Tak jak pisałem niedawno, bardzo intensywnie korzystam z oprogramowania do robienia notatek. Jako głównego narzędzia używam Microsoft OneNote, który jest rozszerzeniem mojej pamięci już od roku 2006. Na przestrzeni lat wypracowałem zasady jak używać tego narzędzia, aby pomagało mi sprawnie działać w biznesie.

Jednocześnie dostrzegam pewien paradoks. Wiele osób do tworzenia notatek używa Notepada, plików tekstowych, dokumentów Google czy plików Word, posiadając na swojej stacji roboczej OneNote, który standardowo jest częścią pakietu Office używanego w wielu firmach.

Microsoft OneNote to jedna z tych aplikacji, które w wielu organizacjach pozostają nieodkryte. Ilekroć pokazuję to narzędzie uczestnikom szkoleń, spotykam się z zaskoczeniem, niedowierzaniem i zdumieniem, że mieli tak przydatną aplikacje pod ręką i jej dotychczas nie używali. Prezentacja OneNote na moich szkoleniach to jeden z elementów wywołujący efekt WOW! wśród uczestników.

Nagle okazuje się, że pracownicy mieli narzędzie, które znacząco usprawnia ich prace i nawet nie wiedzieli, że je mają! Zaraz potem zaczynają się pytania, do czego używam OneNote. Oto kilka zastosowań gdzie OneNote pomaga mi w pracy i odciąża moją pamięć. Moi współpracownicy i Klienci czasem dziwią się, skąd ja o tym wszystkim pamiętam i jak łatwo znajduję informacje, których potrzebuje. Oto cały sekret 🙂

Obecnie używam około 20 notatników OneNote. Każdy jest synchronizowany za pomocą Skydrvie lub Sharepoint. Dodatkowo okresowo wykonuję backup tych notatników na macierz dyskową. To bardzo ważne, bo gdybym stracił te notatki, straciłbym efekt wieloletniego gromadzenia informacji. Intensywnie korzystam również z funkcji wyszukiwania, dzięki czemu odnajdywanie informacji jest praktycznie błyskawicznie.

Archiwum Cyfrowe – główny notatnik zawierający istotne dla mnie informacje, posegregowane w kolejności alfabetycznej A – Z. Jeżeli znajdę ciekawą informację, raport, grafikę, zestawienie czy anegdotę – zakładam nową stronę pod właściwą literą. Trzymam tu również loginy do serwisów internetowych (bez haseł!), listy ciekawych kawiarni, dane kontaktowe i urzędowe, skany dokumentów, zrzuty ekranów aplikacji, instrukcje obsługi, itp.

Wsparcie projektów – podczas realizacji, każdy projekt otrzymuje oddzielną stronę w notatniku. Tu trzymam główne ustalenia, wyniki wywiadów, notatki, szkice rekomendacji i wniosków, harmonogramy, plany, kopie ważnych e-maili, ważne dokumenty.

Inkubacja projektów – opracowując nowe usługi i narzędzia tworzę dedykowane zakładki dla każdego z nich. Tu trafiają z mojej listy Kiedyś może, gdzie mogę swobodnie zapisywać wszystkie pomysły i gromadzić efekt poszukiwań na dany temat.

Baza wiedzy Ogarnij Chaos Alumni – uczestnicy moich szkoleń mają dostęp do specjalnej bazy danych, z której mogą korzystać po zakończeniu szkolenia czy warsztatu. Baza danych z informacjami na temat produktywności stworzona jest w OneNote, dzięki czemu mają do niej dostęp z dowolnego urządzenia oraz z poziomu przeglądarki internetowej.

Materiały Szkoleniowe – materiały szkoleniowe, które tworzę również są tworzone w OneNote.

Materiały do nauki – korzystając ze szkoleń tradycyjnych i e-learningowych w OneNote gromadzę notatki i materiały do nauki, które otrzymałem od trenerów. Tutaj też lądują wszystkie PDFy i prezentacje Power Point, na których mogę zaznaczać ważne informacje zakreślaczem i dopisywać notatki do tych materiałów.

Procedury i listy kontrolne – w OneNote trzymam bazę procedur i listy kontrolne, które pomagają mi prowadzić moją działalność biznesową.

Materiały do przeczytania – wszystkie dokumenty, artykuły i inne materiały do przeczytania, lądują w OneNote. Są łatwo przeszukiwane i mogę komentować ich treść. Dodatkowo, jeśli informacja jest wartościowa, przenoszę artykuł do Archiwum.

Baza wiedzy nt. produktywności – to moja wewnętrzna, biznesowa wikipedia. Tutaj trzymam wszystkie informacje dotyczące produktywności, profesjonalizmu, modelu Ogarnij Chaos. Jest to rozszerzenie mojego Archiwum alfabetycznego.

Notatniki wspóldzielone – jeżeli prowadzę projekt z podwykonawcą lub partnerem biznesowym i potrzebujemy wymieniać notatki, tworzę oddzielny notatnik, w którym trzymamy i uaktualniamy wszystkie notatki i ustalenia. Notatnik jest synchronizowany za pomocą Skydrive lub Sharepoint (w zależności od stopnia „tajności” projektu).

Publikacje – wszystkie publikacje, które tworzę – wpisy na bloga, artykuły, eseje, itp. powstają w OneNote. Zwykle przydaje się wtedy tryb pełnoekranowy (skrót: klawisz F11), które eliminuje wszystkie rozpraszacze z pola widzenia.

Szablony stron WWW – gdy tworzę szablon nawigacji strony internetowej lub intranetowej, prototyp powstaje w OneNote. Struktura notatnika oraz linki jak w wikipedii pozwalają tworzyć klikalne, skomplikowane prototypy i szybko sprawdzać czy interfejs spełnia swoje założenia.

Projekty szkoleń i wystąpień – jak łatwo się domyślić, wszystkie moje szkolenia i wystąpienia powstają również w OneNote (a także w oprogramowaniu do map myśli, ale o tym innym razem)

Mój system do produktywności – OneNote również wspiera moją produktywność. Jest jednym z elementów mojego Indywidualnego Systemu Wspierającego Produktywność. Przechowuję w nim swoje perspektywy, cele, obszary odpowiedzialności oraz materiały stanowiące wsparcie projektów.

Perspektywy biznesowe firmy – wszystkie informacje dotyczące planowania biznesu: misja, wizja, wartości, strategia, planowanie Klientów również tworzę i przechowuję w OneNote.

Luźne notatki – i w końcu do OneNote lądują wszystkie luźne notatki, które tworzę. To taki mój ekwiwalent żółtych karteczek 🙂

Jak widać z powyższej listy, OneNote stał się pokaźnym rozszerzeniem mojego mózgu i firmy 🙂 Mogę otwarcie powiedzieć, że jest to narzędzie, które jest jednym z podstawowych elementów wspierających moje skuteczne działanie w biznesie.