Oto jest. Pojawił się. PROJEKT. Kolejna sprawa do załatwienia. Już nie możesz doczekać się aby zacząć go realizować, planować, organizować, omawiać.

Ale zaraz, zaraz. Może wcale nie? Może właśnie pamiętasz, że musisz się nim zająć, ale wcale się do tego nie zabierasz? Przecież jest tyle ciekawszych/ważniejszych/pilniejszych spraw do załatwienia… No to może zajrzę na Facebook.

Lubimy myśleć o naszych sprawach do załatwienia. Planować w myślach ich realizację, próbując pamiętać co trzeba zrobić, stale w myślach opracowując plan działania. I w konsekwencji na myśleniu się kończy. Na myśleniu o zrobieniu tak wielu rzeczy, odwlekaniu ich realizacji i domykaniu tych najpilniejszych w ostatniej możliwej chwili. I ciągłym poczuciu że “nie ma się na nic czasu, bo tyle tematów jest do obsłużenia“. A można przecież inaczej…

Czym jest projekt?

Projekt to zestaw powiązanych ze sobą działań, które zmierzają do osiągnięcia określonego rezultatu. Tyle definicja. Przykłady? Proszę bardzo: Opracowanie strategii rozwoju zespołu. Przygotowanie zestawienia przepracowanych godzin. Raport satysfakcji klientów. Nowa strategia marketingowa produktu. Przygotowanie witryny internetowej. Wdrożenie nowego systemu CRM. Przygotowanie prognozy sprzedaży. Organizacja wyjścia na piwo z przyjaciółmi. Chodzenie na fitness dwa razy w tygodniu. Obrobienie zdjęć z ostatniej imprezy. Wakacje w Hiszpanii. Imieniny teściowej. Zapisanie na korepetycje młodszego syna. Wybór nowej zmywarki do kuchni.

To wszystko są projekty, które starasz się realizować na co dzień. David Allen, twórca metodyki GTD, zwykł mawiać, iż każdy jest kierownikiem projektu, gdyż każdy ma do załatwienia sprawy które wymagają kilku powiązanych ze sobą czynności. Przeciętnie każdy człowiek jest zaangażowany w realizację od 80 do 120 projektów w danym czasie. Wiele osób próbuje o nich jedynie pamiętać i zwykle nie ma świadomości ich dokładnej liczby.

A Ty ile otwartych, niezakończonych projektów masz na swojej głowie?

Czy posiadasz listę aktualnych projektów?

Jeśli myślisz o zwiększeniu własnej produktywności lub chcesz ogarnąć otaczający Cię chaos stwórz jedną, łatwo dostępną listę wszystkich projektów, w które jesteś w jakikolwiek sposób zaangażowany. Część z nich realizujesz bezpośrednio. Część z nich tylko nadzorujesz, obserwując co robią Twoi podwładni. W kilku z nich uczestniczysz jedynie jako członek zespołu. Każdy z nich jednak trzeba zidentyfikować i wpisać na własną listę projektów. Listę do której możesz łatwo zajrzeć, do której możesz coś szybko dopisać lub z której możesz coś skreślić.

Podczas konsultacji lub treningów pytanie “Czy lista projektów jest niezbędna?” słyszę bardzo często. “Czy to nie zbyt detaliczne opisywanie otaczającej rzeczywistości?” Odpowiedź jest jedna – jest to niezbędne jeśli chcesz pracować nad usprawnieniem własnej wydajności i skuteczności.

Dopóki nie będziesz posiadać jednej, spójnej i kompletnej listy projektów w których uczestniczysz, nie będziesz w stanie zwiększyć własnej produktywności.

• Nie będziesz w stanie określić, które z tych projektów są ważne, a z których możesz zrezygnować.
• Nie będziesz w stanie odpowiedzieć innym, czy możesz zająć się jeszcze jedną dodatkową sprawą do załatwienia.
• Nie będziesz w stanie ocenić, jak bardzo zapracowaną osobą jesteś.
• W końcu nie będziesz w stanie odpocząć i zredukować stresu, które te projekty w Twoim życiu generują.

Z drugiej strony, jeżeli podejmiesz decyzję, że nie będziesz prowadzić listy aktualnych projektów, zdarzy się, że wiecznie towarzyszyć Ci będzie poczucie, że pewne sprawy nie zostały załatwione. Niejednokrotnie zastanawiać się będziesz o czym zapomniałeś. Nieobce będzie poczucie zmęczenia i przeciążenia ilością zadań do zrobienia. Będziesz myśleć o pracy w czasie gdy warto odpoczywać lub spędzać czas z bliskimi osobami. A może po prostu zapomnisz o pewnej bardzo ważnej sprawie do załatwienia.

Sam oceń, czy warto to wszystko przeżywać zamiast posiadania jednej, łatwo dostępnej listy projektów. Nie wierz mi na słowo. Sprawdź.