W czterdziestym dziewiątym odcinku podcastu “Ogarnij Chaos®” rozmawiamy na temat scenariusza w wielu zespołach: zaskoczeń przez te sprawy, które były do przewidzenia. Staramy się podpowiedzieć jak radzić sobie z sytuacjami, które nie powinny nas zaskakiwać, bo wiedzieliśmy o nich wcześniej.

Zapraszamy do posłuchania!

Zapraszamy do posłuchania!

(jeżeli nie widzisz powyżej odtwarzacza podcastu kliknij w ten link)

Podcast dostępny jest również na Youtube:

🎧 Podcast dostępny również na platformach:

✅ Spotify
✅Spreaker
✅Apple Podcast
✅Google Podcast

Transkrypt

Marcin Kwieciński: Ogarnij chaos. Podcast o tym, jak wyjść z przepracowania. I zacząć robić to, co naprawdę ważne.
Marcin Kwieciński: Marcin Kwieciński i Mikołaj Foks. Witamy w kolejnym odcinku podcastu Ogarnij chaos. Dzisiaj będziemy rozmawiać o… No właśnie, o czym będziemy rozmawiać? Dlaczego zaskakują nas problemy, o których wiedzieliśmy wcześniej? I to jest bardzo dziwne zdanie, ale niestety bardzo prawdziwe. Spodziewamy się, że ta strzelba wypali, ale nic z tym nie robimy. To nas ostatecznie zaskakuje. No i dlaczego tak się dzieje? Odpowiedzi pewnie jest kilka, ale od czego byłoby najlepiej zacząć? Myślę, że od takiego zbudowania świadomości, bo nie wiem jak dla Ciebie, ale dla mnie to jest fascynujące. Kiedy przychodzę do wielu firm i zaczynamy pracować nad tematem właśnie produktywności, przeciążenia, to bardzo często słyszę taki komunikat rany, tu nas mnóstwo rzeczy zaskokuje. Co chwila coś wybucha. Co chwila jest coś takiego zaskakującego, nieprzewidzianego i to nam rozwala plany.

Marcin Kwieciński: Ja mówię, no może jest tak, że rzeczywiście jest jakaś specyficzna sytuacja w firmie, ale jak zaczynamy pracować i przyglądać się co zaskakuje, co powoduje te pożary, to nagle się okazuje, że to jest bardzo przewidywalne. Że w zasadzie większość z tych rzeczy, poza jakimiś takimi wypadkami losowymi, to ktoś wiedział, że to wystąpi. Ktoś wiedział, że tu jest takie ryzyko. Ktoś się nawet spodziewał, ale jak to występuje, to nagle jest to takie zaskakujące. O rany, nagle się coś wydarzyło, o czym w ogóle nie mieliśmy pojęcia. Ale mimo wszystko, to od dawna wiele osób wiedziało, że to nam grozi, albo że to po prostu wystąpi. Tylko nikt tym nic nie robił. Nie wiem, jakie są twoje obserwacje.

Mikołaj Foks: Wiesz co, podobne, natomiast bardzo mi tutaj się wybija to, jak rozmawialiśmy jeszcze chwilę temu, to znaczy kilka odcinków temu, o mikromanagemencie. Zobacz, że to jest w dużej mierze właśnie historia o tym, że ten menadżer wszystko wie, on wszystko widzi, kontroluje. I to może być złośliwe, tak, o, on wszystko wie. Ja mu pokażę, że nie. Albo może być takie naprawdę, że no tak, przecież on to kontroluje, to on ma świadomość, że tutaj to za chwilę będzie jakieś zderzenie. I okazuje się, że nie zawsze ma. Znaczy, że jesteśmy tylko ludźmi. I czasem pewnych rzeczy nie widzimy, albo czasem pewne rzeczy bagatelizujemy. Albo mówimy, to zajmę się tym, jest takie powiedzenie, ostatnie powiedzenia królują, rozwiązujmy problemy w miarę się ich pojawiania. Ono jest niegłupie, bo rzeczywiście czasem ludzie rozwiązują problemy, których nie ma i które nie wiadomo, czy się wydarzą, ale z drugiej strony niektórzy mówią, dobra, jak będzie pożar, to się będziemy martwić. A o prewencji, profilaktyce, mało kto myśli.

Marcin Kwieciński: Tak.

Mikołaj Foks: To w jaki sposób najlepiej w zespole prowadzić tę prewencję? Najlepiej prowadzić tę profilaktykę? Jakie jest Twoje doświadczenie? Zastanawiam się, no bo tak, jakby jesteśmy zaskakiwani właśnie tematami, o których zazwyczaj wiemy. Ja myślę, że takim remedium na to, żeby nie być zaskakiwanym jest taka przez wielu uważana nudna technika, ale jednocześnie bardzo skuteczna, czyli znajdowanie czas na podsumowania. Przeglądanie tego, gdzie my jesteśmy i dokąd zmierzamy. Co nam grozi? Jakich potencjalnych problemów spodziewamy się w najbliższej przyszłości? Jakie mamy wspólne tematy z tymi innymi osobami, z którymi współpracujemy, które mogą za chwilę być dla nas zaskakujące. Więc ja tutaj patrzę z takiej perspektywy tematu, który ja osobiście lubię, ale też obserwuję, że wiele osób go nie lubi, czyli czy znajdujesz czas na przegląd tego, co robisz.

Marcin Kwieciński: Wiesz co, no i ja tutaj już słyszę głosy, prawda, że jasne, czyli co, mamy tak się spotykać, zrobić spotkanie co tydzień, czy co dwa tygodnie. No, ale po co to robić? To jest strata czasu. Spotkania, i tu trzeba przyznać, że to prawda, nieumiejętnie prowadzone spotkania często są właśnie stratą czasu. Spotkania to strata czasu, więc nie marnujmy tego czasu, żeby się spotykać. Jak będzie problem, to wtedy się spotkamy i będziemy go rozwiązywać. Tylko rzeczywiście jest tak, że nie do końca może czasem widzimy, że dany problem nabrzmiewa, że to już jest czas, żeby się nim zająć.

Mikołaj Foks: Tutaj z bardzo ciekawym rozwiązaniem, w sumie bardzo prostym, oczywistym, taka właśnie dobra praktyka, przychodzi podejście takie projektowe, znane z różnych metodyk. Mamy w projekcie, możemy mieć, i dobrze jeśli mamy, mamy raporty z punktu kontrolnego, czyli wyznaczamy sobie po prostu, że w danym projekcie, w danym momencie jest punkt kontrolny. On może być zależny od czasu, może być zależny od zadania, czyli mówimy sobie w porządku, co dwa tygodnie w tym projekcie będziemy robili taki punkt kontrolny, żeby zobaczyć gdzie jesteśmy, co się już udało zrobić. Względnie możemy sobie powiedzieć, okej, no to będziemy robić taki punkt kontrolny po zakończeniu danego zadania. Jak dane zadanie będzie zrobione, to będziemy sobie patrzeć, przyglądać się, przyglądać się co zostało wykonane, z czym były jakieś kłopoty. I to jest ta cykliczność, regularność, coś co się kojarzy z żmudne, nudne, ale nie musi takie być. I o tym za chwilę, bo może tu jest miejsce też, żeby powiedzieć o retrospektywach, które też mogą być ciekawe.

Mikołaj Foks: A drugim sposobem jest tak zwany raport specjalny. Bo rzeczywiście może się takie coś wydarzyć, że zanim przyjdzie czas na raport z punktu kontrolnego, znowu to tak brzmi, raport straszny, punkt kontrolny okropny. To jest po prostu cykliczne spotkanie, prawda? Czyli zróbmy sobie cykliczne spotkanie, albo po każdym zakończonym jakimś zadaniu róbmy sobie spotkanie. To może brzmi trochę lepiej. Ale jest też raport specjalny, czyli po prostu spotkanie nadzwyczajne, spotkanie pożarowe. Bo coś się wydarzyło.

Marcin Kwieciński: Dokładnie. No i wtedy też o tym rozmawiamy. Natomiast jeżeli mamy spotkania cykliczne, to po prostu zmniejsza się ilość spotkań i potrzeby, żeby tworzyć te spotkania nadzwyczajne. I w tych spotkaniach cyklicznych bardzo często możemy właśnie wychwycić, aha, tu jest jakiś problem i nazwać to jakimś zadaniem. Dobrze, no to ty proszę zajmij się zrobieniem takiej rzeczy, która sprawi, że raczej ten pożar tam nie wybuchnie. Mamy takie zadanie, dopisujemy sobie po prostu je do listy zadań. No i tu jest też pewnie przestrzeń, żeby powiedzieć o retrospektywach. One może bardziej wiążą się z końcem etapu, czy z końcem projektu, ale nie wiem, czy to jest dobry moment, bo ty chyba chcesz coś uzupełnić.

Mikołaj Foks: Wiesz co, bo ja bym jeszcze może tutaj dwa komentarze. Żeby nie powstało takie wrażenie, że to tylko musi być spotkanie. Ja bym raczej powiedział, że dobrze by było znajdować przestrzeń na to, żeby pomyśleć o tym, gdzie my jesteśmy, co my robimy. Czasami się to robi w formie spotkania, ale czasami to może być spotkanie z samym sobą, gdzie ja sam zamykam się w swojej jaskini i sobie przeglądam pewne rzeczy, a czasami możemy to zrobić asynchronicznie, czyli w taki sposób, gdzie nie spotykamy się, ale prosimy o dostarczenie pewnych danych i na przykład komunikujemy się na przykład na komunikatorze. I to może jest mniej efektywne niż takie spotkanie, gdzie spotykamy się grupą, ale też czasami daje nam jakby efekt w postaci tego, że kalibrujemy kierunek. I to jest jakby jeden komentarz, a drugi komentarz to chciałem się podzielić jakby taką swoją techniką konsultanta. Jak przychodzę do firmy i zaczynamy porządkować pracę w zespole, no i zwykle to jest tak, że no właśnie gdzieś ten zespół jest przeciążony, jest jakiś chaos, jest jakieś takie właśnie poczucie wielu pożarów, to jednym z kroków, które robimy, ja mówię dobra, to przyjrzyjmy się kalendarzowi rocznemu i pokażcie mi, jakie macie rodzaje przeglądów. I tutaj patrzymy z perspektywy indywidualnej, czyli gdzie pracownicy robią swoje przeglądy i robimy z perspektywy zespołowej, gdzie zespół robi swoje przeglądy.
I ja zwracam uwagę na kilka rodzajów przeglądów, czyli pierwszy mój ulubiony, który staram się gdzieś tutaj bardzo promować, to jest ten przegląd tygodniowy, czyli każdy pracownik robi swój przegląd tygodniowy i uwaga, ten przegląd tygodniowy jest zawsze indywidualny, bo niektórzy mówią, ale my robimy zespołowy przegląd tygodniowy, to fajnie, też dobrze, natomiast czy indywidualnie każdy pracownik znajduje czas na swój przegląd tygodniowy. Później możemy robić też zespołowy. Drugie, na co zwracam uwagę, to przegląd mierników, jeżeli w zespole są w ogóle jakieś mierniki, czy KPI jest angielska, więc jakby sprawdzamy sobie różne takie wskaźniki, które warto okresowo przeglądać. Trzeci przegląd to są przeglądy celów, jak często kalibrujecie się w kontekście celów, które sobie wyznaczyliśmy, no i takie absolutne minimum to jest raz na miesiąc, to też w zależności od metodyki, ale właśnie czy taki przegląd istnieje. Przegląd aspiracji to czwarty typ, czyli jak często sprawdzacie tą wizję tego stanu docelowego, gdzie podążacie. I piąty typ to przeglądy, o których Ty mówiłeś, czyli przeglądy projektowe, jak często odbywają się statusy w projektach, które realizujecie i co tam się dzieje, czy też na przykład analizujecie ryzyka projektowe. To ja jakby tak w roli konsultanta, audytora, zanim zaczniemy coś naprawiać.

Mikołaj Foks: No i co, ile ludzie mają tych przeglądów? Za mało. Ale mają? Zwykle mają. Zwykle te projektowe najczęściej są, no bo jak jest projekt, to wiele zespołów projektowych wie. Projekt tak trochę wymusza to. W mniejszych firmach jest to za mało, a znowu w korporacjach czasami jest tego nawet za dużo. I to powoduje, że na przykład one są zaplanowane w kalendarzu, ale ludzie w nich nie uczestniczą albo uczestniczą jakoś wybiórczo. Tak pierwsza myśl mi przyszła, że za mało, ale tu chciałem to skalibrować. Czasami jest ich nawet za dużo i trzeba je zmniejszyć albo upewnić się, że one działają. Natomiast moje doświadczenie jest takie też, że o ile mierniki i właśnie projekty to sobie przeglądamy, to już taki przegląd celów, przegląd tych wizji, czyli tych długoterminowych poziomów, czy właśnie wspomniany przegląd tygodniowy indywidualny to bardzo rzadko. Częściej spotykam się z tym, że tego nie ma niż że jest. No i to jest jedna z przyczyn, dlaczego właśnie w tym zespole jest tyle pożarów, jest tyle chaosu, jest tyle jakiejś takiej przypadkowości i zaskakiwania i przeciążenia.

Marcin Kwieciński: Rozdzieliłeś tę rzeczywistość na rzeczywistość zespołu i rzeczywistość projektów. Myślę, że to bardzo dobrze, bo to pokazuje, że dany zespół może prowadzić różne projekty. Ba, ludzie nawet z jednego zespołu czasem uczestniczą w różnych projektach, więc jest świetne, żeby tak zrobić. Ja tutaj pokazałem, że może istnieć właśnie równolegle obok cykliczności, która wydaje nam się może nudna, ale ona jest ważna. No tak jak myjemy zęby, prawda? Albo cyklicznie idziemy do dentysty albo powinniśmy przynajmniej.

Mikołaj Foks: Tak, dobrze by było. Tylko wtedy, kiedy nas boli. Znaczy oczywiście wielu tak robi, ale wiemy, że gdybyśmy chodzili cyklicznie, to rzadko kiedy, naprawdę rzadko kiedy, byśmy chodzili wtedy, kiedy nas już boli, bo dentysta szybko zobaczy, że tam jakieś jest już ognisko. Usunie je i to nawet będzie taniej. Szybciej, taniej, mniejszy ból. Czasem może bez znieczulenia, nawet dla tych, którzy to znieczulenie jakoś zawsze chcą mieć.

Marcin Kwieciński: Więc pokazanie po prostu tych dwóch rzeczywistości. No i jeszcze chciałem powiedzieć bardzo o tych retrospektywach, bo znów one wiążą się z projektem. Retrospektywa właściwie, tego słowa użyłeś, to jest właściwie pewnego rodzaju przegląd, jakby zobaczenie co było, takie zweryfikowanie, coś takiego, prawda? Wspominanie może nawet trochę. I to jest fantastyczna technika. Można sobie zresztą w internecie znaleźć, są takie strony, które pomagają generować, tworzyć, czy są szablony retrospektyw. One mogą mieć wersję taką wizualną, jakieś matrycy, nie wiem, podzielone na cztery części. Trochę w takim stylu, jak bardzo znana analiza SWOT, które ma właśnie cztery okienka, ale może mieć ich więcej, może być w formie jakiejś mapy myśli. Czyli spotkanie się z zespołem i zobaczenie, co nam się udało, co było dla nas najważniejsze, albo co nam się udało zrobić wyjątkowo szybko, albo co wyjątkowo wolno akurat się wydarzyło, z czym mieliśmy największy kłopot, albo co nas fascynuje, albo co jest największym wynikiem tego działania, tej pracy ostatniego miesiąca, tygodnia, albo co było wynikiem niespodzianym. Teraz trochę wymyślam te pytania, ale one właśnie fajnie pokazują, pomagają zweryfikować, zrobić taką właśnie refleksję, w taki nietypowy sposób, nie znowu tabelkę odpełnienia, tylko burzy mózgów, rozmowy i wyłapania takich insajtów, takich ciekawych rzeczy, takich błyskotek, które pomogą nam zrobić refleksję i po prostu później jakoś lepiej sobie radzić z problemami, które gdzieś tam czuliśmy podskórnie, że one są, ale nic z nimi nie robiliśmy. Ogarnij chaos.

Mikołaj Foks: Tak, ja bym tutaj dodał taki ważny aspekt robienia z tego procesu notatek. Ja na przykład, tak na poziomie indywidualnym, ale też zespołowym, bardzo polecam też na przykład robić podsumowanie roku, gdzie my sobie rozliczamy właśnie, tak patrzymy wstecz, jak minął rok. Też bardzo lubię patrzeć z takiej perspektywy, jakie wzorce powtarzały się, co było takiego powtarzalnego w minionym roku, nie? Czy były jakieś takie powtarzalne problemy, albo też powtarzalne sukcesy, takie rzeczy, z których jesteśmy zadowoleni, albo właśnie powtarzające zaskoczenia się. Co nas często zaskakiwało w tym roku, bo jak zidentyfikujemy te wzorce, to możemy na przykład lekcje wyciągać z tych wzorców. Okej, to czego nas ten rok nauczył? Jaką lekcję życiową czy biznesową dla siebie przyjmujemy czy bierzemy z tego mijającego okresu? I właśnie ciekawe jest, jeżeli ktoś robi to, albo ktoś indywidualnie, albo zespół robi to cyklicznie, właśnie tak rok po roku robi z tego notatkę, to już po trzech latach na przykład fajnie jest zobaczyć historię tych notatek. I jak sobie później przeglądamy, jak to się zmieniało, bo wbrew pozorom te trzy lata to szybko minie. Później pięć lat na przykład i zobaczyć jak to się dzieje, czego nas życie uczy, czego nas biznes uczy, to jest niesamowita wiedza. Tak samo przy takich podsumowaniach kwartalnych na przykład. Jeżeli my sobie co kwartał, albo co pół roku podsumujemy jak minął kwartał, jak minęło półrocze i znowu wyciągamy takie refleksje właśnie, czego się nauczyliśmy, to to po prostu z każdym kolejnym takim cyklem retrospektywy daje nam bardzo ciekawą wiedzę i w ogóle też dużo nas uczy o samych sobie, o tym jak ze sobą działamy.

Marcin Kwieciński: Popularyzujesz ideę z książki 12-tygodniowy rok. W każdym razie uważasz ją za dobrą, za ciekawą.

Mikołaj Foks: Tak.

Marcin Kwieciński: Taka koncepcja, żeby pracować właśnie w cyklach, no de facto to jest o koncepcji pracy w cyklach kwartalnych.

Mikołaj Foks: Tak.

Marcin Kwieciński: No więc właśnie, może nie czekać na tą retrospektywę na koniec roku, robić ją po kwartale i dzięki temu te trzy lata, które powiedziałeś, że miną szybko, to mogą minąć jeszcze szybciej, bo miną po prostu mamy więcej interakcji.

Mikołaj Foks: Dokładnie tak. Więc kto wie, może to jest też właściwy kierunek. Tak jeszcze wspominałeś o tej takiej wizycie u lekarza. Ja często, szczególnie mówiąc o przeglądzie tygodniowym, używam takiej metafory sprzątania mieszkania, że w zasadzie to nic się nie stanie, w cudzysłowie nic się nie stanie, jeżeli my raz na tydzień nie posprzątamy naszego mieszkania. Generalnie większość ludzi ma tak, że codziennie stara się utrzymywać porządek w przestrzeni, w której żyje, ale raz na tydzień ma takie większe sprzątanie. Jakieś dokładniejsze wymiatanie kurzy, dokładniejsze mycie podłóg i różne tam takie czynności, powiedzmy, higieniczne. I teraz rzeczywiście, no nic się nie stanie, w cudzysłowie, jeżeli raz na jakiś czas nie zrobimy tego tygodniowego sprzątania. Ale jeżeli tak pięć tygodni z rzędu nie zrobimy takiego gruntownego sprzątania, to może się okazać, że to mieszkanie, to miejsce nasze do życia przestanie być komfortowe i tam wiele rzeczy zacznie nas uwierać, a może nawet się coś zacznie psuć, może właśnie będzie do nas zaskakujące, że na przykład coś nam się zepsuło w lodówce, chociażby, albo coś tam, kwiatek jakiś zwiądł, bo go zapominaliśmy regularnie podlewać. I trochę tak samo jest z tymi przeglądami. Nam się czasami nie chce robić tych przeglądów, nam się czasami tak właśnie sobie może nawet mówić, no przecież nic się nie stanie, jeżeli ja tego przeglądu nie zrobię, ale jeżeli my regularnie nie robimy tej kalibracji, no to może się okazać, że właśnie pojawi się więcej pożarów, więcej zaskoczeń, a później też takiej frustracji, że no przecież my dawno wiedzieliśmy, że to nam grozi, ale przecież nic z tym nie zrobiliśmy, bo zapomnieliśmy, bo nam to zeszło z radaru, albo w ogóle właśnie nie było nikogo, kto by odpowiednio wcześnie jakąś flagę ostrzegawczą podniósł i powiedział ej, zaraz jak się tym nie zajmiemy, to to nam wybuchnie.

Marcin Kwieciński: No to skoro powiedziałeś o kwiatkach i powiedziałeś o tym jeszcze trochę wcześniej, że jesteś orędownikiem przeglądu tygodniowego, to ja chcę też o dwóch rzeczach powiedzieć. Jedno to właśnie o kwiatkach, że w ogóle jest wiele takich działań, których my jakby nie doceniamy ich regularności. Tak. No bo właściwie to można kwiatka nie podlać dzień, drugi czy trzeci. W sumie nie będzie ci nic złego działo, ale właśnie ta regularność, to nasączanie gleby wodą, to żeby ona była po prostu wilgotna, a nie żeby była raz super mokra, raz super sucha. To są takie działania, które właśnie regularne, które w małych dawkach przynoszą dobre efekty i takie prawa natury działają też w naszej pracy, więc warto o tym pamiętać. Ja bym chciał powiedzieć o tym, czego ja jestem piewcą, czyli przegląd dzienny. To jest oczywiście bardziej taki przegląd, który dotyczy mnie samego i tego w ogóle, co się w moim życiu dzieje, nie tylko w sferze zawodowej, ale w sferze zawodowej, prywatnej, w sferze swoich jakichś emocji, które przeżywamy, co dzisiaj było, czyli coś, co robimy na koniec dnia albo, kto wie, może robimy następnego dnia rano i sobie patrzymy, jak poprzedni dzień minął i co chcę, żeby wydarzyło się w tym dniu. No i tam jeszcze parę innych też ważnych pytań można byłoby sobie postawić. To jest też przestrzeń na to, żeby łączyć to z jakąś osobistą medytacją czy modlitwą, czy właśnie przeglądem tego, czy ja właściwie robię w życiu to, co naprawdę jest ważne, albo jak bym chciał zmieniać swoje zachowanie, jak bym chciał działać inaczej. Natomiast taki przegląd codzienny jest przecież bardzo dobrze znany ze świata zespołów zwinnych, bo mówi się o robieniu codziennie rano daily stand-up meeting, czyli właśnie takim spotkaniu na stojąco po to, żeby się nie rozsiadać, żeby ono trwało, nie wiem, kwadrans, żeby tam nie roztrząsać problemów, które mają, nie wiem, dwie osoby, a cały zespół słucha, prawda, już przebiera z nogi na noga. Tylko bardzo krótko odpowiedzieć sobie na te trzy zwinne pytania, czyli co robiłeś, z czym miałeś jakiś problem albo jakieś zagadnienie się pojawiło. No i trzecie pytanie, czym zajmiesz się dziś, czyli to jest też przestrzeń na zobowiązanie się i powiedzenie, OK, ja będę właśnie robił to, to i to. I myślę, że to jest absolutnie świetna rzecz.

Mikołaj Foks: I tutaj, kto wie, może jeszcze o przeglądach jeszcze jedną rzecz to już zapytam ciebie, bo to chyba warto też powiedzieć o partnerstwie produktywności. Może to jest ten moment, żeby jeszcze tam chociaż słowo na ten temat powiedzieć.

Marcin Kwieciński: Ale wcześniej mam do ciebie inne pytanie, bo czasem słyszę też to pytanie. OK, no to są te spotkania na początek dnia, ale może lepiej je robić na koniec dnia, żeby właśnie podsumować, co się działo i żeby następnego dnia już zacząć robić to, co się zadeklarowaliśmy dzień wcześniej. No ale praktyka raczej jest taka, żeby przypominać sobie, co było dzień wcześniej, a ruszać w dany dzień, co właśnie zadeklarowałem.
Jak ty to widzisz?

Mikołaj Foks: Ja jestem zwolennikiem porannych. Tutaj głównie patrzę z perspektywy zasobów mentalnych, które mamy i na koniec dnia już możemy być, mówiąc kolokwialnie, na oparach, a jednak to daily konsumuje nam zasoby mentalne, więc jakby z takiej pragmatyki lepiej to zrobić, mając świeżą głowę, niż będąc zmęczonym. Plus jeszcze druga rzecz, no to jest kwestia tego, że często na koniec dnia jeszcze coś tam domykamy i po prostu wyrywanie z tego domykania no też może być jakby uciążliwe dla ludzi z zespołu. Więc raczej tutaj patrzę z perspektywy porannej. Natomiast oczywiście zawsze dodaję, że trzeba to zindywidualizować pod konkretny zespół. Jeżeli na przykład zespół stwierdzi, że jednak woli pracować wieczorem, to raczej to jakby w sensie robić to daily wieczorem i im to działa, to jak najbardziej można sobie sprawdzić, czy to zadziała. No bo najważniejsze jest nie tyle kiedy my to robimy, tylko czy my robimy to regularnie.

Marcin Kwieciński: No właśnie, lepiej zrobić pod koniec dnia, niż wcale nie robić. Podobnie na to się zapatruje. Ale chciałem cię jeszcze zapytać o partnerstwo produktywności. To jest trochę o przeglądach. Trochę, troszeczkę, ale gdybyś mógł w dwóch słowach powiedzieć, czy tobie to właśnie pasuje do tego zagadnienia przeglądów, czy nie?

Mikołaj Foks: Wiesz co, ja w ogóle jestem zwolennikiem wspólnego robienia przeglądów. Czyli jeżeli na przykład ktoś ma kłopot z robieniem jakiegoś swojego przeglądu, to warto się z kimś umówić, to chodź zrobimy razem przegląd. No i teraz menedżerowie mogą skorzystać z pomocy asystentów, asystentek, jakichś swoich prawych rąk tak zwanych, tak? Ludzie w zespole mogą się podobierać w pary, albo właśnie wspomniany przez ciebie partner, partnerka produktywności, gdzie my się z kimś umawiamy, że wspólnie jakby dbamy o swoją produktywność i właśnie trochę nawet pilnujemy się, czy my robimy te rzeczy, które może są mało komfortowe, ale właśnie istotne dla naszej wysokiej produktywności. Więc ten koncept jest, to trochę jak z trenerem personalnym, tak? Tylko, że trener personalny najbardziej pilnuje nas w jakichś tam ćwiczeniach i naszych rozwoju fizycznym, a partner produktywności bardzo fajnie pomaga nam utrzymać te takie rutyny związane z tym, czy właśnie robimy te rzeczy, które służą naszej produktywności, naszej wysokiej efektywności. No bo to trochę też tak jest, że człowiek co do zasady, szczególnie jak ma dużo na głowie, to czasami lubi pójść w taką erozję. A, tego nie zrobię, a, to nie jest takie niezbędne, a, może nic się nie stanie, jak dzisiaj tam nie zajmę się właśnie, nie zrobię tego przeglądu tygodniowego. I ta erozja po prostu czasami bardziej świadomie, czasem mniej świadomie następuje. Nawiązanie takiej relacji z kimś, kogo nazywamy partnerem, partnerką produktywności, bardzo tutaj zwiększa prawdopodobieństwo sukcesu, że te rzeczy będą się wydarzały. A dwa, że też mamy po prostu osobę, która jest, bo to musi być osoba wspierająca, która z dużą łagodnością i wsparciem podejdzie też do naszych jakichś potknięć, bo nie chodzi o to, żeby tylko nas kopać po tyłku. Kiedy trzeba kopnąć, to kopnąć, ale kiedy trzeba pogłaskać po głowie i wesprzeć, to też potrzebne jest po prostu głaskanie.

Marcin Kwieciński: Bardzo się cieszę, że o tym mówisz, bo robienie przeglądu samemu jest dużym wyzwaniem, jest umiejętnością, którą się ćwiczy długo i myślę sobie, że może nawet szczególnie, nawet właśnie może szczególnie, szczególnie w kwestii szefów, którym trudno o takiego, wiesz, w zespole jesteśmy wszyscy równi, to możemy się dogadać. Jesteś menadżerem, możesz poprosić innego menadżera, ewentualnie jakąś osobę zaufaną z zespołu, ale często ci szefowie, im wyżej, tym trudniej, trudno im jakby też przed innymi przyznawać się, że może coś nie zrobili, albo znaleźć kogoś, komu będą mogli powiedzieć o różnych zadaniach, które robią, mając takie poczucie bezpieczeństwa, że no to jednak nie wpływa na organizację. Więc tutaj rzeczywiście też jest ważne, myślę, dla szefów, którzy nie potrafią robić samemu, ale myślę, że to jest spora grupa. Mało kto naprawdę potrafi regularnie robić przegląd dobrze i nie rozpraszać się, bo to też jest taki ważny element, telefon dzwoni, ale to jest taki ważny telefon. Jak pracujesz z drugą osobą, trudniej sprawdzać maile i trudniej sprawdzać telefony i myślę, że tutaj warto też sobie po prostu takiej zaufanej osoby szukać. Widzę, że coraz częściej to są osoby, no, tacy trenerzy personalni, tylko na poziomie właśnie zarządzania, tak, czy coachowie, czy właśnie osoby, które zajmują się zarządzaniem. Więc to jest coś, myślę, bardzo pozytywnego i z takiego mojego doświadczenia też może takiej pracy, to powiem, że naprawdę odcięcie się i wejście w przegląd, wejście w tą pracę indywidualną, daje niesamowite efekty.

Mikołaj Foks: Coś, czego ja nauczyłem się, Marcin, od Ciebie, czyli wyłączenie powiadomienia z outlooka. Naprawdę bardzo prosta funkcja. Coś, co od lat praktykuję, to znaczy żaden zegarek, żadne inne urządzenie nie przysyła mi powiadomień. Naprawdę powiadomienia to są potężne rozwalacze naszego skupienia. Skupmy się, bądźmy tu i teraz, zróbmy przegląd i jedziemy dalej.

Marcin Kwieciński: Tutaj wspomniałeś, Mikołaj, o tej samotności lidera, bo to jest rzeczywiście w ogóle taki też ważny aspekt, bo jeszcze, o ile pracownicy no to tam się jakoś dobiorą, nie, jakby, właśnie to powiedziałeś, jesteśmy, płyniemy na tej samej łódce, to jakoś tam jesteśmy w stanie sobie rozmawiać o różnych wyzwaniach, no to niestety im wyżej jesteśmy w organizacji, tym oto partnerstwo trudniej, no bo z zespołem będzie ciężko porozmawiać, nie każdy lider ma asystenta, asystentkę, co jest w ogóle tematem być może osobnym, że dlaczego tak się dzieje, że nie ma się tych asystentów. Osobny temat, samotność lidera, nie, no ale mów, no i co dalej?
Więc jakby, im wyżej jesteś w organizacji, to rzeczywiście trudniej znaleźć osobę, która cię wysłucha, z którą możesz otwarcie pogadać i która jeszcze zrozumie, z czym ty się borykasz. I wtedy rzeczywiście, no, takie osoby jak my, tak, jakby, nie wiem, myślę, że też masz takie doświadczenie, że w pewnym momencie te nasze konsultacje też do tego prowadzą, że my na przykład pomagamy robić te przeglądy i można by powiedzieć, no jaka tutaj konsultacja? No przyszedł konsultant, po prostu wysłuchał co ja robię przez cały tydzień albo co się wydarzyło w mijającym miesiącu, jak tam z realizacją moich celów. Natomiast dla mnie to jest powtarzalne doświadczenie, że ci liderzy, oni nie mają z kim o tym rozmawiać. No ze swoim szefem nie pogadają, z radą nadzorczą też nie, no bo to jest jakby zupełnie inna relacja. Z członkami zarządu, no to trochę nie wypada. Z innymi dyrektorami też trochę nie wypada, no więc trzeba sobie szukać gdzieś na zewnątrz. No z rodziną też nie chcę obciążać rodziny i wtedy rzeczywiście no przydają się tacy zewnętrzni, zewnętrzni po prostu konsultanci, czasami to samo coachowie robią, którzy przyjdą i po prostu pomogą przejść przez ten proces. I tutaj to nie chodzi o to, że lider nie ma kompetencji, tylko po prostu potrzebuje takiego partnera, z którym może otwarcie i w zaufaniu porozmawiać, nawet nie sparing, bo tam nie ma sparingu, tam jest bardziej, bardziej słuchanie.

Mikołaj Foks: Takiego lustra, tak, wysłuchania jest jeden aspekt. I jeszcze drugi aspekt w tej trudności skupienia się, to jeszcze trzeba popatrzeć to z takiej perspektywy, że są ludzie, którzy są bardziej analityczni, tak na zasadzie, że lubią po prostu taką autoanalizę robioną w głowie bądź w formie pisemnej na kartce i im to dobrze wychodzi, bo mają takie predyspozycje, ale są ludzie, którzy myślą rozmawiając. I dla nich preferowanym sposobem refleksji jest to, że rozmawiają z drugą osobą, że opowiadają, słuchaj, ja Ci opowiem o moim tygodniu albo o miesiącu albo o moich celach, bo wtedy ja sam siebie słyszę i jestem w stanie po prostu samo to układanie myśli, już nawet nie trzeba zadawać pytania, chociaż oczywiście kompetentna osoba jeszcze pomoże wydobyć pewne rzeczy albo zwrócić uwagę, gdzie, gdzie tam lawirujemy, ale samo już to opowiedzenie komuś i bycie wysłuchanym tej osobie, która mówi, służy, bo ona sama w tym momencie dokonuje takiej autorefleksji i autoanalizy. Więc tutaj ta druga osoba jest bardzo, bardzo potrzebna, a czasem wręcz niezbędna.

Marcin Kwieciński: Tak, bardzo się cieszę, że o tym mówisz, naprawdę, bo my jednak jesteśmy zwierzętami stadnymi i są takie osoby właśnie, które potrafią same, ale mam takie poczucie, nie mam na to badań żadnych, może pewnie jakieś są, ale ja mam takie doświadczenie, że tych osób jest jednak mniej, że to jest mniejszość i można tu sobie zadać pytanie, no ale to właśnie, czy nie mogłabym, miałbym z żoną taką dobrą relację albo z najlepszym kumplem, czy on by mnie nie mógł wysłuchać? No, wiesz co, trochę by mógł, a trochę by nie mógł. Jednak rozmowa z kimś, kto wie, jak taki przegląd zrobić, rozmowa z kimś, kto, nie wiem, może pełnił Twoją rolę menadżerską, podobną. Kto rozumie problemy, z którymi się borykasz, tak. I on zupełnie inaczej słucha, inaczej zadaje pytania. Na inne rzeczy zwraca uwagę też. Tak, tak, oczywiście. I to jednak jest niesamowicie cenne.

Mikołaj Foks: Moje doświadczenie pracy z takimi osobami, może też dlatego teraz w takich trochę emocjach o tym mówię, pokazuje, że to naprawdę przynosi wspaniałe efekty. Że to jest coś, co naprawdę warto robić, nawet jeśli, tak jak powiedziałeś, nasza obecność ograniczy się na danym spotkaniu wcale nie do jakiejś wyjątkowo złotej myśli, bo przeważnie ten lider te złote myśli wie, ale do tego, żeby ona wypłynęła w danym momencie, żeby ktoś po prostu kompetentnie właśnie wysłuchał, zadał dobre pytanie, potowarzyszył i właśnie tak, dał to wysłuchanie i zrozumienie, to sprawia cuda, naprawdę.

Marcin Kwieciński: Cuda się dzieje. Tak jest. Trochę ten nasz odcinek rzeczywiście na koniec się skupił na tym, na tej indywidualnej pracy, ale mówi się, że, prawda, że organizacja jest, składa się z wielu jednostek, z wielu pojedynczych osób. Tak. Więc te problemy, które nas zaskakują, są dostrzegane przez osoby, najpierw konkretne osoby, a potem wpływają na całą organizację. Więc dlaczego zaskakują nas problemy, o których wiedzieliśmy wcześniej? Mam nadzieję, że daliśmy trochę odpowiedzi na to pytanie. Tak jest. Będziemy kończyć.

Mikołaj Foks: Dziękujemy za wspólnie spędzony czas. Jak zawsze czekamy na ankiety, na komentarze. Link do ankiety znajduje się w opisie odcinka, komentarze, no to na tych platformach, na których jesteśmy, zapraszamy do komentowania na YouTubie szczególnie. Jeżeli możecie i tego jeszcze nie zrobiliście, to poprosimy również o subskrypcję, bo to też pomaga nam docierać z naszym podcastem i do Was. W zabieganym świecie czasami ciężko zauważyć, że pojawił się nowy odcinek, ale też do nowych osób, bo wtedy te algorytmy platform podcastowych i YouTubowych gdzieś tutaj podbijają ten podcast wyżej. To jest dla nas ważne, bo chcemy docierać z tymi treściami do kolejnych osób, które mogą się te treści przydać.

Marcin Kwieciński: A tymczasem żegnają się Mikołaj Foks i Marcin Kwieciński. Do usłyszenia.

Mikołaj Foks: Do usłyszenia. Ogarnij chaos!

Transkrypt wygenerowany za pomocą AI.

📜 Informacja zwrotna na temat odcinka

Równie ważny jest dla nas udział w rankingu Apple Podcast.

Jeśli możesz oceń również podcast w ITunes.

Dzięki Twojej ocenie pomożesz nam dotrzeć z naszym podcastem do innych osób.

Z góry dziękuję za pomoc!

💬 Porozmawiajmy

Zapraszam Cię do dyskusji w komentarzach na temat tego odcinka.

Pytanie: Jakie sytuacje zaskakują Cię najczęściej?