8 lat projektu „Ogarnij Chaos®” – raport po ośmiu latach od rozpoczęcia działalności

W kwietniu 2019 roku świętowałem ósmą rocznicę prowadzenia mojej działalności pod marką „Ogarnij Chaos”. Korzystając z okresu wakacyjnego przygotowałem wpis, będący refleksją nad stanem obecnym projektu w ósmym roku działalności.

Jest to również okazja do próby odpowiedzi na pojawiające się czasem pytania o prowadzenie własnej działalności gospodarczej. Czasami dostaję pytanie jak długo zajmuję się projektem „Ogarnij Chaos” oraz z czym wiąże się praca pod własnym nazwiskiem, prowadząc małą, jednoosobową działalność doradczą? Jak to się ma do moich doświadczeń pracy w korporacji?

W tym wpisie, chciałbym się podzielić kilkoma przemyśleniami na ten temat oraz pokazać, gdzie jestem dziś i czego się nauczyłem rozwijając mój flagowy projekt „Ogarnij Chaos”. Mam nadzieję, że przypadnie do gustu szczególnie tym, którzy rozważają taki kierunek rozwoju własnej kariery oraz tym, którzy są ciekawi jak wygląda prowadzenie takiej działalności „od kuchni”.

Gdzie jestem dziś?

Myślę, że warto zacząć od krótkiego podsumowania na temat stanu obecnego rozwoju mojej działalności. Nie po to, aby się chwalić, ale aby zarysować rzeczywistość, w której znajduję się obecnie. Pozwoli Ci to lepiej zrozumieć drogę, którą przeszedłem, a jeżeli prowadzisz (lub planujesz prowadzić) działalność o podobnym profilu być może znajdziesz tu wskazówki dla usprawnienia swojej firmy.

1 kwietnia 2019 roku minęła ósma rocznica powstania marki „Ogarnij Chaos” oraz mojego przejścia „na swoje”. Wydaje się dużo, choć ja mam wrażenie, że minęło mniej czasu.

Moja działalność z założenia jest małą praktyką doradczą, co znaczy, że głównym konsultantem w firmie jestem ja, a sprzedaję głownie własną wiedzę, doświadczenie i umiejętności Klientom, którzy szukają ekspertyzy z zakresu produktywności osobistej.

Oznacza to również, że na obecnym etapie nie buduję dużej firmy doradczej zatrudniającej sztab konsultantów i trenerów. Nie mam również za sobą ogromnej organizacji, która byłaby w stanie roztoczyć nade mną swój parasol ochronny. Ten fakt powoduje zarówno wiele szans (elastyczność, indywidualne podejście do Klienta, wysokie marże), ale również przynosi ryzyko (większa podatność na błędy i wypadki, ograniczona skala działania, brak dostępu do zaplecza administracyjnego, ograniczone skalowanie przychodów, itp.). Jest to jednak świadoma decyzja i efekt przyjętej strategii działania.

Na tym etapie prowadzenia firmy mogę śmiało powiedzieć, że udało mi się osiągnąć względną stabilizację i przewidywalność. Wiem już jakie problemy Klientów umiem rozwiązywać, umiem to robić w sposób powtarzalny i dający wysokie prawdopodobieństwo sukcesu. Wiem również co charakteryzuje perspektywicznego Klienta oraz projekt dający szansę powodzenia.

Posiadam powtarzalne i sprawdzone „w boju” know-how wyciągania z przepracowania. Coraz lepiej rozumiem jakich projektów nie chcę i/lub nie umiem zrealizować oraz z jakimi Klientami nie chcę współpracować.

Przewidywalność objawia się również w zapełnieniu kalendarza zleceń. W tym momencie mam wypełniony kalendarz na kilka miesięcy w przód. Przykładowo – wszystkie terminy szkoleń na 2019 rok zostały już sprzedane. Na początku września sprzedały się terminy z pierwszych miesięcy 2020. Taka sytuacja sprawia, że pracuje się dużo bardziej komfortowo niż w początkowych fazach działalności. Nie ma takiej presji, czy wręcz desperacji, w pozyskiwaniu nowych zleceń. Jest czas na rozwój i refleksję.

Poniżej chciałbym podzielić się z Tobą kilkoma konkretnymi elementami, które uważam za istotne z punktu sprawnego funkcjonowania mojej działalności.

Jasno wyklarowane czym jest projekt „Ogarnij Chaos®”

Myślę, że dość dobrze rozumiem czym jest i czym nie jest projekt „Ogarnij Chaos”. Gdybym miał jednym zdaniem napisać czym się zajmuję w tym projekcie brzmiałoby to następująco:

„W projekcie „Ogarnij Chaos®” pomagam pracownikom umysłowym (przedsiębiorcom, menedżerom i specjalistom) wyjść z przepracowania, aby mogli się cieszyć życiem którego pragną”

Moje wszystkie działania i aktywności w projekcie „Ogarnij Chaos” skupiają się właśnie wokół tego sformułowania.

Z perspektywy czasu widzę, że właśnie to wyklarowanie, czy wręcz odkrycie esencji projektu zajęło mi najwięcej czasu. Zaczynając własną działalność byłem raczej skupiony na dość szerokim „uczeniu produktywności”. Zależało mi, aby przekazywać pracownikom i firmom wiedzę z zakresu produktywności.

Z czasem zacząłem dostrzegać, że w tej produktywności, która jest bardzo złożoną dziedziną, są pewne obszary które „bardziej mi leżą” i takie które mi zupełnie nie pasują. Myślę, że każdego roku zawężałem ten obszar, by w końcu podjąć świadomą decyzję, że projekt „Ogarnij Chaos” to wsparcie dla osób przepracowanych i przeciążonych pracą zawodową.

W roku 2019 podjąłem również radykalną decyzję i nie podejmuję się zleceń, które są „z pogranicza”, czyli takich które dotyczą produktywności osobistej, ale nie pomagają wyjść z przepracowania (dotychczas poza główną działalnością, zdarzało mi się podejmować zleceń uzupełniających).

Oznacza to, że częściej mierzę się z odmawianiem lub rezygnacją z projektów, które nie pasują do wymienionej wyżej definicji.

Jednocześnie dzięki trzymaniu się tego kierunku, następuje koncentracja działań – każdy kolejny projekt, każde kolejne działanie sprzedażowe i marketingowe usprawnia jakość i obniża koszty funkcjonowania.

Zdefiniowana grupa docelowa Klientów

Posiadam również dobrze wyklarowaną grupę docelową do której docieram i której jestem w stanie pomóc. Na potrzeby prowadzenia działalności wyróżniam trzy grupy:

przedsiębiorca / właściciel firmy – osoba, która prowadzi własną firmę i wciąż jest zaangażowana w jej bieżące funkcjonowanie. Na obecnym etapie rozwoju firmy najczęściej obsługuję przedsiębiorców ze stażem, który rozwinęli firmy do kilkumilionowych obrotów rocznych lub zatrudniają więcej niż 30 osób.

menedżer – osoba, która zarządza zespołem i/lub departamentem. Na obecnym etapie rozwoju firmy najczęściej obsługuję menedżerów w tzw. górnych warstwach zarządzania (członkowie zarządów, dyrektorzy pionów, działów lub departamentów).

wysokopłatni specjaliści – osoby, które nie mają swojego zespołu, ale zajmują się specjalistyczną działalnością i zazwyczaj są cenni dla organizacji (np.: programiści, prawnicy, architekci, konsultanci, itp.).

Grupy docelowe zdefiniowałem już w początkowej fazie działalności i z perspektywy czasu uważam, że to była bardzo dobra decyzja. Świadomie zdefiniowane grupy docelowe sprawiają, że mogę skoncentrować działalność na obsłudze starannie wybranych stanowisk i newralgicznych miejsc w organizacji. Każdy zrealizowany projekt przyczynia się do jeszcze lepszego rozumienia takich osób – ich sposobu myślenia i funkcjonowania.

Jednocześnie takie zawężenie pozwala bardziej optymalnie prowadzić moją działalność: filtrować potencjalne szanse sprzedaży, kategoryzować pojawiające się problemy do rozwiązania, przygotowywać szablony rozwiązań dla danej grupy Klientów. Mogę budować na tym co zrealizowałem poprzednio. Dzięki temu jestem w stanie obniżyć koszty działalności i skupić się na poprawianiu jakości tego co oferuję. To bardzo ważne przy skali działalności, którą prowadzę.

Mam też przekonanie, że wzbudza to również zaufanie potencjalnych Klientów, którzy chcą dziś kupować wysoko wyspecjalizowane usługi. Nie raz już słyszałem, że Klienci decydowali się na wybór mojej oferty ze względu na to, że specjalizuje się tylko w wyciąganiu z przepracowania tych konkretnych grup zawodowych.

Stabilne i przewidywalne przychody

Projekt „Ogarnij Chaos” od początku swojego istnienia jest projektem komercyjnym, co znaczy że tak samo ważne jak rozwiązywanie problemów Klientów jest dla mnie generowanie przychodów mojej firmy. Osoby, które myślą o przejściu „na swoje” najczęściej pytają mnie właśnie o ten aspekt: „czy da się z takiej działalności wyżyć?”, szczególnie gdy wcześniej pracowało się na dobrze płatnym stanowisku w korporacji.

Na tym etapie działalności, po ośmiu latach funkcjonowania na rynku mogę odpowiedzieć, że tak.

Od około trzech lat moja firma zapewnia mi zarobki przewyższające moje wynagrodzenie, które uzyskiwałem w korporacji (uwzględniając ich „waloryzację” – czyli symulując wzrosty, które uzyskałbym pozostając na rynku jako pracownik etatowy). Generowane przychody pozwalają mi i mojej rodzinie żyć na komfortowym poziomie.

Od dwóch lat mogę również powiedzieć, że przychody są stabilne i przewidywalne, co dla mnie oznacza, że w perspektywie 3 – 6 miesięcy do przodu moja działalność przynosi założone zyski. W 2019 roku jest to nawet dłuższy okres.

Ta przewidywalność przychodów jest dla mnie bardzo ważna, gdyż znacząco zwiększa bezpieczeństwo i komfort funkcjonowania. Z rozmów z innymi osobami wykonującymi podobną działalność wiem, że stabilna przewidywalność przychodów bywa ich największym utrapieniem.

Pragnę jednak podkreślić, że taki komfort nie zawsze mi towarzyszył. W ciągu tych ośmiu lat miałem już okresy silnych tąpnięć finansowych, w trzecim roku funkcjonowania poważnie rozważałem zakończenie działalności, a w początkach działalności zużyłem niemalże w całości (niemałą) poduszkę finansową.

Mam też świadomość, że nie ma gwarancji, że taki stan rzeczy się utrzyma – w tej działalności wiele zależy od czynników zewnętrznych: zapotrzebowania, mody, a także sytuacji ekonomicznej w kraju i za granicą.

Wiarygodność

Wydaje mi się, że bardzo ważnym czynnikiem wpływającym na pomyślność rozwoju projektu „Ogarnij Chaos” jest wiarygodność, którą udało mi się zbudować.

Trudno mi tu pisać dokładnie co zrobiłem w tym zakresie, bo zwyczajnie nie wiem – myślę, że jest to efekt nieświadomej kompetencji, którą lepiej mógłby nazwać zewnętrzny obserwator.

Faktem jednak pozostaje, że coraz częściej proces zawierania umowy o współpracę częściej bazuje na sile danego słowa, rekomendacji innych osób i rozpoznawalności marki niż na moich specjalnych działaniach. Bardzo jestem za to wdzięczny Klientom, którzy obdarzają mnie tak dużym zaufaniem.

Wygrzany proces wychodzenia z przepracowania

Rozwijając projekt „Ogarnij Chaos” udało mi się stworzyć konkretny, powtarzalny proces wychodzenia z przepracowania. I jest to esencja tego projektu. Poprzez porządkowanie chaosu spraw i zdarzeń, proces doprowadza do wyjścia z nadmiernego przeciążenia pracą i spokojnego produkowania rezultatów na których nam zależy z zachowaniem równowagi życiowej.

Co więcej przez osiem lat udało się ten proces „wygrzać” poprzez zastosowanie w wielu różnych organizacjach (zarówno korporacjach jak i firmach z sektora małych/ średnich przedsiębiorstw) na różnych stanowiskach. Dzięki temu projekty, których się podejmuję mają duże prawdopodobieństwo sukcesu: jestem w stanie określić Klientowi dokładny horyzont czasowy, konkretne kamienie milowe, a nawet zagwarantować konkretne rezultaty projektu doradczego.

Katalog usług „Ogarnij Chaos”

W trakcie tych ośmiu lat działalności wyklarowały się usługi, które dostarczam. Obecnie w katalogu usług „Ogarnij Chaos” znajdują się:

Konsultacje

Konsultacje indywidualne – dedykowane, osobiste wsparcie dla osoby (z opisanej wyżej grupy docelowej), która pragnie ogarnąć chaos i wyjść z przepracowania.

Konsultacje dla zespołu – dedykowane, osobiste wsparcie dla zespołu, który stara się uporać z przeciążeniem pracą. Zamiast pojedynczej osoby, z problemem przepracowania i przeciążenia rozprawia się cały zespół.

Usługi konsultacyjne są świadczone przeze mnie osobiście i obejmują moją indywidualną pomoc i asystę w przejściu całego procesu. Klient otrzymuje praktycznie nielimitowany dostęp do mnie w trakcie trwania całego procesu i wspólnie staramy się uporać z problemem.

Świadczenie usługi osobiście ma swoje ograniczenia – przede wszystkim limit mojego czasu. Aby zagwarantować wysoką jakość i dostępność dla Klientów równolegle jestem w stanie prowadzić przez proces maksymalnie 5 Klientów (indywidualnych lub zespołów).

Na obecnym etapie rozważam zmniejszenie tej liczby, aby wygospodarować czas na robienie innych projektów, np. podcastu. Z drugiej strony staram się pomóc jak największej liczbie osób i zespołów które się do mnie zwracają – dlatego też narazie utrzymuję wyższy limit kosztem innych projektów rozwojowych (co widać np. po regularności publikowania podcastów).

Szkolenia

Flagowe szkolenie „Ogarnij Chaos. Nowoczesne Metody Produktywności” w formule zamkniętej – moje flagowe szkolenie z zakresu produktywności osobistej prowadzone dla pracowników jednej firmy.

Flagowe szkolenie „Ogarnij Chaos. Nowoczesne Metody Produktywności” w formule otwartej (biletowanej) – moje flagowe szkolenie z zakresu produktywności osobistej prowadzone dla osób, które kupią bilet na szkolenie.

Często powtarzam, że przede wszystkim zajmuję się doradztwem dla konkretnych osób lub zespołów. Jednak, oprócz konsultacji prowadzę szkolenia, gdzie przekazuję wiedzę na temat procesu wychodzenia z przepracowania, na których Uczestnicy dowiadują się jak stosując nowoczesne metody produktywności osobistej można uporać się z problemem przeciążenia pracą.

W 2018 roku podjąłem decyzję o ograniczeniu liczby szkoleń, które prowadzę do 12, czyli jednego miesięcznie. Oznacza to, że w ciągu roku prowadzę 10 szkoleń w formule zamkniętej i 2 w formule otwartej (bilety na szkolenie otwarte rozchodzą się w błyskawicznym tempie w przedsprzedaży kierowanej do prenumeratorów bloga.

Z perspektywy czasu widzę, że była to bardzo dobra decyzja: większość czasu mogę spędzić na rozwiązywaniu problemów w trakcie konsultacji, jednocześnie podczas szkoleń mogę przekazać wiedzę „w pigułce” i podzielić się doświadczeniami z realnej współpracy z Klientami (o ile mam ich zgodę na takie podzielenie się).

Jednocześnie taka liczba szkoleń jest dla mnie optymalna i pozwala mi każde z tych szkoleń prowadzić na wysokim poziomie energetycznym, z dużym entuzjazmem. W poprzednich latach prowadziłem więcej szkoleń i kończyło się to zbyt dużym znużeniem, a nawet spadkiem odporności mojego organizmu pod koniec roku.

Wykłady dla firm

Kilka razy w roku firmy zapraszają mnie do poprowadzenia wykładu lub seminarium na temat produktywności osobistej i wychodzenia z przepracowania. Zwykle motywem do zorganizowania takiego wykładu jest chęć przekazania wiedzy swoim pracownikom w jaki sposób zadbać o łączenie pracy z życiem poza zawodowym lub uhonorowanie własnych partnerów biznesowych tego typu wystąpieniem (wtedy mój wykład jest dostępny dla zaproszonych Klientów, dostawców lub wybranej grupy pracowników jako forma nagrody).

Wykłady stanowią stosunkowo niewielką część mojej działalności – zwykle prowadzę ich kilka w ciągu roku. Ponieważ skupiam się na konsultacjach i szkoleniach, wykłady są taką działalnością, której aktywnie nie sprzedaję. Jeżeli zgłasza się ktoś zainteresowany, staram się nie odmawiać i w miarę możliwości taki wykład poprowadzić.

Inne usługi

Zasadniczo poza powyżej opisanymi usługami, innych usług w obecnej fazie rozwoju firmy nie świadczę. W poprzednich latach eksperymentowałem i próbowałem dostarczać różne usługi „z pogranicza”. Dziś zapotrzebowanie na te powyższe przewyższa moje możliwości dostarczania, zatem świadomie ograniczyłem tę część działalności.

Z perspektywy czasu widzę, że po okresie eksperymentowania z różnymi usługami, moja działalność przeszła w stan skoncentrowania usług w obszar na przecięciu tego co umiem robić dobrze i tego czego Klienci najbardziej potrzebują.

Myślę, że warte również jest podkreślenie, iż każda z moich usług realizowana jest w formule B2B, czyli jest inwestycją przeznaczoną tylko dla firm. W pierwszym roku działalności świadomie zrezygnowałem ze świadczenia usług dla osób prywatnych i trzymam się tej decyzji konsekwentnie.

Wirtualna asystentka

Od ponad 4 lat, w mojej działalności wspiera mnie asystentka, której celem jest odciążenie mnie w każdym obszarze, który nie wymaga mojego osobistego działania.

Między innymi są to zadania z obszarów takich jak koordynacja dostarczanych usług, wsparcie w sprzedaży, wsparcie administracyjne, obsługa działań w social media. Dzięki temu mogę skoncentrować się na tym co jest unikalne w mojej działalności: pracy z Klientami, rozwojowi projektu „Ogarnij Chaos” oraz zdobywaniu nowych kontraktów.

Co ważne, z asystentką pracujemy w tzw. modelu asystentki wirtualnej, czyli zdalnej. Każde z nas pracuje w innej części Polski.

Dziś nie wyobrażam sobie innej formy współpracy. Pomoc i wsparcie Kasi jest dla mnie niezastąpione, a wiele sukcesów osiągniętych we współpracy z Klientami nie byłoby możliwe bez jej udziału.

Granice pracy

Ostatni element, który chciałem poruszyć w opisywaniu stanu obecnego mojej działalności, który uważam za niezwykle istotny i z którego jestem niezwykle zadowolony (a wręcz dumny, że udaje się go utrzymać) to trzymanie się jasno wyznaczonych granic pracy zawodowej.

Jednym z parametrów sukcesu mojej działalności jest ilość miejsca które praca zawodowa zajmuje w moim życiu. Bardzo mocno pilnuję, aby nie pracować więcej niż 40 godzin tygodniowo.

Gdy zaczynałem działalność, zastanawiałem się czy jest to możliwe, aby z jednej strony mieć dobrze prosperującą działalność przy jednoczesnym zaopiekowanym życiu pozazawodowym.

Obserwując przedstawicieli podobnych do mojego zawodów (głównie tzw. freelancerów) ten element właśnie wydawał mi się trudny do zrealizowania: obserwuję wiele osób, które prowadząc własną działalność non stop są w pracy, uzasadniając to tym, że firma i Klienci wymagają od nich tak dużych nakładów czasowych.

Z perspektywy czasu stwierdzam, że w większości tygodni w roku udaje mi się pracować bez przeciążenia, przeznaczając na obszar zawodowy nie więcej niż 40 godzin tygodniowo.

Co dla mnie ważne (przy obecnych zobowiązaniach pozazawodowych), jest to głównie praca od poniedziałku do piątku w godzinach tzw. biznesowych: zwykle kończę aktywności zawodowe między 17.00 a 17.30. Udaje mi się również unikać wszelkiej maści spotkań wieczornych: spotkań networkingowych, kolacji i śniadań biznesowych, etc. Znacząco ograniczam również swój udział w mediach społecznościowych – trzymając się tak wyznaczonych limitów nie starcza mi na to czasu, a nie chcę „dopłacać” czasem z innych obszarów.

Zwracam również dużo uwagi na kwestię świadomej regeneracji. Obecnie w ciągu roku udaje mi się wkomponować około 40 dni urlopu, w tym jeden co najmniej 3 tygodniowy. Nie udaje mi się jeszcze wkomponować w rytm mojej działalności urlopu 4 lub 5 tygodniowego.

Również po wzmożonym wysiłku związanym z dostarczaniem usług (np. po przeprowadzonym dwudniowym szkoleniu), świadomie się wyłączam następnego dnia z działalności biznesowej pozwalając się zregenerować moim akumulatorom energetycznym i emocjonalnym.

Muszę jednak przyznać, że trzymanie się takich ograniczeń wymaga ode mnie dużej czujności. Bardzo łatwo jest ulec i „popłynąć”, zbyt łatwo zgadzając się na dodatkowe spotkanie o 18.00 lub podejmując się nadmiarowego projektu. Bywają również tygodnie, gdy nie udaje mi się dotrzymać tego zobowiązania wobec siebie. Staram się, aby nie było ich w roku zbyt wiele.

Co okazuje się przydatne?

Prowadzenie własnej działalności to nieustanne eksperymentowanie i nauka. Praktycznie w każdym tygodniu uczysz się czegoś nowego, pojawia się niestandardowa sytuacja lub problem do rozwiązania.

Poniżej zebrałem najważniejsze obszary i lekcje, które wydają mi się istotne z punktu widzenia ósmego roku działalności.

Esencjalizm – po wstępnym etapie eksperymentowania, który trwał około trzech lat, każdy kolejny rok działalności to było świadome doprecyzowanie co jest esencją projektu „Ogarnij Chaos”. Godziny spędzone na rozmowach z życzliwymi mi osobami na temat tego w czym się specjalizuję. Godziny analiz i doprecyzowania co jest trzonem, a co zbędnym dodatkiem. To również eksperymentowanie ze zmianą formy i formuły usług, często rezygnowanie z pomysłów ciekawych, ale nie dość istotnych z punktu widzenia rozwoju projektu. Z perspektywy czasu widzę jak ważne jest odcinanie tego co zbędne, aby móc skupić się nad tym co najważniejsze (a w konsekwencji dające największe przełożenie na funkcjonowanie biznesu). Nie zawsze mi się to udaje, nie zawsze umiem to szybko zidentyfikować, ale cieszę się że esencjalizm wszedł mi w nawyk i regularnie zastanawiam się co jeszcze można uprościć lub wyeliminować.

Cierpliwość – cecha, która wciąż nie jest rozwinięta w stopniu zadowalającym, ale która jest niezbędna w długotrwałym prowadzeniu działalności. Doświadczenie pokazuje mi, że na pewne efekty trzeba po prostu cierpliwie poczekać. Z perspektywy czasu coraz lepiej rozumiem, że nie ma co na siłę skracać tego czasu i chyba trochę łatwiej przychodzi mi zgodzić się na to, że pewne efekty przyjdą z czasem, na przykład za rok.

Procesy – od początku działalności staram się układać procesy: wymyślać jak coś ma działać jako proces, opisywać, a następnie szukać optymalizacji. Niektóre procesy również mierzę, aby mieć wiedzę opartą o dane. Takie podejście spowodowało, że udało mi się zoptymalizować koszty sprzedaży i dostarczania usług do minimum: zarówno w aspekcie finansowym, jak i czasowym. Z punktu widzenia jakości dostarczanych usług oznacza to również powtarzalność – każdy Klient otrzymuje porównywalne doświadczenie usługi. Wewnętrznie, dzięki zdefiniowanym procesom, kluczowe obszary działalności są realizowane z użyciem list kontrolnych i szablonów. Na początku działalności miałem wątpliwości czy przy tak małej działalności jest sens tworzyć tego typu strukturę, jednak obecnie widzę duży zwrot z tej inwestycji.

Powtarzalność – własna działalność to również ogromna wolność. Praktycznie możesz zrealizować każdy pomysł, który przyjdzie Ci do głowy. Trudno natomiast wprowadzić powtarzalność, szczególnie gdy masz głowę pełną pomysłów. Dużo atrakcyjniej jest robić za każdym razem coś innego. Z czasem nauczyłem się, że powtarzalność bardziej się opłaca – podobnie jak procesy, pozwala zoptymalizować koszty i jakość usług. Nauczyłem się czerpać radość z różnorodności Klientów i ich sytuacji, a skupić się na powtarzalności usług które dostarczam. W ten sposób projekty są realizowane w ten sam sposób, ale nowością jest sytuacja każdego Klienta z którym pracuję. W początkowych latach działalności starałem się różnorodnie podchodzić do usług, starając się za każdym razem wymyślić coś nowego. Niestety tego typu podejście powodowało ogromny wzrost kosztów i wydłużało czas świadczenia usługi.

Systemy wspierające – gdzie to możliwe staram się wprowadzać system wspierający, jednocześnie dążąc do tego aby w pełni wykorzystywać możliwości systemów które już posiadam. W projekcie „Ogarnij Chaos” stosujemy szereg systemów, które pozwalają sprawnie prowadzić biznes, m.in: System Zarządzania Zadaniami Wrike, System CRM Pipedrive, System rejestracji i rozliczania czasu pracy Harvest, platformę Office 365, system do email marketingu Active Campaign, platformę zarządzania procesami Monday, system zarządzania priorytetami Goalscape Unlimited. Każdy z tych systemów pozwala lepiej wykorzystywać czas i zachować powtarzalną jakość realizowanych projektów dla Klientów.

Zarządzanie stresem – emocje mają ogromy wpływ na to w jaki sposób działasz w biznesie. To truizm, jednak wart powtarzania i uświadamiania na każdym kroku. Niezarządzone emocje to wysoki stres, a w konsekwencji długoterminowo ogromne zagrożenie dla całego przedsięwzięcia. Nie spodziewałem się, że w mojej działalności ten element będzie tak niezwykle istotny. Wysoki poziom stresu przy prowadzeniu własnej działalności w ciągu tych ośmiu lat spowodował dość dużo zamieszania, zarówno w obszarze biznesu jak i całego życia. Niestety przesadny stres bardzo ciężko zauważyć w początkach działalności, a tym bardziej zacząć się nim proaktywnie zajmować. W moim przypadku dopiero pojawienie się objawów psychosomatycznych, które zaczęły wpływać na moją wydajność świadczenia usług spowodowało, że zacząłem szukać przyczyny. Przez długi czas nie miałem wręcz świadomości, że podlegam wysokiemu stresowi. Z perspektywy czasu to właśnie zarządzanie stresem oraz wzmacnianie odporności na stres zacząłbym rozwijać dużo wcześniej jeśli miałbym coś zmienić w ciągu tych ośmiu lat.

Wytyczanie granic – prowadzenie własnej firmy to ciągła praca. Możesz non stop robić coś co będzie budować firmę lub generować dodatkowe przychody. Dlatego tak ważne jest, aby od początku wyznaczyć granice i odpowiedzieć sobie na pytanie „Ile miejsca w moim życiu ma zajmować moja firma?„. W moim przypadku przyjąłem zasadę, że pracuję „jak na etacie” – czyli maksymalnie 40 godzin tygodniowo. Niestety z biegiem czasu jest trudno zachować te granice i trzeba wciąż zachowywać czujność.

Wraz ze wzrostem popularności usług i rozwojem firmy, pojawia się coraz więcej tematów, z których trzeba rezygnować i którym trzeba mówić „NIE”. W ósmym roku działalności widzę jak ważne jest konkretne opisanie aspiracji oraz wyznaczanie celów, które stanowią swoisty filtr tego czym należy się zajmować, a czym nie. Im bardziej rozmyte aspiracje i cele, tym większa sposobność do otwierania zbyt wielkiej liczby zadań i przedsięwzięć.

Poza wyznaczaniem granic czasu, który spędzam na pracy, w projekcie „Ogarnij Chaos” posiadam również inne ograniczniki, m.in: liczba szkoleń w roku, liczba równolegle prowadzonych konsultacji, zdefiniowany profil Klienta z którym pracuję, a także taki z którym nie pracuję.

Sprzedaż – przy prowadzeniu działalności gospodarczej nie może być sentymentów, jeśli chodzi o stabilność finansową firmy. Aby móc funkcjonować firma musi na siebie zarabiać. A działający i wydajny proces sprzedaży, to mechanizm zapewniający właśnie stabilne finansowanie i funkcjonowanie firmy. Z biegiem lat nauczyłem się, że to jedna z podstawowych umiejętności w prowadzeniu własnej działalności doradczej. Musiałem też odrobić sporo lekcji, gdyż zaczynając w tym obszarze byłem całkowicie „zielony”.

Na szczęście dość szybko zrozumiałem, że bardziej opłaca mi się przyjąć model sprzedaży skoncentrowany na poszukiwaniu potencjalnych Klientów, którzy są obecnie gotowi do zakupu usługi, zamiast na przekonywaniu tych, którzy mają potencjał do zakupu w przyszłości. Chyba właśnie w tym obszarze otrzymałem najwięcej kosztownych lekcji, gdy ze zdziwieniem przekonywałem się, że pomimo bardzo obiecujących spotkań, świetnej atmosfery podczas tych spotkań, a nawet wysyłania ofert niewiele z tych działań przekładało się na podpisane kontrakty.

Ze zdumieniem odkrywałem, że wielokrotne spotykanie się z tą samą osobą, która jest zainteresowana, „już prawie ma wszystko dopięte, aby złożyć zamówienie”, albo wręcz prosi o ofertę („proszę przysłać ofertę, chętnie ją rozważymy”) przy tak małej działalności się nie opłaca.

Dużo lepiej sprawdza mi się proces, skrócony do minimum. Dziś wygląda to tak, że w potencjalnego Klienta jestem w stanie zainwestować dwa spotkania. Jeśli po tych spotkaniach nie ma konkretów, bardziej opłaca się poszukać nowego potencjalnego Klienta, niż przekonywać nieprzekonanego.

Na szczęście po drodze spotkałem wyjątkowych nauczycieli w obszarze sprzedaży, którzy pomagali mi zrozumieć meandry sztuki handlowania. Najwięcej zawdzięczam Arturowi Kuciowi, Robertowi Lipińskiemu oraz Wojtkowi Herze. Nieoceniony jest również system zarządzania sprzedażą. W moim przypadku od lat używam Pipedrive.

Partnerstwa – poza sprawnie działającą sprzedażą, bardzo ważne wydaje mi się budowanie partnerskich relacji budowanych na otwartości i zaufaniu. Zauważyłem, że im bardziej próbuję grać „pana ważnego konsultanta” tym gorsze wyniki. A im więcej partnerstwa w relacjach z Klientami i potencjalnymi Klientami, tym sprawy idą łatwiej do przodu. Nie ma niepotrzebnej „napinki” i „przywdziewania masek”. Partnerskie podejście oznacza, że otwarcie rozmawiamy o wszystkich (również trudnych) tematach dotyczących naszej współpracy. Z szacunkiem, ale konkretnie, bez owijania w bawełnę.

Pokora – Wraz ze wzrostem doświadczenia coraz trudniej utrzymać ego na wodzy. W porównaniu z poprzednimi latami widzę, że w tym obszarze potrzebuję zachowywać większą czujność, aby nie uwierzyć zbyt mocno w swoją nieomylność i „zajebistość”. O ile na początku skromność i pokora przychodzą naturalnie, bo wiesz ile jeszcze nie wiesz, to w pewnym momencie masz już tyle doświadczenia, że duża część przypadków z którymi się stykasz bywa (przynajmniej w początkowej fazie współpracy) podobna.

Wtedy (przynajmniej mi) trudniej zachować naturalną ciekawość, wyrozumiałość i cierpliwość dla „oczywistych” kazusów Klientów. Trudniej też utrzymać balans pomiędzy pokazywaniem, że ma się doświadczenie, a chwaleniem się sukcesami.

Na szczęście wciąż zdarza mi się popełniać błędy (czasem szkolne), które przypominają mi jak wiele jeszcze jest do nauki i poprawy. Bo niby to banał, ale każdy projekt to zupełnie nowa historia, nie raz posiadająca wiele warstw i niespodziewanych zwrotów akcji.

Czego wciąż brakuje?

Nie chciałbym, aby powstało wrażenie, że teraz, po ośmiu latach to tylko miód i orzeszki, że jest tylko cudnie i radośnie.

Prawdą jest, że obecnie w pewnych obszarach jest prościej. Wynika to pewnie ze wzrostu doświadczenia oraz okrzepnięcia w roli niezależnego doradcy. Prościej jest dostarczać usługę, prościej jest sprzedawać, trochę prościej jest przyjmować porażki, bo wiesz że będą kolejne szanse.

Ale warto też widzieć drugą stronę medalu. Wciąż wiele brakuje: kompetencji, środków na rozwój, czasem wiedzy. Trudniej też utrzymać motywację i determinację do rozwoju firmy. Kiedy nie musisz walczyć o przetrwanie, a firma generuje przyzwoite obroty, spada motywacja do wzrostu, a pojawia się chęć spoczęcia na laurach.

Na tym etapie działalności dostrzegam następujące wyzwania:

Wykrajanie zasobów na rozwój w nowych obszarach – przy obłożonym kalendarzu na kilka miesięcy w przód, bardzo ciężko wykroić czas na budowanie nowych usług lub produktów.

Dobrym przykładem jest podcast – zależało mi, aby uruchomić i sprawdzić jak to jest być podcasterem. Wnioski z tego eksperymentu są bardzo pozytywne: podcast się podoba, pozytywnie wpływa na markę „Ogarnij Chaos”, pomaga słuchaczom, a mi frajdę sprawia jego nagrywanie. Jednak przygotowywanie podcastu jest zasobochłonne. Wymaga czasu oraz zasobów mentalnych.

A Klienci czekają w kolejce. I stajesz przed wyborem: czy podpisać kontrakt i pomóc konkretnemu Klientowi tu i teraz: indywidualnemu człowiekowi lub zespołowi, czy też nagrywać podcast, który potencjalnie pomoże szerszemu gronu odbiorców, ale dużo mniej konkretnie? Oczywiście można zdecydować się robić podcast „po godzinach”, ale tego nie chcę robić, aby nie zaniedbać innych ważnych obszarów w moim życiu.

Podobnie jest z tworzeniem nowych produktów, które chciałbym stworzyć i czekają w kolejce. Powoli dojrzewam do decyzji, aby ograniczyć liczbę projektów i skupić się na szerszym docieraniu za pomocą produktów online, ale obserwuję to jako proces, który wymaga czasu i cierpliwości.

Balansowanie obciążenia – podobnie jest z identyfikowaniem ile projektów jestem w stanie „udźwignąć” jednocześnie. Tu pomagają odgórnie ustalone limity, opisane powyżej oraz świadomość ważności pozostałych obszarów życia. Jednak mimo wszystko jest to walka ze sobą, aby nie uruchamiać kolejnego projektu, gdy ten pojawia się na horyzoncie, szczególnie w połączeniu z bardzo konkretnym wynagrodzeniem.

Zarządzanie kontraktami odległymi w czasie – wzrost popularności marki „Ogarnij Chaos” oraz popytu na usługi stworzył nową kategorię trudności – zarządzanie kontraktami, które wydarzą się w przyszłości. Jako że jest to dość świeża dla mnie sytuacja, wciąż się z nią oswajam. Podpisywanie kontraktów z datą startu za pół roku jest „dziwne” dla mnie, ale i nierzadko dla Klientów. Czasem spotyka się również z niezrozumieniem. Pocieszam się faktem, że osoby które mnie inspirują mają wypełniony kalendarz zleceń nawet na kilka lat w przód, więc wiem że jest to sytuacja zarządzalna.

Poskramianie rewolucji – wraz ze wzrostem stabilności biznesu, nastąpiło jego ustandaryzowanie i swego rodzaju „usztywnienie”. To powoduje, że częściej pojawia się chęć rewolucji: porzucenia tego co jest i sprawdzenia czegoś zupełnie nowego. Czasem ktoś naciska, aby tu i teraz zrobić jakąś ciekawą, ale zupełnie niepasującą do wyznaczonej strategii inicjatywę.

Takie odmawianie sobie i innym powoduje dość duży wydatek mentalny i emocjonalny, bo czasem naprawdę chciałoby się „rzucić to wszystko i pojechać w Bieszczady”, pomimo że projekt „Ogarnij Chaos” to jest coś co zawodowo sprawia mi mnóstwo radości i przynosi bardzo dużo satysfakcji, Ot, chyba ujawnia się natura przekornego buntownika 🙂

Rosnący ciężar odpowiedzialności – ciekawe jest również obserwowanie, jak z każdym rokiem działalności rośnie ciężar odpowiedzialności. Wraz z wzrostem doświadczenia, pojawiają się coraz cięższe kazusy do rozwiązywania. Coraz więcej jest też do stracenia. W takich przypadkach przydałoby się wsparcie większej organizacji, która za Tobą stoi. Przy tak małej działalności możesz liczyć jedynie na zasoby, o które zadbasz samodzielnie. W moim przypadku są to mentorzy, zaufani partnerzy biznesowi oraz moja grupa mastermind. Pomaga mi również świadoma praca nad odwiązywaniem się i ufność w Bożą Opatrzność.

Co przede mną?

Prowadzenie własnej działalności to również wytyczanie kierunku rozwoju. Teraz, gdy główne procesy i usługi są ustabilizowane, wytyczanie kierunku to głównie świadome definiowanie aspiracji na 2-3 lata w przód. Swoją drogą tu też pojawia się aspekt nowej trudności – wraz ze wzrostem doświadczenia, pojawia się mnogość możliwości i świadomość ograniczonych zasobów. Trudniej jest jednoznacznie obstawić, w którym kierunku rozwijać firmę.

Jeśli chodzi o cele, to staram się ich wyznaczać z każdym rokiem coraz mniej, za to bardziej świadomie definiować aspiracje, czyli perspektywę długoterminową.

Obecnie na poziomie aspiracji, mam kilka marzeń:

Podcast – wrócić do regularnego tworzenia podcastu, który będzie pomagał wychodzić z przepracowania.

Duży event „Ogarnij Chaos” – po bardzo dobrym przyjęciu szkolenia „Ogarnij Chaos. Nowoczesne Metody Produktywności” w formule biletowanej – zorganizowaliśmy już cztery edycje! – coraz częściej marzy mi się, aby zorganizować większe wydarzenie pod marką „Ogarnij Chaos”, w której mogłoby wziąć udział kilkadziesiąt (kilkaset?) osób jednocześnie.

Byłoby wspaniale zebrać w jednym miejscu i terminie uczestników, którzy chcą nauczyć się pracować bez przeciążenia oraz poznać podobnie myślące osoby, dla których ważna jest równowaga pomiędzy pracą, a innymi ważnymi obszarami ich życia.

Kurs online – chciałbym udostępnić proces wychodzenia z przepracowania w formie kursu online, aby mogło skorzystać z niego jak najwięcej osób. To naturalny kierunek rozwoju i coraz wyraźniej klaruje się w moich aspiracjach.

Książka – jeszcze nieśmiało, ale coraz częściej wraca chęć, aby zebrać doświadczenia pracy z Klientami w formie książki. Myślę, że coraz bardziej potrzeba konkretnego podręcznika, który podpowie jak wyjść z przepracowania.

To najważniejsze elementy moich aspiracji. Czy i kiedy zostaną zrealizowane, ciężko powiedzieć. Zobaczymy jak będzie rozwijał się rynek oraz popyt na usługi.

Podsumowując

Bardzo się cieszę, że wytrwałeś aż do tego miejsca. Mam świadomość, że ten wpis raczej nie będzie atrakcyjny dla zbyt wielu osób.

Piszę go jednak z myślą o tych, który kibicują mi oraz mojemu projektowi „Ogarnij Chaos”, a także tych, którzy chcieliby kiedyś podążyć podobną ścieżką zawodową.

Zależało mi, aby pokazać Wam trochę ten projekt „od kuchni”, destylując przemyślenia z kilku lat.

Na koniec chciałbym również wyrazić swoją wdzięczność.

Projekt „Ogarnij Chaos” nie rozwijałby się, gdyby nie prawdziwi bohaterowie tej historii: Ci, którzy odważyli się zaufać nieznanemu szerzej Marcinowi Kwiecińskiemu i zechcieli wdrażać proponowane przez niego rozwiązania. To właśnie dzięki Wam: Uczestnikom moich konsultacji, szkoleń i wykładów, osobom które zdecydowały się zakupić moje usługi składam ogromne podziękowania i wyrazy wdzięczności. Za zaufanie do mnie i wysiłek, który wkładacie we własny rozwój.

Projekt „Ogarnij Chaos” nie rozwijałby się również, gdyby nie wierni Czytelnicy bloga, Słuchacze podcastu oraz Prenumeratorzy, którzy na wiele sposobów dają mi znać, że to co robię ma dla nich sens.

I w końcu (last but not least) projekt „Ogarnij Chaos” nie rozwijałby się, gdyby nie wszystkie życzliwe osoby, które wspierają mnie na co dzień i pomagają mi się rozwijać, mając wyrozumiałość dla moich niedoskonałości: moja rodzina, przyjaciele, nauczyciele, mentorzy, członkowie grupy mastermind, członkowie wspólnoty Siloe oraz ci, których nie znam, a starają się wesprzeć (w dowolny sposób) moje działania.

Mam też głębokie przekonanie, że to wszystko nie byłoby możliwe, bez opieki i błogosławieństwa Boga, który prowadzi mnie przez życie.

To właśnie dzięki Wam wszystkim, mogłem świętować ósmą rocznicę powstania projektu „Ogarnij Chaos”! Bardzo Wam wszystkim dziękuję i obiecuję, że w miarę możliwości będę dalej go rozwijać, aby jak najwięcej osób mogło wyjść z przepracowania, by cieszyć się życiem którego pragną.

Pytanie: Co szczególnie przykuło Twoją uwagę w tym wpisie? Jakie wątki chcecie abym rozwinął lub doprecyzował?

Dodaj komentarz