Nie wiem jak jest u Ciebie, ale spotkałem wiele osób, które są przekonane, że planowanie to bardzo żmudny, nudny i trudny proces, a tworzenie planów zbytnio ogranicza spontaniczność. Chciałbym Ci pokazać, że jest zupełnie inaczej. Jeżeli kiedykolwiek zdarzyło Ci się robić listę zakupów to śmiem twierdzić, że i z planowaniem sobie poradzisz. Zobaczysz, że to bardzo intuicyjna i łatwa do opanowania umiejętność!

Zdjęcie z kolekcji (c)Nomadic Lass Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Zanim zagłębimy się w meandry planowania, drobna uwaga. To jest wpis dla osób niebędących zawodowymi kierownikami projektów. Jeżeli masz doświadczenie w zarządzaniu dużymi projektami, prawdopodobnie uśmiechniesz się wspominając własne początki. Świadomie nie komplikowałem, bo chcę pokazać, że planowanie jest proste i przez wiele osób „przekombinowywane”. Z czasem przygotuję wersję dla bardziej zaawansowanych, gdzie uwzględnimy bardziej szczegółowe estymacje, zależności, analizy ryzyka, itp. 🙂 Z tym, że te wszystkie zaawansowane kwestie przydadzą się może grupie 5-10% Czytelników tego bloga. Dla większości osób podany poniżej sposób powinien być „wystarczająco dobry” i sprawdzający się w większości sytuacji.

To powiedziawszy, czas na studium przypadku. Na warsztat bierzemy przedsięwzięcie wymiany telefonów w firmie. Kończy się umowa telekomunikacyjna, a Ty jesteś odpowiedzialny za wymianę telefonów na nowe. Chcesz, aby pracownicy mieli do dyspozycji najlepsze smartphone’y na jakie Was stać. Przydałoby się również zmniejszyć koszty usług telekomunikacyjnych w nowej umowie.

Planując przedsięwzięcie, do wykonania masz 8 ważnych kroków. Poniżej opiszę każdy z nich. Chciałbym abyś zapamiętał jedno: od dziś przed rozpoczęciem realizacji jakiegokolwiek przedsięwzięcia, znajdź czas na jego zaplanowanie. Jak za chwilę zobaczysz nie jest to trudne, a pomoże Ci zaoszczędzić wiele stresu i czasu w trakcie realizacji.

Krok 1: Określ rezultat końcowy

Krok 1 to definicja rezultatu końcowego. Innymi słowy, po czym poznasz, że przedsięwzięcie jest zakończone? Niezależnie czy jest to projekt, część procesu czy zmiana, która planujesz przeprowadzić jak najdokładniej określ rezultat końcowy. Otwórz notatnik i zapisz odpowiedź na pytanie „Po czym poznam, że przedsięwzięcie zakończyło się sukcesem?”

Zdefiniowałem rezultat końcowy następująco:

Rezultat końcowy: Od 1 października 2014 nasi pracownicy korzystają z najnowocześniejszych smartphone’ów na jakie nas stać. Wybraliśmy dostawcę, który oferuje dobrą cenę wraz z serwisem oraz usługami dodanymi. Zmniejszyliśmy koszty abonamentów telekomunikacyjnych w firmie o 15%.

Jak widzisz, nie musi to być nie wiadomo jak wysublimowany opis. Raczej podsumowanie tego na czym Ci zależy.

Krok 2: Wypisz wszystkie zadania do zrobienia

Zastanów się teraz, co należy zrobić, aby osiągnąć ten rezultat? Przeprowadź szybką burzę mózgów. Jeżeli przedsięwzięcie będzie realizowane przez większą liczbę osób, może warto zaprosić je na wymianę myśli? Technika jest dowolna. Możesz wypisać pomysły na tablicy. Możesz skorzystać z żółtych karteczek, wypisując jedno zadanie na jednej karteczce. Możesz też przygotować mapę myśli. Na potrzeby naszego studium przypadku skorzystałem z OneNote’a. Wypisałem kolejno wszystko to co wydaje mi się niezbędne do zrobienia, aby osiągnąć założony rezultat końcowy.

W tym kroku nie zastanawiaj się nad kolejnością, ani czasem, który będziesz potrzebować. Wypisz jedynie wszystkie pomysły.

Efekt końcowy mojej burzy mózgów wygląda następująco:

Krok 3: Ustal kolejność wykonywania

Następny krok to ustalenie kolejności wykonania tych zadań. Uporządkuj je w takiej kolejności, w jakiej należy je wykonać. Im wyżej dane zadanie, tym wcześniej zostanie zrealizowane. Nie przejmuj się, jeżeli jakieś zadania powinny zostać wykonane równolegle. Takie zadania ułóż jedno pod drugim. Dla zwiększenia przejrzystości podzieliłem dodatkowo prace na etapy.

Krok 4: Oszacuj czas trwania (pracochłonność)

Teraz nadszedł czas na zastanowienie się ile czasu zajmie Ci realizacja przedsięwzięcia. Szacując niezbędny czas musisz sięgnąć do swojej wiedzy i doświadczenia. Jeżeli nie wiesz ile to może zająć – strzelaj. Ewentualnie dowiedz się od kogoś, kto wie. Pamiętaj, że to jest estymacja – szacunkowa próba określenia nadchodzącej przyszłości. Szacując pracochłonność zastanów się ile zajmie Ci dane zadanie, zakładając że nic i nikt nie będzie Ci przerywać. Po prostu: siadasz i zaczynasz robić. Ile czasu potrzebujesz by osiągnąć założony rezultat? Na tym etapie nie określaj również tzw. buforów, czyli zapasów na nieprzewidziane zdarzenia.

Efekt szacowania wygląda następująco:

Krok 5: Podsumuj koszt

Czas na odrobinę matematyki. Zsumuj swoje szacunki i policz ile godzin Twojej (lub innych) pracy jest potrzebne by osiągnąć założony rezultat.

Na tym etapie warto doliczyć bufor na nieprzewidziane wydarzenia, opóźnienia lub niedoszacowania. Są różne metody buforowania, na początek wato przyjąć 15% całego szacowanego czasu.

Jak widzisz zsumowałem czas z poszczególnych etapów. Następnie dodałem 15% bufora. Na koniec policzyłem ilość roboczo-dni. Zakładając, że będę pracować non-stop jedynie nad tym przedsięwzięciem, potrzebuję na jego realizację aż 13,5 dni roboczych. To prawie 3 tygodnie!

Krok 6: Zmodyfikuj plan

Pierwsze szacunki zwykle nie są dokładne. Mamy tendencję do zbytniego optymizmu lub pesymizmu (co kończy się niedoszacowaniem lub przeszacowaniem). Dlatego po podsumowaniu kosztu, należy przyjrzeć się krytycznie wykonanym estymacjom. Czy naprawdę potrzebuję aż 13,5 dnia pracy na ten rezultat? A może zbyt ambitnie podszedłem? Może za dużo chcę zrobić? A czy czasy przewidziane na pracę są właściwe?

Po takiej krytycznej analizie plan zostaje urealniony. Jeżeli chcesz i masz na to czas, możesz pokazać go innym i poprosić o twórczą krytykę. Zwykle takie spojrzenie z zewnątrz pomoże Ci znacząco urealnić Twoje plany.

Jak widzisz w tym kroku zweryfikowałem i urealniłem kilka szacunków. Zrezygnowałem również z zadania analizy SWOT. Rozbiłem duże zadania na mniejsze.

Doprecyzowałem również rezultaty pośrednie. Staraj się, aby każde zadanie pośrednie wskazywało na konkretne działanie oraz rezultat pośredni, który zostanie osiągnięty. Na przykład zadanie w etapie 1 pierwotnie brzmiało: „Przygotować listę użytkowników”. Na tym etapie doprecyzowałem, że zależy mi, aby owo przygotowanie zakończyło się listą użytkowników spisaną w pliku Excel. Czyli rezultatem pośrednim dla działania „Przygotować listę” jest plik XLS zawierający spis użytkowników. Pozornie nie jest to wielka zmiana. Im lepiej jednak doprecyzujesz na etapie planowania czym ma zakończyć się każde zadanie, tym łatwiej będzie Ci je zrealizować.

Krok 7: Wstaw przedsięwzięcie do systemu zarządzania zadaniami

Posiadając plan realizacji przedsięwzięcia, czas wstawić go do Twojego Systemu Zarządzania Zadaniami. Nie musisz wstawiać całego planu. Wstaw jedynie pierwszy Etap. W trakcie realizacji będziesz dodawać kolejne elementy planu. Jeżeli po drodze coś się zmieni, nie będziesz musiał zbyt wiele modyfikować.

Na poniższym wycinku możesz zobaczyć efekt wstawienia Etapu 1 do Nozbe:

Wstawiłem zadania z etapu 1, ustawiłem kolejność oraz przepisałem szacowany czas. W dolnej części ekranu widzę, że do wykonania w tym etapie mam 3 zadania i w sumie potrzebuję 5,5 godziny.

Krok 8: Zacznij realizować!

Mając gotowy plan i skonfigurowane przedsięwzięcie w Systemie, czas na najważniejszy krok. Skuteczną realizację!

Oznaczyłem gwiazdką najważniejsze w danym momencie zadanie, czyli to od którego zacznę. Dodatkowo zastanowiłem się, kiedy zrealizuję poszczególne zadania i zaplanowałem ich daty (zadanie 1 – na dziś, zadanie 2 – na jutro, zadanie 3 – na 31 lipca). Teraz spokojnie mogę wziąć się do roboty, a po zrealizowaniu kolejnych zadań, odznaczyć jako zakończone.

Muszę Ci się przyznać, że mam ogromną przyjemność z odklikiwania tych zakończonych zadań! Następuje wtedy tzw. zamknięcie pętli, które powoduje poczucie sprawstwa, wzrost motywacji i energii do dalszego działania.

Na zakończenie

Kończąc omawianie studium przypadku, chciałbym zwrócić uwagę na jeszcze jedno zagadnienie. Często słyszę pytanie: „A co jak w trakcie realizacji zmienia się sytuacja i muszę zmodyfikować plany?”. Odpowiadam wtedy, że to bardzo dobrze! Planowanie to proces ciągły, a plan jest dokumentem żyjącym, podlegającym modyfikacjom. Normalnym jest, że rzeczywistość często nie chce się tym planom podporządkować.

W trakcie realizacji znajduj czas na przejrzenie planów, zastanowienie się czy plan jest jeszcze aktualny oraz wprowadzenie niezbędnych korekt. I przestań się zamartwiać, że nie wszystko idzie jak sobie założyłeś. Jesteś jak kapitan okrętu na morzu. Przed wypłynięciem wytyczasz kurs, jednak w trakcie rejsu nawigujesz i korygujesz kierunek.

To jest własnie piękno osiągania naszych zamierzeń. Możemy się zmagać z rzeczywistością, formować ją i reagować na zmiany. A planowanie pomaga Ci przewidywać przyszłość oraz utrzymywać kurs do obranego celu.

Pytanie: Do czego może Ci się przydać opisana powyżej instrukcja prostego planowania? Jakie przedsięwzięcia zaplanujesz w ten sposób. Napisz też koniecznie, czy takie studia przypadków są dla Ciebie interesujące?