Duży wzrost wydajności oraz oszczędności czasowe w pracy przy komputerze możesz osiągnąć stosunkowo prostymi metodami.

Przygotowałem dla Ciebie kilka sposobów, które możesz zastosować „od zaraz”.

Bezwzrokowe pisanie na klawiaturze. Klawiatura to wciąż podstawowe narzędzie dostarczania informacji do komputera. Każdego dnia piszesz na niej tysiące słów. Zainwestuj swój czas w naukę szybszego korzystania klawiatury, da Ci bezpośredni wzrost wydajności Twojej pracy przy komputerze.

Możesz skorzystać z któregoś z poniższych serwisów:

• http://www.klawiszowiec.com.pl/
• http://www.pisaniebezwzrokowe.pl/szybkie_pisanie.html
• http://www.kurspisania.pl/
• http://keybr.com/

Skróty klawiszowe. Jeżeli używam jakiejś aplikacji regularnie, zawsze sprawdzam jakie skróty klawiszowe są dostępne. Regularnie uczę się nowych, które dotyczą funkcji, których używam codziennie. Dzięki temu oszczędzam dziesiątki minut dziennie!

Ciekawe, że wciąż duża liczba osób, nie korzysta ze skrótów klawiszowych np. w Windows, Outlook czy Lotus Notes. To są aplikacje, których wiele osób używa na co dzień. I zamiast użyć skrótu, który pozwoli wykonać akcję po wciśnięciu kombinacji klawiszy, tracą czas na wybieraniu komend za pomocą myszki. Jeżeli jeszcze nie korzystasz ze skrótów klawiszowych, zacznij już dziś. Przekonasz się ile czasu zaoszczędzisz.

Listę dostępnych skrótów klawiszowych dla Twoich aplikacji znajdziesz tutaj: http://www.shortcutworld.com/ lub w systemie pomocy samej aplikacji.

Automatyzacja rutynowych czynności. Jestem przekonany, że wiele czynności na komputerze robisz w sposób powtarzalny. Czemu by ich nie zautomatyzować i sprawić, by nie wykonywały się „same”? Zapoznaj się z prostą, darmową aplikacją FingerTips, która automatyzuje wiele czynności w systemie Windows. Jeżeli używasz Outlook’a, skorzystaj z funkcji Quick Steps, która umożliwia tworzenie zestawów czynności w formie zapisanego skryptu (bez znajomości programowania!). Jeżeli jesteś zaawansowanym użytkownikiem komputerów, przetestuj aplikację AHK. Zacznij stosować makra. Te wszystkie metody pozwolą Ci zautomatyzować rutynowe czynności, dzięki czemu Twoja wydajność wzrośnie.

Stwórz szablony. Mam taki nawyk, że jeżeli zaczynam tworzyć jakiś dokument to zastanawiam się czy będę go jeszcze raz tworzył w przyszłości. Jeżeli tak, zaczynam od zbudowania szablonu, który będę mógł wykorzystać wielokrotnie.

Kilka lat temu uczestniczyłem w projekcie, gdzie zainwestowałem ponad dwa dni pracy w stworzenie szablonów. Oczywiście członkowie zespołu i kierownik projektu nie patrzyli na to przychylnie, uważając że marnuję czas. Jakież było ich zdziwienie, gdy w kolejnym tygodniu pracę, która oni robili ręcznie przez kilka kolejnych dni, wykonałem w ciągu 2 godzin, korzystając z szablonów i prostych automatyzacji.

Przyjrzyj się zadaniom i dokumentom, dla których przydałby się szablon. Zainwestuj swój czas w przygotowanie najważniejszych szablonów dokumentów, e-maili, zestawień.

Wyłącz powiadomienia. Robiąc przeglądy produktywności stacji roboczej moich Klientów, pierwsze na co zwracam uwagę to wszystkie wyskakujące powiadomienia. Szczególnie dotyczy to systemów poczty elektronicznej. Jeżeli używasz Outlook’a i nie zmieniałeś ustawień domyślnych, to po otrzymaniu nowego e-mail’a, w prawym dolnym rogu wyświetliło się powiadomienie, na moment zmienił się kursor, zagrał dźwięk i pojawiła się mała kopertka. Cztery rozpraszacze Twojej uwagi.

Bardzo często widzę osoby, które próbując napisać ważne pismo lub przygotować raport, co chwila są rozpraszane takimi powiadomieniami. Zamiast w skupieniu popracować 30 minut nad dokumentem, 25 minut spędzają na czytaniu pojawiających się powiadomień.

Jeżeli jeszcze tego nie zrobiłeś, wyłącz powiadomienia o przychodzących e-mailach.

Odfiltruj niepotrzebne e-maile za pomocą reguł. Dziennie dostajesz dziesiątki, jeśli nie setki e-mail. Nie wszystkie one wymagają Twojej uwagi wtedy, kiedy zostaną do Ciebie dostarczone. Do tej kategorii należą na pewno wszystkie newsletter’y i powiadomienia z serwisów społecznościowych. Użyj reguł aby odfiltrować takie wiadomości do oddzielnego folderu. Dzięki temu Twoja skrzynka przychodząca będzie zawierała jedynie wiadomości, którymi trzeba się zająć w pierwszej kolejności. Wybrany folder natomiast, będzie zawierał wiadomości, które przeczytasz wtedy, kiedy podejmiesz decyzję, że jest na to właściwy czas.

Ustaw „Nie przeszkadzać” w komunikatorze. Jeżeli używasz komunikatora (np. Skype, Lync, Gadu Gadu, etc.) wyrób w sobie nawyk ustawiania statusu „nie przeszkadzać” w chwilach, gdy potrzebujesz popracować w skupieniu na komputerze. Dzięki temu w chwilach skupienia nie będziesz rozpraszany przez przychodzące wiadomości.

Stosując te proste zasady, zaoszczędzisz cenne minuty Twojego czasu, a przede wszystkim będziesz pracować w większym skupieniu. Jeżeli jeszcze tego nie zrobiłeś, zacznij od wyłączenia wszystkich powiadomień. Zajmie Ci to maksymalnie 2 minuty.

Napisz proszę w komentarzach, jakie Ty stosujesz sposoby, aby poprawić swoją wydajność pracy przy komputerze?