012: Czym jest Baza Produktywności?

W dwunastym odcinku podcastu odpowiadam o 5 elementach Bazy Produktywności.

Życzę przyjemnego słuchania, a jeżeli wolisz poczytać, to do zapoznania się z transkryptem odcinka.

(jeżeli nie widzisz powyżej odtwarzacza podcastu kliknij w ten link)

Transkrypt

Cześć, dzień dobry, dobry wieczór. Witam Was bardzo serdecznie w 12. odcinku podcastu Ogarnij Chaos®. Z tej strony Marcin Kwieciński i w dzisiejszym odcinku porozmawiamy o tzw. bazie produktywności, czyli pięciu podstawowych elementach, bez których bardzo ciężko pracować bez przeciążenia.

Każda dziedzina wiedzy posiada swoją bazę, czyli zestaw podstawowych umiejętności, które należy poznać, aby sprawnie się w tej dziedzinie poruszać. I tak przykładowo: kucharz musi poznać bazę gotowania, aby móc tworzyć skomplikowane i wykwintne potrawy. Muzyk, aby improwizować poznaje standardy muzyczne. Programista uczy się podstawowych algorytmów i składni, aby później tworzyć skomplikowany kod i skomplikowane aplikacje. W sztukach walki też jest podobnie: kilka podobnych form, na bazie których później buduje się zaawansowane sekwencje ciosów, uderzeń, obron. Każda dziedzina wiedzy posiada swoją bazę. Jeżeli ją pominiemy, to mamy do czynienia z nadmierną improwizacją, popełniamy podstawowe błędy. I wtedy wiele rzeczy w dziedzinie, którą się zajmujemy, po prostu nie wychodzi nie dlatego, że nie umiemy się ich nauczyć, tylko uczymy się ich w niewłaściwej kolejności.

Analizując setki opracowań na tematy produktywności osobistej, również da się zauważyć, że pewne metody, techniki się powtarzają. Podobnie, gdy porównujemy autorów różnych metodyk produktywności czy specjalistów – każdy konsultant ma swoją specjalizację, każdy autor, zajmując się produktywnością, ma swoją własną perspektywę. Więc nawet jeżeli porównamy te różne podejścia do rozwiązywania problemów z produktywnością osobistą, do usprawniania produktywności osobistej, to zobaczymy, że istnieje pewna esencja, baza tego, co trzeba zrobić, żeby dana osoba osiągnęła wysoką skuteczność i wydajność.

Pracuję z klientami już prawie 10 lat i zauważyłem, że jeżeli chcemy wyciągnąć klienta z przepracowania, to najpierw trzeba zbudować kilka fundamentów. Jeżeli je pominiemy, to wyjście z przepracowania się nie uda, zwiększenie produktywności nie nastąpi. Czasem klient mówi: „Marcinie, wiesz, to są takie elementarne rzeczy. Ja w zasadzie o nich wiem. Może przejdźmy do rzeczy bardziej zaawansowanych”. I muszę powiedzieć, że jak zaczynałem projekt Ogarnij Chaos®, to czasem ulegałem wpływowi klienta, chcąc dla niego dobrze, przyjmując, że rzeczywiście to jest za proste. A później okazywało się, że musieliśmy wracać do tych fundamentów, bo mimo że ktoś znał podstawy, to nie implementował ich w sposób poprawny albo wręcz były jakieś istotne pominięcia. Więc dzisiaj, pracując nawet z bardzo zaawansowanymi menedżerami, przedsiębiorcami, specjalistami, zawsze wdrażamy bazę produktywności. Bo wiem, że jej pominięcie będzie przynosiło bardzo dużo szkód.

W projekcie Ogarnij Chaos® taką bazę produktywności stanowi pięć elementów. Pierwszy to prowadzenie RAP-u, czyli rejestru aktywnych przedsięwzięć. Drugi – poprawne używanie kalendarza. Trzeci – umiejętność profesjonalnej obsługi wrzutek, czyli niespodziewanych zmian planów – różnych przerwań, które do nas przychodzą i wymagają zmiany ustalonego planu działania. Czwarty – umiejętność działania w rytmie tygodniowym. Piąty – znajomość algorytmu wyboru priorytetu, czyli odpowiedzenie na pytanie, co jest ważne teraz. Przybliżę Wam pokrótce każdy z tych elementów, żebyście lepiej zrozumieli, z czym się te elementy wiążą.

Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć

Pierwszy element, czyli prowadzenie Rejestru Aktywnych Przedsięwzięć, w skrócie RAP, polega na zaimplementowaniu zasady, którą spopularyzował David Allen w swojej metodyce Getting Things Done. Mówi ona o tym, że zadania trzymane w głowie mają duży wpływ na obniżenie naszej efektywności. Ta zasada brzmi: nie trzymaj zadań w głowie. Implementując rejestr aktywnych przedsięwzięć, przechodzimy do takiej sytuacji, w której klient już nie mówi: „Wiesz, Marcin, ja mam za dużo na głowie”, „Rany, jak ja mam dużo zadań do zrobienia. Ile tego jest, ja już tego nie ogarniam”, a potrafi udzielić bardzo precyzyjnego komunikatu, np.: „Wiesz, Marcinie, ja jestem w takiej sytuacji, że mam 35 aktywnych przedsięwzięć, z czego pod kontrolą – 25, zagrożonych – 12, i niestety nad trzema utraciłem kontrolę”. Taką informację właśnie wyczytamy z rejestru aktywnych przedsięwzięć. I to zupełnie zmienia sytuację. Nagle staje się ona zarządzalna, możemy sprawdzić, czy przeciążenie jest nadmierne, a nawet je monitorować. I zawsze potrafimy wskazać, czy tych obowiązków mamy za dużo czy mało.

Z Rejestru Aktywnych Przedsięwzięć zobaczymy również naszą pracochłonność, czyli ile czasu potrzebuję na zrealizowanie poszczególnych zadań. Wiem, ile mam zadań. Wprowadzając ów rejestr, uczymy się rozróżnić, czym jest przedsięwzięcie, a czym zadanie; porządkujemy pewne pojęcia, których używamy. Dzięki temu wiemy, ile przedsięwzięć, zadań, czyli takich konkretnych czynności, musimy wykonać, ile one będą trwały, i jak dobrze to kontrolujemy, czyli jak dobrze nam to idzie. RAP pozwala nam zobaczyć naszą listę opcji, w co zaangażować się oraz za jakie zobowiązania odpowiadamy. Bo jeżeli trzymamy zadania w głowie, czyli bez używania RAP-u, to niestety podlegamy zawężeniu naszej percepcji, tzw. myśleniu tunelowemu; bardzo często towarzyszy nam przy tym nadmierny stres i dostrzegamy tylko kilka opcji, nie widzimy całego obrazka. Prowadzenie rejestru aktywnych przedsięwzięć pozwala nam zobaczyć cały obrazek, jakie są opcje. To też zmienia i sposób podejmowania działania, i sposób ustalenia priorytetów. Wielu klientów mówi: „Łał, wreszcie sytuacja stała się zarządzalna, wreszcie wiem, co ja robię. Może tego jest za dużo, ale przynajmniej rozumiem sytuację. Ja już wiem, w jakiej sytuacji się znalazłem i co z nią zrobić”.

Poprawne używanie kalendarza

Drugi element bazy produktywności to poprawne używanie kalendarza. W trzecim odcinku tego podcastu była o tym mowa, dostępny jest on pod adresem marcinkwiecinski.pl/003. Przypomnę tylko podstawową zasadę używania kalendarza – nie planujemy więcej niż 60% swojego czasu. Czyli jeżeli chcemy pracować osiem godzin dziennie, to planujemy maksymalnie pięć i pół do sześciu godzin, zostawiamy wolne przestrzenie. Trzeba zrozumieć, że kalendarz to nie przypominajka o tym, co mamy do zrobienia. Bo wiele osób traktuje go na zasadzie: żeby nie musieć pamiętać. Czyli nie trzymać w głowie, tylko odciążyć pamięć. Owszem, kalendarz przypomni mi, co mam do zrobienia – i to jest bardzo ważna jego funkcja – natomiast mało osób uświadamia sobie, że ma on również funkcję rezerwacyjną, czyli służy do podejmowania decyzji i robienia rezerwacji na wykonywanie konkretnej pracy. Przykładowo: podejmuję decyzję, że w środę o godzinie 11 przez dwie godziny piszę jakiś konkretny dokument. I ja świadomie robię rezerwację: w środę o 11 piszę dokument albo w piątek o 10 idę na jakieś spotkanie. Rezerwuję swój czas na wykonywanie pewnego zadania. Dokładnie tak samo, jak umawiam się np. na prywatną wizytę lekarską – rezerwuję czas lekarza, deklarując, że o tej godzinie przyjdę, żeby móc rozwiązać mój problem zdrowotny. I tak samo jest z naszą pracą. My potrzebujemy część naszego czasu zarezerwować na pracę do wykonania. Jeżeli nie zrobimy rezerwacji, to nasza skuteczność i wydajność może się obniżyć, bo cały czas będziemy podlegać rozproszeniom i pewnej przypadkowości, stale biegać od przerwania do przerwania, nie uświadamiając sobie, co jest najważniejsze do zrobienia.

Profesjonalna obsługa wrzutek

Trzeci element to profesjonalna obsługa wrzutek. Żeby dać pewne zrozumienie, o co w tym chodzi, to pokażę Wam takie rozumienie wrzutki, w którym wszystko, co do Ciebie przychodzi, to albo przerwanie, albo rozproszenie. Przerwanie, czyli ktoś przychodzi i przerywa Ci pracę – dzwoni do Ciebie, pisze maila, podchodzi do biurka, zawraca Ci głowę. Ten ktoś przychodzi z pewną prośbą, poleceniem służbowym, sugestiami, pomysłami, generalnie z takim oczekiwaniem, że zajmiesz się tym i najlepiej już teraz, rzucając wszystko inne. Rozproszenie to wewnętrzne przerywanie pracy wynikające z tego, że my rozproszyliśmy się, zdekoncentrowaliśmy się, chcieliśmy coś zrobić i jednocześnie nie potrafimy się skupić, bo przyszedł nam genialny pomysł, jakiś przebłysk, intuicja, czyli coś wewnętrznego. Przerywania są zewnętrzne, rozproszenia – wewnętrzne.

I żeby stać się osobą efektywną, taką, która bardzo świadomie gospodaruje swoim czasem i osiąga rezultaty, na których jej zależy, potrzebujemy nauczyć się odpowiednio reagować na te przerwania i rozproszenia. Bo sytuacje są różne. Niekiedy trzeba rzucić wszystko i ratować daną sytuację, bo wydarzyło się coś złego i niespodziewanego, innym razem nie należy ulegać temu przerwaniu czy też rozproszeniu i jednak pozostać przy wykonywaniu tego, czym się właśnie zajmowaliśmy. I ta profesjonalna obsługa wrzutek wymaga nauczenia się właściwego reagowania na wrzutki, rozpoznawania, jaki typ ich się trafił – bo są różne typy wrzutek – również zrozumienia, co się ze mną dzieje w sferze emocjonalnej, bo każde przerwanie i każde rozproszenie wywołuje efekty emocjonalne. I bardzo często ja dlatego nie umiem podjąć dobrej decyzji, bo nie rozumiem swojej emocji, więc potrzebuję zrozumieć, co się dzieje i ze mną, i z sytuacją, oraz podjąć właściwą decyzję, jak reaguję na tę wrzutkę, czyli właściwie zareagować. Trzeba się tu nauczyć, jakich informacji potrzebujemy przy wzięciu tej wrzutki do siebie, o co musimy dopytać. Powinniśmy zapytać, jaki ma być efekt, ile zajmie mi praca nad tym nowym efektem, o który ktoś mnie prosi. Potrzebuję też określić ramy czasowe realizacji tego zadania. Czyli ta reakcja na wrzutkę to nie może być taki automatyzm, że ktoś przychodzi i mówi: „Słuchaj, zajmij się tym i tym”, ja natychmiast rzucam wszystko, co robiłem, i zaczynam to robić, bo to zazwyczaj obniży produktywność. Bywają okoliczności, w których rzeczywiście bezdyskusyjnie łapiemy za gaśnicę, gasimy pożar. Ale to są tylko wybrane sytuacje, bardzo konkretne scenariusze. Jest też wiele scenariuszy, w jaki sposób nie należy reagować. Tego uczymy się w tej profesjonalnej obsłudze wrzutek, żeby właściwie zareagować na określone wrzutki, jednocześnie rozumiejąc, co dzieje się z nami oraz z osobą, z którą wchodzę w interakcje właśnie w trakcie takiego przerwania.

Rytm tygodnia

Czwarty element bazy produktywności to działanie w rytmie tygodniowym, jedna z ważniejszych technik produktywności – nauczyć się patrzeć na czas w interwałach tygodniowych, bo jeżeli ja sobie uświadomię, że rok to 52 tygodnie i ja mogę mieć takie 52 tygodnie idealne, to mogę nauczyć się też działać w rytmie tygodniowym. Niezwykle ważna umiejętność, mało osób na początku swojej drogi zawodowej taką poznaje, a ona w zasadzie zmienia wszystko, jest dużo bardziej efektywna niż np. działanie w rytmie dziennym, który też się przydaje, ale jakbyście mieli optymalizować rytm dzienny i tygodniowy, to w pierwszej kolejności warto zoptymalizować swój rytm tygodniowy.

I bardzo ważny element w naszym rytmie tygodniowym to wprowadzenie przeglądu tygodniowego, czasami zwanego też planowaniem tygodniowym. Tu różna literatura podaje różne nazewnictwo. Zazwyczaj nazywa się to bądź przeglądem tygodniowym, bądź planowaniem tygodniowym. Ja w Ogarnij Chaos® najczęściej mówię, że jest to przegląd tygodnia. Chodzi o to, żeby znaleźć czas na podsumowanie mijającego tygodnia, ale również zaplanowanie nadchodzącego. I zagrać w grę, którą nazywam „15 żetonów”, czyli wybrać 15 najważniejszych priorytetów czy zadań, które będą do zrealizowania w nadchodzącym tygodniu.

Algorytm wyboru priorytetu

Ostatni element bazy produktywności to nauczenie się algorytmu wyboru priorytetu, czyli umiejętności wybierania w każdej chwili tego, co jest ważne teraz. Każdego dnia podejmujemy takich decyzji kilka, kilkanaście, a nawet kilkadziesiąt, odpowiadając sobie, co jest ważne teraz, czym się teraz zająć, czym należałoby się teraz zająć. I tutaj pojawia się kilka opcji, które należy wziąć pod uwagę. Trzeba wiedzieć: kiedy używać kalendarza i robić to, co w nim zapisaliśmy; kiedy mamy pewną dowolność i możemy sobie poimprowizować; kiedy należy zareagować na wrzutkę, czyli zaopiekować zadanie, które właśnie przyszło, zająć się tym, co się nagle pojawiło. Czasem potrzebujemy wiedzieć, kiedy odpocząć, bo w wyborze priorytetów wybieramy nie tylko to, jakie zadanie jest do wykonania, ale również kiedy odpocząć. I ucząc się algorytmu wyboru priorytetu, my z klientami uczymy się tych różnych specyficznych scenariuszy: kiedy reagujesz na to, co przychodzi, kiedy działasz w sposób planowy, kiedy odpoczywasz. Pojawia się tu dużo dyskusji typu: a co z wolnością i ze spontanicznością? To też trzeba sobie ułożyć w głowie, żeby wiedzieć, kiedy podążanie za spontanicznością jest pewną cechą pożądaną, a kiedy unikaniem odpowiedzialności. Więc to wszystko przepracowuje się w tym piątym elemencie, który nazywamy algorytmem wyboru priorytetów.

Z mojego doświadczenia wynika, że bez tych elementów praktycznie niemożliwe jest stabilne, spokojne i konsekwentne realizowanie swoich zobowiązań. Gdy spotykam osobę, która ma obniżoną wydajność, skuteczność, brakuje jej kontroli nad tym, co się dzieje, zadania ją przytłaczają, to bardzo często widzę, że zaniedbane są któreś z tych elementów. Nie zawsze wszystkie, czasami któregoś brakuje, a czasami jakaś technika nie działa, bo wykonuje się ją pozornie. Natomiast zawsze w pierwszej fazie współpracy z klientem upewniam się, że te pięć elementów wdrożył, czyli nie tylko o nich usłyszał, zrozumiał, ale również je zastosował. Bo doświadczenie mnie nauczyło, że pominięcie któregoś z nich powoduje bardzo duże straty w produktywności.

W mojej opinii w produktywności chodzi o to, aby osiągać ważne efekty, ale w sposób komfortowy, bezpieczny, przewidywalny, spokojny, jednym słowem: z łagodnym traktowaniem siebie. Konsekwentnie do przodu, w skupieniu na tym, co ważne, ale bez takich zrywów, szarpania się, bez niepotrzebnego stresu i wręcz bez przemocy i manipulacji, czy to względem innych, czy siebie.

Te techniki zgromadzone w bazie produktywności umożliwiają zbudowanie solidnych fundamentów. Jeżeli zaczniesz na nich budować, to wzrośnie prawdopodobieństwo, że będzie Ci się pracować dużo spokojniej, w dużo bardziej przewidywalny sposób, z dużo większym komfortem. Przede wszystkim odzyskasz poczucie kontroli i zarządzania sytuacją, że to nie sytuacja zarządza Tobą, tylko Ty nią. Ona nie zawsze będzie przyjemna. Wprowadzenie bazy produktywności nie oznacza pracy wykonywanej wyłącznie w spokoju, wygodzie i komforcie. Pojawi się wiele nieprzewidzianych zdarzeń, ale zyskamy pewność i poczucie, że sterujemy tą sytuacją i pomimo dużej ilości zmiennych i dynamicznych czynników nadal mamy na nią wpływ.

Podsumowanie

Myślę, że na dzisiaj to wystarczy. Bardzo Wam dziękuję za dzisiejsze spotkanie, za Waszą uwagę i czas, który zdecydowaliście się spędzić na słuchaniu tego podcastu. Link do tego odcinka i do materiałów dodatkowych znajduje się pod adresem marcinkwiecinski.pl/012. Zapraszam do zerknięcia i komentowania. Dajcie mi, proszę znać, co chcielibyście, żebym pogłębił, co w Was zarezonowało, co było dla Was ważnego w tym dzisiejszym odcinku podcastu. Wejdźmy w taką rozmowę w komentarzach na temat tych pięciu elementów bazy produktywności. Mam też ogromną prośbę, żebyście wypełnili ankietę dotyczącą tego odcinka. Znajdziecie ją pod adresem marcinkwiecinski.pl/012ankieta. Te ankiety dają mi bardzo ważną informację zwrotną na temat tego, co sądzicie o podcaście, czego potrzebujecie, zasilają mnie w pomysły, co dla Was nagrywać, jakie tematy poruszać. Bardzo mi zależy na tym, żeby ten podcast był dla Was jak najbardziej przydatny, żeby dawał Wam konkretną wartość. I jeżeli nie powiecie mi, czego potrzebujecie albo z czym się borykacie w rozwoju swojej produktywności i w wychodzeniu z przepracowania, to ja będę musiał zgadywać. Jeżeli mi o tym napiszecie bądź wręcz powiecie, to będę w stanie bardziej Wam dopasować te treści do tego, czego potrzebujecie.

Zachęcam również do zasubskrybowania tego podcastu. Podcast Ogarnij Chaos® dostępny jest w zasadzie na większości platform podcastowych czy to w aplikacjach do słuchania podcastu, czy na Apple Podcasts, Spotify. Jeżeli uznajecie, że to jest przydatne, to mam prośbę, aby ocenić, wystawić recenzję w tych aplikacjach albo po prostu powiedzieć komuś znajomemu, że istnieje taki podcast i może warto posłuchać. Zależy mi, żeby docierać do wszystkich osób, które borykają się z przepracowaniem. Raz jeszcze dziękuję Wam za dzisiejsze spotkanie. I jak zawsze – wykorzystajcie dobrze swój czas! Do następnego, cześć!

Informacja zwrotna na temat odcinka

Kiedy już wysłuchasz ten odcinek, zachęcam Cię do wypełnienia krótkiej ankiety:

http://marcinkwiecinski.pl/012ankieta

Zebrane dane pozwolą mi lepiej przygotować się do stworzenia kolejnych odcinków i poznać Twoje oczekiwania odnośnie podcastu.

Jeśli możesz oceń również podcast w ITunes.

Porozmawiajmy

Zapraszam Cię do dyskusji w komentarzach na temat tego odcinka.

Pytanie: Czy masz jakieś stałe elementy swojej produktywności?

Leave a Reply