Bardzo często mamy tendencję do błyskawicznego rozpoczynania pracy nad zadaniem. Co można by porównać do umysłowego “rozpoczynania machania łopatą bez zastanowienia się co chcę wykopać”.

Chciałbym Cię zachęcić do innego podejścia do wykonywania zadań. Zanim zaczniesz realną pracę związaną z osiągnięciem pożądanego efektu odpowiedz sobie na następujące pytania:

– Jaki efekt chcę uzyskać?
– Po czym poznam, że zadanie jest zakończone?
– Ile pracy chcę włożyć w to zadanie?

Taki dialog możesz przeprowadzić z sobą w myślach, ale jeszcze lepiej byłoby aby te odpowiedz zapisać.

Przykładowo: Chcesz wykonać zadanie “Przygotować wniosek do działu administracji na zakup nowego narzędzia”.

Zanim rozpoczniesz doprecyzowujesz zadanie:
“Chcę przygotować wniosek, w którym przekażę wszystkie niezbędne informacje potrzebne działowi administracji do wydania zgody na zakup laptopa (tu konkretny model i cena). Dokument będzie wypełniony wg szablonu, zapisany w PDF i wysłany mailem. Zadanie zakończy się, kiedy wyślę PDF na adres email administracja@mojafirma.pl W osiągnięcie tego zadania włożę nie więcej niż 30 minut”.

Inny przykład: Zadanie “Przygotować zestawienie kosztów”
Doprecyzowanie: “Przygotuję plik XLS, w którym spiszę wszystko koszty stałe i zmienne mojego działu. Dane będą niezbędne do zidentyfikowania co stanowi 20% największych kosztów w tym roku. Zadanie zostanie zakończone kiedy oznaczę kolorem te największe koszty. W przygotowanie zestawienia planuję włożyć maksymalnie 60 minut. Zrobię to w piątek o 12.30”

Zauważ, że takie doprecyzowanie zadań sprawia, że dużo prościej i szybciej przyjdzie Ci ich realizacja.

Pytanie: Jak często doprecyzowujesz zadania przed rozpoczęciem ich realizacji?