W ubiegłym tygodniu omówiłem 5 aspektów, które należy uwzględnić przy ustalaniu priorytetów. W komentarzach, Artur – Czytelnik bloga, podniósł bardzo ciekawą kwestię określania priorytetów, gdy realizujesz wiele przedsięwzięć równolegle. Jak wtedy ustalić czym zająć się w pierwszej kolejności?

W odpowiedzi przygotowałem wpis, który krok po kroku wyjaśni jedną z metod ustalania priorytetów przy realizacji wielu przedsięwzięć. Zapraszam do lektury i komentarzy!

Fundamenty

Zanim omówię krok po kroku sposób ustalania priorytetu, kilka informacji na temat sytuacji, w której znajdujesz się chcąc taki priorytet określić.

Przedsięwzięcia służą osiąganiu określonych celów – kiedy realizujesz wiele przedsięwzięć równolegle (co jest zupełnie naturalną sytuacją, rzadko kiedy możesz pozwolić sobie na realizację tylko jednego przedsięwzięcia jednocześnie), każde z tych przedsięwzięć służy osiągnięciu konkretnego celu.

Zasada jest następująca:

Przedsięwzięcia -> Cele -> Aspiracje

Realizowane przedsięwzięcia wpływają na realizację wyznaczonych celów, a osiąganie tych celów przybliża Cię do zrealizowania długoterminowych aspiracji. Cele zazwyczaj wyznacza się w perspektywie rocznej, aspiracje natomiast mówią o bardziej odległej perspektywie. Przed określaniem priorytetów powinieneś wiedzieć, które przedsięwzięcia realizują, które cele.

Cele mają własną hierarchię ważności – posiadając zbiór celów wyznaczonych na dany okres rozliczeniowy, np. rok, każdy z nich ma swoją ważność. Są cele bardziej ważne i mniej ważne. Przykładowo: jeżeli jesteś dyrektorem sprzedaży i masz do zrealizowania 3 cele:

• C1: Wygenerować przychód o wartości X PLN
• C2: Pozyskać do współpracy 3 strategicznych partnerów handlowych
• C3: Zrealizować 3 szkolenia rozwojowe

to prawdopodobnie cel C1 będzie dużo ważniejszy niż C2 i C3.

Dla określania priorytetów przedsięwzięć warto rozumieć, jaka jest ważność poszczególnych celów.

Studium przypadku

Zasady określania priorytetów przy wielu przedsięwzięciach omówię na konkretnym przypadku. Na potrzeby tego wpisu przygotowałem uproszczony scenariusz biznesowy. Wyobraź sobie następującą sytuację.

Jesteś menedżerem w małej firmie usługowej i odpowiadasz za realizację projektów płatnych dla Klientów Twojej firmy. Dodatkowo zarząd oczekuje od Ciebie ścisłej współpracy z działem marketingu, aby w tym roku wzrosła wiarygodność Twojego zespołu specjalistów, ponieważ od przyszłego roku planujecie zwiększenie stawek za Wasze usługi.

Obecnie Twój dział realizuje 3 duże projekty dla Kluczowych Klientów. Jeden z projektów napotkał bardzo duże problemy i stoisz przed groźbą zerwania umowy.

Aby zwiększyć wiarygodność zespołu wraz z działem marketingu podjęliście decyzję, że w tym roku wydacie książkę na temat obszaru, w którym się specjalizujecie, jak również udzielisz wywiadu w radiu i prasie branżowej. 3 tygodnie temu powinienem dosłać fragmenty książki do wydawnictwa w celu weryfikacji. Kilka z nich jest jeszcze nie gotowych. Dodatkowo zobowiązałeś się do wystąpienia na 3 ważnych konferencjach branżowych.

Jest początek września i pojawia się pytanie – czym powinieneś zająć się w pierwszej kolejności?

Powyższy scenariusz jest sytuacją umowną. W rzeczywistości będzie dużo więcej celów i przedsięwzięć do ogarnięcia. Na potrzeby tego wpisu jednak zupełnie wystarczy.

Mapa celów

Aby zobrazować opisany powyżej scenariusz przygotowałem mapę celów, która pozwoli nam zobaczyć sytuację, w której się znalazłeś. Mapa powstała w oprogramowaniu Goalscape, jednym z najlepszych (jeśli nie najlepszym) narzędziu do wizualizacji priorytetów. Podobny diagram możesz przygotować w Excelu lub na kartce papieru. Przeczytaj również ubiegłotygodniowy wpis, by przypomnieć sobie 5 aspektów, które należy rozważyć. Są to:

• Ważność
• Postęp
• Termin
• Ryzyko
• Kontekst sytuacyjny

Ważność

W pierwszej kolejności dokonałem określenia ważności celów i przedsięwzięć. Im większy fragment mapy zajmuje dany fragment mapy, tym większa ważność. W tej sytuacji cel C2 jest najważniejszy, następnie C3 i dopiero potem C1. W ramach poszczególnych celów określiłem ważność przedsięwzięć. I tak dla realizacji celu C1 najważniejsze jest napisanie książki, a następnie wywiady radiowe i prasowe.

Postęp

Następnie określiłem postęp każdego z przedsięwzięć. Dzięki temu widzę, jak bardzo zaawansowana jest realizacja każdego z zobowiązać. I tak w C3 Konferencja 1 jest już zakończona, Konferencja 2 jest w trakcie przygotowań, a prace nad Konferencją 3 jeszcze się nie zaczęły. W C1 udało mi się popracować jedynie nad książką. W C2 najbardziej zaawansowany jest Projekt 1, potem Projekt 3 a następnie Projekt 2.

Terminy realizacji

Czas nanieść terminy realizacji poszczególnych przedsięwzięć. Dla każdego przedsięwzięcia ustaliłem datę zakończenia. W przypadku Konferencji 2 jest to 31.10.2014. Jak widzisz, temat książki jest już przeterminowany w stosunku do pierwotnych ustaleń.

Ryzyko

Następnie określam ryzyko. Czerwony marker oznacza, że temat jest zagrożony (tzw. pożar). Pomarańczowy, że sytuacja się zaognia i wkrótce przedsięwzięcie może być zagrożone. Zielony oznacza, że wszystko idzie zgodnie z planem. W powyższym przykładzie przedsięwzięcia zagrożone to: Książka, Projekt 2 oraz Konferencja 2.

Kontekst sytuacyjny i ustalenie priorytetów

Mając ogląd na wszystkie przedsięwzięcia i powiązane z nimi cele, które realizuję, przystępuję do analizy całej sytuacji.

Najważniejszy cel to C2. Zatem w pierwszej kolejności oglądam przedsięwzięcia prowadzące do jego osiągnięcia. Projekt 2 jest projektem zagrożonym, więc decyduję, że zajmę się nim w pierwszej kolejności. Przedsięwzięcia, którymi będę zajmować się w pierwszej kolejności maluję kolorem czerwonym.

Istotnym przedsięwzięciem jest również przygotowanie Konferencja 2. Widzę, że pomaga osiągnąć dość ważny cel C3, dodatkowo analiza ryzyka pokazuje, że przedsięwzięcie jest zagrożone. Lista zadań pokazuje, że rezultatem, którym powinienem się zająć jest “Przygotowanie slajdów”. Ponieważ samo wystąpienie odbędzie się 31 października mam jeszcze trochę czasu na przygotowania. Podejmuję decyzję, że to przedsięwzięcie będzie obsługiwane w drugiej kolejności (i maluje na kolor pomarańczowy).

Zwracam uwagę również na przedsięwzięcie Książka. Jest przeterminowane i zagrożone. Co prawda ważność celu C1 jest mniejsza niż pozostałych, ale mam tutaj zobowiązania wobec wydawcy. Oznaczam zatem przedsięwzięcie na czerwono (do zajęcia się w pierwszej kolejności).

Również Projekt 3 zwraca moją uwagę. Widzę, że za chwilę może stać się zagrożony. Podejmuję decyzję, że zajmę się nim w drugiej kolejności (czyli kolor pomarańczowy).

Podejmuję również decyzję, że “na radarze” muszę mieć Projekt 3. Zajmę się nim w trzeciej kolejności, bo muszę pilnować, aby toczył się zgodnie z planem. Nie mogę sobie pozwolić, by ważne i dobrze prosperujące przedsięwzięcie się załamało. Trzecią kolejność oznaczam na granatowo.

Pozostałymi przedsięwzięciami zajmę się, jeśli zostaną mi jakiekolwiek zasoby czasowe.

Ustaliłem więc, że przedsięwzięciami będę zajmować się w następującej kolejności:

Planowanie

Po tej analizie przedsięwzięć pozostało mi otworzyć kalendarz i zaplanować konkretne działania. Na najbliższe 1-2 tygodnie planuję działania wg ustalonej kolejności:

1. Projekt 2 (bo C2 jest ważniejsze niż C1)
2. Książka
3. Projekt 3
4. Konferencja 2
5. Projekt 1

Najpierw niezbędne działania z Projektu 2, następnie dotyczące Książki. Potem Projekt 3 i Konferencja 2. Dodatkowo działania z Projektu 1. Oczywiście nie próbuję w te 2 tygodnie zaplanować wszystkich działań z każdego przedsięwzięcia. Jedynie te, które wynikają z harmonogramu lub planu działań, które miałem przygotowane wcześniej (wg instrukcji opisanej tutaj).

Uwagi końcowe

Analizę priorytetów taką jak opisana powyżej warto wykonywać co tydzień, podczas planowania tygodniowego. Wtedy możesz zaktualizować postęp, terminy i ryzyko. Ponownie ustalić priorytety. Czasem zmieni się również ważność (ta zmieniać się będzie rzadziej, ale pamiętaj, że to też pewna umowa, a zatem również może ulec renegocjacji).

Podobną analizę priorytetów możesz przeprowadzić również w Excelu:

jednakże analiza wersji tabelarycznej może być trudniejsza niż wersji wizualnej.

Pytanie: Co sądzisz o powyższej analizie priorytetów przedsięwzięć? Jak Ty określasz priorytet, gdy masz wiele przedsięwzięć na głowie?