Jako pracownik wiedzy (czyli pracownik umysłowy – specjalista lub menedżer), jedną z podstawowych umiejętności, którą musisz posiąść jest umiejętność nadawania struktury Twojej pracy. Oprócz czasu na wykonywanie zadań, musisz w swoim kalendarzu znajdować czas na tak zwane “definiowanie pracy”, czyli właśnie określanie granic wykonywanego zadania. Spokojnie, brzmi to straszniej niż jest w rzeczywistości. Po lekturze dzisiejszego wpisu będziesz robić to doskonale.

Kiedyś wszystko było prostsze. Wykonywaliśmy głównie pracę fizyczną, która była bardzo “namacalna”. Jak człowiek się napracował, to i “w krzyżu rypało” i efekt było widać od razu. Coś się zmieniło, coś się przestawiło, coś się wyprodukowało. Z pracą umysłową jest inaczej. Jest mniej namacalna, jej granice są rozmyte, a i pole do interpretacji tzw. dobrze wykonanej pracy jest ogromne. Bo co to znaczy, że wykonałeś dobrze zadanie o nazwie: “raport dla zarządu”? Czy to, że napisałeś go w 5 minut, w ostatniej chwili, “na kolanie”? Czy może, że już tydzień wcześniej wziąłeś się do pracy i spędziłeś na tę pracę ponad 5 godzin?

Zacznijmy od podstaw. Wszystko co robisz w pracy powinno być ukierunkowane na rezultat. To właśnie za produkowanie określonych rezultatów płaci ten, kto Cię zatrudnił. Nie ważne jest co robisz, ale co zrobiłeś. Aby produkować dobre rezultaty, niezbędna Ci będzie umiejętność patrzenia na Twoją pracę przez pryzmat:

• Projektów
• Działań
• Najbliższych działań

Projekty

Każdy rezultat nad którym pracujesz to projekt. Projekt to zbiór działań do wykonania, który prowadzi do wytworzenia konkretnego rezultatu.

Wszystkie poniższe przykłady to projekty:

• Raport dla zarządu
• Zatrudnić pracownika
• Wybrać dostawcę systemu CRM
• Przeprowadzić ocenę półroczną
• Kupić narzędzia do pracy
• Analiza P&L
• Zorganizować wyjazd integracyjny
• Prezentacja dla Klienta
• Spotkanie z podwykonawcami

Być może teraz myślisz sobie, że co to za projekty. Przecież “Projekty” to realizuje Twoja firma, i są to duże inicjatywy, w których uczestniczy wiele osób, trwają miesiącami i kosztują krocie. To prawda – jeśli patrzysz przez pryzmat firmy, tak jest. Tu jednak piszę o perspektywie Twojej osoby, perspektywie specjalisty lub menedżera. Podobnie jak firma w której pracujesz, Ty też realizujesz dziesiątki projektów. I tę perspektywę, jako profesjonalista musisz również aktualizować. Znajdą się na niej wszystkie zobowiązania, które masz na głowie. Prawdopodobnie jesteś obecnie zaangażowany w 50 – 120 projektów.

Z Twojego punktu widzenia, potrzebujesz następujących informacji o każdym projekcie, który realizujesz:

• Nazwa projektu – nazwa, która będzie nakierowywała Cię na rezultat
• Daty startu i zakończenia – kiedy powinieneś zacząć i kiedy skończyć dany rezultat. Nie zawsze chodzi o aptekarską dokładność, zwykle wystarczy przybliżenie
• Rezultat – jaki ma być rezultat tego projektu. Po czym poznasz, że jest wystarczająco dobry?
• Pracochłonność – ile czasu chcesz poświęcić na ten projekt? Oczywiście, że jak najmniej. Ale ile to będzie? 5 godzin? 50?

Aby być osobą produktywną, koniecznie musisz prowadzić listę swoich aktualnych zobowiązań – listę projektów, które realizujesz. Gdy robię analizę stylu pracy Klientów, widzę jak niewiele osób to robi. Zwykle poprzestają na liście działań (zadań) do zrobienia, która jest dużo mniej ważna. Powtórzę raz jeszcze: najważniejsza jest lista projektów, które realizujesz. Nie będziesz produktywny, jeśli nie masz stu procentowej pewności w co aktualnie jesteś zaangażowany.

Jeszcze drobna uwaga odnośnie projektów – projekty to wszystkie zobowiązania wobec innych, czyli Twoich współpracowników, domowników, przyjaciół, itd. Ale to również wszystkie zobowiązania, które podjąłeś wobec siebie samego! I również te zobowiązania powinny wylądować na liście Twoich projektów.

Czas na działanie

Kiedy posiadasz już listę projektów, które realizujesz, musisz wiedzieć jak zrealizujesz każdy z nich. Czyli powinieneś wiedzieć jakie działania podjąć, aby doprowadziły Cię do pożądanego rezultatu. Działania to fizyczne czynności, które musisz wykonać, aby osiągnąć zamierzony efekt. Każdy projekt składa się z wielu działań. Przykładowo projekt “Prezentacja dla Klienta” składa się z następujących działań:

• Wypisać pomysły na prezentację.
• Wybrać 3 główne komunikaty.
• Pobrać szablon prezentacji z Intranetu
• Przygotować grafiki do slajdów
• Opracować slajdy
• Sprawdzić ortografię
• Wykonać prezentację próbną
• Zrobić kopię zapasową
• Przeprowadzić prezentację u Klienta

Definiując działania dla projektu, największa trudność to dobranie odpowiedniej proporcji. Rozbijając projekt na części pierwsze możesz popaść albo w zbyt duże uogólnienie (i stworzyć np. 3 duże działania), albo w zbyt dużą szczegółowość i wygenerować dziesiątki działań. Nie istnieje dokładny algorytm jak podejść do tego zagadnienia. To taki element, gdzie sztuka łączy się z rzemiosłem. Ja staram się z reguły nie definiować działań dłuższych niż godzina. Ale traktuję to raczej jako ogólną zasadę. Czasem zdarza mi się wybrać działania 5 godzinne, a czasem 5 minutowe.

Kiedy już określisz niezbędne działania do wykonania, wybierz to, od którego zaczniesz. To działanie nazywa się najbliższym działaniem. Dla tego działania niezbędne jest określenie:

• Nazwa działania – nazwa, która kieruje Cię na fizyczną czynność do wykonania. Unikaj ogólnych sformułowań, typu “Przemyśleć”, “Zobaczyć”. Skup się na konkretnych czynnościach: “Umówić”, “Wypisać”, “Wybrać”, “Stworzyć”, “Wgrać”.
• Data i godzina wykonania – w przypadku, gdy już wiesz, kiedy działanie wykonasz lub kiedy działanie musi być wykonane (np. wykonanie prezentacji u Klienta)

Adnotacja dla zaawansowanych

Kiedy już nabędziesz biegłości w patrzeniu na swoją pracę w perspektywie projektów, zauważysz pewną prawidłowość, która pozwoli zaoszczędzić Ci czas. Otóż nie każdy projekt wymagać będzie rozbijania go na wszystkie niezbędne działania do wykonania. Dla większości projektów, które będziesz realizować, wystarczy jedynie określenie najbliższego działania, które popycha całe przedsięwzięcie do przodu. Jedynie dla największych projektów niezbędne będzie określenie kompleksowego planu wszystkich działań. Dopóki jednak nie nauczysz się patrzenia przez pryzmat projektów i działań, dla treningu rozbijaj wszystkie na czynniki pierwsze.

Na zakończenie

Ilekroć opowiadam o nadawaniu pracy struktury projektów i działań, przychodzi mi na myśl wspomnienie z filmu Matrix i rozmowa pomiędzy Neo a Cypher’em:

Neo: Do you always look at it encoded?

Cypher: Well you have to. The image translators work for the construct program. But there’s way too much information to decode the Matrix. You get used to it. I…I don’t even see the code. All I see is blonde, brunette, red-head. Hey, you uh… want a drink?

Ty również masz wybór: albo Twoja praca będzie ciągiem przypadkowych zdarzeń, które przytłaczają i zalewają Cię każdego dnia:

albo nadasz im strukturę i w chaosie zadań będziesz dostrzegał konkretne projekty i działania do wykonania.

Wybór jak zawsze należy do Ciebie.