Sprawdzony model grupowania przedsięwzięć

A więc masz już listę wszystkich przedsięwzięć, które chcesz lub musisz zrealizować w najbliższym czasie? Jest długa? Być może przytłaczająca? Nie martw się! To zupełnie normalne! Każdy z nas ma bardzo dużo na głowie. Prezentowana dzisiaj technika pomoże Ci ogarnąć tę listę i poukładać ją w taki sposób, by stała się bardziej użyteczna.

diagrams

Czasami proszę Klientów by poukładali listę swoich aktywnych przedsięwzięć w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego. Wyobraź sobie tę sytuację. Masz około dziewięćdziesięciu przedsięwzięć na głowie i musisz ustalić ważność każdego z nich. Zadanie praktycznie niewykonalne.

Owszem, pewnie od razu wskażesz 1-3 najważniejsze. Ale potem zaczynają się subtelności. Czy ważniejsza jest wizyta u teściowej, czy spotkanie z szefem? Złożenie oferty A czy oferty B? A może zamiast pisać oferty powinieneś zadzwonić do najważniejszych Klientów?

Zanim zaczniesz zastanawiać się nad ważnością przedsięwzięć (co jak już wiesz, ważne jest do poprawnego zarządzania priorytetami) pogrupuj swoje przedsięwzięcia według opisanego niżej klucza.

Każde przedsięwzięcie, które masz na liście, jest przedstawicielem jednej z następujących grup:

Dostarczane – to takie przedsięwzięcia, do których zobowiązałeś się innym (lub sobie) i są kluczowe dla realizacji Twoich celów i aspiracji. Wyobraź sobie, że jesteś człowiekiem do wynajęcia. Tematy dostarczane to zlecenia, które podpisałeś. Licznik bije, a Ty musisz jak najszybciej dostarczyć określony rezultat. Jest to najważniejsza kategoria przedsięwzięć, gdyż stanowi o Twoim sukcesie. Jeżeli tutaj zawalisz, to Twoja kariera lub firma stanie pod znakiem zapytania. W tej kategorii znajdą się projekty dostarczane dla innych jednostek organizacyjnych, przedsięwzięcia dostarczane Twojemu szefowi, systemy które wdrażasz w firmie, projekty które realizujesz bądź w których uczestniczysz. Jeżeli jesteś wolnym strzelcem to również zlecenia do Klientów, które podpisałeś.

W sprzedaży – jeżeli nie jesteś profesjonalnym sprzedawcą, to być może zdziwi Cię ta kategoria. „Przecież ja nic nie sprzedaję” powiesz. To nie do końca prawda. W tej grupie znajdą się przedsięwzięcia, których jeszcze nie dostarczasz ani nie realizujesz, ale chcesz przekonać innych by wkrótce się wydarzyły. Chcesz przekonać szefa, aby iść na szkolenie? Zatem temat jest „w sprzedaży”. Przekonujesz zarząd o wdrożeniu nowej wersji oprogramowania? Sprzedajesz. Jeżeli częścią Twojej pracy jest sprzedaż produktów lub usług to tutaj wpadają wszystkie przedsięwzięcia sprzedażowe, które prowadzisz (innymi słowy konkretne szanse sprzedaży z Twojego systemu CRM).

Widoczność – wszystkie przedsięwzięcia, które wzmacniają Twój wizerunek. Jeżeli świadomie budujesz swoją markę profesjonalisty, to wpadnie tu blogowanie, występy na konferencjach, czy artykuły w prasie. Ale również projekty w firmie, które realizujesz ze względów wizerunkowych.

Rozwój – przedsięwzięcia rozwojowe. Takie, które realizujesz, aby zwiększyć własną skuteczność lub skuteczność jednostki, którą zarządzasz. Doszkalasz się z obszaru Twoje ekspertyzy? Pracujesz nad nową wersją procesu obsługi zgłoszeń? Wdrażasz nową wersję oprogramowania na serwerach? Opracowujesz nowe szablony ofert? A może szablony prezentacji Twojego działu? Rozbudowujesz zespołową bazę wiedzy? Lądują tu wszystkie przedsięwzięcia, które ważne są dla Twojego rozwoju, ale nie muszą o nich wiedzieć inne jednostki organizacji, w której jesteś. Czasem takie przedsięwzięcia nazywa się „wewnętrznymi”

Relacje – utrzymywanie wartościowych relacji biznesowych, to jeden z tych obszarów, na który zwykle brakuje czasu. Paradoksalnie, to ten obszar ma największy wpływ na rozwój Twojej kariery i pozycji na rynku. Zgrupuj w tej kategorii wszystkie przedsięwzięcia, które pozwalają budować i utrzymywać Twój portfel relacji społecznych. Udział w spotkaniach networkingowych, lista kontrolna zawierająca 20 najbardziej wartościowych kontaktów biznesowych, regularne spotkania z mentorem to tylko niektóre przykłady. Jeżeli nie masz co tutaj umieścić, to bardzo poważny sygnał alarmowy, że należy to zmienić!

Operacyjne – przedsięwzięcia, które podtrzymują Twoje zatrudnienie lub działanie firmy. Jeżeli pracujesz na etacie, to wchodzą tutaj wszystkie tzw. „podatki korporacyjne”: oceny okresowe, badania okresowe, rejestracja czasu pracy, uzupełnianie narzędzi, raportowanie, itp. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą, to tutaj dodatkowo umieszczasz wszystkie przedsięwzięcia, które pozwalają funkcjonować Twojej działalności: rozliczenia z ZUS, US, rozliczenia księgowe, przelewy, itp.

Zarządzanie – przedsięwzięcia weryfikujące czy nadal jesteś na właściwym kursie oraz sprzyjające wyznaczaniu kursu na przyszłość, m.in: przeglądy celów, warsztaty określania strategii, planowanie tygodniowe, opracowywanie strategii rozwoju, dbanie o podległy zespół. Podobnie jak w relacjach, jeżeli tutaj nie masz żadnego przedsięwzięcia to jest to sygnał alarmowy!

Przedsięwzięcia pozazawodowe – jeżeli jesteś aktywny zawodowo, to przedsięwzięć pozazawodowych będzie stosunkowo mniej, niż tych zawodowych. Dlatego proponuję zebrać je tylko w jedną kategorię. Gdyby jednak okazało się, że tych przedsięwzięć pozazawodowych masz bardzo dużo, tu również możesz zastosować bardziej zróżnicowany podział, odnosząc się na przykład do obszarów znanych z koła życia (m.in: zdrowie, finanse, rodzina, duchowość, społeczeństwo, etc.).

W czym może Ci się to przydać?

Kiedy już pogrupujesz swoje przedsięwzięcia, możesz skorzystać z następujących korzyści, które daje utrzymywanie takiego porządku:

Domyślne ustalenie z czego zrezygnować w pierwszej kolejności – poszczególne kategorie mają różną domyślnie ważność. Ja stosuję np. następujący podział: najpierw tematy „Dostarczane”, potem „Sprzedaż”, a dopiero dalej wszystko inne. Dzięki temu wiem, że nie podkopię swojej działalności bo domyślnie zawsze najważniejsza będzie realizacja zleceń dla Klientów, którzy zdecydowali się powierzyć mi swoje pieniądze.

Jeżeli zastanawiasz się, z jakich powodów nie pojawił się ubiegłotygodniowy wpis, to jest to doskonały przykład zastosowania tej techniki. Pisanie bloga jest u mnie w kategorii „Widoczność”. Moja strategia na najbliższe 2-3 lata nie obejmuje przejścia do modelu zarobkowania pasywnego, gdzie przychody z mojej działalności będą generowane przez produkty sprzedawane na blogu. Obecnie 99% przychodów z „Ogarnij Chaos” pochodzi ze świata „offline”, z dostarczania usług dla moich Klientów. Dlatego też w przypadku zbytniego spiętrzenia, z bólem serca muszę odpuścić pisanie nowego wpisu. Dopełniając opisu sytuacji dodam tylko, że staram się traktować tworzenie nowego wpisu jako kategorię „Dostarczane”, jednak w przypadku spiętrzenia, taki wpis ląduje w kategorii „Widoczność”.

Oczywiście mówię o wskazaniu domyślnym. Mogą się zdarzyć takie sytuacje, że przedsięwzięcie z innej kategorii stanie się ważniejsze, np. spotkanie z kimś w ramach przedsięwzięcia typu „Relacje” będzie ważniejsze niż jakikolwiek dostarczany projekt. Ważne by kategorie te służyły jako system wspomagania decyzji, nie zastępowały jednak analizy faktów oraz myślenia.

Większa przejrzystość – drugą korzyścią jest większa przejrzystość listy przedsięwzięć. Łatwiej jest zarządzać pogrupowanymi przedsięwzięciami niż jedną długą listą. Niektórzy po takim pogrupowaniu tworzą mapę myśli lub mapę Goalscape obrazującą przedsięwzięcia, zamiast płaskiej listy w Excelu.

Określanie ważności – kolejnym przydatnym zastosowaniem jest posortowanie przedsięwzięć wg ważności w ramach konkretnej kategorii. Będzie to łatwiejsze niż sortowanie listy płaskiej. Dzięki takiemu podejściu w sytuacjach braku czasu, będziesz przeglądać tylko Top 3 przedsięwzięcia w każdej kategorii, co pozwoli Ci kontrolować najważniejsze przedsięwzięcia we względnej harmonii.

Pytanie: Proszę podaj w komentarzach kilka przykładów własnych przedsięwzięć z każdej grupy. Ciekawy jestem co znajduje się na Twojej liście przedsięwzięć i która kategoria jest u Ciebie największa?