Znasz pewnie takie sytuacje, gdy idziesz na spotkanie i w zasadzie nie wiesz po co. Uczestniczysz w spotkaniu fizycznie, ale głową jesteś gdzieś zupełnie indziej. Czasem wyłączysz się, by odpowiedzieć na zaległe e-maile. Niby uczestniczysz w spotkaniu, ale w praktyce prowadzisz dyskusję na firmowym komunikatorze z kimś innym. Większość firm, które znam boryka się ze zbyt dużą liczbą nieefektywnych spotkań. Uczestnicy takich spotkań mają przekonanie, że spotkań jest za dużo, niewiele z nich wynika, a przez udział w tych spotkaniach nie mają czasu na wykonywanie innych obowiązków.

Czekanie, aż ktoś coś zmieni w tym względzie nie ma sensu.

Nic się nie zmieni, jeśli nie zaczniesz zmiany od siebie. Nie czekaj, aż inni zmienią swój styl działania. Zacznij od spotkań, które Ty organizujesz. Tak zwana kultura pracy nie bierze się znikąd. Zaczyna się od Ciebie. Od tego, na jakie zachowania się godzisz, a na jakie nie. Od tego, jakie zachowania kształtujesz. Spraw, aby ludzie z przyjemnością uczestniczyli w Twoich zebraniach.

Jeżeli organizujesz spotkania zacznij stosować listę kontrolną, którą przygotowałem. Składa się z trzech sekcji – tego, co należy zrobić przed spotkaniem, w trakcie oraz po zakończeniu. Wersję skróconą tej listy, możesz pobrać tutaj.

Przed spotkaniem

Spotkanie zaczyna się długo przed tym zanim się odbędzie. Zanim poprowadzisz spotkanie wykonaj następujące czynności.

Ustal rezultat spotkania – zastanów się, w jakim celu organizujesz to spotkanie. Jaki ma być rezultat Waszego spotkania?

Sprawdź czy spotkanie jest niezbędne – Pomyśl, czy nie ma lepszych metod uzyskania tego rezultatu?

Policz koszt spotkania – zorganizowanie spotkania jest dziś bardzo proste. Wybierasz osoby, wysyłasz zaproszenia, czekasz na potwierdzenie, odbywasz spotkanie. Policz jednak ile to kosztuje? Dla uproszczenia uwzględnij jedynie koszty pracy. Godzina pracy każdego pracownika to realny koszt. Przyjmując 50 PLN /godzinę, jeżeli w godzinnym spotkaniu uczestniczy 5 osób, koszt spotkania to 250 PLN. W przypadku wyższej kadry kierowniczej te stawki będą dużo wyższe. Czy naprawdę warto ponosić taki koszt, dla uzyskania rezultatu, który chcesz osiągnąć?

Zaproś tylko tych, którzy są niezbędni – bardzo często na spotkanie zapraszani są nadmiarowi uczestnicy. Ogranicz liczbę uczestników do minimum. Zwykle, jeśli w spotkaniu musi uczestniczyć więcej niż 5-6 osób, spodziewany efekt można uzyskać w tańszy sposób.

Zweryfikuj czas spotkania – Większość organizatorów zawyża czas spotkania. Sprawdź czy nie przewidziałeś zbyt dużo czasu na spotkanie

Dostarcz niezbędne informacje – dostarcz uczestnikom niezbędne informacje, aby mogli wykonać część pracy przed spotkaniem. Poinformuj ich o oczekiwanym rezultacie i agendzie spotkania. Przypomnij o rezultatach, na które umówiliście się na poprzednim spotkaniu. Jeśli to możliwe wyślij materiały i prezentacje, które będą wykorzystane podczas spotkania.

Przygotuj współdzielony notatnik – skonfiguruj współdzielone miejsce, gdzie będziecie przechowywać notatki ze spotkania. Doskonale do tego nadaje się OneNote.

Zaskocz uczestników – przygotuj urozmaicenie spotkania dla uczestników. Niech Twoje spotkania nie kojarzą się jedynie z nudnymi posiedzeniami. Znam osoby, które nawet z najbardziej sztampowych i powszechnie uważanych za nudne tematów spotkania, potrafią uczynić angażującą dla wszystkich formułę współpracy.

W trakcie spotkania

W trakcie spotkania to od Ciebie najbardziej zależy czy spotkanie będzie efektywnie wykorzystanym czasem. Wykonaj następujące czynności.

Zacznij punktualnie – w wielu zespołach powszechnym zwyczajem jest czekanie na spóźnialskich. “Damy im jeszcze 5 minut”. Przyzwyczaj innych, że Twoje spotkania rozpoczynają się punktualnie! Nie karz tych, którzy pojawili się na spotkaniu na czas. Dla osób punktualnych przygotuj drobne nagrody – rozdawaj cukierki za punktualne przybycie, zaprezentuj starannie wybrany komisowy żart (np. Dilberta) lub ciekawe zdjęcie. Tym, którzy się spóźniają, daj odczuć, że jest to zachowanie nietolerowane na Twoich spotkaniach. Grzecznie, acz stanowczo zwróć uwagę na fakt, że się spóźnili. Odwoła się do ich profesjonalizmu, szacunku czasu innych. Koniecznie poproś o niespóźnianie się następnym razem. W skrajnych przypadkach, dla osób niereformowalnych, które notorycznie spóźniają się na spotkanie, odmów wstępu na spotkanie.

Zaangażuj uczestników – od początku dbaj o pełne zaangażowanie uczestników. Reaguj na wszelkie rozproszenia. Poproś o pełną uwagę. Nie pozwalaj “odpływać” w pracę na komputerze lub smartphonie. Jeśli nie zareagujesz, będzie to oznaczało ciche przyzwolenie. W zamian dbaj o to, aby uczestnicy aktywnie uczestniczyli – niech uczestniczą w dyskusji, opracowują zadania, pracują w podgrupach.

Na początku spotkania uzgodnij rezultaty spotkania – zaczynając spotkanie uzgodnij ze wszystkimi, jaki ma być rezultat tego spotkania. Zacznij od zdania “ Zależy mi abyśmy z tego spotkania wyszli z… “. Nie przechodź do dalszej części spotkania, jeśli wśród uczestników nie ma jedności w tym względzie.

Przypomnij agendę – przypomnij agendę spotkania, czyli kolejność poruszanych tematów.

Wyznacz osobę do pilnowania czasu i agendy – jako organizator możesz być na tyle zaangażowany w moderowanie spotkania, że nie zauważysz upływającego czasu lub odbiegania od ustalonych tematów. Wyznacz osobę, która będzie tego pilnować.

Wyznacz osobę odpowiedzialną za notatki – niezależnie od notatek, które uczestnicy będą robić indywidualnie, wyznacz osobę, która będzie robić notatki na potrzeby całego zespołu. Wymagaj, by Twoje spotkania były w ten sposób “dokumentowane”. Nie chodzi o dokładne zapisywanie stenogramu spotkania. Chodzi o wytworzenie materiału, który stanowić będzie dokumentację Waszej pracy, do której będzie można wrócić w przyszłości.

Rozlicz zobowiązania z poprzedniego spotkania – rozlicz rezultaty, na które umówiliście się na poprzednim spotkaniu. Niektórzy uczestnicy mają tendencję, że nie wykonują zadań, na które się umówili. Oczywiście mają dziesiątki powodów dlaczego nie było to możliwe. Nie pozwalaj na takie zachowania. Przyzwyczaj uczestników, że bardzo konsekwentnie rozliczasz umowy podejmowane na spotkaniach, które realizujesz. Uczestniczyłem kiedyś w spotkaniu, kiedy organizator spotkania zauważywszy, że nie przygotowaliśmy rezultatów o które prosił, zakończył w tym momencie w bardzo niewybredny sposób spotkanie. Nie trzeba chyba dopowiadać, że była to nieprzyjemna sytuacja dla nas wszystkich, ale i skuteczna lekcja. Od tego czasu na każde spotkanie każdy przychodził z rezultatami, które obiecał dostarczyć.

Trzymaj się agendy – tematy niezwiązane z agendą spotkania ucinaj w zarodku. Prawdopodobnie uczestnicy będą nalegać, że to ważne, aby rozmawiać o tematach pobocznych. W takim przypadku zapisz te tematy na listę tematów “zaparkowanych”. Wrócicie do nich, jeśli zostanie czas lub na kolejnych spotkaniach. Oczywiście zachowaj zdrowy rozsądek. Czasami odbiegnięcie od tematu będzie jedyną możliwością popchnięcia spotkania do przodu.

Używaj flipcharta – jeżeli wypracowujecie jakieś stanowisko lub ustalenia, zapisuj pomysły i wkład uczestników na flipczarcie. Pozwala to skupić uwagę wszystkich na tym, co już wspólnie ustaliliście oraz widzieć “pełny obraz sytuacji”.

Używaj map myśli – jeżeli prezentujesz złożone tematy i struktury, użyj narzędzi, które pomogą Ci zwizualizować strukturę podawanych informacji. Warto wykorzystać technikę map myśli do wizualizacji powiązanych ze sobą wątków. Osobiście w takich przypadkach używam narzędzia MindMeister, ale możesz również użyć darmowego Feemind

Przechowuj podsumowania we współdzielonym notatniku – przypilnuj, by osoba wyznaczona do robienia notatek prowadziła je we współdzielonym notatniku, który przygotowałeś przed spotkaniem. Dzięki temu wszyscy uczestnicy będą mieli w nie wgląd na bieżąco oraz unikniecie synchronizowania notatek za pomocą e-maila. Uczestnicy przyzwyczają się, że Twoje spotkania są zawsze dobrze udokumentowane, a ta dokumentacja znajduje się dostępna dla wszystkich w jednym miejscu.

Ustal dalsze kroki – kto, co, na kiedy – prawdopodobnie większość spotkań, które organizujesz będzie miała jakąś kontynuację. Wyrób nawyk ustalania dalszych kroków, które nastąpią po zakończeniu spotkania. Około 10 minut przed godziną zakończenia spotkania, rozpocznij dyskusję na temat tego, co wydarzy się po spotkaniu. Ustal kto przygotuje jakie rezultaty i na kiedy (wg zasady kto-co-na kiedy). Bądź konsekwentny. Pod koniec spotkania większość uczestników będzie już zmęczona i może mieć tendencję do unikania brania na siebie zobowiązań. To ty odpowiadasz z to, aby spotkanie miało sprawną kontynuację. Dopilnuj, aby ustalić współodpowiedzialnych za sukces przedsięwzięcia. Jeżeli do wykonania jakiegoś rezultatu zgłosi się kilka osób, koniecznie ustal jedną osobę, z którą będziesz się rozliczał z tego rezultatu.

Po spotkaniu

Koniec spotkania, to jeszcze nie koniec Twojej pracy, jako organizatora spotkania. Jak najszybciej po zakończeniu spotkania (lub najpóźniej w trakcie przeglądu tygodniowego), wykonaj następujące zadania.

Uaktualnij swoje notatki – uaktualnij swoje osobiste notatki. Być może notowałeś coś na kartce. Być może byłeś tak pochłonięty prowadzeniem spotkania, że nie miałeś czasu nic notować. Zapisz dla siebie najważniejsze wnioski w swojej prywatnej bazie wiedzy.

Przenieś zadania, które masz do wykonania, do swojego systemu zarządzania zadaniami – jeżeli na spotkaniu ustaliłeś, że wykonasz jakieś zadania, przenieś je do swojego systemu. Nie chcesz przecież, aby umknęły. Nie trzymaj tych zadań jedynie w notatniku! System zarządzania zadaniami jest po to, abyś właśnie tam miał podgląd na Twoje wszystkie zobowiązania.

Przenieś zadania, które mają wykonać inni na listę “Czekam na” – wszystkie rezultaty, do których zobowiązali się inni, przenieś na swoją listę “czekam na” w systemie do zarządzania zadaniami. Dzięki temu będziesz mieć zawsze pod ręką informacje, na co jeszcze czekasz. Podczas przeglądu tygodniowego będziesz również mógł dyskretne przypomnieć o tych zobowiązaniach.

Jeżeli będziesz trzymać się konsekwentnie powyżej listy kontrolnej, z czasem spotkania, które realizujesz staną się wyznacznikiem Twojego profesjonalizmu. Rozliczanie rezultatów sprawi, że cały zespół przyzwyczai się do naturalnego rytmu działania, że oprócz spotkań jest jeszcze praca po spotkaniach do wykonania. Uczestnicy zyskają przekonanie, że Twoje spotkania są wartościowe i skoro je zorganizowałeś miałeś ku temu ważny powód.

Wpis zawiera tzw. linki afiliacyjne, co oznacza, że jeżeli zakupisz usługę, którą polecam otrzymam od niej prowizję. Polecam jedynie usługi i produkty, których sam używam i uważam, że mogą przydać się moim Czytelnikom.