Tydzień temu przedstawiłem listę kontrolną dla organizatorów spotkań, by jak najlepiej wykorzystać czas swój i uczestników. Dziś przygotowałem kilka rad, które możesz wykorzystać, gdy nie organizujesz spotkania, ale jesteś jego uczestnikiem. Smutnym faktem jest, że obecnie w wielu organizacjach organizuje się zbyt wiele spotkań. Aby zadbać o własną produktywność, musisz zadbać o swoją niedostępność.

Wprowadzenie tych prostych zasad w życie pozwoli Ci zaoszczędzić czas i wyeliminować ze swojego kalendarza spotkania nadmiarowe.

Przed spotkaniem

Poproś o agendę i oczekiwany rezultat spotkania – jeżeli otrzymałaś zaproszenie na spotkania, w którego treści jest tylko temat spotkania, zamiast akceptować zaproszenie poproś organizatora o przewidywany rezultat spotkania i agendę. Możesz to zrobić w następującej formie:

“Dziękuję za zaproszenie. Proszę napisz kilka słów, jaki rezultat chcemy wypracować na tym spotkaniu? Jaką planujesz agendę spotkania? Zależy mi, aby dobrze wykorzystać ten czas i te informacje pozwolą mi aktywnie uczestniczyć w spotkaniu”.

Jeżeli otrzymasz odpowiedź, będziesz posiadać komplet informacji niezbędny do podjęcia decyzji o uczestnictwie w spotkaniu. Jeżeli nie otrzymasz odpowiedzi, masz pełne prawo odmówić uczestniczenia w spotkaniu. Jeżeli organizator nie potrafi znaleźć 5 minut by Ci odpowiedzieć, przeznaczanie 60 minut na spotkanie raczej nie będzie dobrą inwestycją.

Sprawdź liczbę uczestników – jeżeli w spotkaniu ma uczestniczyć ponad 5-6 osób, zapytaj organizatora, jaka ma być Twoja rola na tym spotkaniu. Prawdopodobnie rezultat da się osiągnąć tańszym sposobem. Znam osobę, która stosuje zasadę automatycznego odrzucania spotkań, w których uczestniczy więcej niż 6 osób. I osoba ta odnosi duże sukcesy w organizacjach, w których pracuje. Wyjątek stanowią spotkania zespołu w przypadku, gdy Twój zespół liczy więcej niż 5 osób oraz spotkania informacyjne, gdzie większej grupie pracowników przedstawia się obwieszczenia firmowe.

Dowiedz się czemu ma służyć Twój udział w spotkaniu – jeżeli możesz zapytaj organizatora o Twoją rolę na spotkaniu. Dowiesz się jakie są oczekiwania względem Ciebie. Być może okaże się, że nie jesteś niezbędna na tym spotkaniu.

Zrezygnuj ze spotkań typu “przyjdziesz i posłuchasz” – czasami dowiesz się, że powinnaś przyjść na spotkanie, aby posłuchać. Nie gódź się na to! W zamian poproś o notatki ze spotkania. To znacznie tańszy sposób na dowiedzenie się o postępie projektu lub rozwoju sytuacji. Wyjątek stanowi “słuchanie strategiczne”, czyli gdy idziesz na spotkanie, aby lepiej poznać uczestników, wychwycić niuanse trudnej sytuacji lub subtelne relacje między uczestnikami, których nie jesteś w stanie wyczytać z notatki. Argument ten jednak jest nadużywany. Zwykle chodzi o to, że uczestnikom nie chce robić się notatek, więc wolą zorganizować spęd.

Podejmij decyzję – jak najszybciej podejmij decyzje o uczestnictwie lub rezygnacji ze spotkania. Nie czekaj do ostatniej chwili.

Sprawdź jakie rezultaty obiecałaś przygotować – zajrzyj do swojego systemu zarządzania zadaniami i sprawdź jakie rezultaty obiecałaś przygotować przed spotkaniem. Upewnij się, że są już gotowe. Jeśli nie, zaplanuj czas na ich wykonanie przed spotkaniem.

Zawrzyj niezbędne sojusze – jeżeli na spotkaniu chcesz przeforsować swoją decyzję lub przekonać do swojego punktu widzenia, koniecznie zawrzyj odpowiednie sojusze wcześniej. Spotkanie służy jedynie formalnemu zatwierdzeniu decyzji lub potwierdzeniu punktu widzenia. Zidentyfikuj osoby, które podzielą Twój pomysł i przekonaj je przed spotkaniem. Unikniesz długotrwałych dyskusji podczas spotkania.

W trakcie spotkania

Doprecyzuj rezultat spotkania – jeżeli uczestniczysz w spotkaniu, w którym niejasny jest jego cel, poproś o doprecyzowanie planowanego rezultatu, który chcecie wypracować. Poinformowanie o celu spotkania jest obowiązkiem organizatora. Zdarza się jednak, że organizator od razu przechodzi do swojej agendy bez poinformowania o tym uczestników. Jeżeli ma miejsce taka sytuacja, możesz powiedzieć coś w stylu:

“Zanim przejdziemy do dalszej części spotkania, chciałam zapytać o jedną kwestię. Z czym chcemy wyjść z dzisiejszego spotkania?”

Daj sobie prawo opuścić spotkanie przed czasem – czasem swój wkład w spotkanie dokonasz w jego pierwszej części. Daj sobie prawo wyjścia w takim momencie ze spotkania. Jeżeli z agendy wnika, że dalsze punkty nie dotyczą Twojej pracy, dyskretnie opuść spotkanie. Podziękuj uczestnikom, poinformuj o swojej decyzji i wyjdź. Podobnie, jeśli po doprecyzowaniu rezultatu okaże się, że nie dotyczy Twojego zakresu obowiązków.

Pilnuj czasu i agendy – jeżeli uczestnicy lub organizator odbiegają od ustalonego planu, zwróć na to uwagę. Pilnowanie czasu i agendy to obowiązek każdego uczestnika, nie tylko organizatora.

Aktywnie uczestnicz – być może masz zwyczaj, że na spotkaniu odpisujesz na maile, czytasz ważne dokumenty lub sprawdzasz pocztę na swoim telefonie (bo przecież nie zaglądasz na Facebook, nie grasz w gry, ani nie czytasz stron internetowych, prawda? 🙂 ). Przestań! Zacznij aktywnie uczestniczyć. Im bardziej skupisz się na spotkaniu, tym szybciej je zakończycie i rozejdziecie się do swoich zadań.

Rób notatki – nie polegaj jedynie na swojej pamięci. Rób notatki. Notuj przebieg spotkania i najważniejsze ustalenia. Zapisuj zadania do wykonania

Po spotkaniu

Zapisz zadania do systemu zarządzania zadaniami – przenieś zadania, które zobowiązałaś się wykonać do swojego systemu zarządzania zadaniami.

Jak widzisz nie są to skomplikowane czynności, a mogą znacząco wpłynąć na wydajność Twojej pracy. Jeżeli chcesz dbać o własną produktywność, zacznij dbać o jakość spotkań w których uczestniczysz. Nie daj się ogarnąć trendowi biernego uczestniczenia w dziesiątkach spotkań. Masz zbyt wiele ciekawszych sposobów na spędzenie swojego czasu.

Pytanie: jakie masz inne sposoby na dobre wykorzystanie czasu podczas spotkania?