Planowanie przedsięwzięć nie jest trudne!

Nie wiem jak jest u Ciebie, ale spotkałem wiele osób, które są przekonane, że planowanie to bardzo żmudny, nudny i trudny proces, a tworzenie planów zbytnio ogranicza spontaniczność. Chciałbym Ci pokazać, że jest zupełnie inaczej. Jeżeli kiedykolwiek zdarzyło Ci się robić listę zakupów to śmiem twierdzić, że i z planowaniem sobie poradzisz. Zobaczysz, że to bardzo intuicyjna i łatwa do opanowania umiejętność!

20140728_marcinkwiecinski_planowanie_przedsiewziec

Zdjęcie z kolekcji (c)Nomadic Lass Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Zanim zagłębimy się w meandry planowania, drobna uwaga. To jest wpis dla osób niebędących zawodowymi kierownikami projektów. Jeżeli masz doświadczenie w zarządzaniu dużymi projektami, prawdopodobnie uśmiechniesz się wspominając własne początki. Świadomie nie komplikowałem, bo chcę pokazać, że planowanie jest proste i przez wiele osób „przekombinowywane”. Z czasem przygotuję wersję dla bardziej zaawansowanych, gdzie uwzględnimy bardziej szczegółowe estymacje, zależności, analizy ryzyka, itp. 🙂 Z tym, że te wszystkie zaawansowane kwestie przydadzą się może grupie 5-10% Czytelników tego bloga. Dla większości osób podany poniżej sposób powinien być „wystarczająco dobry” i sprawdzający się w większości sytuacji.

To powiedziawszy, czas na studium przypadku. Na warsztat bierzemy przedsięwzięcie wymiany telefonów w firmie. Kończy się umowa telekomunikacyjna, a Ty jesteś odpowiedzialny za wymianę telefonów na nowe. Chcesz, aby pracownicy mieli do dyspozycji najlepsze smartphone’y na jakie Was stać. Przydałoby się również zmniejszyć koszty usług telekomunikacyjnych w nowej umowie.

Planując przedsięwzięcie, do wykonania masz 8 ważnych kroków. Poniżej opiszę każdy z nich. Chciałbym abyś zapamiętał jedno: od dziś przed rozpoczęciem realizacji jakiegokolwiek przedsięwzięcia, znajdź czas na jego zaplanowanie. Jak za chwilę zobaczysz nie jest to trudne, a pomoże Ci zaoszczędzić wiele stresu i czasu w trakcie realizacji.

Krok 1: Określ rezultat końcowy

Krok 1 to definicja rezultatu końcowego. Innymi słowy, po czym poznasz, że przedsięwzięcie jest zakończone? Niezależnie czy jest to projekt, część procesu czy zmiana, która planujesz przeprowadzić jak najdokładniej określ rezultat końcowy. Otwórz notatnik i zapisz odpowiedź na pytanie „Po czym poznam, że przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem?”

Zdefiniowałem rezultat końcowy następująco:

Rezultat końcowy: Od 1 października 2014 nasi pracownicy korzystają z najnowocześniejszych smartphone’ów na jakie nas stać. Wybraliśmy dostawcę, który oferuje dobrą cenę wraz z serwisem oraz usługami dodanymi. Zmniejszyliśmy koszty abonamentów telekomunikacyjnych w firmie o 15%.

Jak widzisz, nie musi to być nie wiadomo jak wysublimowany opis. Raczej podsumowanie tego na czym Ci zależy.

Krok 2: Wypisz wszystkie zadania do zrobienia

Zastanów się teraz, co należy zrobić, aby osiągnąć ten rezultat? Przeprowadź szybką burzę mózgów. Jeżeli przedsięwzięcie będzie realizowane przez większą liczbę osób, może warto zaprosić je na wymianę myśli? Technika jest dowolna. Możesz wypisać pomysły na tablicy. Możesz skorzystać z żółtych karteczek, wypisując jedno zadanie na jednej karteczce. Możesz też przygotować mapę myśli. Na potrzeby naszego studium przypadku skorzystałem z OneNote’a. Wypisałem kolejno wszystko to co wydaje mi się niezbędne do zrobienia, aby osiągnąć założony rezultat końcowy.

W tym kroku nie zastanawiaj się nad kolejnością, ani czasem, który będziesz potrzebować. Wypisz jedynie wszystkie pomysły.

Efekt końcowy mojej burzy mózgów wygląda następująco:

20140728_planowanie_przedsiewziec_krok2

Krok 3: Ustal kolejność wykonywania

Następny krok to ustalenie kolejności wykonania tych zadań. Uporządkuj je w takiej kolejności, w jakiej należy je wykonać. Im wyżej dane zadanie, tym wcześniej zostanie zrealizowane. Nie przejmuj się, jeżeli jakieś zadania powinny zostać wykonane równolegle. Takie zadania ułóż jedno pod drugim. Dla zwiększenia przejrzystości podzieliłem dodatkowo prace na etapy.

20140728_planowanie_przedsiewziec_krok3

Krok 4: Oszacuj czas trwania (pracochłonność)

Teraz nadszedł czas na zastanowienie się ile czasu zajmie Ci realizacja przedsięwzięcia. Szacując niezbędny czas musisz sięgnąć do swojej wiedzy i doświadczenia. Jeżeli nie wiesz ile to może zająć – strzelaj. Ewentualnie dowiedz się od kogoś, kto wie. Pamiętaj, że to jest estymacja – szacunkowa próba określenia nadchodzącej przyszłości. Szacując pracochłonność zastanów się ile zajmie Ci dane zadanie, zakładając że nic i nikt nie będzie Ci przerywać. Po prostu: siadasz i zaczynasz robić. Ile czasu potrzebujesz by osiągnąć założony rezultat? Na tym etapie nie określaj również tzw. buforów, czyli zapasów na nieprzewidziane zdarzenia.

Efekt szacowania wygląda następująco:

20140728_planowanie_przedsiewziec_krok4

Krok 5: Podsumuj koszt

Czas na odrobinę matematyki. Zsumuj swoje szacunki i policz ile godzin Twojej (lub innych) pracy jest potrzebne by osiągnąć założony rezultat.

Na tym etapie warto doliczyć bufor na nieprzewidziane wydarzenia, opóźnienia lub niedoszacowania. Są różne metody buforowania, na początek wato przyjąć 15% całego szacowanego czasu.

20140728_planowanie_przedsiewziec_krok5

Jak widzisz zsumowałem czas z poszczególnych etapów. Następnie dodałem 15% bufora. Na koniec policzyłem ilość roboczo-dni. Zakładając, że będę pracować non-stop jedynie nad tym przedsięwzięciem, potrzebuję na jego realizację aż 13,5 dni roboczych. To prawie 3 tygodnie!

Krok 6: Zmodyfikuj plan

Pierwsze szacunki zwykle nie są dokładne. Mamy tendencję do zbytniego optymizmu lub pesymizmu (co kończy się niedoszacowaniem lub przeszacowaniem). Dlatego po podsumowaniu kosztu, należy przyjrzeć się krytycznie wykonanym estymacjom. Czy naprawdę potrzebuję aż 13,5 dnia pracy na ten rezultat? A może zbyt ambitnie podszedłem? Może za dużo chcę zrobić? A czy czasy przewidziane na pracę są właściwe?

Po takiej krytycznej analizie plan zostaje urealniony. Jeżeli chcesz i masz na to czas, możesz pokazać go innym i poprosić o twórczą krytykę. Zwykle takie spojrzenie z zewnątrz pomoże Ci znacząco urealnić Twoje plany.

20140728_planowanie_przedsiewziec_krok6

Jak widzisz w tym kroku zweryfikowałem i urealniłem kilka szacunków. Zrezygnowałem również z zadania analizy SWOT. Rozbiłem duże zadania na mniejsze.

Doprecyzowałem również rezultaty pośrednie. Staraj się, aby każde zadanie pośrednie wskazywało na konkretne działanie oraz rezultat pośredni, który zostanie osiągnięty. Na przykład zadanie w etapie 1 pierwotnie brzmiało: „Przygotować listę użytkowników”. Na tym etapie doprecyzowałem, że zależy mi, aby owo przygotowanie zakończyło się listą użytkowników spisaną w pliku Excel. Czyli rezultatem pośrednim dla działania „Przygotować listę” jest plik XLS zawierający spis użytkowników. Pozornie nie jest to wielka zmiana. Im lepiej jednak doprecyzujesz na etapie planowania czym ma zakończyć się każde zadanie, tym łatwiej będzie Ci je zrealizować.

Krok 7: Wstaw przedsięwzięcie do systemu zarządzania zadaniami

Posiadając plan realizacji przedsięwzięcia, czas wstawić go do Twojego Systemu Zarządzania Zadaniami. Nie musisz wstawiać całego planu. Wstaw jedynie pierwszy Etap. W trakcie realizacji będziesz dodawać kolejne elementy planu. Jeżeli po drodze coś się zmieni, nie będziesz musiał zbyt wiele modyfikować.

Na poniższym wycinku możesz zobaczyć efekt wstawienia Etapu 1 do Nozbe:

20140728_planowanie_przedsiewziec_krok7

Wstawiłem zadania z etapu 1, ustawiłem kolejność oraz przepisałem szacowany czas. W dolnej części ekranu widzę, że do wykonania w tym etapie mam 3 zadania i w sumie potrzebuję 5,5 godziny.

Krok 8: Zacznij realizować!

Mając gotowy plan i skonfigurowane przedsięwzięcie w Systemie, czas na najważniejszy krok. Skuteczną realizację!

20140728_planowanie_przedsiewziec_krok8

Oznaczyłem gwiazdką najważniejsze w danym momencie zadanie, czyli to od którego zacznę. Dodatkowo zastanowiłem się, kiedy zrealizuję poszczególne zadania i zaplanowałem ich daty (zadanie 1 – na dziś, zadanie 2 – na jutro, zadanie 3 – na 31 lipca). Teraz spokojnie mogę wziąć się do roboty, a po zrealizowaniu kolejnych zadań, odznaczyć jako zakończone.

Muszę Ci się przyznać, że mam ogromną przyjemność z odklikiwania tych zakończonych zadań! Następuje wtedy tzw. zamknięcie pętli, które powoduje poczucie sprawstwa, wzrost motywacji i energii do dalszego działania.

Na zakończenie

Kończąc omawianie studium przypadku, chciałbym zwrócić uwagę na jeszcze jedno zagadnienie. Często słyszę pytanie: „A co jak w trakcie realizacji zmienia się sytuacja i muszę zmodyfikować plany?”. Odpowiadam wtedy, że to bardzo dobrze! Planowanie to proces ciągły, a plan jest dokumentem żyjącym, podlegającym modyfikacjom. Normalnym jest, że rzeczywistość często nie chce się tym planom podporządkować.

W trakcie realizacji znajduj czas na przejrzenie planów, zastanowienie się czy plan jest jeszcze aktualny oraz wprowadzenie niezbędnych korekt. I przestań się zamartwiać, że nie wszystko idzie jak sobie założyłeś. Jesteś jak kapitan okrętu na morzu. Przed wypłynięciem wytyczasz kurs, jednak w trakcie rejsu nawigujesz i korygujesz kierunek.

To jest własnie piękno osiągania naszych zamierzeń. Możemy się zmagać z rzeczywistością, formować ją i reagować na zmiany. A planowanie pomaga Ci przewidywać przyszłość oraz utrzymywać kurs do obranego celu.

Pytanie: Do czego może Ci się przydać opisana powyżej instrukcja prostego planowania? Jakie przedsięwzięcia zaplanujesz w ten sposób. Napisz też koniecznie, czy takie studia przypadków są dla Ciebie interesujące?

11 myśli nt. „Planowanie przedsięwzięć nie jest trudne!

  1. Zastanawia mnie Krok 7, czyli wstawianie przedsięwzięcia do systemu zarządzania zadaniami. Czy dodanie, tutaj do Nozbe, tylko pierwszego etapu nie spowoduje, że stracimy możliwość całościowego spojrzenia na plan? Przy dodaniu wszystkich zadań widzę od razu ile czasu potrzebuję (szacunkowo) by zrealizować projekt, codziennie mogę ocenić postęp i ewentualny poślizg czasowy. W jakiej sytuacji lepiej od razu dodać wszystkie etapy i zadania, a kiedy raczej dodawać je pojedynczo, tak jak proponujesz? Dla mnie Twój wpis z instrukcją planowania jest bardzo przydatny, właśnie jestem w trakcie przygotowań do realizacji zamówienia hurtowego od stałego klienta. W ciągu 2-3 tygodni zamierzam przygotować ofertę, pomóc klientowi w wyborze najlepszej dla niego opcji, ustalić cenę, warunki płatności i zrealizować dostawę. 🙂 Fajnie byłoby (moim zdaniem) gdyby jeden wpis w miesiącu był takim właśnie studium przypadku.

    • Dominik, są rożne szkoły. Ta najbardziej upowszechniona, to taka jak piszesz – wrzucić cały plan do systemu zarządzania zadaniami i mieć pełny ogląd. Z moich doświadczeń jednak wynika, że często prowadzi to do efektu przytłoczenia. Moje podejście jest takie, że do systemu zarządzania zadaniami wpisujesz tylko to nad czym będziesz pracować w najbliższej przyszłości (mniej więcej w perspektywie miesiąca). Plany i harmonogramy całości trzymasz w oddzielnym miejscu, np. w OneNote. Zaglądasz tam wtedy, kiedy trzeba i kiedy zrealizujesz pierwszą fazę zadań. Dodatkowo w Nozbe nie ma możliwości zaznaczenia faz projektów – możesz tylko wstawić to jako ciąg zadań, ewentualnie dla każdej fazy założyć projekt co trochę skomplikuje sytuacje (ale to już kwestia narzędzia, w Todoist lub Asana możesz ustawić fazy, ale nadal rekomenduję wpisywać jedynie prace na najbliższy miesiąc). Mam nadzieję, że trochę rozjaśniłem :).

  2. Sledze Twoj blog od niedawna i musze przyznac, ze wszystkie Twoje posty sa bardzo „na czasie”, a Twoje studium przypadku to „strzal w dziesiatke”. Jestem asystentka Dyrektora Pionu Strategicznego i bardzo czesto sie zdarza, ze musze zaplanowac niektore z etapow planu strategicznego firmy -Twoja instrukcja daje cenne wskazowki (szczegolnie obliczanie czasu potrzebnego do wykonanie planu- juz wiem, ze moje szacunki byly pesymistyczne).
    Odpowiadajac na Twoje pytanie odnosnie przedsiewziecia, ktore zaplanowalabym wedlug Twojej uproszczonej instrukcji moge napisac, ze pracuje nad wdrozeniem kart i bonow upominkowych dla pracownikow firmy, w ktorej pracuje. Jestem na 4 etapie i wlasnie przygotowuje sie do negocjacji z firmami.

  3. Marcinie, myślę ze twój prosty wpis na temat planowania wale nie musi się tyczyć żółtodziobów w planowaniu. Wiele razy w swej karierze stykałem się z projektami, które miały źle zdefiniowany „Krok 1” (ba, lub nie miały zdefiniowanego go wcale sic!). W rezultacie, kryterium oceny skuteczności projektu było „dorabiane” na końcu aby usprawiedliwić siebie samych, że tak długo brnęliśmy w czymś, co nie miało określonego jasno celu.
    Jeden z najważniejszych elementów „Kroku 1” to określenie elementów sukcesu w wielkościach obiektywnie mierzalnych. Czasami takich kryteriów daje się wskazać bardzo wiele i wtedy trudno zadecydować, który zestaw jest lepszy.
    Pokażę to na dwóch jaskrawych przykładach:
    1. Projekt – chcemy kupić „lepszy” samochód. Mamy super kryterium jak się nam wydaje. Przecież wszyscy wiedzą co to znaczy lepszy, prawda? Otóż nic bardziej mylnego. Dla jednych lepszy oznacza „szybszy” (ale o ile?), dla innych „zużywający mniej paliwa” (ale jaki jest ten poziom zadowalający?), a dla jeszcze innych – lepszy to jest ten w którym „zmieści się więcej osób” (ale ile więcej?). Trzeba sobie umieć odpowiedzieć na to pytanie z obiektywną miarą.

    2. Sławne już projekty, gdzie jedynym kryterium jest cena. (każdy zna z prasy lub TV podobne historie). Skoro cena jest jedynym miernikiem sukcesu to nie obrażajmy się potem, na inne nieporęczne rozwiązania. (zbyt małe uchwyty, zbyt głośna praca, zbyt mała trwałość etc)
    To jest ogromna sztuka, aby w świecie wielu zmiennych zdefiniować kryteria oceny sukcesu.
    Tu moja dygresja – nie bójmy się ewolucji wymagań w czasie trwania projektu, bo to oznacza że sami się uczymy lepiej definiować nasze oczekiwania. Ale bardzo łatwo poznać projekt, na końcowych „lekcjach”, który na starcie nie miał tych kryteriów określonych. Każdy widzi ze to „naciągany” plan i projekt. A twórcy unikają jak ognia pewnych niezręcznych pytań.

    I na zakończenie kolejna dygresja – bo zaraz napisze dłuższy komentarz niż Marcin swój post 🙂 – miara sukcesu jest zmienna w czasie. Ten sam projekt zmierzony w różnych momentach czasu może być albo wielką klapą, albo wielkim sukcesem. Przykład – budowa Terminalu 5 na Heathrow i to co wydarzyło się tam z sortowaniem bagażu w 2008 roku, i po naprawieniu wadliwego systemu.

    • Artur, nie krępuj się 🙂 Pisz, pisz, jak najwięcej! Twoje komentarze wnoszą bardzo wartościowe uzupełnienia do tego co piszę 🙂 Wszyscy możemy się od siebie uczyć. Im więcej komentarzy, tym więcej wszyscy Czytelnicy korzystają. Co do kroku 1 to rzeczywiście jego implementacja często przychodzi z trudem, szczególnie w zespołach gdzie panuje „kult machania łopatą”. Tym bardziej ważne jest to, aby ogarniacze chaosu stali mocno na stanowisku, aby myślenie o przyszłości było uwzględniane w każdym przedsięwzięciu 🙂

  4. Pingback: Czy znajdujesz czas na aktualizowanie swojej wiedzy? | Marcin Kwiecinski

  5. Marcinie

    Fantastyczny wpis, case study rewelacyjne. Wiele staram się czytać i uczyć o produktywności, ale dopiero u Ciebie znalzłem żywe, ludzkie, namacalne przykłady. Jak najwięcej takich przykładów „pracy na żywym organizmie”. Jestem wzrokowcem, więc Twoje rozpisanie planu to dla mnie jak 10 przykazań. Jestem przedstawicielem medycznym i wiele mojej pracy polega na planowaniu. Wykorzystałem Twój plan do pracy nad planem mojej pracy na cały miesiąc. Odwlekałem to w nieskończoność, bo ” nie widziałem” tego. Pokazałeś mi, że to jest bardzo proste i jednocześnie wymagające, ale Twój zapis ” graficzny” jest dla mnie genialnym ułatwieniem i niezwykłą motywacją. dziękuję i czekam na więcej.

    Pozdrawiem zmotywowany.

  6. Pingback: Jak ustalić priorytety, gdy realizujesz wiele przedsięwzięć? | Marcin Kwiecinski

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Facebook photo

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Google+ photo

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s