Wzorzec myślenia, który odpowiada za Twoje przepracowanie

Pracując z menedżerami, zauważyłem pewien negatywny, powtarzający się bardzo często wzorzec myślenia, który nie pozwala im wznieść się na wyższy poziom produktywności.

20140922_wzorzecmyslenia

Zdjęcie z kolekcji (c)Jacob Botter Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Najłatwiej rozpoznać ten wzorzec po analizie bieżących zobowiązań. Sprawdź ile na Twojej liście zadań do wykonania znajduje się zadań, których:

  • Nie lubisz robić
  • Nie chce Ci się robić
  • Są wyjątkowo nudne
  • Muszą być wykonywane regularnie
  • Robisz, ale nie czujesz, że są najlepszym wykorzystaniem Twojego czasu

Jeżeli posiadasz wspomniany wzorzec, to takich zadań na Twojej liście jest całkiem sporo. Mogą to być przykładowo: przygotowywanie raportów i zestawień, wielowymiarowa analiza danych w Excelu, formatowanie dokumentów, przygotowywanie prezentacji, obsługa narzędzi firmowych, wklepywanie danych do systemów, odpowiadanie na standardowe maile, zadania związane z logistyką delegacji służbowych, umawianie spotkań z współpracownikami i partnerami biznesowymi.

Jestem przekonany, że z tymi zadaniami radzisz sobie całkiem dobrze. Może nawet myślisz sobie, że nikt z Twojego otoczenia nie zrobi ich lepiej od Ciebie. Chciałbym postawić jednak pytanie: czy realizacja tego typu zadań jest najlepszym wykorzystaniem Twojego czasu oraz Twoich talentów?

Wyobraź sobie sytuację, gdy przez większość czasu wykorzystujesz w pracy swoje mocne strony. Nie wykonujesz zadań, które wydają Ci się stratą czasu. Jako menedżer znajdujesz czas na takie aktywności jak:

Planowanie strategiczne – wreszcie możesz w spokoju pomyśleć o priorytetach Twojego biznesu. Zastanowić się nad strategią działania oraz alokacji zasobów na najważniejsze priorytety.

Wytyczanie kierunku działania – uwolniłeś się do codziennej bieżączki i możesz pozwolić sobie na wypracowywanie kierunku działania. Znajdujesz czas na doszkolenie się i eksplorowanie projektu, który od dawna chodził Ci po głowie.

Działania rozwojowe – inicjujesz projekty rozwojowe. Wraz z zespołem wymyślacie, co jeszcze możecie robić lepiej. Co więcej te pomysły szybko wchodzą de realizacji.

Podejmowanie decyzji i rozwiązywanie problemów – angażujesz swój czas w rozwiązywanie naprawdę ważnych problemów oraz sytuacje, gdy coś poszło nie tak. Twoi ludzie wykonują swoje obowiązki z bardzo dużą samodzielnością. Ty jedynie doglądasz ich pracy i pomagasz ominąć największe przeszkody. Bardzo często Twoja praca sprowadza się do podejmowania decyzji i rozdzielania zadań.

Wzmacnianie priorytetów – wyobraź sobie sytuację, gdy Twoi ludzie prezentują Ci najważniejsze sprawy, dokonują przeglądu biznesu, a Twoją rolą jest jedynie wzmacnianie konkretnych priorytetów. Korygujesz kurs, by mogli jeszcze efektywniej realizować wytyczone cele. W swoich systemach podglądasz wskaźniki i karty wyników, a biznes operacyjny toczy się stabilnie.

Taka praca menedżera jest naprawdę możliwa! Musisz jedynie pokonać wzorzec myślenia, który ogranicza uwolnienie się od przygniatających obowiązków.

Pewnie już się domyśliłeś o jaki wzorzec mi chodzi? Wzorzec ten, to niechęć do zatrudnienia osoby (lub osób), która odciąży Cię od codziennej bieżączki i umożliwi Ci skupienie się na zadaniach, które są krytyczne dla realizacji Twoich celów.

Możesz tę osobę nazwać dowolnie: asystent, asystentka, koordynator projektów, specjalista wsparcia biznesu. Ważne, abyś miał kogoś w zespole, kto zajmie się zadaniami, do których Ty nie wnosisz wartości dodanej. Są to wszystkie te zadania, które:

  • może wykonać ktoś za niższą stawkę
  • może wykonać ktoś, kto zrobi to lepiej od Ciebie
  • może wykonać ktoś, kto będzie miał większą satysfakcję niż Ty realizując dane zadanie

Jestem przekonany, że na swojej liście zadań, znajdziesz zadania, które spełniają wszystkie 3 powyższe warunki. Pozostaje pytanie, czy się odważysz wyjść ze strefy komfortu i pomyślisz w poprzek utartych przekonań?

Gdy daję tę rekomendację moim Klientom, bardzo często spotykam się z następującymi wymówkami:

„W naszej firmie nie ma takiego zwyczaju – asystentka przysługuje jedynie prezesowi” – Może i tak jest w rzeczywistości. Ale być może, zamiast formalnej asystentki, możesz zatrudnić podwykonawcę? A może dział HR ma program rozwoju stażystów? Wciągnij taką osobę do zespołu, bez nazywania jej asystentką.

„Przecież sam zrobię to lepiej i szybciej” – za pierwszym razem na pewno. Pomyśl jednak ile czasu możesz zaoszczędzić w ciągu roku?

„Nie mam budżetu na powierzenie tych zadań” – pieniądze to temat drażliwy. Zwykle nie mamy budżetu na to, do czego nie jesteśmy przekonani. Ale z drugiej strony mamy budżet na inne strategiczne projekty w firmie. Poza tym w czasie wysokiego bezrobocia znalezienie osoby, która może Cię odciążyć od tego typu powtarzalnych zadań nie powinno być zbyt drogie. Policz: wynagrodzenie menedżera zaczyna się od 5-6 tysięcy złotych miesięcznie (to raczej kwota z dolnej półki, zwykle jest więcej). Budżet, którym zarządza liczy się w setkach tysięcy złotych (zwykle też dużo więcej). Wynagrodzenie asystentki na pełny etat to rząd wielkości 2-3 tysiące złotych. A możesz spokojnie zacząć od pół etatu, albo nawet umowy zlecenia. Policz ile kosztuje wykonanie dokumentu przez Ciebie, a wykonanie dokumentu przez asystentkę.

„Posiadam tak poufne informacje, że nie mogę się nimi z nikim podzielić” – zapewne tak jest. Ale od czego są umowy o poufność zabezpieczone wysokimi karami umownymi?

„Nie mam etatu na taką osobę” – nie musisz zatrudniać takiej osoby na etat. Możesz kupić takie usługi z rynku. Coraz więcej osób na rynku chce pracować elastycznie. Jest dużo osób, które są dobrze wykształcone, ale mogą pracować jedynie w określone dni lub w określonych godzinach – chętnie więc podejmą się pracy na zlecenie. W Polsce nie ma jeszcze rynku tzw. wirtualnych asystentek, ale to pewnie kwestia czasu. Jeżeli poszukasz – na pewno znajdziesz odpowiednią formę umowy.

Jest jeszcze jeden aspekt, który jest dla mnie szczególnie ważny. Dopuszczając do siebie myśl, że możesz podzielić się swoją pracą, przyczyniasz się do zmniejszenia bezrobocia i rozwoju innych osób na rynku. Jest naprawdę wiele wspaniałych osób, doskonale przygotowanych do pracy, które chętnie podejmą się realizowania zadań, których Ty już nie chcesz (a nawet nie powinieneś) wykonywać. Zdziwisz się, dla wielu osób realizacja zadań, których Ty nie cierpisz, będzie fascynującą przygodą i spełnieniem marzeń zawodowych. Niestety często nie znajdują zatrudnienia, ze względu na „upakowanie” obowiązków w jedno stanowisko i pozorną oszczędność z tego wynikającą.

Pytanie: Wyjdź poza utarte schematy i zastanów się, które ze swoich obowiązków mógłbyś powierzyć do wykonania innej osobie?