“Właśnie minął kolejny tydzień, a ja mam wrażenie, że nic konkretnego nie zrobiłem. Zupełnie nie wiem, na czym upłynął mi czas. Znowu cały tydzień gasiłem pożary”. Jak często zdarza Ci się tak myśleć? Taka sytuacja zdarza się bardzo wielu zapracowanym osobom. Biegasz, chodzisz na spotkania, wysyłasz setki maili, rozwiązujesz eskalacje, a na koniec tygodnia nie masz przekonania, że dobrze wykorzystałeś czas i zająłeś się najważniejszymi projektami. Na szczęście można temu zaradzić w dość prosty sposób.

Rozwiązanie jest stosunkowo proste, wymaga jednak pewnej konsekwencji i dyscypliny. Pamiętam jak na początku mojej kariery, byłem przekonany o słuszności planowania z dnia na dzień. Każdego poranka tworzyłem listę zadań na dany dzień. W efekcie wpadałem w tryb opisany w pierwszym akapicie. I nic dziwnego! Takie planowanie “dzienne” nie sprawdza się w dynamicznym środowisku pracy! Wtedy zwykle na listę wybierasz sprawy najbardziej pilne, takie które “najgłośniej krzyczą” że czas je wykonać. Nie muszę chyba dodawać, że patrząc z długoterminowej perspektywy zwykle nie są to te najważniejsze sprawy, którymi powinieneś się zająć.

Jeżeli borykasz się z podobnymi symptomami jak opisane powyżej, rekomenduję Ci zarezerwowanie w swoim kalendarzu czasu na tak zwany przegląd tygodniowy. Chodzi o to, aby raz w tygodniu znaleźć czas na chwilę refleksji. Podsumuj mijający tydzień, zaplanuj nadchodzący. To czas złapania oddechu i nabrania dystansu do codziennej bieżączki.

Technika “15 slotów”

W trakcie przeglądu tygodniowego wykonaj technikę, którą nazywam “15 slotów”. Spójrz na swój kalendarz w następujący sposób: w nadchodzącym tygodniu masz 15 slotów (przegródek), w które możesz włożyć Twoje najważniejsze działania. To takie 15 spraw, które popchną do przodu Twoje najważniejsze przedsięwzięcia. W 1 slot możesz włożyć działanie, które maksymalnie zajmie Ci godzinę. Jeżeli Twoja praca składa się z wykonywania wielu drobnych działań, w 1 slot “włóż” grupę podobnych krótkich działań, na przykład “wykonanie 5 rozmów telefonicznych z potencjalnymi Klientami”

W taki sposób zarezerwujesz na swoje najważniejsze projekty 15 z 40 godzin w nadchodzącym tygodniu.

Jak to zrobić?

Instrukcja jest następująca:

1. Zarezerwuj ok 30 – 45 minut na spotkanie z samym sobą. Odetnij się od biurowej rzeczywistości, zrób sobie swój ulubiony napój, włącz muzykę, która pomaga Ci się skupić. Zastanów się, co czeka Cię w nadchodzącym tygodniu?

2. Otwórz swoją listę projektów.

3. Na kartce papieru wypisz najważniejsze projekty, które powinieneś popchnąć do przodu w nadchodzącym tygodniu. Nie czekaj, aż staną się pilne. Im wcześniej się nimi zajmiesz, tym lepiej.

4. Teraz zaznacz 15 najważniejszych projektów. To będzie trzon nadchodzącego tygodnia. Najważniejsze sprawy do załatwienia.

5. Upewnij się, że dla każdego z wybranych projektów masz zdefiniowane najbliższe działanie.

6. Na każdy nadchodzący dzień tygodnia zaplanuj wykonanie trzech działań z wybranych 15.

7. Wpisz je do kalendarza. Ustal godzinę, kiedy je wykonasz.

Te 15 działań, to będzie Twój punkt odniesienia. Choćby się waliło i paliło, Ty masz swój plan dnia – 3 działania z 15 najważniejszych. Jeżeli każdego dnia je wykonasz, na koniec tygodnia uzyskałeś postęp w swoich 15 najważniejszych projektach! A w kalendarzu nadal masz do dyspozycji pozostałe 25 godzin nadchodzącego tygodnia.