W czterdziestym ósmym odcinku podcastu “Ogarnij Chaos®” rozmawiamy na temat sprawnej realizacji zadań w zespołach. Poruszamy temat, który jest konikiem Marcina czyli o wprowadzaniu do firmy systemów zarządzania zadaniami.

Zapraszamy do posłuchania!

Zapraszamy do posłuchania!

(jeżeli nie widzisz powyżej odtwarzacza podcastu kliknij w ten link)

Podcast dostępny jest również na Youtube:

🎧 Podcast dostępny również na platformach:

✅ Spotify
✅Spreaker
✅Apple Podcast
✅Google Podcast

Transkrypt

Marcin Kwieciński: Ogarnij Chaos, podcast o tym, jak wyjść z przepracowania i zacząć robić to, co naprawdę ważne. Marcin Kwieciński i Mikołaj Foks. Witamy w kolejnym odcinku podcastu Ogarnij Chaos. Dzisiaj mój ulubiony, czy jeden z ulubionych tematów, czyli co zrobić, aby zespoły szybciej i łatwiej realizowały zadania.

Mikołaj Foks: No, to jest rzeczywiście fantastyczny temat. I w związku z tym, ponieważ powiedziałeś, że jest ulubiony, to ja spontanicznie do Ciebie, Marcinie, z pytaniem, żebyś sobie wyobraził taką sytuację, że ludzie wykonują ciągle te same zadania, różni ludzie te same zadania, nie wiedząc, że robi je już ktoś inny. Nie wiadomo właściwie, u kogo jest zadanie i kto, co robi w zespole. Niby wszystko jest zaopiekowane, poukładane, ale pewnych zadań nikt w ogóle nie robi. No, a jeszcze bardziej to widać w zespołach rozproszonych, czy takich, które pracują hybrydowo, czyli niektóre rzeczy są robione dwa razy, trzy razy, w tym samym czasie przez trzy osoby, a niektóre wcale. Trudno pracować efektywnie i my teraz tą efektywność dzisiaj zwiększymy. Znasz takie sytuacje, czy to jest jednak taki trochę science fiction?

Marcin Kwieciński: Oj, bardzo często z takimi sytuacjami się spotykam, ponieważ bardzo wiele zespołów pracuje, no powiem coś kontrowersyjnego, w bardzo oldschoolowy sposób. W taki sposób, że tych zadań nie widać w jednym miejscu, tych zadań i tego, co zespoły i ludzie w zespołach robią. Bardzo ciężko jest jakoś wyraportować, zobaczyć, przyjrzeć się temu. Można powiedzieć, że ta informacja o tym, co ludzie robią na swoich stanowiskach jest bardzo rozproszona i to rozproszenie i to taka organizacja tych zadań w takim bardzo indywidualnym poziomie powoduje, że właśnie dzieją się te rzeczy, o których powiedziałeś. To jest bardzo częsta sytuacja. Wiesz co, ten mały wtręt historyczny, no bo czasem pojawia się to pytanie, od kiedy właściwie istnieje zarządzanie projektami. Niektórzy mówią, no właśnie nowoczesne, no to po drugiej wojnie światowej, wyścig zbrojeń, wyścig kosmiczny, powstają te różne metodyki. Ten Prince 2, który dla mnie już nieraz o tym mówiłem, jest jakoś tam ważny, powstaje w czasach, kiedy komputery są w wielkości pokoju. I myślę sobie, że wtedy ludzie potrafili tak tę pracę układać, żeby każdy wiedział, co ma robić. No pytanie, czy było powtarzanie się zadań.

Mikołaj Foks: Ale zobacz, wcześniej powstały piramidy, gdzieś tam po drodze, nie wiem co, Bazylika Świętego Piotra, inne wielkie budowle, Wieża Eifla i to się udawało. No i nie wiem, czy tam było dublowanie na przykład, czy jak katedrę gotycką ktoś robił, to czy było dublowanie, że ktoś tę samą kolumnę robił, tu jeden, a tam drugi, to były też wielkie pieniądze, duży wydatek, więc… Wielkie zespoły też. Niesamowicie wielkie i projekty trwające długie lata, bo niektóre katedry dopiero teraz… Przez pokolenia, tak. No i jakoś się udawało. No oczywiście dzisiejsza rzeczywistość jest w ogóle inna, ale znaczy, że się da, że można pracować oldschoolowo, jakoś to dzielić, ale można też pracować nowocześnie i to jeszcze bardziej ułatwia. Opowiesz nam, jak to zrobić?

Marcin Kwieciński: Wiesz, można pracować oldschoolowo, tylko właśnie to, co powiedziałeś i ty i ja, że to oldschoolowe zarządzanie i ten nakład na to zarządzanie był bardzo kosztowny i ludziochłonny. Bo właśnie, to nie jest tak, że te stare metody nie działają, one działają, tylko bardzo często dzisiaj my już nie mamy tak dużych zespołów i tak dużych środków na realizację tego, co realizujemy w zespole, żeby móc sobie na nie pozwalać. Myślę, że tu wiele osób jakby nie zauważa, że to się zmieniło, a myślę, że współczesnym rozwiązaniem na część z tych bolączek i dlatego powiedziałem, że to jest mój ulubiony temat, to jest wprowadzenie do zespołu albo do firmy wręcz systemu zarządzania zadaniami, czasem też zwanego systemem zarządzania projektami. Bo myślę, że to, co przyniosła ta rewolucja cyfrowa do firm, z czego wciąż wiele firm jeszcze jakoś nie dostrzega, nie uświadamia sobie albo myśli sobie, a to jakieś tam takie dziwne wymysły, gadżety, to ta rewolucja cyfrowa przyniosła właśnie m. in. systemy zarządzania zadaniami, czyli takie systemy, które pozwalają zgromadzić w jednym miejscu i zorganizować w jednym miejscu informacje na temat tego, co ludzie robią w zespołach, co ludzie robią w firmie, a wręcz takie największe wdrożenia, no to pozwalają zobaczyć wręcz, co robi każdy pracownik na każdym stanowisku w całej firmie.

Marcin Kwieciński: I to jest ogromna rewolucja, no bo ona zmienia w ogóle sposób i funkcjonowania zespołów, i zmienia sposób zarządzania, to już jest wtedy zarządzanie oparte o dane, i też zmienia w ogóle to, jak my się ze sobą np. komunikujemy, bo np. prowadza zmniejszenie ilości maili chociażby do organizacji. Ogarnij chaos.

Mikołaj Foks: Och, to jest przegenialny temat, ale mówiąc, że wiemy, co robi każdy pracownik, to Ty nie masz na myśli tutaj ani zakresu obowiązków, ani też tego, co on robi dokładnie w tej sekundzie, tylko bardziej chyba w tym momencie chciałeś opowiedzieć o tym.

Marcin Kwieciński: Tak, dopytuję, jakie zadanie w tej chwili ma powierzone, z jakim zadaniem on się w tej chwili mierzy, albo jakie zadanie jest mu przypisane i on może go jeszcze wcale nie robi, ale on już czeka w kolejce i ono będzie przez niego wykonywane. Jakie zadania, jakie projekty, w jakich procesach uczestniczy, czyli jakby właśnie ta informacja taka dotycząca właśnie tak, jakie zadania ludzie w danym momencie realizują albo planują zrealizować, bo to też jakby możemy właśnie zobaczyć na linii czasu, no i oczywiście też, jakie już zrealizowali, bo wprowadzenie systemu zarządzania zadaniami też bardzo fajnie daje nam raportowanie właśnie na temat tego, co zostało zrobione, jaki jest progres, postęp, czy projektu, czy jaki jest stan realizacji procesu.

Marcin Kwieciński: Tak, tutaj nie chodzi o takie monitorowanie, że teraz widzimy, czy włączamy jakiś nadzór co do sekundy, co dany pracownik robi i wręcz właśnie z nagrywaniem i jakimś takim podglądem pulpitu, chodzi o właśnie tę informację dotyczącą nad jakimi zadaniami, w jakich projektach i w jakich procesach pracujemy, a czasami też nawet, jak daleko jesteśmy w realizacji celów, które sobie postawiliśmy, bo tu jest właśnie taki link, który czasami jest pomijany, jak to moje pojedyncze zadanie, na którym ja pracuję, partycypuje w tym celu, który sobie wyznaczyliśmy jako zespół, czy jako organizację.

Mikołaj Foks: Ok, to jest rzeczywiście bardzo ważny temat, jeżeli ja po jakimś spotkaniu z Tobą i załóżmy jeszcze innymi osobami, to jest jakiś zespół działający przy jakimś projekcie, jestem przekonany, że moim zadaniem było przygotować jakiś raport, chcę to zadanie sobie przeciągnąć gdzieś w jakimś okienku, że będę się nim zajmował, ale patrzę, o, a tam jest napisane Marcin Kwieciński, zaraz, czyli to jest jednak nie moje zadanie, czyli to jednak Marcin miał zrobić, to pewnie, to jest uwalniające w takim mądrym sensie, że wow, to jest inaczej, ja to źle zapamiętałem, to świetnie, to Marcin to robi, ale zobacz, my nagrywając podcast, my w ogóle skorzystamy trochę z różnych takich narzędzi nagrywając podcast, ale z drugiej strony też różne rzeczy po prostu wiemy, nie korzystamy tak, wiesz, jak przy jakimś wielkim projekcie. Trochę tutaj tak biorę Cię pod włos, żeby powiedzieć, że może są takie miejsca, że nie wszystko musi być gdzieś zagregowane w jakiejś właśnie jednej bazie, czy nie, czy jednak uważasz, że to powinno być, jak sądzisz?

Marcin Kwieciński: To jedna korekta, bo mimo, że fakt, że rzeczywiście nie używamy jakby wspólnie systemu zarządzania zadaniami do organizacji podcastu, tutaj rozdzieliliśmy to sobie, to jednak ten podcast jest zarządzany w systemie zarządzania zadaniami i tutaj jakby to o czym mówimy też jest wdrożone. U nas akurat narzędziem komunikacji jest głównie kalendarz, bo to jest mały projekt, nie musimy tutaj jakoś szczególnie jeszcze dodawać tej warstwy całego jakby wdrożenia systemu zarządzania zadaniami, ale jednocześnie z punktu widzenia firmy Ogarnij Chaos ten projekt jest zarządzany w systemie zarządzania zadaniami i tam śledzimy ten progres, postęp i widzimy kto co robi łącznie z tym jeszcze i nie tylko moje zadania, nie tylko twoje zadania, ale też na przykład zadania Przemka, który nam tutaj montuje podcasty, czy na przykład zadania Kasi, która pomaga nam tutaj ogarniać publikację i całą dystrybucję tych odcinków.

Mikołaj Foks: Dobrze, czyli po twojej stronie te rzeczy są opisane w systemie i ty je sobie przeciągasz z okienka do okienka, czy dana rzecz jest już zrobiona, a ja mogę dopowiedzieć, że w sumie po mojej stronie też tak jest, bo ja mam swoją, poza kalendarzem mam swoją listę zadań i projektów, przy których działam, no i tam też mam, jeżeli się pojawia takie zadanie, bo jedno to kalendarz, że jesteśmy umówieni, ale inną rzeczą może być na przykład, nie wiem, przygotować szkic zagadnień do kolejnego sezonu i wtedy to też jest wpisane jako zadanie, które jest do wykonania, chociaż faktycznie rozdzieliliśmy sobie w czasie naszego spotkania, że ja będę robił jakiś szkic, ty będziesz robił coś innego, no i nie ma tutaj, tu akurat nie ma połączenia między nami, nie korzystamy z…

Marcin Kwieciński: Takiego systemowego, tak. No ale jakoś tam to działa, więc to trochę tak przebiega jak między dwoma zewnętrznymi organizacjami, gdzie nie ma tego połączenia, ale w trakcie spotkania rozdzielamy, ty zrobisz to, ja zrobię to i my sobie notujemy, że to ten drugi zrobił.
A tutaj jakby tę synchronizację pomiędzy naszymi systemami, twoim i moim, de facto robimy na spotkaniach, gdzie bazujemy na tej informacji z systemu, ale nadal rozmawiamy, ustalamy, no i właśnie to rozdzielenie powoduje, że każdy z nas jakby gdzieś sobie oddzielne notatki robi i to się właśnie zdarza, jeżeli na przykład są dwa zespoły, które no nie mają wspólnego systemu zarządzania zadaniami. Tutaj jednak ten dzisiejszy odcinek raczej chcemy ukierunkować w takim kierunku, że no mamy jedną firmę, jeden zespół czy jedną organizację i wtedy no nie ma sensu robić takich rozdziałów, że na przykład każdy dział swój system zarządzania zadaniami stosuje, chociaż takie rzeczy się czasami zdarzają, tylko wdrażamy jeden konkretny system dla całej firmy i to znacząco poprawia to, że zespoły i szybciej i łatwiej realizują swoje zadania. To, że wprowadzamy dla całej firmy to oczywiście nie od razu oznacza, że każdy pracownik w firmie widzi każde zadanie każdego pracownika, tylko chodzi o jakiś wspólny ekosystem, jeden wspólny sposób działania, no bo wyobrażam sobie, że na przykład dzisiaj są bardzo popularne te narzędzia Microsoftowe, że na przykład część zespołów z tego korzysta, a z drugiej strony w takim otwartym dostępie bardzo popularne jest na przykład Trello, też ciekawe narzędzie do zarządzania zadaniami, no i to by pewnie nie było dobre, gdyby jeden zespół w firmie korzystał z takiego systemu, drugi z takiego, no lepiej żeby ten ekosystem firmowy budować w oparciu o jakieś jedno narzędzie, jeden sposób w ogóle korzystania też z niego, to też jest ważne. Chociaż my nie do końca o tym dzisiaj chcemy mówić, jak te zadania dzielić, ale samo podejście, żeby było podobne.

Marcin Kwieciński: Tak, z punktu widzenia wyboru systemu jest wiele aspektów, które gdzieś tam przy wyborze trzeba rozważyć i rzeczywiście takim powiedzmy stanem idealnym to byłoby to, żeby ta taka platforma organizacji pracy, czy właśnie system zarządzania zadaniami był jeden dla całej firmy. Natomiast trzeba też sobie powiedzieć, że im większa firma, tym to się troszeczkę zmienia i raczej przy takich dużych organizacjach, które też mają odpowiednio dużo środków finansowych, często zdarza się sytuacja, że różne działy, działają na różnych platformach, bo na przykład dział IT wybiera sobie platformę taką bardziej zaawansowaną, na przykład jakąś Jirę, czy na przykład DevOpsa, gdzieś tam programiści na przykład i oni mówią i to jest dla nas świetny system i my go nie chcemy zmienić, a dział marketingu na przykład mówi no nie, te Jiry, DevOpsy to są dla nas zdecydowanie za jakieś zbyt skomplikowane i my w ogóle tego nie rozumiemy i wybierają coś prostszego, czyli na przykład wdrażają Mondaya, albo na przykład bazują na tych narzędziach, które są w Microsoftie, typu Planner, czy ToDo. I wtedy też robi się taka troszeczkę silosowość, ale jakby ona wynika z takiej podjętej decyzji, że jakaś specyfika pracy działu, specyfika też jakiegoś mindsetu w dziale więcej korzyści przynosi wdrożenie kilku systemów rozdzielnych niż jednego wspólnego i jakieś dopasowywanie się tutaj.

Mikołaj Foks: Jak słucham Ciebie i widzę uśmiech z jakim to mówisz, to utwierdzam się w przekonaniu, że naprawdę systemy do zarządzania zadaniami to jest Twoja działka.

Marcin Kwieciński: Oj tak, to jest mój konik, to jest rzeczywiście mój konik, wiesz, bo on wynika jakby z dwóch rzeczy, takich, które zawsze gdzieś mnie napędzają. Jedna rzecz to jest ta związana z tą warstwą ludzką, czyli co zrobić, żeby ludziom po prostu łatwiej się pracowało i to w ogóle tak, pozwolę sobie na taką dygresję historyczną, jak zacząłem się zajmować produktywnością, to właśnie te systemy zarządzania zadaniami to było coś takiego, co ja znałem, lubiłem i wiedziałem, że istnieje i byłem szczerze zdziwiony. Mówię, ludzie, dlaczego wy o tym nie wiecie? Przecież jakbyście sobie wdrożyli taki, nawet jakąś prostą aplikację do zarządzania zadaniami, jak łatwiej Wam by było sobie zorganizować tę pracę. I jakby mimo, że wiele lat minęło, to jakby tak globalna sytuacja, niewiele się zmieniło, chociaż nie, może zmieniła się, pandemia jakby zmieniła. Też jakby młodsze pokolenia, które wchodzą tutaj już mają większą świadomość tych systemów.

Marcin Kwieciński: Natomiast chodzi mi, że niewiele się zmieniło w tym sensie, że nadal wiele firm nie ma takich systemów, tak, jakby ten problem jest nadal aktualny. Więc jeden to jest ten problem ludzki, że wdrażając system zarządzania zadaniami, ludziom po prostu się łatwiej pracuje, no a drugi to jest ten mój konik technologiczny, że jednak to są te bebechy technologiczne i mnie też tam to fascynuje, jak to jest zbudowane, jak te interfejsy działają, jak te dane się ze sobą wymieniają i w ogóle ile z tych danych można wyciągnąć. Ja się wywodzę w ogóle ze świata baz danych, więc zawsze takie zastanawianie się, jaka wiedza jest w ogóle zgromadzona w tych systemach, to rzeczywiście jest też fascynujące i rzeczywiście obserwuję też wraz z rozwojem różnych systemów takich BI-owych, że wiele firm, te, które zdecydowały się powdrażać te systemy zarządzania zadaniami, to później też czerpie ogromną wiedzę z tego, co robią ludzie w firmie, bo z tego można wyciągać bardzo ciekawe wnioski, takie dotyczące i kosztów, i przewidywania pracohłonności, uczenia się, ile coś nam zajmuje, no w ogóle też takiego wprowadzania powtarzalności do firmy, że my nie działamy tylko w jakiś sposób intuicyjny, tylko działamy w sposób taki bardzo metodyczny, opisany, z dużo większą jakością. Rozgadałem się.

Mikołaj Foks: To było bardzo ciekawe to, co mówiłeś, ale troszkę od innej strony, od strony tych, którzy nie mają takich systemów wdrożonych, nie korzystają z nich, no bo pewnie ci, którzy, a oni dzisiaj o systemach zarządzania zadaniami, ci, którzy to usłyszą i powiedzą, no to my już to mamy, to klikamy następny odcinek, okej, rozumiem, ale są tacy, którzy nie mają takich systemów i ja tutaj słyszę różnego rodzaju argumentacje, jeden argument, który nieraz słyszałem, no tak, no ale co, to teraz ja mam wszystko wpisywać, tak, że ja, nie wiem, siku idę zrobić, że ja, troszeczkę nawiązując do takiego mikromanagementu, o którym gdzieś tam w innym odcinku, to ja mam wpisać, że ja tutaj kartkę przekładam, no przecież to wszystko można rozbić, prawda, to tak jak parzenie herbaty, no mogę zaparzyć herbatę, a mogę zapisać, wyjmuję łyżeczkę, stawiam kubek, uruchamiam czajnik, to po co to robić w ogóle, to jest za dużo pracy, to jest po prostu pisanie niepotrzebnych rzeczy i to jest pierwsza część argumentu, a drugi, to jest niepotrzebne robienie po prostu korporacji, suchych rzeczy, biurokracji, tak, tylko po to, żeby ktoś mnie kontrolował, to jest bez sensu, to jest strata czasu, lepiej żebym to po prostu zrobił, słyszysz takie coś, a może coś jeszcze?

Marcin Kwieciński: Oj, bardzo często słyszę, ponieważ jakby trzeba sobie jasno powiedzieć, że wdrożenie systemu zarządzania zadaniami czy zarządzania projektami do organizacji będzie powodował w pierwszej fazie wiele dyskomfortów, takich dyskomfortów związanych z tym, że nagle pojawi się transparentność w firmie, że jakby też zniknie taka możliwość troszeczkę takiego pływania w takim obszarze rozmytym, gdzie ja mogę sobie pewne rzeczy pokazać, znaczy mogę pewne rzeczy ukryć albo zamarkować i tego nikt nie zauważy, bo rzeczywiście nagle no po prostu jak na dłoni widać kto co robi i czym się zajmuje i dla niektórych osób to może być niewygodne, ale niekorzystne też liderzy zaczynają obserwować na przykład obciążenie zadaniami i następuje w zespołach wyrównanie, czyli większa sprawiedliwość. No i teraz jeżeli ktoś był takim beneficjentem sytuacji, że trochę mniej tej pracy do niego trafiało z powodu tej mgły, to nagle ktoś może po prostu dostać więcej zadań do pracy, więc ja się wcale nie dziwię, że na poziomie takiego pracownika gdzieś się pojawia opór, jakby taki właśnie, że no bo dołożą mi więcej pracy.
Z drugiej strony być może z niektórych pracowników zostanie zdjęta praca, bo się okaże, że oni zdecydowanie za dużo na siebie biorą, bo na przykład nadrabiają właśnie jakieś tyły za innych. Plus jakby też taka kwestia oporu po prostu przed nowym, bo rzeczywiście wprowadzenie systemu zarządzania zadaniami wprowadza nowe obowiązki, nowy sposób jakby opisywania tych zadań, nie każdy to lubi i to też gdzieś tutaj może powodować trudności. Więc tak, oporów jest dużo przed wprowadzeniem systemu zarządzania zadaniami, natomiast to wydaje mi się, że jak każda zmiana. Myślę, że ten, to co już rozmawialiśmy w poprzednim odcinku, że może nagrajmy też kiedyś odcinek o zarządzaniu zmianą, bo to będzie wspólne przy tych wszystkich odcinkach, bo wprowadzanie zmian i porządkowanie różnych obszarów w firmie zawsze będzie powodowało dużo oporu, którym trzeba jakoś zarządzić. To jest też temat ważny i taki, który dodamy do tego sezonu jeszcze, natomiast chociaż my dzisiaj właściwie nie mamy rozmawiać o tym, jak korzystać z takiego systemu zarządzania zadaniami, to są różne podejścia, może tylko tutaj ja bym powiedział coś, co już powiedziałem, ale wydaje mi się, że to jest bardzo ważne, żeby było jakieś uspójnienie tego, w jaki sposób zarządzamy, wspólne rozumienie. Tutaj znowu kłania się temat, o którym też wcześniej rozmawialiśmy, czyli o szkoleniach, o miękkim zarządzaniu, o rozumieniu pewnych spraw o rozwoju pracowniczym, że jeżeli razem się czegoś uczymy, to razem zdobywamy jakiś sposób rozumienia danego tematu. Chciałbym Cię zapytać o taki trud wprowadzenia.
To co dawałem, ten przykład z tą herbatą, że jednak jest pewien opór, bo ktoś mówi, no tak, ale co ja właściwie mam tam wpisywać. Ludzie nie wynoszą ze szkoły, my nie wynosimy jako społeczeństwo ze szkoły umiejętności właśnie dekomponowania zadań, dzielenia na mniejsze części. Łatwiej jest napisać, nie wiem, kupić samochód, albo zbudować stronę internetową, ale my dobrze wiemy, że to się składa z wielu elementów. I tutaj jest też problem z takim wdrożeniem, bo dać komuś system, no ale właśnie co ja mam tam wpisywać, jak duże zadania, albo jak małe zadania, jak sobie w ogóle tym stykalić.

Marcin Kwieciński: Jasne. Znowu jest kilka szkół. Jedna szkoła mówi, że w zasadzie to system jest nieważny, trzeba ludzi nauczyć myślenia, właśnie tego co powiedziałeś.
Jak w ogóle dekomponować pracę, jak nadawać strukturę pracy, a czy oni sobie to później rozpiszą w Excelu, w systemie zarządzania zadaniami, na kartce papieru, to już wszystko jedno, bo będą mieli pewnego rodzaju myślenie. Druga szkoła jest taka, że wprowadźmy system zarządzania zadaniami, bo jak wprowadzimy system zarządzania zadaniami, to trochę to wymusi też właśnie tę kwestię myślenia, sposób dekompozycji, rozbijania i tak dalej. Natomiast ja stoję na takim stanowisku, że trzeba jedno i drugie zaadresować, czyli wdrażając system zarządzania zadaniami, trzeba też jakby nauczyć się myśleć strukturą i trzeba zespół tego nauczyć. I przy dekompozycji zadań jest po prostu kilka zasad, których trzeba się trzymać. Jedną z takich zasad jest na przykład to, że zadanie nie powinno zajmować więcej niż dwie godziny, na przykład po takim podejściu w produktywności osobistej. W projektach jest troszeczkę inaczej, ale na przykład w takim podejściu organizacji indywidualnej to nie więcej niż dwie godziny. I ileś takich zasad po prostu trzeba sobie w zespole ustalić, czyli, bo prawdą jest to, co powiedziałeś, że chcąc się zbuntować albo właśnie nie mając wiedzy można, bo to też żeby nie przypisywać złych intencji, po prostu czasami działając w jakiejś nieświadomości czy w takiej intuicji możemy dojść do takiego sposobu wypełniania tego systemu, że to stanie się kontrproduktywne.

Marcin Kwieciński: Po prostu tak będziemy sobie to rozbijać i będziemy wpisywać jakieś mało istotne rzeczy do tego systemu, że ten koszt obsługi tego systemu będzie większy niż korzyści, które ten system przynosi. I wtedy rzeczywiście pojawi się taki scenariusz, że no patrzcie wpisujemy wszystko do systemu, ale nie mamy czasu pracować. Tylko, że to jest jakaś skrajność, to jest taka sama skrajność jak druga skrajność, gdzie wpisujemy to tak ogólnie na zasadzie właśnie wielkimi jakimiś zadaniami typu wygenerować 200% zysku i zrobimy sobie takie zadanie na dwa lata albo na rok i wtedy system w ogóle nam jest niepotrzebny, bo jest to zbyt ogólne. I to w zasadzie wtedy ten system nie wnosi w jakichś żadnych korzyści. Więc tutaj częścią wdrożenia takiego systemu to jest zawsze praca w zespole, żeby ustalić zasady jak my będziemy ten system wypełniać. Żeby to było i z jednej strony wygodne, ale żeby też niosło istotną informację zarządczą dla liderów i dla organizacji. No wiesz co, ponieważ to jest podcast, a nie szkolenie, więc nie będziemy tutaj wchodzić w szczegóły, bo te szczegóły warto byłoby zgłębić, ale to rzeczywiście trzeba było i więcej czasu mieć i w kontekście konkretnego zespołu, konkretnej grupy osadzić.

Mikołaj Foks: Ale chciałbym Ci zadać pytanie, może trochę tak jak ze szkolenia, które zadał mi kiedyś pewien menadżer, młody właśnie menadżer, wspierałem go w takim procesie jego indywidualnym, rozwojowym. Postawił mi takie pytanie i ciekaw jestem jak Ty odpowiesz na to pytanie. Mówi tak, wiesz co Mikołaj, ale ja wielokrotnie robię też zadania, których nie mam na mojej liście czy w moim systemie, już trochę nie pamiętam jak to było rozwiązane, ale nie mam ich wypisanych. Robię jakieś zadanie i zadaję sobie czasem takie pytanie, czy dobrze by było to zadanie, które ja wykonałem, które nie jest małym zadaniem, nie że komuś coś podałem, ale jest jakimś dość konkretnym zadaniem trwającym pół godziny, godzinę, może dwie. Czy byłoby warto, żeby po wykonaniu tego zadania dopisać to zadanie? I oczywiście nie dlatego, że tam ktoś mnie z tego rozliczy, tylko bardziej dla swojej własnej ewidencji. Oczywiście może tak być, tutaj już jest mój dopisek, że w innym przypadku by ktoś rozliczał, więc pytanie brzmi, czy wstecznie wpisywać zadania wykonane, których nie było w systemie zarządzania zadaniami?

Marcin Kwieciński: To jest częste pytanie i nawet taka pokusa. I tutaj trzeba zawsze się zastanowić, a na co my się umówiliśmy. Bo teraz tak, jeżeli nam jest ta historia potrzebna, bo na przykład stwierdzamy, że później te dane w tym systemie wykorzystujemy na przykład do procesów uczenia się, do stworzenia nowych wersji procedur czy szablonów, czy w ogóle wyciągania jakichś wniosków, no to jak najbardziej warto ponieść ten koszt, żeby to dopisać. Jeżeli w ogóle nie używamy systemu do jakby takiego wnioskowania i do tej historii albo do szablonowania, no wtedy może być to nadmierny wysiłek i zupełnie niepotrzebny. Tutaj też warto popatrzeć z takiej perspektywy motywacji indywidualnej. Niektórzy ludzie po prostu wpisują sobie tak historycznie, bo lubią widzieć na przykład raport, co zrobiłem w tym tygodniu.

Marcin Kwieciński: I to jest OK. I to jest jak najbardziej OK, bo też na takim poziomie indywidualnym pozwala nam stworzyć listę sukcesów dużo łatwiej. Ja w ogóle jestem wielkim zwolennikiem prowadzenia listy sukcesów, czyli spisywaniem takich rzeczy czy prowadzeniem sobie takiej ewidencji, gdziekolwiek, to może być już naprawdę i w zeszycie i nie musi być cyfrowo, ale takie miejsce, gdzie tydzień w tydzień spisujesz, co mi się ważnego udało zrobić w mijającym tygodniu. I teraz jeżeli masz taką historię, to po prostu sobie otwierasz widok w systemie, pokaż mi zadania zrealizowane w minionym tygodniu i wybierasz sobie z tego najważniejsze sukcesy. I to daje bardzo duży zastrzyk do motywacji wewnętrznej, do poczucia spełnienia, zadowolenia, satysfakcji z pracy. Więc tutaj ja bym rozważał te dwie rzeczy. Jedno to jest właśnie historia potrzebna firmie i druga historia potrzebna mnie, mnie osobiście.

Marcin Kwieciński: Natomiast jeżeli ani to, ani to mi jest niepotrzebne, no to wtedy bym raczej stwierdził, nie, no to nie ma sensu, szkoda czasu. Zrobiłeś to zrobiłeś, idź dalej. Ogarnij chaos.

Mikołaj Foks: Czy jest coś ważnego, co byś jeszcze chciał zawrzeć w odcinku dotyczącym systemów zarządzania zadaniami? Albo może tego właśnie pytania, co robić, aby zespoły szybciej i łatwiej realizowały swoje zadania? Bo pewnie na to pytanie jest też wiele różnych odpowiedzi. My dzisiaj podajemy tą jedną, żeby wprowadzić ten system, że on jest bardzo ważny, że on rzeczywiście pozwala, że to się dzieje i szybciej i łatwiej.

Marcin Kwieciński: Tak, no tutaj nawiązując do tego motywu głównego naszego, tego sezonu podcastu, my w tych odcinkach staramy się pokazać różne aspekty porządkowania firmy, które sprawiają, że ludzie pracują bez przeciążenia i jeszcze osiągają ważne rzeczy i w ogóle lepiej działają. I ja głoszę taką tezę, że wprowadzenie systemu zarządzania zadaniami do organizacji albo do zespołu znacząco właśnie usprawnia sposób współpracy, że wszystkim po prostu pracuje się lepiej. Tutaj zawsze jest jeszcze taka kwestia, czy to organizacja ma wprowadzić. Czy np. ja muszę czekać, aż moja firma kupi taki system. Myślę, że to jest taki ważny element, który też warto gdzieś tutaj rozważyć, bo czasami jest tak, że np. zarząd albo nie ma budżetu, albo nie ma świadomości, nie ma tego na liście jakichś priorytetów czy celów strategicznych, żeby taki system wprowadzać, a np.

Marcin Kwieciński: sami pracownicy w jakimś dziale wiedzą, że w innych firmach to się robi w jakichś systemach. Też nie chciałbym, żeby z tego odcinka wybrzmiało, że to zawsze musi być wdrożenie ogólno-firmowe. Czasami to wprowadzanie systemów zarządzania zadaniami to są inicjatywy oddolne. Czyli jakiś zespół właśnie np. mówi, okej to my w ramach naszego budżetu i wysiłku i czasowego i finansowego chcemy wdrożyć sobie taki system, bo mamy np. takie doświadczenie, wiele osób np. z naszego zespołu w poprzedniej firmie pracowało np. na Asanie i wprowadźmy sobie Asanę tylko do naszego zespołu. Niech firma sobie działa ogólnie, a my sobie wprowadzimy np. ten system do nas. No i oczywiście to też jest fajne podejście. Często takie podejścia się kończą tym, że ten zespół nagle zaczyna błyszczeć, jakoś wyróżniać się i dopiero wtedy ten szczyt organizacji mówi, o ci to fajnie pracują na tej Asanie np. to może byśmy rozszerzyli to na pozostałe działy, albo do jakiegoś jeszcze innego działu. Czasami też, w ogóle też spotykam się z takim podejściem, że pojedynczy pracownicy wprowadzają sobie samodzielnie system zarządzania zadaniami.

Marcin Kwieciński: Wtedy zwykle jakiś tańszy, no bo te systemy też kosztują, więc jakby z własnej kieszeni. Ale są też darmowe. Ale właśnie, jakiś albo darmowy, albo tańszy, bezpłatny, albo tańszy. Tik-tik np. kosztuje bodajże 3 dolary miesięcznie, to jest równowartość jednej kawy, to każdy w zasadzie może sobie już jakby wygospodarować z własnego budżetu. Tu tylko oczywiście trzeba uważać na kwestię zarządzania informacją i bezpieczeństwa informacji. Ponieważ czasami w firmach zajmujemy się takimi rzeczami, że firma po prostu nie pozwala tych danych przenosić do jakichkolwiek zewnętrznych systemów ze względów bezpieczeństwa.

Marcin Kwieciński: Więc tu ten indywidualne wdrożenie zawsze rodzi jakieś takie ryzyka związane z zachowaniem poufności i bezpieczeństwa firmy, na co trzeba zwrócić uwagę. Ale zdarzają się takie sytuacje, gdzie bardziej ambitni pracownicy mówią OK, no moja firma jeszcze nie dorosła do tego, ja wiem, że lepiej mi się pracuje z użyciem systemu i właśnie sobie organizują, czy w jakimś TikTiku, czy w Trello, czy w Tuduiście, czy w tych tego typu Nozbi, takich tańszych systemach, które są powiedzmy na kieszeń przeciętnego Kowalskiego czy Kowalskiej i po prostu ktoś sobie organizuje swoją pracę, często też życie w takim systemie i później gdzieś dopiero następuje taki transfer wiedzy, że zobaczcie, ja sobie tak pracuję, może wy też byście chcieli tak popracować. I to już takie najbardziej oddolna inicjatywa. Więc tutaj też to, jak wdrożyć taki system, to po prostu zależy od konkretnego scenariusza, czy gdzie zacząć wdrożenie tego systemu zależy od konkretnego scenariusza i sytuacji firmowej, w której jesteśmy.

Mikołaj Foks: Wiesz co, ja bym chciał, żebyśmy powiedzieli jeszcze o jednej rzeczy, chociaż widzę, że już zbliżamy się do końca. Ty powiedziałeś o tej gotowości organizacji i myślę, że jest jeden wątek, który tu jest super ważny. To jest coś, czego sobie wielu ludzi absolutnie nie wyobraża, a kiedy to zrobi, to czuje niesamowitą ulgę. I to jest to, że systemy zarządzania zadaniami pozwalają wyeliminować maile. Może nie wszystkie, ale wiele maili. Wiele osób nie wyobraża sobie, że można przestać omawiać jakieś rzeczy w mailach, gdzie równocześnie odczuwają przepotężny ból odnajdywania w mailach, a to ja Ci wysłałem to w mailu, a to jest gdzieś tam na mailu. Szukanie, dłubanie w kolejnej piątej, dziesiątej, piętnastej odpowiedzi, mail, który gdzieś zaginął, wskoczył do innej korespondencji itd. A tutaj po prostu w ramach zadania w takim systemie jest okienko, gdzie my np. możemy prowadzić dialog odnośnie… Całą dyskusję.

Marcin Kwieciński: Ja już zrobiłem do tego etapu, ale nie wiem co zrobić dalej. Zostawiam, oznaczam Ciebie, przychodzić może nawet na maila. Powiadomienie, że tam trzeba odpowiedzieć, ale jakby cała historia choroby… W jednym miejscu. Tak jak w gabinecie, że w jednym miejscu. To jest tak niesamowicie uwalniające, to jest tak wspaniała funkcjonalność, warta po prostu wszystkiego, ale wiele firm nie potrafi się na to przestawić. Jak to? Bez maila?

Mikołaj Foks: Ten koncept jest bardzo trudno wytłumaczyć, bo on zmienia zupełnie filozofię komunikacji w zespole, bo już jakby to, że mniej maili, czy nawet mniej Teamsów, czy Slacków itd. to jest jedno, ale wprowadzenie takiego systemu zarządzania zadaniami wprowadza nam komunikację w kontekście zadania. I to jest jakby taka największa zmiana, gdzie my, jeżeli zaczynamy się ze sobą komunikować, to rozmawiamy zawsze z punktu widzenia tego efektu zadania. I cała historia korespondencji jest w ramach właśnie tego jednego zadania. To kiedyś Nozbi miało taką ideę, powiedzmy, jako taki unique selling point, czy właśnie coś takiego, taki wyróżnik marketingowy, że oni wprowadzają komunikację w kontekście zadań do firmy. Nie zarządzanie zadaniami, tylko komunikację w kontekście zadań. I to rzeczywiście, to w zasadzie dzisiaj każdy system zarządzania zadaniami w jakiś sposób umożliwia, a to jest rewolucja komunikacyjna, że my nagle mamy rozmowy o konkretnym zadaniu i rozmawiamy zawsze w kontekście tego zadania, mając w jednym miejscu, takim uspójnionym, całą historię rozmowy, co my żeśmy ustalili w związku z tym zadaniem, nad którym pracujemy.

Marcin Kwieciński: To jest tak, to jest bardzo duża zmiana. I ona jest też szczególnie widoczna w zespołach, które pracują albo hybrydowo, albo zdalnie, czyli w taki sposób rozproszony. Bo jeżeli tam, powiedzmy, zespół pracuje w jednym miejscu, w jednym gabinecie, czy na jednym open space, no to wtedy, powiedzmy, to jest może mniej istotny w ogóle i ten podział zadań, i ta komunikacja, bo ona się odbywa jakoś tak w jednym wspólnym miejscu. Natomiast w momencie, gdy mamy zespół rozproszony, albo właśnie taki hybrydowy, że trochę ludzie z biura pracują, trochę zdalnie, albo w ogóle asynchroniczny, gdzie każdy pracuje w innych godzinach na przykład, no to wtedy tego typu system, no to wręcz jest konieczność, bo po prostu jakoś trzeba zorganizować tę pracę. No i na mailach, czy nawet na tych teamsach, czy slackach, czy na komunikatorach to może być bardzo trudne, a taki system wprowadza właśnie strukturę i porządkuje to, co my robimy.

Marcin Kwieciński: Pamiętam, że właśnie miałem takie doświadczenie, kiedy rodziło się Trello. To była świeża, nowa aplikacja, pracowałem z pewnym zespołem właśnie zdalnie i to był ten moment u mnie właśnie przestawienia na taką formę pracy.
I rzeczywiście ten początek jest trochę wymagający. Trzeba się pewnej filozofii nauczyć, albo nawet filozofię, którą się zna, trzeba po prostu zastosować, ale to jest tylko chwila. I to jest jak z rowerem. Potem już jedziesz. Także bardzo polecamy. Tak jest.

Mikołaj Foks: Tyle na dzisiaj. Kończymy nasz odcinek. Zapraszamy do subskrypcji, zapraszamy do komentowania, do wypełniania ankiety, która daje nam informację zwrotną, jakże ważna rzecz w dzisiejszych czasach. No i tyle chyba od nas.

Marcin Kwieciński: Myślę, że wystarczy. Jeżeli macie jakieś pytania, to zapraszamy do dyskusji w komentarzach. Też śledzimy te komentarze, będziemy odpowiadać na bieżąco. Tymczasem żegnają się… Mikołaj Foks i Marcin Kwieciński. Do usłyszenia.

Mikołaj Foks: Do usłyszenia. Ogarnij chaos!

Transkrypt wygenerowany za pomocą AI.

📜 Informacja zwrotna na temat odcinka

Równie ważny jest dla nas udział w rankingu Apple Podcast.

Jeśli możesz oceń również podcast w ITunes.

Dzięki Twojej ocenie pomożesz nam dotrzeć z naszym podcastem do innych osób.

Z góry dziękuję za pomoc!

💬 Porozmawiajmy

Zapraszam Cię do dyskusji w komentarzach na temat tego odcinka.

Pytanie: Czy w Twojej firmie używacie systemu zarządzania zadaniami? A jeśli tak to jakiego?