W trakcie pracy z osobami, które wpadają w przepracowanie zaobserwowałem, że jedną z przyczyn takiego stanu przytłoczenia jest brak umiejętności nadawania struktury pracy umysłowej, którą taka osoba wykonuje.

Jeżeli zdecydowałeś się na profesję w charakterze pracownika umysłowego – jako specjalista, menedżer lub przedsiębiorca, jest to jedna z podstawowych umiejętności, którą warto posiąść i doskonalić.

Jest to o tyle trudne, gdyż mało kto miał okazję nauczyć się tego w szkole. Jeżeli miałeś szczęście i gdzieś na drodze Twojego rozwoju ktoś nauczył Cię dzielić pracę na małe zadania, które możesz zaplanować to jesteś w uprzywilejowanej sytuacji.

Większość osób nie posiada tej kompetencji, czasem pomimo wykonywania pracy umysłowej przez wiele lat. Pisząc ten artykuł, chciałbym wyrównać szanse w tym zakresie.

Podstawy

Zacznijmy od podstaw. Z punktu widzenia efektywnego działania, każde zadanie którego się podejmujesz powinno być ukierunkowane na rezultat.

Nie ważne jest co robisz, ale to co tym robieniem osiągnąłeś.

Przecież nie ma sensu robić czegoś, co nie przyniesie konkretnego rezultatu, prawda?

Umiejętność uzyskania konkretnego rezultatu nazywamy skutecznością. Umiesz uzyskać skutek swojego działania w postaci konkretnego rezultatu.

Jest jeszcze drugi aspekt efektywnego działania, czyli koszty osiągnięcia rezultatu. Dążymy do tego, aby koszt wyprodukowania rezultatu, był jak najmniejszy (choć nie zawsze minimalny). Ponieważ koszt osiągnięcia zamierzonego rezultatu wpływa na drugi parametr efektywności, czyli wydajność. Im większe koszty ponosisz, tym Twoja wydajność spada. A mniejsza wydajność oznacza mniej rezultatów, które uda Ci się wyprodukować.

Tu krótka dygresja: specjalnie używam słowa "wyprodukować", gdyż produktywność osobista to umiejętność produkowania rezultatów na których nam zależy. Słowo "osiągać" rezerwuję raczej dla osiągania celów.

Być może zastanawiasz się teraz dlaczego piszę o podstawach, przecież miałem pisać o nadawaniu struktury pracy?

Otóż okazuje się, że osoby które przed wykonaniem zadania nadadzą strukturę swojej pracy działają bardziej wydajnie: zwiększają prawdopodobieństwo wyprodukowania zamierzonego rezultatu oraz obniżają koszty jego uzyskania.

Praca umysłowa ma to do siebie że jest słabo namacalna, jej granice są rozmyte, a i pole do interpretacji tzw. dobrze wykonanej pracy jest ogromne. Dlatego właśnie nadanie jej struktury powoduje, że praca do wykonania wydaje się konkretna i zarządzana, a dodatkowo skoncentrowana na rezultacie końcowym.

Podział na Przedsięwzięcia i Zadania

Czym zatem jest umiejętność nadawania struktury swojej pracy?

Nadawanie struktury swojej pracy to umiejętność patrzenia na pracę przez pryzmat Przedsięwzięć i Zadań do wykonania.

To również pewien nawykowy sposób myślenia, w którym przed przystąpieniem do jakiegokolwiek działania związanego w wykonaniem pracy, upewniasz się, że zidentyfikowałeś i nazwałeś Przedsięwzięcie które realizujesz oraz Zadania, które należy wykonać, aby otrzymać oczekiwany Rezultat Przedsięwzięcia.

W praktyce jest to dość prosta umiejętność, wymaga jednak uporządkowania zrozumienia czym jest Przedsięwzięcie, a czym jest Zadanie.

Przedsięwzięcie to Twoje zobowiązanie wobec innej osoby lub siebie do wyprodukowania określonego Rezultatu w okrślonym terminie i/lub koszcie, które składa się z wielu Zadań. Zrealizowanie Zadań wynikających z danego Przedsięwzięcia, pozwala otrzymać zamierzony Rezultat.

Wszystkie poniższe przykłady to Przedsięwzięcia:

• Raport dla zarządu
• Zatrudnienie nowego pracownika
• Wybór dostawcy systemu CRM
• Przeprowadzenie oceny półrocznej
• Zakup narzędzia do pracy
• Przygotowanie analizy P&L
• Zorganizowanie wyjazdu integracyjnego
• Przygotowanie oferty dla Klienta
• Utrzymywanie poprawnych relacji ze swoim szefem
• Comiesięczny rozliczanie wydatków firmowych
• Przygotowanie dokumentu prawnego

Być może teraz myślisz sobie, że co to za Przedsięwzięcia? To raczej konkretne zadania do wykonania, lub sprawy do załatwienia.

Otóż nie! Zadania to konkretne czynności, które będą Cię prowadziły do zrealizowania konkretnego Przedsięwzięcia.

Zadanie to konkretna czynność (lub wiele czynności) prowadząca do zamierzonego efektu (taki efekt nazywamy "rezultatem pośrednim"). Zrealizowanie wszystkich Zadań w Przedsięwzięciu, doprowadzi nas do wytworzenia Rezultatu końcowego danego Przedsięwzięcia.

Na przykład Przedsięwzięcie "Przygotowanie oferty dla Klienta" dla Klienta będzie składało się z następujących Zadań:

Jak widzisz, pozornie proste Przedsięwzięcie "Przygotowanie oferty dla Klienta" składa się aż z ośmiu zadań i będzie wymagało około ośmiu godzin Twojej pracy, rozłożonej na kilka dni.

To co staramy się robić podczas nadawania struktury pracy, to nazwanie Przedsięwzięcia, które realizuję oraz zidentyfikowanie Zadań, które składają się na to Przedsięwzięcie.

Parametry Przedsięwzięcia

W praktyce poza nazwaniem Przedsięwzięcia podczas nadawania struktury pracy warto jeszcze określić kilka dodatkowych parametrów:

• Nazwa Przedsięwzięcia – nazwa, która będzie nakierowywała Cię na rezultat końcowy Przedsięwzięcia.

• Rezultat – jaki będzie końcowy rezultat pracy nad danym Przedsięwzięciem. Po czym poznasz, że wywiązałeś się z danego zobowiązania i już możesz zakończyć pracę nad danym Przedsięwzięciem?

• Pracochłonność – ile czasu chcesz poświęcić na realizację tego Przedsięwzięcia? Oczywiście, że jak najmniej. Ale ile to będzie? 5 godzin? 50 godzin?

• Data rozpoczęcia – od kiedy zajmujesz się pracą nad danym Przedsięwzięciem

• Data zakończenia – oczekiwana data zakończenia Przedsięwzięcia. Nie zawsze chodzi o aptekarską dokładność, zwykle wystarczy przybliżenie tego terminu.

Parametry Zadania

Jak łatwo się domyślić, Zadanie również może mieć swoje parametry:

• Czasownik – Nazwę zadania warto rozpocząć do czasownika wskazującego działanie niezbędne do podjęcia. Dzięki temu czytając nazwę zadania, będziesz wiedzieć od razu, w jaki sposób przystąpić do jego wykonania.

• Rezultat pośredni – każde zadanie musi prowadzić do konkretnego, małego efektu przybliżającego Cię do rezultatu końcowego Przedsięwzięcia.

• Pracochłonność – ile czasu pracy potrzebujesz włożyć w wyprodukowanie rezultatu pośredniego danego zadania.

• Termin – do kiedy trzeba lub dobrze byłoby wykonać dane zadanie.

• Osoba odpowiedzialna – kto odpowiada za wykonanie danego zadania.

Definiując Zadania dla Przedsięwzięcia, największa trudność to dobranie odpowiedniej proporcji. Rozbijając Przedsięwzięcie na części pierwsze możesz popaść albo w zbyt duże uogólnienie (i stworzyć np. 3 duże Zadania), albo w zbyt dużą szczegółowość i wygenerować dziesiątki Zadań.

Nie istnieje dokładny algorytm jak podejść do tego zagadnienia. To taki element, gdzie sztuka łączy się z rzemiosłem. Ja staram się, aby nie definiować Zadań dłuższych niż 1-2 godziny. Ale traktuję to raczej jako ogólną zasadę. Czasem zdarza mi się definiować Zadania 5 godzinne, a czasem 15 minutowe.

Adnotacja dla zaawansowanych

Kiedy już nabędziesz biegłości w rozbijaniu pracy na Przedsięwzięcia i Zadania, zauważysz pewną prawidłowość, która pozwoli zaoszczędzić Ci czas.

Otóż nie każde Przedsięwzięcie wymagać będzie rozbijania go na wszystkie niezbędne Zadania do wykonania. Dla większości Przedsięwzięć, które realizujesz wystarczy jedynie określenie pierwszego Zadania, które popycha całe Przedsięwzięcie do przodu. Jedynie dla największych Przedsięwzięć niezbędne będzie określenie kompleksowego planu wszystkich działań i terminów ich wykonania.

Dopóki jednak nie nauczysz się patrzenia przez pryzmat Przedsięwzięć i Zadań, dla treningu rozbijaj wszystkie Przedsięwzięcia na czynniki pierwsze.

Na zakończenie

Ilekroć opowiadam o nadawaniu pracy struktury Przedsięwzięć i Zadań, przychodzi mi na myśl wspomnienie z filmu Matrix i rozmowa pomiędzy Neo a Cypher’em:

Neo: Do you always look at it encoded?

Cypher: Well you have to. The image translators work for the construct program. But there’s way too much information to decode the Matrix. You get used to it. I…I don’t even see the code. All I see is blonde, brunette, red-head. Hey, you uh… want a drink?

Ty również masz wybór: albo Twoja praca będzie ciągiem przypadkowych zdarzeń, które przytłaczają i zalewają Cię każdego dnia:

albo nadasz im strukturę i w chaosie spraw do załatwienia będziesz dostrzegał konkretne Przedsięwzięcia i Zadania do wykonania.

Wybór jak zawsze należy do Ciebie.

Pierwsza wersja tego artykułu miała premierę w roku 2013. Niniejszy tekst jest próbą jeszcze lepszego uporządkowania tematu nadawania struktury pracy umysłowej, zaktualizowaną o wiele lat realizowania w praktyce metody "Ogarnij Chaos®"

Pytanie: Co Twoim zdaniem wymaga jeszcze doprecyzwania lub jaśniejszego wyjaśnienia w temacie nadawania struktury swojej pracy?