Wczoraj i dziś prowadzę moje flagowe szkolenie „Ogarnij Chaos. Nowoczesne Metody Produktywności”. Jedno z 12 w tym roku. Co ciekawe, mimo spotkań z różnymi grupami pracowników umysłowych z różnych branż i zawodów, jeden temat pojawia się ZAWSZE na każdych warsztatach: „jak radzić sobie z wrzutkami?”.
Powszechną sytuacją w życiu pracownika umysłowego są niezaplanowane przerwania przychodzące od innych osób, które skutecznie dezorganizują plany na dany dzień.
Czy jest jakieś skuteczne lekarstwo na wrzutki?
Oczywiście, że tak!
Jednak nie takie, jakiego byśmy się spodziewali. Nie jest banalnie proste, nie jest banalnie łatwe we wdrożeniu i składa się z wielu nieoczywistych elementów.
Leczenie wrzutek warto zacząć od zmiany postrzegania wrzutek – to po prostu kolejne zlecenia na wyprodukowanie określonego efektu, z którymi ktoś się do Ciebie zwraca. Przed przyjęciem zlecenia potrzebujesz zdobyć informacje o tym zleceniu: na kiedy ma być zrobione, po czym poznasz efekt, ile masz włożyć pracy w jego osiągnięcie? Dopiero po doprecyzowaniu tych informacji możesz podjąć decyzję na kiedy wykonasz zlecenie. I wynegocjować dogodny termin.
I tu zaczyna się drugi element lekarstwa – asertywne negocjowanie. Większość osób, którym wrzutki rozwalają dzień, nie znajduje w sobie zasobów do podjęcia negocjacji terminu obsłużenia wrzutki. Bo jak tu negocjować z szefem albo w sytuacji, kiedy wszystko jest na wczoraj?
Jednak, kiedy zaczniesz postrzegać wrzutki jako nowe zlecenia, te negocjacje pójdą dużo łatwiej. Zobacz, że jest to sytuacja bardzo podobna do tej, kiedy oddajesz buty do naprawy u szewca. Tobie może bardzo się spieszyć, ale to szewc decyduje na kiedy będzie mógł wykonać naprawę. I czasami zrobi to od ręki, a czasem zaprosi po odbiór butów za tydzień, jeśli naprawa będzie skomplikowana. I nawet jeśli będziesz tupać, krzyczeć i nalegać to szewc nie zmieni decyzji, gdyż wie, że pewne naprawy zwyczajnie wymagają czasu.
Kolejnym elementem lekarstwa na wrzutki jest posiadanie bazy produktywności, czyli korzystanie z Rejestru Aktywnych Przedsięwzięć i Kalendarza. Jeśli prowadzisz Rejestr to wiesz jak ta wrzutka ma się do Twoich innych zadań i jak bardzo jest ważna. A kiedy prowadzisz kalendarz i ustalasz w nim priorytety z tygodniowym wyprzedzeniem, to wiesz czy ta wrzutka jest ważniejsza niż Twoje uprzednio zdefiniowane priorytety. Czasem jest i wtedy zmieniasz plany, ale zazwyczaj nie jest. Jest pilniejsza, może bardziej krzykliwa, ale nie ważniejsza. I jeśli masz tego świadomość, to będzie Ci łatwiej prowadzić negocjacje. Baza daje Ci argumenty do przeprowadzenia rzeczowych negocjacji związanych z obsługą wrzutki. Kiedy wiesz z czego będzie trzeba zrezygnować, aby obsłużyć wrzutkę, będzie Ci dużo łatwiej powiedzieć nie albo odłożyć wrzutkę w czasie.
Ostatnim elementem lekarstwa jest udzielenie informacji zwrotnej po rozwiązaniu wrzutki. Zaraz po ugaszeniu „pożaru” konieczne jest przedyskutowanie tematu zaistniałej wrzutki z osobą wrzucającą. Szczególnie dotyczy to osób, które regularnie przychodzą do nas z wrzutkami. Zamiast żyć złudną nadzieją, że wrzutki się już nie powtórzą, porusz temat podczas spokojnego spotkania. Porozmawiajcie i zastanówcie się co możecie zrobić, aby podobne wrzutki nie występowały w przyszłości? Na co możecie się umówić, żeby w podobnej sytuacji satysfakcjonująco obsłużyć prośbę osoby zlecającej, ale z zadbaniem również o Twój komfort realizacji własnych planów?
Możecie się na przykład umówić, że poza wyjątkowymi (jasno określonymi sytuacjami) każdą nową sprawę możesz obsłużyć w ciągu 2 dni roboczych, a nie w ciągu 5 minut od zgłoszenia.
Na marginesie dodam, że jeżeli często doświadczasz sytuacji wrzutki (nagłej, nieplanowanej zmiany planów) to jest to objaw choroby zarządzania. Nie Twojego, ale organizacji. Z dużym prawdopodobieństwem nie działa proces, w którym uczestniczysz (coś w procesie jest niedoprecyzowane) lub zarządzanie projektem, w którym uczestniczysz. Zamiast koncentrować się na pilnej obsłudze wrzutek, lepiej zainwestować czas w usprawnienie organizacji, aby wyeliminować mechanizm powstawania wrzutek określonego typu.
Pytanie: Szukam przykładów wrzutek z którymi borykają się pracownicy. Czy możesz podać przykład wrzutki, którą obsługiwałeś ostatnio w swojej pracy?