Jeżeli zapytać ludzi po czym poznasz, że byłeś dziś skuteczny – większość osób powie “Po tym, że wykonałem wszystkie zadania ze swojej listy zadań”.

To niestety dość mylne przekonanie, które powoduje dwie negatywne konsekwencje:

• Poczucie winy, gdy nie zrobisz wszystkiego, co umieściłeś na liście
• Bezmyślna realizacja zadań, tylko dlatego, że umieściłeś je na liście

Jedno i drugie nie jest pożądanym zjawiskiem. W długim okresie czasu grozi znaczącym spadkiem satysfakcji z wykonywanej pracy, obniżeniem wydajności, a nawet pogorszeniem osiąganych wyników.

Dodatkowo mamy tendencję do myślenia o tym, jakby to było cudownie, gdyby lista zadań była wreszcie pusta. Prawda jest taka, że Twoja lista zadań będzie pusta jedynie w dwóch przypadkach:

• gdy zakończysz jakąkolwiek aktywność zawodową
• gdy umrzesz (a i co do tego nie ma pewności 😉 )

Natura pracy jest taka, że zawsze jest i będzie coś do zrobienia. Nie chodzi o to by zrobić wszystko.

Zamiast dążyć do zrobienia wszystkiego z listy zadań, zacznij dążyć do tego, aby w każdym momencie jak najlepiej wykorzystywać swój czas, skupiając się na zadaniach, które są w danym momencie najważniejsze.

Innymi słowy, by jak najczęściej lokować swoją uwagę, czas i działania w zadania, które mają największy wpływ na osiągnięcie wyznaczonych celów. W ten sposób, nawet jeśli nie zrobisz wszystkiego z listy zadań, będziesz kończyć dzień z przekonaniem, że wykonałeś dobrze swoją pracę oraz konsekwentnie przybliżać się do wyznaczonego celu.

Skuteczność to nie wykonywanie wszystkich zadań, ale praca w taki sposób, by zawsze wykonywać najważniejsze w danym momencie zadania.

Być może zastanawiasz się, po co zatem w ogóle prowadzić listę zadań, skoro i tak będę robić rzeczy w danym momencie najważniejsze?

Lista zadań ma dwa konkretne zastosowania:

• pokazać Ci jakie masz opcje zadań do wyboru – dużo lepiej wybierać te opcje z listy, niż przypominać sobie je “z głowy”. Prowadzenie listy zadań odciąża Twój umysł, tworząc przestrzeń na kreatywność i podejmowanie lepszych decyzji
• pomóc ustalić priorytety – dobrze prowadzona lista zadań zawiera zadania najważniejsze na dany dzień, które tworzą ramę dla całego dnia. Taka rama pozwala skupić się przede wszystkim zadania “ważne, nie pilne”, które mają największy wpływ na osiąganie wyznaczonych celów. Bez listy zadań będziesz mieć tendencję do wykonywania zadan pilnych i najbardziej emocjonujących, a te zwykle nie są najważniesze.

Nie chodzi więc o to, aby wyeliminować to niezwykle przydatne narzędzie, ale o to by zacząć inaczej je traktować.

Jeżeli jesteś jak większość ludzi, to masz naturalną tendencję do przeceniania swoich możliwości. Zwykle wydaje się nam, że damy radę zrobić więcej niż damy radę zrobić w rzeczywistości. Nie uwzględniamy niespodziewanych przerwań, spadków wydajności czy dłuższego czasu wykonania zadania. Dlatego nasze listy są przeładowane zadaniami. I nie ma w tym nic złego, dopóki nie traktujemy listy zadań jako czegoś co trzeba bezwzględnie zrealizować.

Pytanie: Ile zadań na liście pozostało Ci do wykonania?