Nie wiem jak Ty, ale ja wręcz jestem maniakiem notowania. Nie, nie tworzenia takich oficjalnych i sztywnych notatek, a po prostu notowania ciekawych danych, informacji czy ważnych ustaleń, o których rozmawiamy. A także swoich przemyśleń, inspiracji i pomysłów na biznes.

Przez wiele lat stosowałem tradycyjne, papierowe narzędzia do magazynowania informacji. Posiadam stosy zapisanych zeszytów, notatników i kalendarzy z ubiegłych lat. Niestety ich główną wadą jest to, że nawet, jeśli zawierają cenne informacje to trudno mi do nich dotrzeć – nie mam ich pod ręką wtedy, kiedy są potrzebne, a znalezienie konkretnej informacji zajmuje dużo czasu. Na tyle dużo, że częściej nie opłaca się przeglądać tych notatników, niż wydobywać z nich wartościową informację. Pełnią więc obecnie głównie funkcję sentymentalną.

Od kilku lat intensywnie używam oprogramowania do robienia notatek. Jeżeli myślisz o wzroście produktywności swojej pracy, warto abyś zainteresował się takim narzędziem, tym bardziej, że dziś w dobie powszechnych urządzeń mobilnych i dotykowych, korzystanie z takiego notatnika stało się bardzo intuicyjne i dużo wygodniejsze niż jeszcze 3 lata temu. Notesy elektronicznego używam dziś praktycznie do notowania wszystkiego: danych zawodowych, prywatnych, prowadzenia dziennika, tworzenia archiwum cyfrowego, nauki, przygotowywania prezentacji i materiałów szkoleniowych. Również wpisy na bloga tworzę w tym narzędziu.

Dlaczego używam?

Główne powody, dla których używam oprogramowania do robienia notatek to:

• Informacje zawsze pod ręką – elektroniczna wersja notatek sprawia, że możesz mieć wszystkie, wieloletnie notatniki zawsze ze sobą. Ja obecnie używam ponad dziesięciu notatników w formie elektronicznej. Noszenie ze sobą ich odpowiedników papierowych byłoby niemożliwe. Dziś możesz przechowywać swoje notatniki w tzw. „chmurze” i mieć do nich dostęp z dowolnego urządzenia: tabletu, smarphone’a, komputera a nawet telewizora.
• Funkcja przeszukiwania – dzięki zaindeksowaniu wszystkich notatek, odnalezienie tych dotyczących tematu, który nas interesuje zajmuje kilka chwil.
• Możliwość współdzielenia – dzięki synchronizacji przez Internet, mogę udostępnić swoje notatki Klientom, współpracownikom, rodzinie lub swoim znajomym. Możemy je wspólnie tworzyć, modyfikować i przeglądać.
• Czytelność notatek – osobiście mam dość nieczytelny charakter pisma. Nie raz przeglądając po czasie papierowe notatki, zastanawiam się co autor miał na myśli, nie mogąc rozczytać swoich bazgrołów. Zauważyłem również, że szybciej i wygodniej pisze mi się na klawiaturze niż na papierze.
• Dane cyfrowe – w notatniku elektronicznym mogę przechowywać również inne dane cyfrowe: zdjęcia, pliki, nagrania dźwiękowe, nagrania video.
• Bezpieczeństwo – notatki elektroniczne mogę przechowywać w kilku kopiach, dzięki czemu wiem, że zawsze będę mógł je odzyskać. Dane wrażliwe dodatkowo mogę zabezpieczyć hasłem.

Moje wątpliwości

Oczywiście jak ze zmianą każdego przyzwyczajenia pojawiają się wątpliwości. Moje wątpliwości dotyczyły dwóch obszarów:

• Przyzwyczajenie do papieru – zastanawiałem się, czy nie lepiej jest pozostać przy formie papierowej, tym bardziej, że taka forma jest dla mnie do dziś przyjemna. Ostatecznie zwyciężyła wygoda posiadania wszystkich notatek ze sobą, łatwo przeszukiwalnych.
• Co pomyśli rozmówca? – bałem się, że pracując z Klientami mogą oni pomyśleć, że nie poświęcam im wystarczającej uwagi lub szacunku, zaglądając do komputera. Dziś jednak większość osób jest już przyzwyczajona do urządzeń elektronicznych i notowania w takiej formie. Jeżeli mam wątpliwości jak może być odebrane to przez rozmówcę, na początku spotkania wyjaśniam swoje podejście i prezentuję, w jaki sposób robię notatki.
• Szybkość notowania – obawiałem się również, czy elektroniczne notowanie nie będzie wolniejsze. Nie jest. A na dodatek oszczędzam dużo czasu później, gdy mogę notatkę skopiować i wstawić do dokumentu lub wysłać e-maila.

Wyjątki

Oczywiście nie chodzi mi o ortodoksję. Zawsze należy wybierać narzędzie, które pozwoli wykonać pracę jak najlepiej. Dlatego też są 2 wyjątki, kiedy nie używam notatnika elektronicznego:

1. Diagnoza Klienta – jeżeli jestem na spotkaniu, gdzie poznajemy się z Klientem i rozmawiamy na temat diagnozy jego sytuacji, zwykle używam notatnika papierowego. Na takim spotkaniu zależy mi, aby wysłuchać i zrozumieć Klienta. Wtedy wolę, aby urządzenia elektroniczne nas nie rozpraszały. Najważniejsze informacje zapisuję na kartce.

2. Spotkanie wymagające dużego skupienia na rozmówcy – jeżeli pojawi się problem wymagający maksymalnego skupienia uwagi na rozmówcy, np.: w trakcie ćwiczenia rozwiązywania problemów komunikacyjnych, przygotowania Klienta do rozmowy ze współpracownikami na trudny temat, lub uporanie się z blokadami Klienta. Wtedy zwykle używam papierowego notesu.

W takich przypadkach, po spotkaniu przenoszę najważniejsze informacje do notatnika elektronicznego przepisując, wstawiając zdjęcie notatki albo skanując ją na skanerze.

Jaki notatnik wybrać?

Obecnie na rynku istnieje wiele różnych programów do robienia notatek elektronicznych. Ich zestawienie możesz znaleźć tutaj: http://en.wikipedia.org/wiki/Comparison_of_notetaking_software. Ja używam dwóch: OneNote i Evernote. Większość notatek tworzę i przechowuję w programie Microsoft OneNote synchronizowanym na wirtualnym dysku Skydrive (prywatne) i na Sharepoint (zawodowe), a dla bardzo specyficznych zastosowań (ok 2 % notatek) stosuję Evernote. Najważniejsze to wybrać takie oprogramowanie, w którym będzie Ci się robiło notatki najwygodniej i najbardziej intuicyjnie. Wraz z wzrostem używania takiego oprogramowania, stanie się ono Twoją nieodłączną częścią pracy. Ważne, aby było to narzędzie, które tę pracę ułatwi a nie utrudni.