„A więc zajmuje się Pan zarządzaniem czasem? To bardzo ciekawe” – zagadnął jeden z uczestników spotkania. W jego głosie nie znalazłem jednak zainteresowania. „To proszę nam powiedzieć, gdzie popełniamy błąd? Dlaczego źle zarządzamy swoim czasem?” – dodał z nutą lekkiej ironii i prowokacji. Tylko czekał, aby pokazać mi jak bardzo się mylę…

„Cieszę się, że temat Państwa interesuje… Zanim jednak odpowiem na tak postawione pytanie, pozwólcie, że zadam dwa pytania doprecyzowujące.” odpowiedziałem z uśmiechem i spokojem w głosie. Kiedyś taka sytuacja niezmiernie mnie stresowała. Dziś wiem, że od odpowiedzi na te dwa pytania zależy, czy w ogóle będziemy rozmawiać o poprawie produktywności.

Zacznijmy od podstaw. Jestem przekonany, że już dziś jesteś osobą niezwykle produktywną. Każdego dnia wykonujesz dziesiątki zadań, prawdopodobnie Twoja kariera rozwija się, pracujesz. Dlaczego więc miałbyś źle lub błędnie zarządzać swoim czasem?

Jeżeli naprawdę zastanawiasz się nad poprawą własnej produktywności, nie zaczynaj od pytań gdzie popełniasz błąd lub co robisz niewłaściwie. Prawdopodobnie wszystko robisz w jak najlepszym porządku. Pytanie, do czego to Cię prowadzi?

Słowo „produktywność” wywodzi się od słowa „produkować”. Zatem zawsze punktem wyjścia przy rozmowie o poprawianiu Twojej produktywności będzie kwestia rezultatów, które osiągasz. Przyjrzyj się swojej skuteczności. Czy „produkujesz” rezultaty, na których Ci zależy? Czy są one odpowiedniej jakości? Przyjrzyj się również swojej wydajności. Czy koszt wyprodukowania tych rezultatów jest dla Ciebie zadawalający? Czy masz przekonanie, że zasoby, które masz do dyspozycji wykorzystujesz optymalnie?

Jeżeli czytając poprzedni akapit, na którekolwiek z pytań odpowiedziałeś „nie”, „nie wiem” lub „nie do końca”, może to być oznaka, że być może (podkreślam „być może”) warto przyjrzeć się własnej produktywności.

Warto wtedy zadać sobie owe dwa pytania, które zadałem moim rozmówcom. Najlepiej weź czystą kartkę papieru i zapisz to, co przyjdzie Ci do głowy po lekturze dalszych akapitów.

Pytanie 1: „Z jakich powodów zainteresował Cię temat produktywności / zarządzania czasem?”

Jest coś, co przykuło Twoją uwagę w tej tematyce. Co to było? Jakie nuty zostały poruszone? Gdybyś miał zacząć poprawiać swoją produktywność, z jakich powodów byś to robił? Dlaczego byłoby to dla Ciebie ważne?

Pamiętaj, w tym ćwiczeniu nie ma dobrych ani złych odpowiedzi. Są tylko Twoje przemyślenia i wnioski. Zastanów się i odpowiedz szczerze. Albo okaże się, że temat jest z jakiegoś powodu dla Ciebie istotny, albo stwierdzisz, że w sumie to nie ma konkretnych powodów, a jedynie ciekawość lub chęć zabicia wolnego czasu. Jeżeli plasujesz się w pierwszej grupie, czas na następne pytanie. Jeśli plasujesz się w drugiej grupie, lepiej poszukaj czegoś ciekawszego 🙂

Pytanie 2: „Po czym za trzy miesiące od dziś poznasz, że Twoja produktywność uległa poprawie?”

W optymalizacji produktywności zawsze chodzi o poprawę procesu produkcji rezultatów, na których Ci zależy. Poprawę skuteczności lub wydajności. Zatem im lepiej określisz swoją wizję sukcesu tej optymalizacji, tym lepsze osiągniesz wyniki.

Jeżeli zależy Ci na poprawie produktywności w obszarze biznesowym, najlepiej powiązać tę optymalizację z konkretnymi wynikami Twojej działalności zawodowej. Być może będziesz wysyłać więcej ofert? A może osiągniesz te same wyniki bez nadgodzin? Znajdziesz godzinę lub dwie w tygodniu na doszkalanie? A może poprawisz konkretne współczynniki biznesowe?

Czasami nie chodzi o poprawę wyników jako takich. Czasem Klientom zależy na zwiększeniu komfortu ich pracy. Wyniki mają dobre, jednak ich uzyskanie jest bardzo stresujące i męczące. Może zależy Ci na mniejszej liczbie pożarów? Chcesz mieć większą kontrolę nad tym co się dzieje w zespole? A może zależy Ci na poprawie jakości prognoz, które przygotowujesz dla swojego szefa?

Proszę, zapamiętaj: im lepiej odpowiesz na pytanie 2, tym szybciej znajdziesz właściwe metody do uzyskania rezultatu, na którym Ci zależy. Tym więcej wyciągniesz ze stosowania porad zamieszczanych na tym, czy jakimkolwiek innym blogu poświęconym produktywności. Oraz tym łatwiej znajdziesz sposoby, by spełniły się lub zniknęły powody, które zdefiniowałeś w odpowiedzi na pytanie 1.

Pytanie: Napisz proszę z jakich powodów interesuje Cię temat produktywności?