Jak poprawnie zdefiniować zadanie?

 

Czasami optymalizacja produktywności może dotyczyć bardzo podstawowej czynności jaką jest poprawne definiowanie zadań. Zauważyłem że dla wielu osób temat planowania pracy i rozbijania złożonych Przedsięwzięć na części składowe stanowi nie lada wyzwanie. W dzisiejszym artykule opisuję zasady w jaki sposób poprawnie definiować zadania. Pokazuję również typowe błędy popełniane przy opisywaniu zadań.

11-04-jak poprawnie zdefiniowac zadanie

Poprawie zdefiniowanie Zadania może mieć ogromny wpływ na to jak owo Zadanie zostanie zrealizowane. Jeżeli nie przykładasz się do definiowania wykonywanych zadań, ich realizacja zwykle trwa dłużej, częściej się rozpraszasz, a takie “rozmyte” zadania są częściej odwlekane. Poprawnie definiując zadania do wykonania zyskujesz dużo lepsze rozumienie tego co jest do zrobienia, realniej oceniasz swoje możliwości czasowe (dzięki czemu nie bierzesz na siebie zbyt dużej liczby zadań) oraz łatwiej jest Ci się zabrać za wykonanie zadania, gdyż wszystko jest jasne i zrozumiałe.

Zanim przejdziemy do meritum dzisiejszego artykułu, zacznijmy od powtórki kilku podstaw.

=> W drodze do wyznaczanego Celu realizujesz wiele Przedsięwzięć.

=> Każde Przedsięwzięcie to zbiór zadań niezbędnych do wyprodukowania założonego efektu (rezultatu końcowego Przedsięwzięcia).

=> Przedsięwzięcie możesz dekomponować na mniejsze części składowe – Zadania, aby jego realizacja stała się prostsza i możliwa na przestrzeni wielu dni. Proces dekompozycji krok po kroku opisałem w artykule „Planowanie przedsięwzięć nie jest trudne!”

Dla przykładu: Aby zrealizować Cel “Zdobyć 15 nowych Klientów do końca roku” realizujesz szereg Przedsięwzięć, m.in:

  • Regularny przegląd lejka sprzedaży
  • Działania relacyjne z ważnymi Klientami
  • Ofertowanie dla Klienta X
  • Ofertowanie dla Klienta Y
  • Przeprowadzenie prezentacji produktu dla Klienta Z

Każde z tych Przedsięwzięć składa się z Zadań, np. “Przeprowadzenie prezentacji produktu dla Klienta Z” mogłoby wyglądać tak:

 

11-04-poprawnie-zdefiniowane-zadanie

Przykład poprawnie zdekomponowanego Przedsięwzięcia na Zadania

Niestety, kiedy przyglądam się w jaki sposób są rozbijane Przedsięwzięcia na Zadania (o ile ktoś w ogóle znajduje czas na dekompozycję pracy), widzę raczej taką sytuację:

11-04-niepoprawnie-zdefiniowane-zadanie

Przykład niepoprawnie zdekomponowanego Przedsięwzięcia na Zadania

Powyższe rozbicie jest oczywiście lepsze, niż zupełny brak dekompozycji, posiada jednak następujące wady:

  • Nie można określić całkowitego czasu potrzebnego do zrealizowania Przedsięwzięcia
  • Traci się czas, gdyż należy zastanawiać się ponownie co chodziło w trakcie dekompozycji
  • Niektóre ważne detale mogą zostać pominięte w trakcie realizacji
  • Zadanie nie wskazuje jednoznacznie na osobę odpowiedzialną, ani oczekiwany rezultat zadania

Jeżeli przyjrzysz się w jaki sposób zdekomponowałem Przedsięwzięcie w pierwszym przykładzie, z pewnością zauważysz pewien schemat, który warto zapamiętać i stosować podczas dekompozycji. Schemat ten można zapisać równaniem:

Zadanie = Czasownik + Rezultat Zadania + Czas + Termin + Właściciel

Zadanie = Czasownik + Rezultat Zadania + Czas + Termin + Właściciel

Czasownik – zadanie związane jest z konkretną czynnością, którą należy podjąć aby uzyskać zamierzony rezultat. Konkretne zdefiniowanie tej czynności pozwoli Ci przystąpić do wykonywania zadania bezpośrednio po odczytaniu jego treści bez zastanawiania się jak zacząć.

Rezultat zadania – każde zadanie winno prowadzić do jasno określonego rezultatu. W tej części określasz czym dokładnie zakończy się dane zadanie. Jeżeli zadanie dotyczy telefonu do kogoś – zapisujesz co chcesz ustalić podczas rozmowy lub jakie decyzje podjąć. Jeśli zadanie dotyczy pracy koncepcyjnej, w tym miejscu nazywasz konkretny efekt tej pracy.

Czas – tu określasz ile czasu potrzebujesz, aby zrealizować dane zadanie. Przyjmij średni czas niezbędny do wytworzenia założonego rezultatu, zakładając że wykonasz zadanie „za jednym podejściem”, bez żadnych przerwań. Nie dodawaj buforów. Dzięki takiemu założeniu, będziesz dekomponować zadania trwające maksymalnie jeden dzień roboczy.

Termin – jeżeli zadanie ma zostać ukończone do konkretnego dnia, zapisz to w nazwie zadania. Łatwiej będzie Ci podjąć decyzję o priorytecie tego zadania względem innych, a także zwiększysz szansę na ukończenie zadania w terminie

Właściciel – zasada jest prosta: każde zadanie musi mieć jasno zdefiniowaną osobę, która za nie odpowiada. Jedno zadanie – jeden właściciel. Nawet jeśli zadanie realizuje kilka osób, wyznacz jedną osobę, która będzie rozliczania z ukończenia tego zadania.

I to właściwie wszystko. Możesz się zastanawiać, czy to naprawdę potrzebne by tak dokładnie rozpisywać zadania do wykonania? Zaręczam Cię, że jeżeli zaczniesz w taki sposób postępować, sam szybko zauważysz różnicę na etapie realizacji. Będzie Ci łatwiej wziąć się za realizację zadania, a także sama realizacja zajmie mniej czasu. Po prostu kiedy wiesz co dokładnie jest do zrobienia, praca przebiega o wiele sprawniej.

W temacie definiowania zadań, zwykle pojawiają się pytania dodatkowe. Poniżej przytaczam odpowiedzi na te pojawiające się najczęściej:

W jakie formie używać czasownika, np: “napisz”, “napiszę” czy “napisać”?

Nie ma tu jednej obowiązującej zasady. Zastanów się która forma działa na Ciebie bardziej motywująco i tej używaj. Niektórzy wolą pisać do siebie polecenia, inni wolą pisać własne zobowiązanie, jeszcze inni wolą formę bezokolicznika.

Jak „duże” zadania definiować?

Dobrą praktyką którą polecam jest definiowanie zadań maksymalnie czterogodzinnych, a najlepiej takich, których wykonanie zajmuje od 25 min do 2 godzin.

Co zrobić, jeśli nie wiem ile czasu potrzebuję na wykonanie zadania?

Przyjmij jakieś założenie bazując na doświadczeniu i zdrowym rozsądku (ewentualnie zapytaj kogoś, kto już realizował podobne zadanie). Jeżeli zadanie wykonujesz pierwszy raz i nawet się pomylisz, będziesz posiadać punkt odniesienia. Po zakończeniu zadania porównasz ile szacowałeś, a ile trwało w rzeczywistości i wyciągniesz naukę na przyszłość.

Co zrobić jeśli zadanie może zająć albo godzinę, albo trzy i będę to wiedzieć dopiero po rozpoczęciu realizacji?

Przyjmij czas, ile realizacja takiego zadania zajmuje najczęściej.

Czy takie rozpisywanie nie niepotrzebną stratą czasu?

Jeżeli zależy Ci na płynnym i sprawnym realizowaniu zadań, niezbędne jest znajdowanie czasu na definiowanie pracy, a nie tylko jej wykonywanie. Praca umysłowa ma to do siebie, że najpierw trzeba ją zdefiniować a następnie przystąpić do realizacji. Parafrazując znane przysłowie: “Jak sobie zdefiniujesz, tak sprawnie zrealizujesz

Pytanie: Co sądzisz o zaproponowanych zasadach definiowania zadań?