Pracując z menedżerami, zauważyłem pewien negatywny, powtarzający się bardzo często wzorzec myślenia, który nie pozwala im wznieść się na wyższy poziom produktywności.
Zdjęcie z kolekcji (c)Jacob Botter Flickr Creative Commons na licencji CC2.0
Najłatwiej rozpoznać ten wzorzec po analizie bieżących zobowiązań. Sprawdź ile na Twojej liście zadań do wykonania znajduje się zadań, których:
- Nie lubisz robić
- Nie chce Ci się robić
- Są wyjątkowo nudne
- Muszą być wykonywane regularnie
- Robisz, ale nie czujesz, że są najlepszym wykorzystaniem Twojego czasu
Jeżeli posiadasz wspomniany wzorzec, to takich zadań na Twojej liście jest całkiem sporo. Mogą to być przykładowo: przygotowywanie raportów i zestawień, wielowymiarowa analiza danych w Excelu, formatowanie dokumentów, przygotowywanie prezentacji, obsługa narzędzi firmowych, wklepywanie danych do systemów, odpowiadanie na standardowe maile, zadania związane z logistyką delegacji służbowych, umawianie spotkań z współpracownikami i partnerami biznesowymi.
Jestem przekonany, że z tymi zadaniami radzisz sobie całkiem dobrze. Może nawet myślisz sobie, że nikt z Twojego otoczenia nie zrobi ich lepiej od Ciebie. Chciałbym postawić jednak pytanie: czy realizacja tego typu zadań jest najlepszym wykorzystaniem Twojego czasu oraz Twoich talentów?
Wyobraź sobie sytuację, gdy przez większość czasu wykorzystujesz w pracy swoje mocne strony. Nie wykonujesz zadań, które wydają Ci się stratą czasu. Jako menedżer znajdujesz czas na takie aktywności jak:
Planowanie strategiczne – wreszcie możesz w spokoju pomyśleć o priorytetach Twojego biznesu. Zastanowić się nad strategią działania oraz alokacji zasobów na najważniejsze priorytety.
Wytyczanie kierunku działania – uwolniłeś się do codziennej bieżączki i możesz pozwolić sobie na wypracowywanie kierunku działania. Znajdujesz czas na doszkolenie się i eksplorowanie projektu, który od dawna chodził Ci po głowie.
Działania rozwojowe – inicjujesz projekty rozwojowe. Wraz z zespołem wymyślacie, co jeszcze możecie robić lepiej. Co więcej te pomysły szybko wchodzą de realizacji.
Podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów – angażujesz swój czas w rozwiązywanie naprawdę ważnych problemów oraz sytuacje, gdy coś poszło nie tak. Twoi ludzie wykonują swoje obowiązki z bardzo dużą samodzielnością. Ty jedynie doglądasz ich pracy i pomagasz ominąć największe przeszkody. Bardzo często Twoja praca sprowadza się do podejmowania decyzji i rozdzielania zadań.
Wzmacnianie priorytetów – wyobraź sobie sytuację, gdy Twoi ludzie prezentują Ci najważniejsze sprawy, dokonują przeglądu biznesu, a Twoją rolą jest jedynie wzmacnianie konkretnych priorytetów. Korygujesz kurs, by mogli jeszcze efektywniej realizować wytyczone cele. W swoich systemach podglądasz wskaźniki i karty wyników, a biznes operacyjny toczy się stabilnie.
Taka praca menedżera jest naprawdę możliwa! Musisz jedynie pokonać wzorzec myślenia, który ogranicza uwolnienie się od przygniatających obowiązków.
Pewnie już się domyśliłeś o jaki wzorzec mi chodzi? Wzorzec ten, to niechęć do zatrudnienia osoby (lub osób), która odciąży Cię od codziennej bieżączki i umożliwi Ci skupienie się na zadaniach, które są krytyczne dla realizacji Twoich celów.
Możesz tę osobę nazwać dowolnie: asystent, asystentka, koordynator projektów, specjalista wsparcia biznesu. Ważne, abyś miał kogoś w zespole, kto zajmie się zadaniami, do których Ty nie wnosisz wartości dodanej. Są to wszystkie te zadania, które:
- może wykonać ktoś za niższą stawkę
- może wykonać ktoś, kto zrobi to lepiej od Ciebie
- może wykonać ktoś, kto będzie miał większą satysfakcję niż Ty realizując dane zadanie
Jestem przekonany, że na swojej liście zadań, znajdziesz zadania, które spełniają wszystkie 3 powyższe warunki. Pozostaje pytanie, czy się odważysz wyjść ze strefy komfortu i pomyślisz w poprzek utartych przekonań?
Gdy daję tę rekomendację moim Klientom, bardzo często spotykam się z następującymi wymówkami:
„W naszej firmie nie ma takiego zwyczaju – asystentka przysługuje jedynie prezesowi” – Może i tak jest w rzeczywistości. Ale być może, zamiast formalnej asystentki, możesz zatrudnić podwykonawcę? A może dział HR ma program rozwoju stażystów? Wciągnij taką osobę do zespołu, bez nazywania jej asystentką.
„Przecież sam zrobię to lepiej i szybciej” – za pierwszym razem na pewno. Pomyśl jednak ile czasu możesz zaoszczędzić w ciągu roku?
„Nie mam budżetu na powierzenie tych zadań” – pieniądze to temat drażliwy. Zwykle nie mamy budżetu na to, do czego nie jesteśmy przekonani. Ale z drugiej strony mamy budżet na inne strategiczne projekty w firmie. Poza tym w czasie wysokiego bezrobocia znalezienie osoby, która może Cię odciążyć od tego typu powtarzalnych zadań nie powinno być zbyt drogie. Policz: wynagrodzenie menedżera zaczyna się od 5-6 tysięcy złotych miesięcznie (to raczej kwota z dolnej półki, zwykle jest więcej). Budżet, którym zarządza liczy się w setkach tysięcy złotych (zwykle też dużo więcej). Wynagrodzenie asystentki na pełny etat to rząd wielkości 2-3 tysiące złotych. A możesz spokojnie zacząć od pół etatu, albo nawet umowy zlecenia. Policz ile kosztuje wykonanie dokumentu przez Ciebie, a wykonanie dokumentu przez asystentkę.
„Posiadam tak poufne informacje, że nie mogę się nimi z nikim podzielić” – zapewne tak jest. Ale od czego są umowy o poufność zabezpieczone wysokimi karami umownymi?
„Nie mam etatu na taką osobę” – nie musisz zatrudniać takiej osoby na etat. Możesz kupić takie usługi z rynku. Coraz więcej osób na rynku chce pracować elastycznie. Jest dużo osób, które są dobrze wykształcone, ale mogą pracować jedynie w określone dni lub w określonych godzinach – chętnie więc podejmą się pracy na zlecenie. W Polsce nie ma jeszcze rynku tzw. wirtualnych asystentek, ale to pewnie kwestia czasu. Jeżeli poszukasz – na pewno znajdziesz odpowiednią formę umowy.
Jest jeszcze jeden aspekt, który jest dla mnie szczególnie ważny. Dopuszczając do siebie myśl, że możesz podzielić się swoją pracą, przyczyniasz się do zmniejszenia bezrobocia i rozwoju innych osób na rynku. Jest naprawdę wiele wspaniałych osób, doskonale przygotowanych do pracy, które chętnie podejmą się realizowania zadań, których Ty już nie chcesz (a nawet nie powinieneś) wykonywać. Zdziwisz się, dla wielu osób realizacja zadań, których Ty nie cierpisz, będzie fascynującą przygodą i spełnieniem marzeń zawodowych. Niestety często nie znajdują zatrudnienia, ze względu na „upakowanie” obowiązków w jedno stanowisko i pozorną oszczędność z tego wynikającą.
Pytanie: Wyjdź poza utarte schematy i zastanów się, które ze swoich obowiązków mógłbyś powierzyć do wykonania innej osobie?
Poruszyłeś ważne sprawy, tym bardziej że faktycznie, w wielu firmach widać tendencję do „upakowywania” obowiązków przy jednoczesnej redukcji etatów. Czyli na przykład: zwalniamy kilka osób, a ich obowiązki podrzucamy tym, którzy pracują dalej. Tniemy koszty, więc „na papierze” wszystko wygląda świetnie. Bezsens takiego rozwiązania widzą najczęściej wszyscy oprócz autora pomysłu. Wydaje mi się, że łatwiej proponowane przez Marcina rozwiązanie zastosować w małych i średnich firmach, gdzie właściciel lub właściciele są bardziej otwarci na nowe pomysły, niż w dużych korporacjach o skostniałej strukturze i „wyuczonym” oporze przed jakimikolwiek, nierzadko racjonalnymi zmianami. Mógłbyś napisać czy Twoje zawodowe obserwacje potwierdzają taką prawidłowość?
Dominik, to trochę mityczne stwierdzenie, że tylko korporacje tną ludzi a ich pracę „podrzucają” innym. Korporacja to też organizacja. A organizacja to ludzie-procesy-narzędzia. Każda organizacja z czasem obrasta w dodatkowe „spowalniacze” bo dąży do pewnego stanu równowagi (a nawet wygody).
Aby wprowadzić projekt zmiany prowadzący do wspomnianych redukcji można:
a) wprowadzić zmianę w procesach lub narzędziach, co spowoduje zmianę w ilości ludzi pracujacych w tym układzie
b) wprowadzić zmianę w zasobach ludzkich wybijając organizację z tego przyjemnej stagnacji – wówczas ci którzy pozostaną dokonają samoregulacji w procesach lub narzędziach, po to żeby móc podołać powierzonym im zadaniom
Tak więc wytrącanie pewnego układu z równowagi nie jest bezsensowe, bowiem w ogromej ich większości brak jest silnego lidera który doprowadzi do zmian i potrzebny jest bodziec z zewnątrz.
Oczywiscie, można wprowadzić takie zaburzenie, ze organizacja nie wróci już do poziomu równowagi i będzie to porażka, ale prowadząc właściwie projekt zmian można to monitorować i zaradzić temu w odpowiednim momencie.
I pamiętajmy – konkurencja nie śpi i posługuje sie zapewne dewizją M. Goldsmitha „What got you here won’t get you there”…
Witajcie Panowie 🙂
Za Arturem – nie jest to tylko domena korporacji. W każdej organizacji najpierw dopycha się liczbę obowiązków, aby w pełni zutylizować dostępne zasoby. Dopiero z czasem przychodzi refleksja, że chyba przegięliśmy i zaczyna się szukanie optymalizacji.
Trudność polega na czym innym – czasem sam taki „zapchany” menedżer nie dopuszcza do siebie myśli, że już dawno mógłby się „odpakować” z nadmiaru obowiązków.Konsultowałem niedawno sytuację, gdzie dopiero dokładne wyliczenie potrzebnego czasu na zrealizowanie powierzonych zadań wynosiło 300 h / miesięcznie. I nawet widząc to w Excelu trudno było Klientowi zaakceptować fakt, że musi się „odgruzować” bo próbuje pracować na 2 etaty.
Tak więc Dominik ja bym nie zakładał złych intencji, że coś musi wyglądać ładnie na papierze i że to jest główny powód przeciążenia.
Jeśli chodzi o moje obserwacje to i w korporacjach pojawia się coraz więcej „luzu” i podejścia dotychczas znanego w startupach. Jest nawet taki trend wyzwalania przedsiębiorczości w korporacjach. więc nie jest tak tragicznie. Ważne, aby zacząć myśleć niestandardowo i poza xls widzieć coś więcej – i to się coraz częściej zdarza. Pod warunkiem, że top management nie walczy o przetrwanie będąc przytłoczonym namierną ilością zadań 🙂
Artur – świetne stwierdznie z tym brakiem lidera. Ja często powtarzam, że jeśli chcesz wejść na wyższy stopień produktywności, musisz być w stanie zaakceptować ryzyko utraty pracy. I tu jest często pies pogrzebany. Mając 1 mln PLN kredytu, skłonność do ryzyka maleje.
Dzięki za ciekawe komentarze!
Dziękuję i Marcinowi i Arturowi za cenne uzupełnienie tematu Waszymi komentarzami. Sporo ciekawych informacji. 🙂
Artur, Dominik, mam propozycje, abyśmy komunikowali się „na Ty” 🙂 Jeśli o mnie chodzi, łatwiej mi czytać „Marcin, napisałeś”, niż „Marcin napisał” 🙂
Bardzo fajny artykuł. Od dawna myślałem nad delegowaniem pewnych prostych zadań (których dodatkowo nie cierpię wykonywać). Jestem samo zatrudnionym i moje zarobki nie są w tej chwili jakieś różowe bo to 2-3k miesięcznie (zaczynam drugi raz :). W zasadzie dopiero dziś sobie uświadomiłem że mogę te czynności delegować i zająć się rozwojem. W poniedziałek szukam freelancera na oferii 🙂
Ja się borykam z takim kłopotem każdego dnia i jest to poważne ograniczenie moich możliwości ale ja sobie z tym potrafię poradzić … co się da deleguję. To już odkryłem. Kłopoty są dwa zupełnie inne
1. czasem delegowanie (czytaj tłumaczenie co trzeba zrobić i jak zrobić) trwa dłużej niż sam bym to zrobił 🙂
2. ilość zbędnych mi spotkań gdzie jestem zapraszany w sumie czasem nie wiem po co zupełnie blokuj mój czas nie tylko na te „strategiczne, rozwojowe, planowanie” obowiązki ale nawet na te zwykłe jak obrobienie raportów 🙂
jak sobie z punktem 2 poradzić – oto jest pytanie
Robert
Robert, ad 1 – zwykle delegowanie na początku zabiera więcej czasu niż zrobienie samemu. Warto jednak spojrzeć w perspektywie rocznej – ile czasu zyskasz oddając dane zadanie, nawet jeśli oddanie wymagać będzie więcej czasu niż jego wykonanie. Napiszę kiedyś tekst jak wybierać zadania do delegowania.
Ad 2. Zerknij tutaj: http://marcinkwiecinski.pl/2013/07/15/jak-zorganizowac-efektywne-spotkanie/ Jeżeli uważasz, że za dużo spędzasz na spotkaniach to zacznij rzucać wyzwanie organizatorom – niech uzasadnią z jakich powodów Twoja obecność na spotkaniu jest niezbędna. Dowiedz się jaki ma byc rezultat spotkania, a następnie oceń czy masz co dołożyć do tego rezultatu. Jeśli nie – grzecznie odmów uczestnictwa.
Ja jestem w tej specyficznej sytuacji, że nie mam ani podwładnych (brak formalnej możliwości delegowania) ani bezpośredniego wpływu na zatrudnianie pracowników. Środowisko korporacyjne… Ale chyba znalazłem sposób na „obejście” powyższych ograniczeń. Może komuś się przyda:
1. Namierz 2-3 osoby w organizacji (niekoniecznie własnej) które:
– są obecnie zdemotywowane, zarządzane w sposób „przypadkowy”, posiadają wolne moce przerobowe… wbrew pozorom znajdziesz takich w korporacji całkiem sporo.
2. Zainteresuj się nimi. Co robili kiedyś, jakie kiedyś odnosili sukcesy? czym się interesują, jakie mają hobby etc.
3. Zaopiekuj się nimi… stań się ich kolegą, nieformalnym „mentorem”, w końcu „kierownikiem zastępczym”.
4. Zainwestuj swój czas: dziel się know-how, warsztatem, doświadczeniem. Dawaj mikrozadnia, szczególnie z obszarów które ich „personalnie rajcują”. Potem coraz większe zadania, potem całe mniejsze projekty itd.
5. Spróbuj się dogadać z ich formalnym przełożonymi… często okaże się, że są dla nich „kulą u nogi” i będą Ci wdzięczni, że dasz im „jakąś robotę”… jak szefowie „nie mają czasu się dogadać”, przyjmij to jako „bierną zgodę”…
Efekty, które osobiście osiągnąłem w ciągu roku tego typu „pracy” nad 2 pracownikami: jeden z mojej organizacji, drugi z innej organizacji (w ramach tej samej korpo):
– jeden pracownik kilka dni temu samodzielnie wykonał projekt z sukcesem „zauważalnym na poziomie zarządu”
– obaj wykonują już „rutynowo” część zadań, które były dla mnie niepotrzebnym obciążeniem
– obaj dają sporą „wartość dodaną” do projektów które prowadzę, już nie tylko wykonują zlecone zadania ale nimi zarządzają, samodzielnie proponując rozwiązania problemów, optymalizując, działając aktywnie na rzecz „odgruzowania” procesów ze zbędnych balastów
– obaj chętnie poświęcają swój prywatny czas na samokształcenie i i inne formy rozwoju. Poniekąd zaczęli realizować zadania w/g zasady „ta praca to też moje hobby…”
– jeden pracownik niedługo przejdzie „formalnie” do innej podjednostki, która realizuje zadania z profilu, który pracownikowi bardzo odpowiada… ta podjednostka jest w mojej części organizacji i tu już mogę zupełnie „formalnie” korzystać z czasu pracy tego pracownika: przydzielać zadania, rozliczać, oceniać, wnioskować o premie itp.
I najlepsze:
– obaj NIE SĄ na moim budżecie… a więc mam ich czas pracy „gratis” od firmy 🙂
Michał, dziękuję za podzielenie się praktycznymi doświadczeniami. Na pewno przyda się pozostałym Czytelnikom! 🙂