Jakiś czas temu uczestniczyłem w spotkaniu na którym uczestnicy oceniali czynniki sprawiające im największą trudność w prowadzeniu biznesu i spełnionego życia. Najwięcej osób wskazywało na jeden z dwóch czynników: brak zadowalających przychodów oraz brak czasu. Patrzyłem na tę sytuację z zaciekawieniem, bo nie dość, że działka którą się zajmuję wzbudzała tak duże zainteresowanie, to jeszcze dało się zauważyć ciekawą zależność: wiele osób, które nie wskazały trudności w obszarze finansowym, podnosiła rękę przy pytaniu o czas.

Skłoniło mnie to do zastanowienia się co to właściwie znaczy, że dobrze wykorzystujesz swój czas? Myślałeś kiedyś o tym? Jak to jest, że gdy mówimy o czymś tak powszechnym jak czas, tak wiele osób ma trudność z dobrym gospodarowaniem tym swoim zasobem?

Zobacz, kiedy planujesz zakup za kwotę np. 5 000 złotych, wykonujesz szereg czynności przed zakupem: analizujesz, rozważasz argumenty za i przeciw, sprawdzasz stan konta w banku, porównujesz oferty, radzisz się zaufanych osób. Rzadko kiedy ulegasz euforii, czy magii uroku sprzedawcy, raczej starasz się racjonalnie podejść do zakupów.

A jak jest z Twoim czasem? Jak często zastanawiasz się czy masz wystarczającą ilość czasu, aby zrealizować swoje zobowiązania? Czy analizujesz i rozważasz za i przeciw, zanim zaangażujesz się w nowy projekt? A gdy ktoś przyjdzie z nagłą sprawą do załatwienia, jak często rzucasz wszystko i oddajesz się tej nowej, pilnej sprawie? Czy w takich momentach dobrze wykorzystujesz swój czas? Co to w ogóle znaczy “dobrze wykorzystywać swój czas”?

Zapraszam Cię do dalszej lektury artykułu, w którym staram się udzielić odpowiedzi na to pytanie.

Świadomie gospodarować

Dobrze wykorzystywać swój czas, to w mojej opinii przede wszystkim świadomie gospodarować tym swoim najcenniejszym zasobem. W taki sposób aby robić właściwe rzeczy, we właściwym czasie, we właściwy sposób.

Robić właściwe rzeczy – czyli takie, które w danym momencie mają największy wpływ na osiągnięcie Twoich celów lub najbardziej przybliżają Cię do Twoich aspiracji.

We właściwym czasie – wykonujesz właściwe zadania w odpowiednim momencie. Nie przedwcześnie, ale również nie w ostatniej chwili. Wykonujesz je wtedy, kiedy ma to największy sens i największe przełożenia na planowane efekty.

We właściwy sposób – czyli w sposób optymalny, zgodny z wytycznymi lub dobrymi praktykami. Wkładając w nie tyle energii i czasu ile potrzeba do osiągnięcia pożądanego efektu o określonej jakości, ale nie więcej.

Podam Ci przykład ze świata biznesu.

W ciągu dnia możesz podjąć się wszelakich zadań, m.in: rozmów ze współpracownikami, telefonów do Klienta, pisania emaili albo przygotowywania ważnych dokumentów. Świadomie wybierasz takie, które będą miały największe przełożenie na cele roczne, które zostały Ci powierzone lub które sobie wyznaczyłeś. To właśnie robienie rzeczy właściwych. Nieuleganie rozproszeniom, nie poddawanie się tyrani bierzączki ale konsekwentne wykonywanie zadań, które przybliżają Cię do celu. Zamiast tracić czas na spotkaniach, ustalasz wszystkie niezbędne detale telefonicznie z kluczowymi uczestnikami. Zamiast cały dzień “robić emaile”, skupiasz się na przygotowaniu konkretnych dokumentów dla kluczowych odbiorców. Zamiast pić kolejną kawę w firmowej kuchni (piątą już tego dnia), domykasz ważny raport dla Klienta. Zamiast bezmyślnie robić po raz kolejny to samo zadanie, spędzasz czas nad przygotowaniem makra, które zautomatyzuje ten proces. I zanim weźmiesz się za wykonywanie jakiegoś zadania, upewniasz się czy to zadanie przybliży Cię do celu, który chcesz osiągnąć. Znasz swoje cele i świadomie wybierasz zadania, które Cię do nich przybliżają.

We właściwym czasie. Tu można by powiedzieć, że skupiasz się aby nie robić zadań na ostatnią chwilę. Nie wysyłasz ofert 5 minut przed zamknięciem przetargu. Nie wysyłasz zaproszenia na spotkanie 10 minut przed jego rozpoczęciem. Nie realizujesz zadań wtedy, kiedy Ci się przypomną (albo kiedy przypomną Ci inni), ale zgodnie z tym jak to sobie uprzednio zaplanowałeś i ułożyłeś. A gdy będziesz już zaawansowany w tej materii, tak projektujesz swój rytm działania, by właściwe zadania wykonywać w określonej płynności, gdy to właśnie procesy które zbudowałeś wskazują kiedy najlepiej wykonywać konkretne zadania. Eliminujesz przypadkowość i reaktywność na rzecz płynnych procesów toczących się we właściwym rytmie.

I wreszcie we właściwy sposób. Zgodny z tym co wynika z wiedzy, doświadczenia oraz dobrych praktyk. Nie przepłacasz czasem ani zasobami niezbędnymi do ukończenia zadania. Nie popełniasz tych samych błędów. Eliminujesz zbędne działania i iteracje. Korzystasz z narzędzi, które stworzyłeś by ułatwić sobie pracę. Stale dążysz do tego, by powtarzalne, podobne zadania wykonywać za każdym razem prościej. Dążysz do tego by w powtarzalnych zadaniach (a tych w biznesie wykonujesz najwięcej) za każdym razem jak najmniej się napracować. Opracowujesz szablony, makra, skrypty, listy kontrolne. Właściwy sposób oznacza zachowanie tej samej jakości, przy minimalizowaniu zasobów. Czyli zwiększasz wydajność.

W mojej opinii, dobre wykorzystanie swojego czasu sprowadza się do świadomego gospodarowania czasem. Świadomego podejmowania decyzji o tym w co w danym momencie się zaangażuję.

Od razu też dodam, że na tym etapie mojej wiedzy mam przekonanie, że nie jest możliwe by zawsze, w stu procentach bezbłędnie trafiać. Działamy w obszarach niewiedzy, podejmujemy decyzje posiadając ograniczone dane, nie jesteśmy w stanie przeanalizować wszystkich potencjalnych możliwości i konsekwencji naszego działania. Ulegamy emocjom. Podejmujemy ryzyko w obliczu niewiadomych. Zatem niejednokrotnie będziemy się mylić oraz działać w sposób kontrproduktywny. Będziemy odwlekać i ulegać impulsom. To zupełnie naturalne.

Można jednak nad tym pracować i uzyskiwać postęp. A w dzisiejszych czasach, gdy bardzo wiele osób działa impulsywnie i bezrefleksyjnie wydaje swój czas, już niewielki postęp powyżej przeciętnej może stanowić bardzo dużą przewagę konkurencyjną. “W kraju ślepców, jednooki jest królem”.

I na tym moglibyśmy zakończyć nasze dzisiejsze spotkanie. Jeśli jednak masz jeszcze chwilę, zerknij na kilka dodatkowych charakterystyk dobrego wykorzystywania czasu. Są to moje przemyślenia na temat tego na co dodatkowo warto zwrócić uwagę, by uzyskać postęp w tym obszarze.

7 dodatkowych charakterystyk

Radość z własnych osiągnięć

Oprócz świadomego wykonywania właściwych zadań we właściwym czasie we właściwy sposób, działasz tak aby równoważyć wysiłek z celebrowaniem swoich osiągnięć. Znam wiele osób, które są niezwykle skuteczne i wydajne, jednakże tak wiele energii wkładają w generowanie pożądanych rezultatów, że nie starcza im już sił aby cieszyć się tym co osiągnęli. Moim zdaniem warto tak projektować swój sposób działania, aby oprócz pracy nad osiągnięciami znajdować czas na regenerację, nagrody, relaks, spędzanie czasu z bliskimi.

Działanie zgodne z własnymi wartościami

Zwróć uwagę na pewną subtelność charakterystyki “właściwe zadania”. Nie chodzi jedynie o skuteczną realizację zadań, które prowadzą do celu. To również podejmowanie się zadań i celów, które są zgodne z Twoim systemem wartości. Wytłumaczę to na przykładzie. Załóżmy, że bardzo ważna jest dla Ciebie uczciwość względem kontrahentów. Pewnego dnia Twój wspólnik przynosi świetną wiadomość – przyprowadził Klienta, który jest gotów podpisać z Wami kontrakt, który wygeneruje wzrost biznesu o 40 procent. Jest jedno ale – realizacja kontraktu będzie wiązała się z przedstawieniem “lekko podkoloryzowanej” oferty Waszym dotychczasowym kontrahentom. Z punktu widzenia celu – skupienie się na podpisaniu takiego kontraktu to wybór właściwego zadania. Z punktu widzenia Twojego długoterminowego poczucia zadowolenia, sprawa jest już dyskusyjna. W mojej opinii dobre wykorzystywanie własnego czasu to realizacja właściwych zadań uwzględniająca własne wartości i eliminowanie takich, które są w poprzek wartości, które są dla Ciebie ważne. Wybór jak zwykle należy do Ciebie. Bo z punktu widzenia produktywności, tego parametru nie musisz uwzględniać.

Wykorzystanie mocnych stron

Dobre wykorzystywanie własnego czasu to również skupianie się na zadaniach, które wykorzystują Twoje mocne strony. Tylko wtedy zachowasz długoterminowe zaangażowanie w to co robisz i zadowolenie z tego czym się zajmujesz. Nie polecam popadać w idealizm. Nie zrażaj się jeśli nie każde zadanie, które realizujesz angażuje Twoje talenty. W każdym obszarze życia będziesz robić również zadania, które po prostu muszą być zrobione. Zwróć jednak uwagę na proporcje – jeżeli w około 70% przypadków robisz to co umiesz najlepiej, a jedynie w około 30% robisz rzeczy które nie są tym co wykonujesz wyjątkowo dobrze, to proporcja jest zdrowa. Gorzej, jeśli jest odwrotnie. Wtedy warto przemyśleć czy drabina po której się wspinasz jest przystawiona do właściwej ściany.

Działanie z sensem

Jeżeli zależy Ci na zachowaniu długoterminowej motywacji do działania, zwróć uwagę czy podejmujesz się zadań i celów które mają dla Ciebie sens. Brak poczucia sensu w tym co robisz to jeden z głównych powodów spadku zaangażowania i motywacji. Moim zdaniem, jeżeli zależy Ci na naprawdę dobrym wykorzystywaniu swojego czasu – angażuj się w przedsięwzięcia, które mają dla Ciebie sens. Podobnie jak powyżej – unikaj idealizmu i zawsze sprawdzaj proporcje.

Równowaga ról

W życiu pełnisz różne role. W pracy również. Skup się na zrównoważonym rozwoju we wszystkich rolach. Wiele osób (ja również 😉 ) ma tendencję do faworyzowania jednej z ról. Jednak długofalowe dobre wykorzystywanie czasu to również praca nad równowagą pomiędzy rolami. Pewnie znasz w swoim otoczeniu ludzi, którzy spędzają w pracy po 12-14 godzin dziennie. Gdy ich zapytasz po co tyle pracują, nie potrafią udzielić dobrej odpowiedzi. Zwykle zasłaniają się przepracowaniem (”mam za dużo na głowie”, “terminy gonią” albo “ktoś zawalił i muszę teraz siedzieć po godzinach”). W rzeczywistości to brak świadomej decyzji o wyznaczeniu granic roli profesjonalisty. Możesz oczywiście w wybranym okresie swojego życia zdecydować się na szczególnym skupieniu w jednej roli i inwestowaniu dużej części swojego czasu w jej rozwój. Upewnij się tylko, że to Twoja świadoma decyzja, a nie bezrefleksyjne poddanie się splotowi wydarzeń w Twoim życiu.

Stały rozwój

Seth Godin kiedyś napisał: “Kiedy myślisz o własnym doświadczeniu, upewnij się że jest to 10 lat nowych doświadczeń, a nie rok doświadczenia powtarzany przez 10 lat”. Zwróć uwagę, czy się rozwijasz. Często skupienie na krótkoterminowych celach sprawia, że zaniedbujesz własny rozwój. W mojej opinii, dobre wykorzystywanie własnego czasu to również świadome angażowanie się w przedsięwzięcia, które przyczyniają się do Twojego rozwoju. To nie zawsze muszą być szkolenia. Możesz podjąć się projektu dla organizacji pozarządowej. Albo przygotować prezentację dla studentów w której podzielisz się własnym doświadczeniem, a przy jej tworzeniu usystematyzujesz własne know-how. Być może zaczniesz pisać bloga. Albo zamiast słuchać radia w samochodzie, zaczniesz słuchać podcastów. Możliwości jest wiele. Ważne by świadomie umieścić je we własnej codzienności.

Budowanie i wykorzystywanie momentum

Zamiast angażować się w zrywy i powstania, zacznij budować płynność i momentum. Identyfikuj procesy, projektuj własny rytm działania. W pewnym momencie zbudujesz taki rytm działania, który “Cię niesie”. To właśnie momentum. Większość sukcesów przychodzi właśnie z płynnego, systematycznego działania. Świadome budowanie takiego środowiska pracy, które sprzyja płynności i systematyczności pozwala Ci uruchamiać i podtrzymywać momentum. Wtedy dużo lepiej wykorzystujesz swój czas, niż przepalając go na przedsięwzięcia realizowane w zrywach.

Mam nadzieję, że wykorzystasz powyższy artykuł do przemyślenia w jaki sposób Ty wykorzystujesz swój czas. Przyjrzyj się jak działasz na co dzień. Jak często świadomie wybierasz to co chcesz zrobić, a jak często jest to bezrefleksyjny wybór spowodowany dynamiką wydarzeń w Twoim otoczeniu?

Pytanie: Gdyby wszystko było możliwe, co byś zrobił aby jeszcze lepiej wykorzystywać swój czas?