­čÄÖ´ŞĆRESTART! 003: 5 zasad u┼╝ywania kalendarza

Restart podcastu ÔÇ×Ogarnij Chaos┬«ÔÇŁ

Odcinek miał premierę 14.02.2019.

W 2021 roku restartuj─Ö podcast i zanim pojawi─ů si─Ö nowe odcinki, przypominam te dotychczas opublikowane. Tre┼Ť─ç podcastu si─Ö nie zmieni┼éa, jednak materia┼éy do odcinka zosta┼éy uaktualnione.

Ka┼╝dy restartowany odcinek zawiera transkrypt z zapisem tekstowym tre┼Ťci podcastu. Podcast zosta┼é r├│wnie┼╝ podzielony na rozdzia┼éy co powinno pom├│c w selektywnym s┼éuchaniu.

Poni┼╝ej transkryptu znajduje si─Ö r├│wnie┼╝ ÔÇ×Materia┼é dodatkowyÔÇŁ ÔÇô m├│j unikalny komentarz, kt├│ry nawi─ůzuje do tematyki odcinka ale zosta┼é przygotowany ju┼╝ po publikacji odcinka. Mam nadziej─Ö, ┼╝e b─Ödzie to dla Ciebie warto┼Ť─ç dodana do samego podcastu.

W ka┼╝d─ů ┼Ťrod─Ö na blogu pojawi si─Ö nowy odcinek uaktualniony o dodatkowe materia┼éy. A nast─Öpnie p┼éynnie przejdziemy do nowych odcink├│w. Staram si─Ö by tre┼Ťci podcastu by┼éy ponadczasowe i mam nadziej─Ö, ┼╝e przypomnienie tych ju┼╝ istniej─ůcych b─Ödzie dla Ciebie okazj─ů do od┼Ťwie┼╝enia tematyki zwi─ůzanej z produktywno┼Ťci─ů i wychodzeniem z przepracowania.

W trzecim odcinku podcastu rozmawiamy o podstawowym narz─Ödziu ogarniania chaosu, czyli kalendarzu.

Życzę przyjemnego słuchania, a jeżeli wolisz poczytać to do zapoznania się z transkryptem odcinka.

´╗┐(je┼╝eli nie widzisz powy┼╝ej odtwarzacza podcastu kliknij w ten link)

W odcinku opowiadam m.in o:

  • 3 powodach dla kt├│rych warto u┼╝ywa─ç kalendarza
  • pi─Öciu dobrych praktyk u┼╝ywania kalendarza
  • cz─Östych b┼é─Ödach przy u┼╝ywaniu kalendarza

Transkrypt

Odcinek 002: 5 zasad u┼╝ywania kalendarza

Cze┼Ť─ç, dzie┼ä dobry. Dobry wiecz├│r. Witam Was bardzo serdecznie w 3 odcinku podcastu ÔÇ×Ogarnij Chaos┬«ÔÇŁ. Z tej strony Marcin Kwieci┼äski i w dzisiejszym odcinku chcia┼ébym z Wami porozmawia─ç o podstawach, a dok┼éadniej m├│wi─ůc o podstawowym narz─Ödziu ogarniania chaosu. A tym podstawowym narz─Ödziem, z kt├│rym warto si─Ö zapozna─ç, to jest kalendarz. Takie powszechne narz─Ödzie, kt├│re pozwala nam lepiej i bardziej ┼Ťwiadomie gospodarowa─ç naszym czasem. W dzisiejszym odcinku chcia┼ébym podzieli─ç si─Ö z Wami pi─Öcioma zasadami, takimi dobrymi praktykami u┼╝ywania kalendarza. Dlaczego? Poniewa┼╝ okazuje si─Ö, ┼╝e wiele os├│b, mimo, ┼╝e u┼╝ywa kalendarza, to u┼╝ywa go troszeczk─Ö niezgodnie z tymi praktykami, mo┼╝na powiedzie─ç, w poprzek zalecenia tw├│rc├│w. Wi─Öc dzisiaj chcia┼ébym opowiedzie─ç w┼éa┼Ťnie o tym, co zrobi─ç, ┼╝eby korzysta─ç z kalendarza zgodnie z najlepszymi praktykami. Zaczynamy.

Po co u┼╝ywa─ç kalendarza?

Wydaje mi si─Ö, ┼╝e rozmow─Ö o kalendarzu warto by rozpocz─ů─ç od tego, ┼╝eby zastanowi─ç si─Ö, po co i dlaczego u┼╝ywa─ç kalendarza. Wci─ů┼╝ spotykam osoby, kt├│re w┼éa┼Ťnie zadaj─ů mi to pytanie ÔÇ×Marcin, ale, po co ja mam u┼╝ywa─ç tego kalendarza?ÔÇŁ. I z mojej perspektywy, s─ů takie 3 g┼é├│wne powody, na kt├│re warto zwr├│ci─ç uwag─Ö, je┼╝eli si─Ö zastanawiamy, czy w og├│le kalendarz to jest narz─Ödzie dla mnie.

Pierwszy pow├│d jest taki, ┼╝e kalendarz odci─ů┼╝a Twoj─ů pami─Ö─ç i po co trzyma─ç w g┼éowie pami─Ötanie o tym, ┼╝e mam si─Ö z kim┼Ť spotka─ç, ┼╝e mam co┼Ť zrobi─ç, ┼╝e sobie co┼Ť zaplanowa┼éem, lepiej mie─ç to w kalendarzu i po prostu posi┼ékowa─ç si─Ö zerkaj─ůc do tego kalendarza. ÔÇ×Aha, to dzisiaj mam do zrobienia to i to, po po┼éudniu zrobi─Ö to i to, a jutro rano jad─Ö tu i tuÔÇŁ. W zwi─ůzku z tym, nie ma sensu obci─ů┼╝a─ç pami─Öci, lepiej mie─ç to w zewn─Ötrznym narz─Ödziu.

Drugi pow├│d jest taki, ┼╝eby ┼Ťwiadomie rezerwowa─ç czas na pewne wydarzenia. Dzisiejsza rzeczywisto┼Ť─ç jest taka, ┼╝e masz du┼╝o wi─Öcej rzeczy do zrobienia, ni┼╝ jeste┼Ť w stanie przerobi─ç. I u┼╝ywanie kalendarza to jest pierwsza linia obrony przed tym nadmiarem obowi─ůzk├│w, poniewa┼╝ u┼╝ywaj─ůc kalendarza rezerwujesz sw├│j czas, m├│wi─ůc, ┼╝e to b─Ödzie najwa┼╝niejsze zadanie tego dnia, albo to b─Öd─ů takie zadania, na kt├│rych b─Öd─Ö si─Ö skupia─ç dzisiejszego dnia. Dzi─Öki czemu w┼éa┼Ťnie bardziej ┼Ťwiadomie b─Ödziesz gospodarowa─ç swoim czasem.

Trzeci pow├│d, moim zdaniem, chyba najistotniejszy z punktu widzenia produktywno┼Ťci, to jest, ┼╝e wpisanie czego┼Ť do kalendarza znacz─ůco zwi─Öksza prawdopodobie┼ästwo, ┼╝e to si─Ö wydarzy. Rzeczy, kt├│re trzymasz tylko w g┼éowie i m├│wisz: ÔÇ×Kiedy┼Ť je zrobi─ÖÔÇŁ, albo nawet my┼Ťlisz: ÔÇ×Zrobi─Ö je dzisiajÔÇŁ, maj─ů du┼╝o mniejsze prawdopodobie┼ästwo, ┼╝e to zrobisz, ni┼╝ to, ┼╝e ┼Ťwiadomie wpiszesz je do kalendarza i b─Ödziesz d─ů┼╝y─ç do tego, aby w pierwszej kolejno┼Ťci robi─ç rzeczy, kt├│re s─ů zapisane w kalendarzu. To znacz─ůco wp┼éynie na prawdopodobie┼ästwo, ┼╝e to si─Ö wydarzy. Oczywi┼Ťcie gwarancji nikt nie daje. Nie ma gwarancji, ┼╝e co┼Ť sobie wpiszesz do kalendarza, to to si─Ö wydarzy, ale dasz sobie szans─Ö. Zwi─Ökszysz swoje szanse na osi─ůgniecie po┼╝─ůdanego efektu.

Zasada nr 1 ÔÇô Planuj 60% czasu

Kiedy ju┼╝ wiemy, po co jest ten kalendarz, to chcia┼ébym powiedzie─ç o tych 5 zasadach, takich 5 podstawowych dobrych praktykach, kt├│re pozwalaj─ů nam lepiej z tego kalendarza korzysta─ç. Pierwsza zasada, to jest zasada 60 procent. W kalendarzu planujemy nie wi─Öcej ni┼╝ 60 procent swojego czasu. Je┼╝eli pracujesz 8 godzin dziennie, to planujesz tam oko┼éo 5 godzin swojego czasu. Nie 8 godzin, nie wi─Öcej, tylko oko┼éo 5. 60 procent, nie wi─Öcej. Tak samo, je┼╝eli planujesz sobie ca┼éy dzie┼ä, czyli nie tylko prac─Ö, ale r├│wnie┼╝ wydarzenia pozazawodowe, to staraj si─Ö, ┼╝eby w tym kalendarzu by┼éy wolne przestrzenie, poniewa┼╝ rzeczywisto┼Ť─ç ma to do siebie, ┼╝e nie zawsze chce wsp├│┼épracowa─ç z naszymi planami. I je┼╝eli zostawisz sobie te 40 procent na taki bufor, to oka┼╝e si─Ö jeste┼Ť przygotowany na niespodziewane wydarzenia, albo po prostu na niedyspozycj─Ö, albo b┼é─Ödy w szacowaniu. Bo mo┼╝emy sobie my┼Ťle─ç, ┼╝e zrobimy co┼Ť w godzin─Ö, a nagle si─Ö oka┼╝e, ┼╝e to nam zajmie p├│┼étorej godziny. Mo┼╝emy sobie my┼Ťle─ç, ┼╝e na spotkaniu za┼éatwienie sprawy zajmie nam p├│┼é godziny, a oka┼╝e si─Ö, ┼╝e potrzebujemy p├│┼étorej godziny. I je┼╝eli planujemy na 100 procent, to w takich sytuacjach, je┼╝eli co┼Ť si─Ö zmienia, to po prostu powstaje efekt domina – wszystkie inne plany nam si─Ö rozje┼╝d┼╝aj─ů. Wi─Öc zasada numer 1: 60 procent.

Zasada nr 2 ÔÇô Planowanie spotka┼ä

Zasada numer 2, dosy─ç oczywista – w kalendarzu planujemy spotkania. Czyli ka┼╝de spotkanie, kt├│re planujesz, na kt├│re si─Ö z kim┼Ť umawiasz, wpisz do kalendarza. Gdzie, kiedy, o kt├│rej, co b─Ödzie si─Ö dzia┼éo na tym spotkaniu, jak r├│wnie┼╝ wszystkie niezb─Ödne informacje. Czyli je┼╝eli b─Ödzie to na przyk┼éad spotkanie z analitykiem kredytowym, to by─ç mo┼╝e r├│wnie┼╝ warto wpisa─ç numer konta, czy jakie┼Ť informacje finansowe, kt├│re b─Öd─ů potrzebne na tym spotkaniu. Je┼╝eli b─Ödziesz rozmawia─ç z klientem o zrobieniu jakiego┼Ť wsp├│lnego przedsi─Öwzi─Öcia, to by─ç mo┼╝e podstawowe informacje o Twojej firmie, czy to, co musisz przekaza─ç temu klientowi, r├│wnie┼╝ warto mie─ç w┼éa┼Ťnie wpisane do kalendarza. To, co b─Ödzie potrzebne na tym spotkaniu.

Zasada nr 3 ÔÇô Planowanie pracy w┼éasnej

Zasada numer 3, to ju┼╝ jest niezbyt oczywiste dla wielu os├│b, a mianowicie, w kalendarzu planujemy prac─Ö w┼éasn─ů. Czyli tak─ů, kt├│r─ů robisz samodzielnie. Czy to przy biurku, czy to przy komputerze, czy to w biurze, czy to w mieszkaniu. Przyk┼éady pracy w┼éasnej? Pisanie dokumentu, opracowywanie zestawie┼ä, r├│wnie┼╝ malowanie, rysowanie, przygotowywanie prezentacji, wszystko to, co robisz samodzielnie, nie potrzebujesz si─Ö z nikim spotyka─ç, ale wymaga Twojego zaanga┼╝owania, Twojego czasu, uwagi i kompetencji. To te┼╝ wpisujemy do kalendarza. Wiele os├│b na warsztatach, kt├│re prowadz─Ö, dziwi si─Ö. ÔÇ×Jak to, no spotkania s─ů oczywiste, ale mam te┼╝ planowa─ç prac─Ö w┼éasn─ů? Pisanie? Tworzenie? Robienie zestawie┼ä? Analizowanie?ÔÇŁ Tak, jak najbardziej. To te┼╝ jest praca, kt├│r─ů nale┼╝y wykona─ç i warto rezerwowa─ç na to sw├│j czas.

Zasada nr 4 ÔÇô Planowanie oczywisto┼Ťci

Zasada numer 4, to wpisywanie do kalendarza tak zwanych oczywisto┼Ťci. W trakcie swojego dnia, robisz pewne rzeczy intuicyjnie, s─ů oczywiste. I z jakich┼Ť powod├│w nie wpisujemy ich do kalendarza, na zasadzie: ÔÇ×Przecie┼╝ zawsze to robi─Ö, w zwi─ůzku z tym, po co to wpisywa─ç?ÔÇŁ I p├│┼║niej robi─ů si─Ö r├│┼╝ne tzw. ÔÇ×kwiatkiÔÇŁ.

Podam Ci kilka przyk┼éad├│w, co jest tak─ů oczywisto┼Ťci─ů i co warto wpisa─ç do kalendarza, jako oczywisto┼Ť─ç. Przede wszystkim posi┼éki. Jest oczywiste, ┼╝e w ci─ůgu dnia b─Ödziesz je┼Ť─ç. Co wi─Öcej, wiele os├│b stara si─Ö je┼Ť─ç o sta┼éych porach i o sta┼éych godzinach, ┼╝eby zadba─ç o sw├│j organizm, poniewa┼╝ im lepiej si─Ö od┼╝ywiasz, im lepiej si─Ö nawadniasz, tym lepiej funkcjonujesz. I z jakich┼Ť powod├│w nie uwzgl─Ödniaj─ů tego w planach dnia. Pierwsz─ů rzecz─ů, kt├│r─ů w og├│le warto wpisa─ç do kalendarza, szczeg├│lnie jak jeste┼Ť w pracy, to, kiedy b─Ödziesz je┼Ť─ç, o kt├│rej godzinie zjesz dzisiaj posi┼éek. Bo jest to absolutnie pewne, ┼╝e posi┼éek trzeba zje┼Ť─ç i Tw├│j organizm b─Ödzie si─Ö tego domaga┼é.

Drugi rodzaj oczywisto┼Ťci, to s─ů na przyk┼éad dojazdy do klient├│w, dojazdy na spotkania. Je┼╝eli na przyk┼éad masz tak─ů sytuacj─Ö, ┼╝e Twoja praca r├│wnie┼╝ polega na tym, ┼╝e przemieszczasz si─Ö, musisz dojecha─ç do jakiego┼Ť klienta, albo na przyk┼éad s─ů dwa biura i musisz przemie┼Ťci─ç si─Ö mi─Ödzy jednym, a drugim biurem, to to te┼╝ wpisz do kalendarza. Ja zawsze wpisuj─Ö taki bloker, kt├│ry nazywa si─Ö ÔÇ×TransferÔÇŁ i to jest informacja o tym, kiedy, gdzie b─Öd─Ö przemieszcza┼é si─Ö, czy b─Öd─Ö jecha┼é na przyk┼éad z ┼╗yrardowa do Warszawy na spotkanie z moim klientem, czy b─Öd─Ö na przyk┼éad po Warszawie si─Ö przemieszcza┼é po to, ┼╝eby pojecha─ç od jednego klienta do drugiego. Albo transfer do jakiego┼Ť hotelu, kiedy jad─Ö poprowadzi─ç jaki┼Ť warsztat, poza miejscem mojego zamieszkania. I warto to r├│wnie┼╝ mie─ç wpisane do kalendarza, dlatego, ┼╝e je┼╝eli nie wpiszesz transfer├│w do kalendarza, to mo┼╝e si─Ö okaza─ç, ┼╝e przez przypadek um├│wisz dwa spotkania obok siebie, tylko p├│┼║niej si─Ö oka┼╝e, ┼╝e jedno spotkanie jest w jednej cz─Ö┼Ťci miasta, a drugie spotkanie jest w drugiej cz─Ö┼Ťci miasta.

Wi─Öc takie oczywiste rzeczy te┼╝ wpisujemy. I trzeci rodzaj oczywisto┼Ťci, to s─ů takie rzeczy, kt├│re robisz rutynowo, czyli na przyk┼éad, je┼╝eli Twoje pierwsze p├│┼é godziny w pracy, to jest krz─ůtanie si─Ö po biurze, to zapisz sobie bloker w┼éa┼Ťnie krz─ůtanie si─Ö po biurze, a nie oszukuj siebie, ┼╝e wtedy b─Ödziesz co┼Ť robi─ç, ┼╝e b─Ödziesz co┼Ť pisa─ç, albo b─Ödziesz si─Ö z kim┼Ť spotyka─ç. Zasada numer 4 to: wpisujemy do kalendarza oczywisto┼Ťci.

Zasada nr 5 ÔÇô Tylko to co danego dnia

I ostatnia ju┼╝ zasada, pi─ůta, to jest w kalendarzu wpisujemy tylko informacje, kt├│re potrzebujemy danego dnia. Czyli unikamy wpisywania takich wydarze┼ä, szczeg├│lnie, je┼╝eli u┼╝ywasz kalendarza elektronicznego, kilkudniowych, ┼╝e na przyk┼éad b─Öd─Ö przygotowywa─ç dokument od poniedzia┼éku do pi─ůtku. To jest nieprawdziwe.

To nie jest tak, ┼╝e 8 godzin dziennie ka┼╝dego dnia, sp─Ödzisz na pisaniu w┼éa┼Ťnie tego dokumentu. Tak naprawd─Ö, nad tym dokumentem b─Ödziesz pracowa─ç od poniedzia┼éku do pi─ůtku, ale w poniedzia┼éek godzin─Ö, we wtorek dwie godziny, w ┼Ťrod─Ö godzin─Ö, w czwartek 30 minut i w pi─ůtek mo┼╝e 15 minut. W zwi─ůzku z tym, to w┼éa┼Ťnie warto wpisa─ç do kalendarza, a nie jedno wielkie wydarzenie pi─Öciodniowe.

Oczywi┼Ťcie, jak od ka┼╝dej zasady, s─ů tutaj wyj─ůtki. Takim wyj─ůtkiem jest na przyk┼éad wpisywanie do kalendarza informacji, ┼╝e jeste┼Ť na urlopie, albo na przyk┼éad na dwudniowym szkoleniu, bo wtedy nie ma sensu rozbija─ç tego na mniejsze cz─Ö┼Ťci. Wiadomo, ┼╝e wtedy wpisujesz wielodniowe wydarzenia. Natomiast, co do zasady – w kalendarzu wpisujemy takie wydarzenia, kt├│re wydarz─ů si─Ö tylko danego dnia, w danej konkretnej dacie. Ja r├│wnie┼╝ polecam osobom, kt├│re ucz─Ö i z kt├│rymi wsp├│┼épracuj─Ö, ┼╝eby te wydarzenia nie by┼éy d┼éu┼╝sze, ni┼╝ dwie godziny. Czyli staramy si─Ö takie zadania definiowa─ç, kt├│re nie trwaj─ů d┼éu┼╝ej ni┼╝ dwie godziny, konkretnego dnia i nie d┼éu┼╝ej ni┼╝ dwie godziny.

Jak s┼éyszycie, nie s─ů to jako┼Ť bardzo skomplikowane zasady. To jest takie pi─Ö─ç dobrych praktyk, kt├│re w┼éa┼Ťnie pomog─ů nam lepiej planowa─ç czas w kalendarzu. Ja jeszcze raz je przypomn─Ö:

  • Zasada pierwsza, to jest zasada 60 procent.
  • Zasada druga, to jest wpisuj do kalendarza spotkania, w kt├│rych planujesz uczestniczy─ç.
  • Zasada trzecia, w kalendarzu planujemy prac─Ö w┼éasn─ů.
  • Zasada czwarta, wpisujemy do kalendarza tzw. oczywisto┼Ťci, czyli np. posi┼éki lub transfery.
  • I zasada pi─ůta, wpisujemy tylko wydarzenia, kt├│re wydarz─ů si─Ö danego dnia. Unikamy wydarze┼ä wielodniowych.

Mam nadziej─Ö, ┼╝e te kr├│tkie przypomnienie, jak u┼╝ywa─ç kalendarza, pomo┼╝e Ci jeszcze lepiej gospodarowa─ç swoim czasem. W zasadzie bardzo si─Ö ciesz─Ö, ┼╝e mogli┼Ťmy si─Ö spotka─ç po raz kolejny, to ju┼╝ jest 3 odcinek. Nie wiem, czy to s┼éycha─ç w moim g┼éosie, ale ja mam ogromn─ů frajd─Ö z nagrywania tych odcink├│w dla Was. Te┼╝ mam ogromn─ů frajd─Ö, jak czytam odpowiedzi na ankiety, kt├│re wype┼éniacie, jak dzielicie si─Ö ze mn─ů informacj─ů zwrotn─ů, co Wam si─Ö podoba, co jeszcze mog─Ö zmieni─ç, jakie tematy Was interesuj─ů. I zawsze bardzo si─Ö ciesz─Ö, jak przychodzi mail z powiadomieniem: ÔÇ×Dosta┼ée┼Ť wype┼énion─ů now─ů ankiet─ÖÔÇŁ. Zatem je┼╝eli s┼éuchasz tego podcastu i jeszcze nie wiesz, sk─ůd on jest, to przypominam, ┼╝e adres tego podcastu to jest https://marcinkwiecinski.pl/003.

Ankieta oceniaj─ůca odcinek podcastu

Je┼╝eli znajdziesz czas na wype┼énienie ankiety i podzielenie si─Ö ze mn─ů informacj─ů zwrotn─ů, to prosz─Ö wpisz w przegl─ůdark─Ö:

https://marcinkwiecinski.pl/003ankieta

Ka┼╝d─ů ankiet─Ö dok┼éadnie czytam i ka┼╝da inspiruje mnie do tego, ┼╝eby jeszcze lepiej przygotowywa─ç ka┼╝dy kolejny odcinek.

Je┼Ťli mo┼╝esz oce┼ä r├│wnie┼╝ podcast w ITunes

Bardzo si─Ö ciesz─Ö, ┼╝e sp─Ödzili┼Ťcie ze mn─ů czas. Bardzo dzi─Ökuj─Ö. Je┼╝eli uznacie, ┼╝e warto komu┼Ť powiedzie─ç, ┼╝e jest taki podcast, podcast ÔÇ×Ogarnij Chaos┬«ÔÇŁ, kt├│ry m├│wi o produktywno┼Ťci, to b─Ödzie mi mi┼éo, je┼╝eli powiecie o tym innym. A tymczasem, pami─Ötajcie: wykorzystajcie dobrze sw├│j czas. Cze┼Ť─ç!

Pytanie: A jakie Ty stosujesz dobre praktyki u┼╝ywania kalendarza?

Leave a Reply