Wieści z „Ogarnij Chaos®” – maj 2020

W dzisiejszym wpisie zapraszam do podsumowania jak sytuacja pandemii wpłynęła na moje życie i biznes. Mam nadzieję, że zebrane tu perspektywy pomogą Wam spojrzeć na własną sytuację z dystansem i być może dadzą jakąś inspirację, na co zwrócić uwagę we własnej produktywności.

Zazwyczaj taką aktualizację wysyłam do Prenumeratorów mojego bloga w formie newslettera „Wieści z Ogarnij Chaos®”, jednak pomyślałem, że może Ci z Was, którzy jeszcze się nie zapisali (do czego serdecznie zapraszam), też chcieliby wiedzieć co się u mnie dzieje ostatnimi czasy. Jeśli tak, zapraszam do dalszej lektury.

Artykuły na temat pracy w czasie epidemii Covid-19 

Kiedy zaczęła się pandemia uruchomiłem na blogu specjalną stronę, na której zebrałem przydatne moim zdaniem materiały, które mogą pomóc w wykonywaniu przymusowej pracy zdalnej.

Napisałem kilka własnych artykułów, ale też umieściłem materiały zaprzyjaźnionych ekspertów.

Stronę uruchomiłem jako eksperyment. Początkowo planowałem wrzucać tam więcej materiałów (i częściej) bo spodziewałem się, że całe to zamieszanie spowoduje, że będę mieć mniej pracy z Klientami.

Jak się okazało, jest zupełnie odwrotnie, zatem i na pisanie pozostało mi mniej czasu i możliwości.

9 lat minęło

W całym tym zamieszaniu niepostrzeżenie minęła również 9 rocznica powstania projektu “Ogarnij Chaos®”. Dopiero co pisałem o ósmych urodzinach, a tu kolejny rok za nami. Kolejne 12 miesięcy lekcji prowadzenia własnego biznesu i rozwiązywania coraz trudniejszych przypadków Klientów.

Chyba najważniejsze w tym dziewiątym roku było szlifowanie know-how “Ogarnij Chaos®”, czyli procesu wychodzenia z przepracowania. Na tym etapie to już nie przypadkowy zbiór technik produktywności, ale logicznie połączone ze sobą komponenty, które dają gwarancję efektu.

Również kontynuowanie decyzji, że skupiam się jedynie na wsparciu przepracowanych osób, rezygnując z wszystkich innych projektów, które dotyczą produktywności, ale nie pomagają wyjść z przepracowania przynosi bardzo dobre owoce. To dla mnie lekcja esencjalizmu, o której pisałem już w podsumowaniu ósmego roku działalności.

I czasem jest trudno zrezygnować, gdy pojawi się naprawdę bardzo ciekawa propozycja (zarówno finansowo jak i merytorycznie). Jednak trzymanie się tej decyzji pozwala mi wykorzystywać dużo lepiej mój potencjał, skromne zasoby oraz rozwijać projekt “Ogarnij Chaos®” w kierunku, który przynosi najwięcej korzyści potrzebującym go osobom.

Wpływ epidemii na mój biznes

Jeżeli zastanawiacie się jak wpłynęła sytuacja pandemii na mój biznes, to na tym etapie trudno jeszcze powiedzieć. Z tego co widzę, jest chyba lepiej niż się tego spodziewałem.

Po pierwszym szoku spowodowanym wieloma niewiadomymi, działalność wraca na właściwe tory, a nawet mam wrażenie przyspiesza.

Konsultacje indywidualne i zespołowe, które realizowałem wciąż są realizowane. Klienci nie wypowiedzieli istniejących kontraktów na doradztwo.

Szkolenia (których realizuję 12 w roku) przetransformowałem do pełnej formuły online i też, póki co są realizowane. W kwietniu odbyło się szkolenie otwarte, w maju zrealizowałem szkolenie “Ogarnij Chaos®. Nowoczesne Metody Produktywności” w formule zamkniętej dla klienta z sektora energetycznego. W czerwcu robimy szkolenie dla jednego z telecomów.

Z listy rezerwacji szkoleń wycofało się 2 Klientów – z terminu lipcowego i wrześniowego. Myślę jednak, że do tego czasu uda nam się znaleźć nowych Klientów na te terminy.

W sierpniu planujemy organizację kolejnej edycji szkolenia otwartego. Tu też mamy już listę zainteresowanych na pierwsze bilety.

Pojawiły się za to zapytania o wykłady dla firm w formie webinarów. Zainteresowaniem cieszą się webinary na temat efektywnej pracy w czasie pandemii oraz zarządzaniu pracą w zespole rozproszonym.

26 marca wystartował również 3 miesięczny program rozwojowy realizowany w formule otwartej, biletowanej. Tu miałem dużo obaw, gdyż do końca nie wiedziałem, czy zbierze się grupa. Ostatecznie sprzedały się wszystkie z 15 biletów i grupa zdecydowała się realizować program pomimo niesprzyjającej sytuacji zewnętrznej.

Jesteśmy już na finiszu i widzę, że efekty dla Uczestników są niesamowite. Z grupy przepracowanych, rozproszonych Uczestników powstał zespół skoncentrowanych na swoich celach profesjonalistów, mających świadomość co trzeba robić, a z czego można zrezygnować.

Sytuacja pandemii spowodowała, że dodatkowo wypracowaliśmy zasady efektywnej pracy w zespole rozproszonym, aby móc radzić sobie w obecnych warunkach.

Pozostaje pytanie jak będzie w przyszłości. Póki co pojawiają się nowe zapytania ofertowe, więc patrzę w przyszłość z umiarkowanym optymizmem.

Zmiany, które wprowadziłem

Z perspektywy maja 2020, widzę że liczba wprowadzonych zmian nie jest aż tak duża jak przewidywałem na początku marca, kiedy zaczynała się pandemia.

Bałem się, że trzeba będzie zupełnie od nowa budować biznes, szczególnie że duża część mojej działalności obejmuje bezpośrednie interakcje w biurach Klientów i na salach szkoleniowych.

Jak się okazało, zbudowane wcześniej procesy wymagały jedynie lekkiego dostosowania do nowej rzeczywistości.

Jakie więc zmiany wprowadziłem?

Zmiany w modelu biznesowym 

Jak na razie model biznesowy nie uległ zmianie. Wciąż osią działalności mojej firmy są 3 rodzaje usług: konsultacje indywidualne i zespołowe, szkolenie “Ogarnij Chaos®. Nowoczesne Metody Produktywności” oraz wykłady.

Po pierwszym szoku spowodowanym wieloma niewiadomymi, podjąłem decyzję, że model biznesowy się nie zmienia. Firma wciąż będzie realizować te usługi, głównie na rynku B2B, czyli dla firm, którym zależy na produktywnym działaniu swoich pracowników.

Zmiany w strategii 

Po przeglądzie celów rocznych dokonałem drobnej korekty w celach rocznych.

Zawiesiłem do trzeciego kwartału pewne inicjatywy rozwojowe.

Dokonałem również korekty w planie realizacji wyniku finansowego w 2020 roku. Planuję większy udział przychodów z wykładów w formie płatnych webinarów dla firm oraz z usług biletowanych.

Dostrzegam ryzyko związane z brakiem zamówień na usługi zamknięte, ale póki co oceniam, że jest stosunkowo niewielkie.

Zmiany w procesach biznesowych

Musieliśmy zmodyfikować procedury działania dotyczące świadczenia usług. Wszystkie usługi, które zawierały elementy pracy “on-site” zostały dostosowane do dostarczania w formie online.

Praktycznie przebudowaliśmy sposób dostarczania flagowego szkolenia “Ogarnij Chaos®. Nowoczesne Metody Produktywności”, tak aby jego dostarczenie było możliwe w 100% zdalnie z zachowaniem dotychczasowej jakości – zarówno merytorycznej jak i procesu dydaktycznego.

Najmniej zmian było w procesach związanych ze świadczeniem konsultacji – te od wielu lat dostarczam już w formule zdalnej. Również moja firma od samego początku działa w formule współpracy zdalnej, więc po stronie backoffice nie musieliśmy nic zmieniać.

Zmiany w sposobie świadczenia usług 

Największa zmiana w sposobie świadczenia usług to dostarczanie 2 dniowego szkolenia w formule online. Tu miałem najwięcej obaw i niewiadomych.

Czy Klienci będą chcieli brać udział w takim szkoleniu? Czy uda się zachować odpowiedni poziom skupienia przez całe dwa dni? Czy da się nawiązać porównywalną relację i “chemię” z Uczestnikami jak na sali szkoleniowej? Jak rozwiązać kwestię pakietów z materiałami szkoleniowymi (fizycznie wydrukowane podręczniki, materiały do ćwiczeń)?

To tylko niektóre z pytań, które stawiałem sobie przed przystąpieniem do wprowadzenia zmian. Szukając odpowiedzi uświadomiłem sobie, że trzeba zaprojektować zupełnie nowe szkolenie – że pomimo tego samego zakresu merytorycznego, trzeba całkowicie zmienić sposób dostarczania. Takie spojrzenie pozwoliło mi również dostrzec, że pojawiają się zupełnie nowe szanse i możliwości, których nie ma na sali szkoleniowej.

I tak do tego podszedłem.

Szkolenie „Ogarnij Chaos®. Nowoczesne Metody Produktywności” w formie online to zupełnie nowy produkt, zbudowany na fundamentach szkolenia stacjonarnego, ale dostarczany w zupełnie nowy sposób.

Największa zmiana to czas trwania – dwudniowe szkolenie stacjonarne trwa obecnie 2,5 dnia w formie online (i zastanawiam się jeszcze czy nie wydłużyć do pełnych 3 dni).

Musiałem zupełnie przebudować slajdy i pomoce objaśniające tłumaczenie treści, gdyż to co sprawdza się na sali szkoleniowej, niezbyt sprawdza się w formie online.

Wprowadziłem nowe narzędzia do pracy online: aplikację Microsoft Whiteboard, aplikację do rysowania Mural, mapy myśli MindMeister. Planuję jeszcze wprowadzić więcej ankiet i głosowań elektronicznych. Różnorodność narzędzi pozwala urozmaicić przekaz i lepiej zarządzać uwagą Uczestników.

Przebudowałem poszczególne moduły szkoleniowe, aby zadbać o regenerację Uczestników – jest więcej przerw, jest również więcej powtórzeń tego samego materiału, aby treści lepiej się utrwaliły.

Dodałem do szkolenia konsultacje indywidualne, gdyż to co na sali można załatwić “zerkając przez ramię” Uczestnikowi nie jest możliwe w pokoju telekonferencyjnym.

Dodałem możliwość nagrania szkolenia i udostępnienia tych nagrań Uczestnikom. Dzięki temu mają możliwość wrócenia “na salę szkoleniową” i odświeżenia omawianych treści.

Jak więc widzisz, zmian do wprowadzenia było sporo i wciąż jest to “work in progress”. Ale sytuacja pandemii spowodowała, że powstał zupełnie nowy produkt, który zostanie w projekcie „Ogarnij Chaos®” już na przyszłość. Zatem postrzegam to jako inwestycję w rozwój firmy.

Czy się opłacało? Po ubiegłotygodniowym szkoleniu dostałem takie opinie od Uczestników:

Myślę więc, że zdecydowanie tak 🙂

Przy pozostałych usługach tak wiele się nie zmieniło. Konsultacje już wcześniej realizowałem zdalnie, webinary również. Zmieniło się za to nastawienie Klientów. Ci którzy dotychczas preferowali spotkanie w biurze, przekonali się, że konsultacje w formie online działają równie dobrze.

Obserwuję też przekonywanie się do webinarów. Ci którzy dotychczas nie korzystali, przekonali się, że 90 minutowy webinar z sesją pytań i odpowiedzi może być bardzo efektywną metoda pozyskiwania szybko potrzebnej, skondensowanej wiedzy niezbędnej do rozwiązania problemu “tu i teraz”.

Zmiany techniczne

Sytuacja pandemii spowodowała, że konieczne było wprowadzenie wielu zmian technicznych w wyposażeniu biura, w którym pracuję. Na szczęście już od jakiegoś czasu mam w nim podłączony światłowód, ale potrzebowałem dodatkowego wyposażenia, które umożliwia komfortowe prowadzenie usług zdalnych:

zestaw do wideokonferencji Poly Studio, który zapewnia świetny dźwięk oraz 2 predefiniowane ujęcia z kamery w wysokiej jakości (dzięki czemu mam zautomatyzowane 2 plany – do prowadzenia szkolenia na stojąco i na siedząco);

oświetlenie studyjne – zwiększające jakość transmisji video;

green screen – czyli zielona płachta umożliwiająca podkładanie tła w transmisji video;

dodatkowy monitor – gdyż do prowadzenia szkolenia online najlepiej sprawdzają się 3 monitory;

nauka nowego oprogramowania, m.in: OBS, Simvoly, platformy do wideokonferencji, Mural, MS Whiteboard – aby sprawnie realizować transmisje online;

wprowadzenie kamery backupowej – na wypadek awarii kamery głównej.

W tym aspekcie jest jeszcze trochę do zrobienia (m.in: biurko do pracy na stojąco, wyciszenie pomieszczenia), ale już na tym etapie moje biuro zmieniło się w mini studio do realizacji szkoleń i wystąpień online.

Podobnie jak zmiany w sposobie świadczenia usług, traktuję te zmiany jako inwestycję w przyszłość, gdyż może się okazać. że większość usług będę realizować już tylko w formule online.

Co (jeszcze) nie działa? 

Oczywiście jak wszystkie inne zmiany, potrzebują się one jeszcze ugruntować, potrzeba również czasu na adaptację. Potrzeba czasu, aby zmienione usługi “się wygrzały” i stały “nową normalnością”. Co chwila pojawiają się jakieś drobne problemy, które trzeba szybko rozwiązywać, często za pomocą prowizorek.

Zauważyłem też, że paradoksalnie biznes w moim obszarze znacząco przyspieszył (a nie, jak mogłoby się wydawać zwolnił). Szanse sprzedaży nowych usług, które się pojawiają, zwykle pozostawiają mały margines na reakcję. O ile przed pandemią mogliśmy planować usługi z wielotygodniowym wyprzedzeniem, teraz często od sprzedaży do realizacji jest tydzień, czasem dwa. Trzeba więcej energii i zasobów wkładać w stabilizowanie sytuacji, co sprawia, że moje zasoby mentalne szybciej się zużywają.

Praca szkoleniowa i doradcza tylko w trybie online również zużywa więcej zasobów mentalnych, emocjonalnych i energetycznych. Widzę, że więcej potrzebuję się regenerować i więcej czasu spędzać na dbaniu o moje zasoby. Podobnie jest ze stresem, którym trzeba bardziej świadomie zarządzać. Czasem nie mam na to przestrzeni ze względu na inne obowiązki i wtedy moja efektywność osobista spada.

To jest zupełnie naturalne zjawisko, jednak jego akceptacja jest dla mnie mało przyjemna. Na szczęście mam ten komfort, że mogę obniżyć własne obciążenie pracą (oczywiście kosztem przychodów i rozwoju) i jeśli brakuje mi zasobów, po prostu pracować mniej godzin w tygodniu.

Widzę, że pracownicy etatowi tego komfortu nie mają, gdyż ich organizacje wciąż żyją (jeszcze!) w przekonaniu, że przymusowa praca zdalna to jest taka sama praca jak z biura, tylko wykonywana z domu. Wobec tego oczekiwania wydajnościowe pozostają na poziomie sprzed pandemii.

Wciąż jest wiele niejasności i znaków zapytania. Jak będą wyglądały decyzje zakupowe w 3 i 4 kwartale 2020? Czy wrócimy do spotkań na żywo, czy zostaniemy w takiej zdalnej formule na długo? Czy coraz bardziej zmęczeni pracą zdalną i edukacją domową pracownicy będą mieć siłę by jeszcze się uczyć zdalnie?

Nie mam na nie odpowiedzi, staram się analizować źródła rzetelnej wiedzy i na ich podstawie podejmować decyzję. Na pewno działam teraz bardziej reaktywniej, z krótszym horyzontem planowania, dostosowując się do zmieniającej się rzeczywistości. Staram się wprowadzać w życie regułę: „kontroluj to na co masz wpływ, adoptuj się do tego na co wpływu nie masz”

“Punkty podparcia” 

Jednocześnie dopiero w takich czasach wyraźnie widać jak ważne są “punkty podparcia”, które buduje się w spokojniejszych czasach i których budowanie czasem się kwestionuje, bo wydają się niepotrzebne.

Zbudowane wcześniej procesy, procedury i instrukcje sprawiają, że nie miotamy się w popłochu, a spokojnie podążamy wytyczonym kursem, dostosowując je jedynie do zmian wywołanych zmieniającymi się okolicznościami. Dzięki temu, że mamy je spisane i wdrożone w naszym Systemie Zarządzania Zadaniami Wrike, realizujemy nasze przedsięwzięcia z zachowaniem jakości i spokoju.

Dzięki temu, że mamy działające przeglądy tygodnia, sprzedaży i celów mamy stałe elementy, które pozwalają zachować spokój i dystans od chaotycznej sytuacji.

I nawet jak wkrada się duża nieprzewidywalność to przeglądy “nas kalibrują” i pozwalają zachować rzetelną ocenę sytuacji. Dzięki regularności przeglądów szybko też wychwytujemy ryzyka i możemy na nie zareagować odpowiednio wcześniej.

Dzięki zbudowanej wcześniej grupie Mastermind mam grupę zaufanych osób, z którymi mogę konsultować swoje pomysły oraz od której mogę otrzymać potrzebne wsparcie. To znacząco wpływa na mój nastrój i poczucie bezpieczeństwa. Procentują też budowane wcześniej relacje biznesowe oparte na otwartości i zaufaniu.

Dzięki zbudowanym wcześniej technikom zarządzania stresem (techniki relaksacyjne, świadome nazywanie uczuć i emocji, pielęgnowanie wdzięczności) jestem dużo bardziej świadomy, kiedy mój stres wzrasta i mogę spróbować mu się nie poddać. Raz się uda, raz nie, ale wiem, że bez tych metod byłbym w obecnej sytuacji dużo bardziej zestresowanym i rozproszonym człowiekiem.

Dzięki świadomemu rozwojowi duchowemu w nurcie chrześcijańskim znajduję ogromne wsparcie w modlitwie i wierze w to, że Ktoś większy ogarnia dużo lepiej to co się teraz dzieje. I nawet jak zdarzy mi się popaść w lęk czy strach o przyszłość lub zdrowie, to mam “narzędzia”, które pomagają mi wyjść z takiego stanu, przywracając właściwe widzenie proporcji i osąd sytuacji. Łatwiej (choć wcale nie łatwo!) też podejmować decyzje przy dużej niepewności, w oparciu o uświadomione w rozwoju duchowym wartości.

Powyższe (na pewno nie wszystkie “punkty podparcia”, gdyż nie o wszystkich chcę publicznie pisać) mogą wydawać się truizmami i oczywistościami, ale chciałem Ci o nich napisać, ponieważ spotykając się z przejętymi i przepracowanymi obecnie osobami widzę, że właśnie ich brak powoduje u nich nadmierne przeciążenie skutkujące ogromnym ciężarem, który obecnie dźwigają.

Jednocześnie mam ogromne przekonanie, że to właśnie dzięki tym świadomie zbudowanym “punktom podparcia” znajduję przestrzeń na spokojne myślenie, wyciąganie wniosków oraz produktywne działania pomimo niesprzyjających okoliczności.

Perspektywy na przyszłość 

Jak zatem patrzę w przyszłość z punktu widzenia biznesu i dalszego rozwoju projektu “Ogarnij Chaos®”? Najkrócej to chyba umiarkowany optymizm.

Mam świadomość, że jeśli świat szybko nie wróci do względnej normalności, to właśnie nowoczesne metody produktywności będą na radarze zainteresowania wszystkich firm, które bazują na wykonywaniu pracy umysłowej.

Każdego tygodnia docierają do mnie sygnały, że po pierwszym szoku spowodowanym nagłością wprowadzonych zmian, coraz więcej ludzi dostrzega już, że praca zdalna, a szczególnie ta przymusowa, jest dużo bardziej męcząca i wymaga zupełnie innego sposobu jej organizacji. To nie jest proste przeniesienie na zasadzie: “to taka sama praca jak w biurze, tylko że wykonywana w domu”.

Widzę też rosnące zainteresowanie Systemami Zarządzania Zadaniami. Wielu pracowników dotychczas sceptycznych i zdystansowanych do takich narzędzi, dziś widzi, jak są pomocne w organizowaniu pracy w zespole rozproszonym.

Mam więc świadomość, że wiedza na temat nowoczesnych metod produktywności pracy umysłowej będą zyskiwały na znaczeniu.

Jednocześnie prognozy gospodarcze pokazują niezbyt optymistyczną przyszłość gospodarczą w drugim półroczu 2020. To może znacząco wpłynąć na decyzje zakupowe Klientów, szczególnie w obszarach rozwojowych. Może się okazać, że pomimo posiadania przydatnej wiedzy nie będzie za co jej kupić, albo nie będzie możliwości podjęcia decyzji zakupowej ze względu na wdrożone procedury zabezpieczania firm przed utratą płynności finansowej.

Myślę też, że w najbliższych miesiącach na znaczeniu zyskają techniki i metody zwiększające wydajność pracy, zwykle zaniedbywane w okresie prosperity. Zespoły się zmniejszą, a pracy przybędzie, gdyż firmy będą chciały nadrobić straty. To sprawi, że wzrośnie zainteresowanie tzw. “performance management”, czyli optymalizacją wydajności zespołów.

Najbardziej mnie chyba cieszy, że czas pandemii pokazał jak ważne w pracy umysłowej jest holistyczne podejście do produktywności. Nagle bardzo duża część pracowników umysłowych zobaczyła, że poza umiejętnością wykonania zadania tak ważne jest zdefiniowanie pracy, zorganizowanie pracy, a także samodzielne zadbanie o zasoby wewnętrzne do jego wykonania. Bez tego bardzo szybko ulegamy wypaleniu i przeciążeniu. Myślę, że to doświadczenie z nami już zostanie i będzie procentować.

A jak będzie w rzeczywistości? Czas pokaże 🙂

Pytanie: Co zmieniło się u Ciebie w czasie pandemii?

Leave a Reply