzieć, jak ja rozumiem produktywność, czyli nie tak definicyjnie, akademicko, tylko aby pomóc Wam zbudować pewną intuicję postrzegania rzeczywistości. Moja definicja produktywności osobistej, taka, którą używam również w pracy z klientami, czy to na warsztatach, czy konsultacjach, brzmi następująco: „Twoja produktywność osobista to umiejętność produkowania rezultatów, na których Ci zależy, bez popadanie w przepracowanie”.

Przy tej definicji chciałbym zwrócić uwagę na kilka słów, które są dosyć istotne.

Po pierwsze mówimy o produktywności osobistej, czyli zawsze patrzymy z perspektywy konkretnego człowieka, czy to menedżera, czy przedsiębiorcy, czy to specjalisty, czy w ogóle kogoś, kto nie pracuje, ale chce osiągać w życiu jakieś efekty – zawsze z perspektywy człowieka.

Po drugie to jest umiejętność. W zasadzie można by powiedzieć, że to jest zestaw umiejętności, które pozwalają nam produkować rezultaty, na których nam zależy. Dlaczego podkreślam, że to jest umiejętność? Bo znaczy to, że nikt się nie rodzi produktywny, jakoś specjalnie produktywny, tylko po prostu na przestrzeni lat rozwijamy nasze umiejętności i rozwijamy również umiejętność produktywności, możemy cały czas ją rozwijać.

Po trzecie jest to umiejętność produkowania rezultatów, na których Ci zależy. Produktywność osobista to jest dziedzina wiedzy dla tych wszystkich, którzy chcą osiągnąć jakieś rezultaty, a na pewno takie, na których nam zależy. Jeżeli jesteśmy w pracy, to nasze rezultaty to są te, za które płaci nam pracodawca, są jakieś obowiązki, oczekiwania; zostaliśmy zatrudnieni po to, żeby wyprodukować jakiś konkretny efekt czy to zrealizować cele, czy projekty, czy uczestniczyć w jakimś procesie, który jest niezbędny dla funkcjonowania firmy. Jeżeli jestem przedsiębiorcą, to również są pewne efekty, na których mi zależy w firmie, połączenie firmy z życiem osobistym – to wszystko są efekty, rezultaty, na których może nam zależeć. Ale produktywność osobista to jest również obszar pozazawodowy, bo być może chcesz osiągać jakieś rezultaty w innych obszarach Twojego życia niż tylko praca, zrealizować jakieś marzenia, usprawnić relacje z ważnymi dla Ciebie osobami. Chcesz być może poprawić stan swoich finansów, pojechać w jakieś fajne miejsce. To są wszystko rezultaty, na których może Ci zależeć. I właśnie produktywność osobista to są takie umiejętności, które pomogą Ci produkować te rezultaty.

Może to nie jest takie intuicyjne, ale ja świadomie używam słowa „wyprodukować” rezultaty, ponieważ słowo „produktywność” pochodzi od słowa „produkować”: czyli tutaj nawet nie będziemy patrzeć na osiąganie rezultatów czy na realizację zadań, ale tak naprawdę na to, czy produkujemy rezultaty, na których nam zależy.

W zasadzie gdybyśmy tutaj zakończyli tę definicję, czyli że „Twoja produktywność osobista to umiejętność produkowania rezultatów, na których Ci zależy”, to byłoby już całkiem dużo, ale jeszcze niewystarczająco – ponieważ ważny jest również ten człon „bez popadania w przepracowanie”. Otóż jeżeli produkujemy rezultaty, to warto zadbać o to, żeby się nie przepracować, mówiąc kolokwialnie: „nie zaharować”.

Chodzi nam o produkowanie rezultatów w długim terminie, nie tylko jednego rezultatu, ale przez wiele lat. Przed Tobą wiele lat życia, wiele lat pracy i trzeba również zadbać o te zdolności produkcyjne, czyli żeby się nie wypalić, nie przeciążyć, nie zniszczyć sobie zdrowia w trakcie produkowania tych rezultatów.

Dlatego zawsze podkreślam, że ważne jest osiąganie rezultatów, ale bez popadania w przepracowanie. Mamy dzisiaj taką sytuację, że wiele osób osiąga rezultaty, ma bardzo fajne kariery, są skutecznymi przedsiębiorcami, natomiast dochodzą do takiego momentu w swojej karierze, w którym mówią: „Moja praca zajmuje za dużo miejsca w moim życiu. Gdzieś tutaj przesadzam z pracą. Ten obszar zawodowy zajmuje za dużo miejsca w moim życiu i prowadzi do szeregu niezbyt przyjemnych konsekwencji”. Dlatego będziemy zawsze traktować produkowanie rezultatów w taki sposób, że nie popadamy w przepracowanie.

Chciałbym doprecyzować kilka rzeczy, żebyśmy nie popadli w utopijne i idealistyczne myślenie. To nie jest tak, że jak zaczniesz pracować nad produktywnością, to nie będzie trzeba się napracować. Wysiłek trzeba zawsze włożyć i zawsze trzeba będzie się zmęczyć, momentami będzie trudno, ciężko, będziemy zmęczeni. Ważne, żeby się nie przeciążyć i nie przepracować. Druga kwestia to to, że warto pamiętać, że zrealizowanie tej definicji, czyli osiąganie rezultatów, na których nam zależy bez zaharowania się, popadnięcia w przepracowanie, to jest swego rodzaju luksus. Są różne okoliczności życiowe, różne zobowiązania, okoliczności zewnętrzne, które mogą powodować, że na pewnym etapie swojej kariery albo swojego życia po prostu nie stać nas na taki luksus. Natomiast nie zmienia to faktu, że warto do niego dążyć i warto w taki sposób kierować swoim życiem i karierą, żeby właśnie taki luksus mieć.

Chciałbym podkreślić jeszcze jedną rzecz: trzeba pamiętać, że mimo rozwijania tej umiejętności to nie jest tak, że ktoś Ci zagwarantuje osiągnięcie rezultatów, na których Ci zależy – to jest zbiór umiejętności, który zwiększa prawdopodobieństwo. Jeżeli je rozwijasz, to masz szansę, że osiągniesz te rezultaty, na których Ci zależy, najlepiej bez przepracowania, ale gwarancji, jak to w życiu, nikt nie daje.

Cztery obszary optymalizacji produktywności

Kiedy już rozumiemy, co to jest produktywność osobista, jak ja na nią patrzę i w jaki sposób chcę o niej opowiadać, to chciałbym teraz przywołać te cztery obszary optymalizacji swojej produktywności. W zasadzie na to, w jaki sposób działamy, wpływają cztery obszary.

Po pierwsze, twoje umiejętności, czyli wszystko to, co potrafisz robić – Twoje know how – w jaki sposób pracujesz, realizujesz projekty, zadania, swój dzień, ogarniasz swoje maile czy nawet regenerujesz i odpoczywasz – to są wszystko umiejętności. Każdy z nas ma pewne umiejętności i jeżeli je rozwijamy, rozwijamy te, które wspomagają produkowanie rezultatów, to nasza produktywność rośnie. I w zasadzie, jakbym miał powiedzieć, czego uczymy się w projekcie „Ogarnij Chaos®”, to przede wszystkim tego: nowoczesnych metod produktywności, które zwiększają naszą efektywność osobistą.

Natomiast umiejętności to nie wszystko, ponieważ drugim obszarem naszego funkcjonowania jest Twoje otoczenie, czyli środowisko, w którym jesteś. Możesz mieć świetnie rozwinięte umiejętności, ale trzeba pamiętać, że nie żyjesz w próżni. Mamy otoczenie, w którym funkcjonujemy. I ono też wpływa na to, jak realizujemy zadania. W pracy to są wszelkiego rodzaju procedury, to jest tzw. kultura organizacyjna, Twoi współpracownicy, Twój zespół, pewne wymagania prawne, np. wymagane przez regulatora, bo działasz w branży, która jest regulowana przez przepisy prawa. W życiu pozazawodowym to są również różne ograniczenia: Twoje zobowiązania, zasady prawa w kraju, w którym funkcjonujesz. Również Twoje otoczenie relacyjne: Twoja rodzina, bliscy, przyjaciele, znajomi, ludzie ze stowarzyszeń czy społeczności, w których działasz. To wszystko też wpływa na to, w jaki sposób funkcjonujemy i produkujemy te rezultaty. Rozwijając swoją produktywność należy nauczyć się współpracować z naszym otoczeniem, wykorzystywać szanse, które nam to otoczenie stwarza, ale również kompensować szereg niedogodności, które ono stwarza. Klasyczny przykład: jednym z wpływów otoczenia na Twoją pracę są tzw. „wrzutki”. Chcesz się na czymś skupić, ale co chwila ktoś przychodzi i np. prosi Cię o zrobienie czegoś innego. I wtedy ludzie często mówią: „Nie mogę się skupić. Wszystko byłoby fajnie, gdyby nie ci moi współpracownicy”. Więc współpraca z otoczeniem i uwzględnienie otoczenia w Twojej produktywności są również bardzo ważne.

Trzecim obszarem, który wpływa na Ciebie i na Twoją  produktywność, jest obszar narzędzi. Ludzkość od zawsze dąży do tego, żeby usprawniać sobie to, w jaki sposób coś robi, ułatwiać sobie życie i zwykle robi to za pomocą narzędzi. I to, jakich narzędzi używasz, czy używasz tych nowoczesnych czy przestarzałych, również wpływa na Twoją efektywność.

Jeżeli używasz bardzo starych wersji oprogramowań do tworzenia dokumentów lub robienia prezentacji albo jesteś grafikiem i używasz starej wersji Photoshopa, to może się okazać, że tracisz dużo czasu, ponieważ w nowszych wersjach pewne rzeczy zostały zautomatyzowane, ułatwione i daje się je sprawniej zrobić.

Jeżeli w swojej pracy nie używasz systemu zarządzania zadaniami, tylko cały czas organizujesz ją w Excelu albo na kartkach papieru, to nie uzyskujesz tak dużej produktywności jak ci, którzy korzystają z nowoczesnych narzędzi, systemów zarządzania zadaniami, jak np. Nozbe, Todoist czy system Wrike.

Jeżeli do mówienia czy monitorowania celów używasz tylko flipchartów albo tablicy wiszącej w firmie, to może się okazać, że nie uzyskujesz takiej przewagi, jak używając np. oprogramowania do wizualizacji celów, jaką jest Goalscape. Nie zawsze narzędzia są niezbędne do produktywności, ale czasami jeżeli chcemy wejść na wyższy poziom, to warto również uwzględnić, czy pewne narzędzia nam nie zaoszczędzą czasu i nie usprawnią osiągania tego, na czym nam zależy.

Jest jeszcze czwarty obszar, czasami niezauważany – Twoje nastawienie i nastawienie Twojego otoczenia. Czyli to, z jakim nastawieniem podchodzisz do pracy, z jakimi emocjami realizujesz swoje zadania, jak otoczenie wpływa na Twoje nastawienie, też ma bardzo ważny wpływ. Możemy mieć osobę, która ma świetne umiejętności, zdrowe otoczenie, nowoczesne narzędzia, ale ma zaniedbane nastawienie – i okazuje się, że mamy spadki produktywności.

Czasami na warsztatach dyskutujemy, czy nastawienie to nie jest część tego obszaru umiejętności i otoczenia. I ja mówię, że oczywiście to jest tylko pewna perspektywa. Możemy to zaliczyć do obszaru umiejętności, ponieważ budowanie pozytywnego nastawienia to jest umiejętność, jak i kształtowanie właściwego nastawienia w firmie to jest także wpływ otoczenia. Nowoczesne firmy również projektują kulturę pracy, która funkcjonuje w ich organizacji, więc jeżeli jest Ci wygodniej uznawać, że nastawienie to jest obszar umiejętności i otoczenia, to będzie to również poprawne – ja jednak w swojej pracy staram się to wydzielać i traktować jako oddzielny obszar.

Przykłady optymalizacji produktywności

Chciałbym podać Wam kilka takich przykładów z życia wziętych, które zobrazują te cztery obszary i ich wpływ. Często używany przeze mnie przykład to przykład biegacza. Wyobraźmy sobie sportowca, którego chcemy przygotować np. do przebiegnięcia maratonu. Czyli rezultatem, na którym mu zależy, jest przebiegnięcie maratonu w zakładanym czasie, który np. będzie jego „życiówką”. I z jednej strony musimy zadbać o to, żeby taki biegacz potrafił biegać, czyli o trening, o przygotowanie fizyczne, kondycyjne, również o odpowiednią regenerację, żeby nie nastąpiło to przeciążenie. Ale same umiejętności nie wystarczą. Ponieważ jeżeli byśmy temu biegaczowi kazali biegać po terenie bagiennym, to to otoczenie nie sprzyja osiągnięciu „życiówki”. Więc niestety biegacz, biegając maraton po bagnie, może mieć tutaj duże trudności. Więc raczej przygotowujemy się do takiego maratonu, który będzie np. realizowany w terenie miejskim, a nie w terenie leśnym, bagiennym. Również narzędzia, czyli np. ubiór, buty – jeżeli tego sportowca nie wyposażymy w wygodne buty, damy mu jakieś ubranie, które jest obcierające, to oczywiście ten biegacz przebiegnie ten maraton, ale będzie pewien dyskomfort, obtarcia. Te narzędzia mogą również wpłynąć na ten efekt, czyli na czas, który chcemy osiągnąć. Więc używane tu narzędzia mogą mieć też ogromny wpływ na te efekty. Jeżeli wyposażymy tego biegacza w nowoczesne narzędzia typu pulsometr, narzędzia pomiarowe, aplikacje wspierające trening, to może się okazać, że ten sportowiec szybciej się przygotuje do tego maratonu i np. zyska więcej czasu na regenerację, dzięki czemu się nie przeciąży. Narzędzia mogą mieć tu właśnie taki optymalizacyjny wpływ.

I czwarty obszar – nastawienie biegacza. Jeżeli byśmy otoczyli tego biegacza ludźmi pesymistycznie nastawionymi, czyli otoczenie byłoby takie, że wszyscy by go zniechęcali, krytykowali, mówili: „Ty na pewno nie dasz rady”, dodatkowo ten biegacz również nie miałby motywacji wewnętrznej, cały czas sabotowałby swoje wysiłki, powtarzałby sobie: „To nie ma sensu, w zasadzie nie uda mi się tego zrobić”, to nagle może się okazać, że właśnie ten mózg i to nastawienie sabotuje tego naszego biegacza, nawet jeżeli ktoś zostanie dobrze przygotowany pod kątem umiejętności, będzie biegł we właściwym terenie i będzie miał świetne narzędzia.

Mam nadzieję, że teraz już lepiej rozumiecie, o co mi chodzi z tymi obszarami. Podam jeszcze jeden przykład z życia zawodowego. Jeżeli jesteś specjalistą marketingu, realizujesz jakieś kampanie marketingowe, to tutaj też na te efekty – bo twoimi rezultatami, na których ci zależy, jest zrealizować efektywną kampanię, która np. przyciągnie ileś osób czy potencjalnych klientów do Twojej firmy – będą miały wpływ zarówno Twoje umiejętności, czyli czy umiesz zrealizować tę kampanię i jak ją umiesz zaplanować, jak zorganizować pracę, w jaki sposób stworzyć komunikat związany z tą kampanią, czyli wszystkie te rzeczy związane z Twoim know how, jak i otoczenie, czyli Twoi klienci, dla których realizujesz kampanię, jej odbiorcy, Twoi współpracownicy i Twój zespół, bo jeżeli będzie on niedoświadczony, a dodatkowo klient powie, że jeszcze trzeba spełnić mnóstwo trudnych wymagań, to to wszystko będzie wpływało na Twoją efektywność, czyli na to, jak działasz.

I mamy również narzędzia. Jeżeli używasz topornych narzędzi, to pewne rzeczy mogą zajmować dużo więcej czasu. Jeżeli używasz nowoczesnych narzędzi, to pewne rzeczy w tej kampanii robisz szybciej; system e-mailowy, programy graficzne, do nagrań – wszystko to, co wykorzystujesz do składania nagrań, wideo – to powoduje, że możesz być bardziej efektywnym i szybciej działać. I oczywiście twoje nastawienie. Jeżeli masz takie nastawienie, że nie chce Ci się robić tego, co robisz, że nie lubisz robić tych kampanii, nie masz motywacji, nie za bardzo czujesz ten marketing i w zasadzie czujesz, że to nie jest coś dla Ciebie, ale robisz to przez przypadek, bo „tak szef każe”, to też tutaj Twoje nastawienie będzie bardzo mocno odbijało się na tym, jakie efekty osiągasz, z jaką wydajnością i czy się przepracowujesz, czy nie.

Podsumowanie

Mam nadzieję, że te dwa przykłady obrazują to, o czym dzisiaj mówię. Dlaczego mówiłem o tych obszarach i dlaczego staram się, żeby moi klienci je znali? Ponieważ jeżeli rozumiesz, że są cztery obszary, które wpływają na Twoją produktywność, to możesz dobrać odpowiednie metody z każdych z nich. Czasami nie ma sensu poprawiać umiejętności, tylko lepiej np. zadbać o otoczenie. Albo możesz mieć świetnie rozwinięte umiejętności, ale np. nastawienie gdzieś kuleje. Czasami trzeba się wesprzeć narzędziami. I kiedy teraz popatrzymy na to szerzej, właśnie przez pryzmat tych czterech obszarów, to rosną nam możliwości optymalizacji naszej produktywności, czyli tego, w jaki sposób ją usprawniamy.

Warto również pamiętać, że dużo lepiej niż śrubować efekty jest optymalizować produktywność, czyli zastanowić się, w jaki sposób my te efekty realizujemy. Bo nagle okaże się, że jeżeli poprawiamy ogólnie naszą efektywność osobistą, to te efekty, które osiągamy, będą dużo lepsze i produkowane w sprawniejszy sposób.

Bardzo Wam dziękuję za dzisiejsze spotkanie, za to, że zechcieliście spędzić ze mną trochę czasu. Zapraszam również do zajrzenia na stronę z materiałami do tego podcastu. Tam będą dodatkowe materiały. Adres tej strony to marcinkwiecinski.pl/005.

Ankieta oceniająca odcinek podcastu

Jak zwykle zapraszam do wypełnienia ankiety, podzielenia się ze mną informacją zwrotną. Ankieta jest dostępna pod adresem

marcinkwiecinski.pl/005ankieta

Jeżeli już kiedyś wypełniałeś ankietę, proszę wypełnij ponownie pomijając pytania o Twoje preferencje i styl słuchania podcastu. Wypełnij za to opinie o odcinku oraz swoją sytuację zawodową.

Jeżeli uznacie, że to, co dla Was przygotowuję, mogłoby przydać się komuś z Waszego otoczenia, to mam prośbę, żeby podać to dalej i powiedzieć, że jest taki podcast „Ogarnij Chaos®”. Może nowi słuchacze będą mogli skorzystać. Może zainspirują mnie w jakiś sposób. Bardzo mi zależy, żeby upowszechniać tę wiedzę na temat produktywności, więc chciałbym, żeby z niej jak najwięcej osób skorzystało.

Jeśli możesz oceń również podcast w ITunes

Bardzo Wam dziękuję, do usłyszenia następnym razem. Piszcie, komentujcie, wypełniajcie ankiety. I pamiętajcie: wykorzystajcie dobrze swój czas. Cześć!

Przydatne zasoby

W tym odcinku wspomniałem o następujących zasobach, które mogą pomóc w poszerzeniu wiedzy na temat poruszany w tym odcinku:

Porozmawiajmy

Zapraszam Cię do dyskusji w komentarzach na temat tego odcinka.

Pytanie: Którym z omówionych w tym odcinku czterech obszarów chciałbyś zająć się w pierwszej kolejności w ciągu najbliższych 6 miesięcy?

Leave a Reply