Chciałbym zaproponować Ci nowe spojrzenie na to co robisz w pracy. Większość osób widzi swoją pracę jako zbiór niekończących się zadań. Jakiś czas temu zaproponowałem Ci zarządzanie tymi zadaniami przez pryzmat konkretnych Przedsięwzięć z użyciem Rejestru Aktywnych Przedsięwzięć.

W dzisiejszym artykule chciałbym pokazać trzy obszary, w które Przedsięwzięcia się grupują. Zarządzając zadaniami w ten sposób łatwo zidentyfikujesz jakie są Twoje priorytety oraz zdiagnozujesz obszary przepracowania.

3 obszary Przedsięwzięć

Jak już wiesz z poprzedniego artykułu, w swojej pracy realizujesz wiele Przedsięwzięć. Dla wielu osób już takie spojrzenie jest zupełnie nową jakością w organizacji pracy. Jednak zdarza się, że przy próbie posortowania Przedsięwzięć i nadania im właściwych priorytetów, trudno jest ustalić co jest ważniejsze, a co mniej ważne.

Równie często liczba zidentyfikowanych Przedsięwzięć wydaje się przytłaczająca.

Wynika to z tego, że wiele osób nie ma świadomości, że wykonując swoją pracę, muszą płynnie przełączać się pomiędzy trzema obszarami, które obecne są w każdej roli i na każdym stanowisku pracy umysłowej.

Te obszary to:

Dowodzenie – jest to obszar, w którym zajmujesz się wszystkim tym co niezbędne dla wyznaczenia, a potem utrzymania obranego kierunku w biznesie (lub patrząc szerzej w życiu). Przedsięwzięcia w tym obszarze dotyczą czterech aspektów: wyznaczania i komunikowania kierunku, monitorowania realizacji wyznaczonych celów, korygowania kursu, zapewnienia wysokiego morale w zespole.

Przykładowo, jeśli jesteś specjalistą od sprzedaży ubezpieczeń, to znajdują się tu aktywności związane z planowaniem roku, tworzeniem strategii sprzedaży, analiza prognozy przychodów (forecast), monitorowanie wskaźników biznesowych, działania związane z zapewnieniem satysfakcji Twojego zespołu. Jeżeli jesteś przedsiębiorcą to w tym obszarze określasz misję i wizję firmy, wyznaczasz cele, śledzisz ich postęp, wprowadzasz niezbędne korekty i dbasz o satysfakcję całej załogi.

Operacje – obszar zajmujący centralne miejsce w Twoim rozkładzie dnia. W tym obszarze znajdują się wszystkie Przedsięwzięcia, które zapewniają funkcjonowanie tego czym się zajmujesz w pracy. Można by powiedzieć, że jest to obszar, w którym wykonujesz zadania przybliżające Cię do wyznaczonych celów. Większość osób, kiedy myśli o tym co ma do zrobienia, myśli właśnie o tym obszarze.

Przykładowo, jeżeli jesteś specjalistą od sprzedaży ubezpieczeń, to w tym obszarze będą wszystkie zadania związane z pozyskiwaniem nowych polis, obsługą bieżących Klientów, pomaganiem w likwidacji szkód. Jeżeli jesteś programistą, to to w tym obszarze znajduje się codzienna prac z kodem, udział w spotkaniach statusowych, wykrywanie błędów, testowanie stworzonego kodu źródłowego. Jeżeli jesteś menedżerem to tutaj znajdują się wszystkie aktywności związane z przygotowywaniem raportów, rozwiązywaniem eskalacji zgłoszonych przez Twój zespół, udział w spotkaniach między działowych, analizy, tworzenie prezentacji, przygotowywanie ocen pracowniczych.

Rozwój – obszar, w których grupujesz wszystkie Przedsięwzięcia, które mają na celu stworzenie czegoś nowego: wprowadzenie usprawnienia do istniejącego procesu, zbudowanie nowego narzędzia, stworzenie nowej procedury, stworzenie nowej usługi lub produktu, uruchomienie nowego procesu.

Przykładowo,jeśli jesteś specjalistą od sprzedaży ubezpieczeń to może to być: stworzenie szablonu oferty, wdrożenie nowej aplikacji do zarządzania relacjami z Klientami, usprawnienie sposobu sprzedaży nowych polis. Jeśli jesteś programistą może to być poznanie nowego języka programowania, przygotowanie portfolio zrealizowanych projektów czy wyjazd na konferencję do USA. Jeżeli jesteś menedżerem, to w tym obszarze będzie znajdowało się wprowadzenie usprawnienia w Twoim zespole, przygotowanie nowego stanowiska pracy albo stworzenie nowego produktu lub usługi.

Do czego wykorzystać tę wiedzę?

Świadomość istnienia tych trzech obszarów oraz konieczności zarządzania nimi wprowadza zupełnie nowe możliwości oraz perspektywy. Ułatwia również podejmowanie decyzji co do priorytetów.

Jeżeli prowadzisz już Rejestr Aktywnych Przedsięwzięć, zachęcam Cię do tego, aby podzielić te przedsięwzięcia według opisanych wyżej Obszarów. Zobaczysz, że Twoja praca stanie się dużo bardziej przejrzysta oraz łatwiej będzie Ci zarządzać tym w co się angażujesz.

Wiele osób po wprowadzeniu tego podziału Przedsięwzięć uświadamia sobie, że otworzyło za dużo działań rozwojowych, a za mało czasu spędza na obszarze Dowodzenia.

Jeszcze inni uświadamiają sobie, że Dowodzenie to w ogóle obszar dotychczas nie obsługiwany – tak bardzo byli zaangażowani w sprawy operacyjne, że zapomnieli o wyznaczaniu i korygowaniu kierunków.

Jeszcze inne wykorzystanie tego podziału to weryfikacja kompletności działań operacyjnych. Czy zawiera wszystko jest niezbędne? Czy niczego nie brakuje? Jaki będzie minimalny zestaw Przedsięwzięć, aby zrealizować swoje cele?

Na zakończenie chciałem pokazać Ci jeszcze jeden aspekt zastosowania takiego podziału. Okazuje się, że obowiązuje on nie tylko w pracy, ale również ogólnie – w życiu. W swoim życiu również istnieje konieczność zarządzania tymi trzema obszarami.

Aby przeżyć dobre życie potrzebujesz znaleźć czas na dowodzenie, czyli wyznaczanie jego kierunku, nadawanie mu sensu, obserwowanie i monitorowanie swoich planów. Potrzebujesz znaleźć czas na wszystkie codzienne obowiązki, z których składa się nasze życie. A także warto znaleźć czas na rozwój, czyli spełnianie marzeń, wprowadzanie nowej jakości w swoje życie, tworzenie istotnych życiowych zmian. Jestem ciekaw, czy kiedykolwiek w taki sposób patrzyłeś na swoje życie?

Pytanie: Co sądzisz o zaproponowanym podziale? Do czego mógłbyś go wykorzystać?