Sprawdzony model grupowania przedsięwzięć

A więc masz już listę wszystkich przedsięwzięć, które chcesz lub musisz zrealizować w najbliższym czasie? Jest długa? Być może przytłaczająca? Nie martw się! To zupełnie normalne! Każdy z nas ma bardzo dużo na głowie. Prezentowana dzisiaj technika pomoże Ci ogarnąć tę listę i poukładać ją w taki sposób, by stała się bardziej użyteczna.

Czasami proszę Klientów by poukładali listę swoich aktywnych przedsięwzięć w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego. Wyobraź sobie tę sytuację. Masz około dziewięćdziesięciu przedsięwzięć na głowie i musisz ustalić ważność każdego z nich. Zadanie praktycznie niewykonalne.

Owszem, pewnie od razu wskażesz 1-3 najważniejsze. Ale potem zaczynają się subtelności. Czy ważniejsza jest wizyta u teściowej, czy spotkanie z szefem? Złożenie oferty A czy oferty B? A może zamiast pisać oferty powinieneś zadzwonić do najważniejszych Klientów?

Zanim zaczniesz zastanawiać się nad ważnością przedsięwzięć (co jak już wiesz, ważne jest do poprawnego zarządzania priorytetami) pogrupuj swoje przedsięwzięcia według opisanego niżej klucza.

Każde przedsięwzięcie, które masz na liście, jest przedstawicielem jednej z następujących grup:

Dostarczane – to takie przedsięwzięcia, do których zobowiązałeś się innym (lub sobie) i są kluczowe dla realizacji Twoich celów i aspiracji. Wyobraź sobie, że jesteś człowiekiem do wynajęcia. Tematy dostarczane to zlecenia, które podpisałeś. Licznik bije, a Ty musisz jak najszybciej dostarczyć określony rezultat. Jest to najważniejsza kategoria przedsięwzięć, gdyż stanowi o Twoim sukcesie. Jeżeli tutaj zawalisz, to Twoja kariera lub firma stanie pod znakiem zapytania. W tej kategorii znajdą się projekty dostarczane dla innych jednostek organizacyjnych, przedsięwzięcia dostarczane Twojemu szefowi, systemy które wdrażasz w firmie, projekty które realizujesz bądź w których uczestniczysz. Jeżeli jesteś wolnym strzelcem to również zlecenia do Klientów, które podpisałeś.

W sprzedaży – jeżeli nie jesteś profesjonalnym sprzedawcą, to być może zdziwi Cię ta kategoria. „Przecież ja nic nie sprzedaję” powiesz. To nie do końca prawda. W tej grupie znajdą się przedsięwzięcia, których jeszcze nie dostarczasz ani nie realizujesz, ale chcesz przekonać innych by wkrótce się wydarzyły. Chcesz przekonać szefa, aby iść na szkolenie? Zatem temat jest „w sprzedaży”. Przekonujesz zarząd o wdrożeniu nowej wersji oprogramowania? Sprzedajesz. Jeżeli częścią Twojej pracy jest sprzedaż produktów lub usług to tutaj wpadają wszystkie przedsięwzięcia sprzedażowe, które prowadzisz (innymi słowy konkretne szanse sprzedaży z Twojego systemu CRM).

Widoczność – wszystkie przedsięwzięcia, które wzmacniają Twój wizerunek. Jeżeli świadomie budujesz swoją markę profesjonalisty, to wpadnie tu blogowanie, występy na konferencjach, czy artykuły w prasie. Ale również projekty w firmie, które realizujesz ze względów wizerunkowych.

Rozwój – przedsięwzięcia rozwojowe. Takie, które realizujesz, aby zwiększyć własną skuteczność lub skuteczność jednostki, którą zarządzasz. Doszkalasz się z obszaru Twoje ekspertyzy? Pracujesz nad nową wersją procesu obsługi zgłoszeń? Wdrażasz nową wersję oprogramowania na serwerach? Opracowujesz nowe szablony ofert? A może szablony prezentacji Twojego działu? Rozbudowujesz zespołową bazę wiedzy? Lądują tu wszystkie przedsięwzięcia, które ważne są dla Twojego rozwoju, ale nie muszą o nich wiedzieć inne jednostki organizacji, w której jesteś. Czasem takie przedsięwzięcia nazywa się „wewnętrznymi”

Relacje – utrzymywanie wartościowych relacji biznesowych, to jeden z tych obszarów, na który zwykle brakuje czasu. Paradoksalnie, to ten obszar ma największy wpływ na rozwój Twojej kariery i pozycji na rynku. Zgrupuj w tej kategorii wszystkie przedsięwzięcia, które pozwalają budować i utrzymywać Twój portfel relacji społecznych. Udział w spotkaniach networkingowych, lista kontrolna zawierająca 20 najbardziej wartościowych kontaktów biznesowych, regularne spotkania z mentorem to tylko niektóre przykłady. Jeżeli nie masz co tutaj umieścić, to bardzo poważny sygnał alarmowy, że należy to zmienić!

Operacyjne – przedsięwzięcia, które podtrzymują Twoje zatrudnienie lub działanie firmy. Jeżeli pracujesz na etacie, to wchodzą tutaj wszystkie tzw. „podatki korporacyjne”: oceny okresowe, badania okresowe, rejestracja czasu pracy, uzupełnianie narzędzi, raportowanie, itp. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to tutaj dodatkowo umieszczasz wszystkie przedsięwzięcia, które pozwalają funkcjonować Twojej działalności: rozliczenia z ZUS, US, rozliczenia księgowe, przelewy, itp.

Zarządzanie – przedsięwzięcia weryfikujące czy nadal jesteś na właściwym kursie oraz sprzyjające wyznaczaniu kursu na przyszłość, m.in: przeglądy celów, warsztaty określania strategii, planowanie tygodniowe, opracowywanie strategii rozwoju, dbanie o podległy zespół. Podobnie jak w relacjach, jeżeli tutaj nie masz żadnego przedsięwzięcia to jest to sygnał alarmowy!

Przedsięwzięcia pozazawodowe – jeżeli jesteś aktywny zawodowo, to przedsięwzięć pozazawodowych będzie stosunkowo mniej, niż tych zawodowych. Dlatego proponuję zebrać je tylko w jedną kategorię. Gdyby jednak okazało się, że tych przedsięwzięć pozazawodowych masz bardzo dużo, tu również możesz zastosować bardziej zróżnicowany podział, odnosząc się na przykład do obszarów znanych z koła życia (m.in: zdrowie, finanse, rodzina, duchowość, społeczeństwo, etc.).

W czym może Ci się to przydać?

Kiedy już pogrupujesz swoje przedsięwzięcia, możesz skorzystać z następujących korzyści, które daje utrzymywanie takiego porządku:

Domyślne ustalenie z czego zrezygnować w pierwszej kolejności – poszczególne kategorie mają różną domyślnie ważność. Ja stosuję np. następujący podział: najpierw tematy „Dostarczane”, potem „Sprzedaż”, a dopiero dalej wszystko inne. Dzięki temu wiem, że nie podkopię swojej działalności bo domyślnie zawsze najważniejsza będzie realizacja zleceń dla Klientów, którzy zdecydowali się powierzyć mi swoje pieniądze.

Jeżeli zastanawiasz się, z jakich powodów nie pojawił się ubiegłotygodniowy wpis, to jest to doskonały przykład zastosowania tej techniki. Pisanie bloga jest u mnie w kategorii „Widoczność”. Moja strategia na najbliższe 2-3 lata nie obejmuje przejścia do modelu zarobkowania pasywnego, gdzie przychody z mojej działalności będą generowane przez produkty sprzedawane na blogu. Obecnie 99% przychodów z „Ogarnij Chaos” pochodzi ze świata „offline”, z dostarczania usług dla moich Klientów. Dlatego też w przypadku zbytniego spiętrzenia, z bólem serca muszę odpuścić pisanie nowego wpisu. Dopełniając opisu sytuacji dodam tylko, że staram się traktować tworzenie nowego wpisu jako kategorię „Dostarczane”, jednak w przypadku spiętrzenia, taki wpis ląduje w kategorii „Widoczność”.

Oczywiście mówię o wskazaniu domyślnym. Mogą się zdarzyć takie sytuacje, że przedsięwzięcie z innej kategorii stanie się ważniejsze, np. spotkanie z kimś w ramach przedsięwzięcia typu „Relacje” będzie ważniejsze niż jakikolwiek dostarczany projekt. Ważne by kategorie te służyły jako system wspomagania decyzji, nie zastępowały jednak analizy faktów oraz myślenia.

Większa przejrzystość – drugą korzyścią jest większa przejrzystość listy przedsięwzięć. Łatwiej jest zarządzać pogrupowanymi przedsięwzięciami niż jedną długą listą. Niektórzy po takim pogrupowaniu tworzą mapę myśli lub mapę Goalscape obrazującą przedsięwzięcia, zamiast płaskiej listy w Excelu.

Określanie ważności – kolejnym przydatnym zastosowaniem jest posortowanie przedsięwzięć wg ważności w ramach konkretnej kategorii. Będzie to łatwiejsze niż sortowanie listy płaskiej. Dzięki takiemu podejściu w sytuacjach braku czasu, będziesz przeglądać tylko Top 3 przedsięwzięcia w każdej kategorii, co pozwoli Ci kontrolować najważniejsze przedsięwzięcia we względnej harmonii.

Pytanie: Proszę podaj w komentarzach kilka przykładów własnych przedsięwzięć z każdej grupy. Ciekawy jestem co znajduje się na Twojej liście przedsięwzięć i która kategoria jest u Ciebie największa?

4 myśli nt. „Sprawdzony model grupowania przedsięwzięć

  1. Marcin, czy mógłbyś jeszcze wyjaśnić jeszcze jeden aspekt przy grupowaniu przedsięwzięć, a mianowicie: czy grupowania tego dokonać należy w miejscu, gdzie trzymamy listę naszych przedsięwzięć, czyli np. w Evernote lub OneNote? Chodzi mi o to, jak „technicznie” tego najlepiej dokonać? Czytając Twój wpis bardzo szybko przyszła mi do głowy myśl, żeby wykorzystać w tym celu mechanizm kontekstów z Nozbe, dodając oprócz zaproponowanych kiedyś przez Ciebie (np. prace operacyjne, koncepcyjne, komunikacja) także te, które pojawiły się w bieżącym wpisie. Czy to podejście jest właściwe, czy są raczej inne sposoby na efektywne pogrupowanie przedsięwzięć?
    Jeśli chodzi natomiast o odpowiedź na postawione przez Ciebie pytanie, to u mnie wygląda to mniej więcej tak:

    Dostarczane – konkretne, potwierdzone zamówienia od moich klientów na dostawę towaru. Z ustaloną datą i miejscem dostawy. Staram się, aby klient miał pewność, że wszelkie przesunięcia i opóźnienia są ostatecznością, a wtedy zawczasu informuję o problemie i działam żeby zminimalizować negatywne skutki dla odbiorcy. To dość trudne zadanie w niektórych momentach, bowiem branża w której działam jest w wielu momentach jeszcze bardzo mocno zakorzeniona w poprzedniej epoce. 🙂

    W sprzedaży – działania z CRM, praca nad szansami sprzedaży, akcje follow-up, mailing.

    Rozwój – lektury książek fachowych, czytanie blogów (niektóre, jak np. marcinkwiecinski.pl z opcją subskrypcji, żeby nic nie umknęło). Uczestniczenie w interesujących szkoleniach. Uczę się też języka niemieckiego we własnym zakresie.

    Relacje – u mnie są to regularne kontakty z kontrahentami, nieformalne spotkania „przy kawie” pozwalające na spokojnie omówić plany, możliwości rozszerzenia współpracy, wprowadzenie nowego asortymentu. Nad tą kategorią na pewno muszę bardziej popracować, zresztą jest to jeden z moich kluczowych projektów.

    Operacyjne – prowadzę działalność gospodarczą w formie spółki z o.o., więc kluczowe są tu dla mnie: wystawianie i wysyłanie faktur do klientów, obsługa księgowa i codzienny monitoring należności / zobowiązań. Do tego oczywiście dochodzą: realizowanie płatności za faktury, podatki, ZUS, przekazywanie do banku kwartalnych informacji w postaci Bilansu, Rachunku ZiS, itp.

    Zarządzanie – dla mnie to cotygodniowy przegląd zadań, analizowanie planów i ich dotychczasowej realizacji, wprowadzanie korekt, przyglądanie się tendencjom rynkowym i uwzględnianie tego w planowaniu. Analizuję też dane, które generuję sobie z programu sprzedaży, sprawdzam które towary sprzedają się najlepiej, które zapewniają największy zysk, którzy klienci są kluczowi itp.

    Przedsięwzięcia pozazawodowe – tu jest tego sporo, przykładowo: działam w Radzie Rodziców w przedszkolu i szkole moich synów, dbam o regularne ćwiczenia fizyczne (biegam, trochę pływam), planuję rodzinne małe i duże wycieczki. Tu każdy z pewnością mógłby podać mnóstwo takich aktywności.

    Ale długi wyszedł ten mój wpis, mam nadzieję że nie przesadziłem. 🙂

    • Dominik REWELACJA! Bardzo Ci dziękuję za podzielenie się zawartością Twoich grup. Dokładnie o to mi chodziło. Myśę, że inni Czytelnicy bardzo skorzystają na Twoim komentarzu.

      Odpowiadając zaś na Twoje pytanie – jeżeli używasz Nozbe, to grupowanie najlepiej zrobić na labels (etykietach), a konteksty zostawić dla grupowania zadań tak jak napisałeś. W kwestii wyjasnienia – coś co ja nazywam przedsięwzięcia, to w Nozbe nazywane jest Projektami. A poszczególne rezultaty pośrednie na których pracujemy w ramach przedsięwzięcia to w Nozbe nazywane jest Zadania.

      Chyba że jest tak, że u Ciebie przedsięwzięcia to zadania w Nozbe, a rezultaty pośrednie śledzisz w komentarzach jako checklist, wtedy do grupowania stworzyłbym Projekty Nozbe, odpowiadające nazwom grup. Niestety Nozbe nie pozwala na filtowanie po kilku kontekstach jednocześnie, dlatego nie łączyłbym grupowania przedsięwzięć i grupowania zadań w kontekstach. Mam nadzieję, że to co napisałem jest w miarę zrozumiałe 😉

    • Aha, jeszcze jedno – generalnie zasadą jest, że pogrupować musisz tzw. master listę przedsięwzięć. Natomiast w praktyce później to grupowanie propagujesz na pozostałe elementy Systemu: również do OneNote/Evernote (aby mieć porządek w notatkach), do folderów w programie pocztowym (aby mieć porządek w e-mailach), do folderów na stacji roboczej (aby mieć porządek w plikach) I w pozostałych narzędziach które używasz do organizacji swoich zadań. Jeden z moich Klientów np stworzył kategorie w Outlooku odpowiadające tym grupom I koloruje nimi wpisy do kalendarza. Dzięki temu widzi na jakie grupy mu się rozkłada plan tygodnia.

      • Dziękuję Marcin za podpowiedź odnośnie etykiet. Nozbe wykorzystuję w ten właśnie sposób, który opisałeś, czyli przedsięwzięcia to Projekty, a poszczególne rezultaty pośrednie to właśnie Zadania. Jeszcze dzisiaj wprowadzę kilka korekt w Evernote, bo widzę że tutaj nie do końca mam to przejrzyście poukładane. 🙂

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s