Bardzo często spotykam się z sytuacją, gdy pracownicy mają wyrzuty sumienia, że za mało przygotowują się do spotkań, w których uczestniczą. Mają świadomość, że powinni się przygotować do spotkania, jednakże idą na nie, w ich mniemaniu, nieprzygotowani.
Jeżeli i Ty znajdujesz się w takiej grupie – mam dla Ciebie dobrą wiadomość. Takie wyrzuty sumienia są zupełnie nieuzasadnione!
Z przygotowywaniem się do spotkań jest podobnie jak z mówieniem po angielsku. Do porozumienia się z przygodnie napotkanym obcokrajowcem na ulicy nie potrzebujesz „przygotowywać się”. Twoje przygotowanie to codzienna praktyka języka angielskiego: kursy, czytanie po angielsku, słuchanie nagrań, konwersacje, etc.
Podobnie jest ze spotkaniami. Pracując i rozwijając się, jesteś stale przygotowana do tego by uczestniczyć w dowolnym spotkaniu, które dotyczy Twojego zakresu kompetencji. Twoja wiedza, umiejętności i doświadczenie w zupełności wystarczą! Nie wiedzieć czemu, w świadomości wielu ludzi, owo przygotowywanie się do spotkań stało się wielką trudnością, której niewykonanie powoduje często poczucie winy.
Jedyne przygotowanie do spotkania, które potrzebujesz poczynić to znać cztery podstawowe rzeczy przed rozpoczęciem spotkania:
- Jaki ma być rezultat spotkania?
- Jakie tematy musisz poruszyć by osiągnąć ten rezultat?
- Jaką rolę będziesz pełnić podczas spotkania?
- Jakie zasady powinny obowiązywać podczas spotkania?
Ustalenie tych czterech kwestii nie zajmie Ci więcej niż 5-10 minut. Możesz to zrobić praktycznie w dowolnym momencie.
Jest jeszcze druga kategoria „nieprzygotowania” do spotkania. To takie sytuacje, gdzie podczas spotkania zostaniesz rozliczona z wykonania rezultatu, na który się umówiłaś, na przykład:
- Przedstawienie wyników kwartalnych
- Omówienie rekomendacji dotyczących planu dalszego działania
- Wynegocjowanie lepszych warunków kontraktu
W takiej sytuacji, idąc na spotkanie „bez przygotowania”, czyli bez umówionego rezultatu Twojej pracy, rzeczywiście mogą pojawić się stres i wyrzuty sumienia. Nie dotyczą one jednak przygotowań do spotkań, lecz związane są z nieumiejętnością dostarczania rezultatów na czas.
Nie do końca się z tym zgadzam, bo:
– Dziedzina, której dotyczy spotkanie może być trochę powyżej kompetencji. Jeśli to możliwe, warto uzupełnić braki, np. przejrzeć obowiązujące przepisy, rozszyfrować skróty, których nie rozumiemy itp.
– Coś w sprawie, w której się spotykamy działo się już zwykle w przeszłości. Czasem na tyle odległej, że warto przejrzeć notatki. Może nas wtedy nawet zaskoczyć jakiś zapis, np. X.Y wykona „coś” do „dd,mm.rr”. Jeśli X.Y to akurat ty, być może da się jeszcze coś zrobić w tej sprawie.
– Jeśli nie osiągnęło się wyników, na które trzeba pracować przez dłuższy czas, to nie da się tego nadrobić. Ale czasem, zaskoczeni pytaniem, nie pamiętamy konkretnych liczb, na przykład – jaka jest wartość złożonej oferty, jakiej marży oczekujemy, ile godzin pracy zarejestrowano w projekcie itp. Nie potrzeba dużo czasu, żeby takie fakty zgromadzić, co ułatwi postawienie szybkiej diagnozy i podjęcie właściwych decyzji. Zaoszczędzimy czas, a przy okazji zrobimy dobre wrażenie.
Brak przygotowania do spotkań powoduje, że czas traci kilka osób, bo potrzebne informacje są gromadzone na bieżąco. Drugim kardynalnym grzechem jest spóźnianie się, a trzecim – zajmowanie się sprawami B, C i D na spotkaniu poświęconym sprawie A.
Jest takie stare chińskie przysłowie : „Spieprzyłeś przygotowanie – przygotuj się na spieprzenie” :). Nie można generalizować, są spotkania, do których przygotować się trzeba i to porządnie, to te, które dotyczą przeszłości, których treścią są wyniki, analizy, raporty, sprawozdania etc..Są takie, do których nie trzeba za bardzo się przygotowywać, to te dotyczące przyszłości, wymagające kreatywności – burze mózgów, strategie, plany, cele, pomysły etc.
Dziękuję za Wasze komentarze i uzupełnienie.
To na co chciałem zwrócić uwagę, to fakt że zwykle „nieprzygotowanie do spotkania” wynika z niewykonania rezultatów, które mieliśmy przygotować w ramach realizowania jakiegoś projektu. I ów brak niewykonania rezultatu maskowany jest często narzekaniem, że nie przygotowuję się do spotkań.
Oczywiście zgadzam się, że będa takie sytuacje, gdy przygotowanie będzie przydatne i warto je wykonać, choćby dla zwiększenia własnych szans na odniesienie sukcesu.
Prawie żadne ze spotkań, w których uczestniczyłem w swojej karierze zawodowej nie było przygotowane na tyle, żebym przed przystąpieniem do niego znał odpowiedzi na powyższe cztery pytania…