Systemy Zarządzania Zadaniami (SZZ) pojawiają się w coraz większej ilości firm i zespołów. Z ogromną radością coraz częściej spotykam zespoły, które już na pierwszym spotkaniu pokazują mi, że używają jakiegoś systemu do organizacji swojej pracy. W Polsce, w firmach dużych i małych, nawet w organizacjach pożytku publicznego. Na szczęście etap, gdy były to rozwiązania tylko dla największych i najbogatszych firm, posiadających duże działy IT i własne serwerownie mamy już za sobą. Dziś są to rozwiązania dostępne niemalże dla każdego.

Jako menedżer lub właściciel biznesu warto abyś dowiedział się więcej na temat tego typu rozwiązań, być może już wkrótce Twój zespół nie będzie w stanie wykonywać swojej pracy bez takiego systemu. W tym artykule omawiam czym są i do czego służą Systemy Zarządzania Zadaniami.

Organizacja zadań w zespole nie jest sprawą prostą. W dynamicznych organizacjach, gdzie dużo się dzieje, zapanowanie nad tym czym zajmują się pracownicy, jakie zadania realizują, które cele realizują może stać się utrapieniem dla niejednego zarządzającego. Również dla pracowników sprawa nie jest banalna – zmieniające się wytyczne, coraz więcej zadań na głowie, trudność z ustaleniem priorytetów to praktycznie codzienność.

W takich sytuacjach z pomocą przychodzą Systemy Zarządzania Zadaniami, czyli narzędzia informatyczne których celem jest uporządkowanie i zorganizowanie informacji na temat tego czym zajmują się pracownicy firmy oraz jakie przedsięwzięcia i cele są w firmie realizowane.

Gdybyś chciał poszukać tego typu systemów, to w wyszukiwarkę warto wpisać jedno z następujących angielskich określeń na tego typu systemy: „Task Management System”, ”Online Collaboration System”, „Project Management System”. Słowo System możesz również zamienić na Software lub Tools.

Systemy Zarządzania Zadaniami potrafią mieć różną złożoność – bywają bardzo proste o minimalistycznej wręcz funkcjonalności, potrafią być też bardzo rozbudowane pokrywając wszystkie aspekty związane z organizacją pracy w firmie. Poniżej zebrałem najważniejsze i podstawowe funkcjonalności, które Systemy Zarządzania Zadaniami posiadają.

Pełna informacja na temat wszystkich przedsięwzięć toczących się w firmie – dobrze wprowadzony SZZ dostarcza menedżerom i pracownikom informacji o wszystkich przedsięwzięciach, które toczą się w firmie: projektach, procesach operacyjnych, wdrażanych zmianach. W jednym miejscu można zobaczyć czym obecnie zarządzają osoby na stanowiskach kierowniczych, w co zaangażowane są zespoły pracowników oraz na jakim etapie realizacji znajdują się poszczególne przedsięwzięcia.

Listy wszystkich zadań, które realizują pracownicy firmy – w SZZ jak na dłoni widać, kto czym się w danym momencie zajmuje. Można zobaczyć jakie zadania realizuje dowolny pracownik i w jakich terminach planuje je ukończyć. Do historii odchodzą sytuacje, że ktoś o czymś zapominał lub nie wiedział co jest do zrobienia.

Informacje o stanie realizacji powierzonych zadań i przedsięwzięć – SZZ dostarcza informacji na jakim etapie realizacji znajduje się każde zadanie i przedsięwzięcie w firmie lub zespole.

Informacje o obłożeniu pracą pracowników – menedżerowie i pracownicy widzą w SZZ jakie jest obłożenie pracą, dzięki czemu wiadomo kto ma zadań za dużo, a kto jeszcze niewykorzystane rezerwy.

Planowanie terminów wykonania zadań i przedsięwzięć – praktycznie każdy SZZ pozwala zaplanować kolejność oraz terminy każdego zadania oraz przedsięwzięcia, co pozwala lepiej przewidywać kiedy zlecone prace zostaną ukończone.

Koncentracja zespołów na celach, które firma chce osiągnąć – SZZ służą również do zwiększenia koncentracji na celach, które firma ma do osiągnięcia. Eliminują z organizacji wykonywanie zadań, które nie przybliżają do wyznaczonych celów. Pracownicy skupiają się na zadaniach, które mają największy wpływ na osiągnięcie wyznaczonych celów.

Rejestracja czasu pracy spędzanego na poszczególnych zadaniach – niektóre SZZ pozwalają również odnotować ile czasu pracy zajęły poszczególne zadania i ile czasu pracownik spędził na realizacji wybranych zadań.

Sprawna komunikacja wewnętrzna pomiędzy pracownikami – SZZ upraszczają komunikację dotyczącą wykonywanych zadań. Cała komunikacja dotycząca wykonywanego zadania zgromadzona jest w jednym miejscu, zamiast w programach pocztowych i innych rozproszonych miejscach w firmie.

Dzielenie się najlepszymi sposobami realizacji przedsięwzięć i zadań – SZZ sprzyjają również systematyzowaniu najlepszych sposobów wykonywania zadań i przedsięwzięć. Umożliwiają przygotowywanie szablonów wykonywania czynności, które można przypisać na przykład mniej doświadczonemu pracownikowi, dzięki czemu podąża on dokładnie tą samą ścieżką co jego bardziej doświadczony kolega lub koleżanka z zespołu.

Wspomaganie decyzji na temat priorytetów – to chyba najbardziej przydatna funkcja dla każdego pracownika. SZZ ułatwiają podjęcie decyzji, które zadanie jest w danym momencie najważniejsze. Przypomina to trochę nawigację GPS, która podpowiada która droga prowadzi sprawnie do celu.

Przechowywanie wszystkich plików i dokumentów niezbędnych do ukończenia zadania – SZZ oprócz informacji o pracy do wykonania, gromadzi w jednym, podręcznym miejscu wszystkie niezbędne pliki, dokumenty i informacje niezbędne do ukończenia zadania.

Archiwum zrealizowanych zadań i przedsięwzięć – wartość SZZ rośnie z każdym zrealizowanym zadaniem. W pewnym momencie tworzy się archiwum wszystkiego co działo się w firmie na przestrzeni czasu. Dane te można wykorzystać do usprawnienia sposobu działania firmy lub zespołu. Zawsze również można odtworzyć historię konkretnej porażki lub sukcesu.

Być może dzisiejszy artykuł wydaje się hermetyczny i niezrozumiały. Nie przerażaj się jednak trudnym słownictwem – dzięki upowszechnianiu się tego typu rozwiązań, są to narzędzia dość proste w użyciu, coraz bardzie powszechne, o przystępnych cenach nawet dla małej firmy. Temat wydaje się skomplikowany jedynie na początku. W kolejnych wpisach przybliżę dokładniej różne aspekty wdrażania systemów zarządzania zadaniami w zespole i w firmie.

Postaram się przeprowadzić Cię przez meandry tej tematyki w taki sposób, byś był dobrze przygotowany do tego nadchodzącego coraz większymi krokami trendu. Już niedługo, szybciej niż się tego większość osób spodziewa, większość firm będzie organizowała pracę swoich pracowników w Systemach Zarządzania Zadaniami.

Z moich obserwacji wynika, że wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami do zespołu lub firmy zmienia całkowicie sposób, w jaki ludzie podchodzą do wykonywania swoich zadań i wznosi produktywność zespołów na zupełnie nowy poziom.

Pytanie: Czy w Twojej firmie używany jest System Zarządzania Zadaniami. Jeśli tak, to jaki? Jeśli nie, to z jakich powodów?