Co to są Systemy Zarządzania Zadaniami i do czego służą?

Systemy Zarządzania Zadaniami (SZZ) pojawiają się w coraz większej ilości firm i zespołów. Z ogromną radością coraz częściej spotykam zespoły, które już na pierwszym spotkaniu pokazują mi, że używają jakiegoś systemu do organizacji swojej pracy. W Polsce, w firmach dużych i małych, nawet w organizacjach pożytku publicznego. Na szczęście etap, gdy były to rozwiązania tylko dla największych i najbogatszych firm, posiadających duże działy IT i własne serwerownie mamy już za sobą. Dziś są to rozwiązania dostępne niemalże dla każdego.

23-02 system zarzadzania zadniami

Jako menedżer lub właściciel biznesu warto abyś dowiedział się więcej na temat tego typu rozwiązań, być może już wkrótce Twój zespół nie będzie w stanie wykonywać swojej pracy bez takiego systemu. W tym artykule omawiam czym są i do czego służą Systemy Zarządzania Zadaniami.

Organizacja zadań w zespole nie jest sprawą prostą. W dynamicznych organizacjach, gdzie dużo się dzieje, zapanowanie nad tym czym zajmują się pracownicy, jakie zadania realizują, które cele realizują może stać się utrapieniem dla niejednego zarządzającego. Również dla pracowników sprawa nie jest banalna – zmieniające się wytyczne, coraz więcej zadań na głowie, trudność z ustaleniem priorytetów to praktycznie codzienność.

W takich sytuacjach z pomocą przychodzą Systemy Zarządzania Zadaniami, czyli narzędzia informatyczne których celem jest uporządkowanie i zorganizowanie informacji na temat tego czym zajmują się pracownicy firmy oraz jakie przedsięwzięcia i cele są w firmie realizowane.

Gdybyś chciał poszukać tego typu systemów, to w wyszukiwarkę warto wpisać jedno z następujących angielskich określeń na tego typu systemy: „Task Management System”, ”Online Collaboration System”, „Project Management System”. Słowo System możesz również zamienić na Software lub Tools.

Systemy Zarządzania Zadaniami potrafią mieć różną złożoność – bywają bardzo proste o minimalistycznej wręcz funkcjonalności, potrafią być też bardzo rozbudowane pokrywając wszystkie aspekty związane z organizacją pracy w firmie. Poniżej zebrałem najważniejsze i podstawowe funkcjonalności, które Systemy Zarządzania Zadaniami posiadają.

Pełna informacja na temat wszystkich przedsięwzięć toczących się w firmie – dobrze wprowadzony SZZ dostarcza menedżerom i pracownikom informacji o wszystkich przedsięwzięciach, które toczą się w firmie: projektach, procesach operacyjnych, wdrażanych zmianach. W jednym miejscu można zobaczyć czym obecnie zarządzają osoby na stanowiskach kierowniczych, w co zaangażowane są zespoły pracowników oraz na jakim etapie realizacji znajdują się poszczególne przedsięwzięcia.

Listy wszystkich zadań, które realizują pracownicy firmy – w SZZ jak na dłoni widać, kto czym się w danym momencie zajmuje. Można zobaczyć jakie zadania realizuje dowolny pracownik i w jakich terminach planuje je ukończyć. Do historii odchodzą sytuacje, że ktoś o czymś zapominał lub nie wiedział co jest do zrobienia.

Informacje o stanie realizacji powierzonych zadań i przedsięwzięć – SZZ dostarcza informacji na jakim etapie realizacji znajduje się każde zadanie i przedsięwzięcie w firmie lub zespole.

Informacje o obłożeniu pracą pracowników – menedżerowie i pracownicy widzą w SZZ jakie jest obłożenie pracą, dzięki czemu wiadomo kto ma zadań za dużo, a kto jeszcze niewykorzystane rezerwy.

Planowanie terminów wykonania zadań i przedsięwzięć – praktycznie każdy SZZ pozwala zaplanować kolejność oraz terminy każdego zadania oraz przedsięwzięcia, co pozwala lepiej przewidywać kiedy zlecone prace zostaną ukończone.

Koncentracja zespołów na celach, które firma chce osiągnąć – SZZ służą również do zwiększenia koncentracji na celach, które firma ma do osiągnięcia. Eliminują z organizacji wykonywanie zadań, które nie przybliżają do wyznaczonych celów. Pracownicy skupiają się na zadaniach, które mają największy wpływ na osiągnięcie wyznaczonych celów.

Rejestracja czasu pracy spędzanego na poszczególnych zadaniach – niektóre SZZ pozwalają również odnotować ile czasu pracy zajęły poszczególne zadania i ile czasu pracownik spędził na realizacji wybranych zadań.

Sprawna komunikacja wewnętrzna pomiędzy pracownikami – SZZ upraszczają komunikację dotyczącą wykonywanych zadań. Cała komunikacja dotycząca wykonywanego zadania zgromadzona jest w jednym miejscu, zamiast w programach pocztowych i innych rozproszonych miejscach w firmie.

Dzielenie się najlepszymi sposobami realizacji przedsięwzięć i zadań – SZZ sprzyjają również systematyzowaniu najlepszych sposobów wykonywania zadań i przedsięwzięć. Umożliwiają przygotowywanie szablonów wykonywania czynności, które można przypisać na przykład mniej doświadczonemu pracownikowi, dzięki czemu podąża on dokładnie tą samą ścieżką co jego bardziej doświadczony kolega lub koleżanka z zespołu.

Wspomaganie decyzji na temat priorytetów – to chyba najbardziej przydatna funkcja dla każdego pracownika. SZZ ułatwiają podjęcie decyzji, które zadanie jest w danym momencie najważniejsze. Przypomina to trochę nawigację GPS, która podpowiada która droga prowadzi sprawnie do celu.

Przechowywanie wszystkich plików i dokumentów niezbędnych do ukończenia zadania – SZZ oprócz informacji o pracy do wykonania, gromadzi w jednym, podręcznym miejscu wszystkie niezbędne pliki, dokumenty i informacje niezbędne do ukończenia zadania.

Archiwum zrealizowanych zadań i przedsięwzięć – wartość SZZ rośnie z każdym zrealizowanym zadaniem. W pewnym momencie tworzy się archiwum wszystkiego co działo się w firmie na przestrzeni czasu. Dane te można wykorzystać do usprawnienia sposobu działania firmy lub zespołu. Zawsze również można odtworzyć historię konkretnej porażki lub sukcesu.

Być może dzisiejszy artykuł wydaje się hermetyczny i niezrozumiały. Nie przerażaj się jednak trudnym słownictwem – dzięki upowszechnianiu się tego typu rozwiązań, są to narzędzia dość proste w użyciu, coraz bardzie powszechne, o przystępnych cenach nawet dla małej firmy. Temat wydaje się skomplikowany jedynie na początku. W kolejnych wpisach przybliżę dokładniej różne aspekty wdrażania systemów zarządzania zadaniami w zespole i w firmie.

Postaram się przeprowadzić Cię przez meandry tej tematyki w taki sposób, byś był dobrze przygotowany do tego nadchodzącego coraz większymi krokami trendu. Już niedługo, szybciej niż się tego większość osób spodziewa, większość firm będzie organizowała pracę swoich pracowników w Systemach Zarządzania Zadaniami.

Z moich obserwacji wynika, że wdrożenie Systemu Zarządzania Zadaniami do zespołu lub firmy zmienia całkowicie sposób, w jaki ludzie podchodzą do wykonywania swoich zadań i wznosi produktywność zespołów na zupełnie nowy poziom.

Pytanie: Czy w Twojej firmie używany jest System Zarządzania Zadaniami. Jeśli tak, to jaki? Jeśli nie, to z jakich powodów?

3 myśli nt. „Co to są Systemy Zarządzania Zadaniami i do czego służą?

  1. Witam

    Korzystałem z systemu zarządzania zadaniami przy realizacji projektów programistycznych przez kilka lat i mogę podzielić się następującymi doświadczeniami.

    Odnośnie pozytywów to system zarządzania zadaniami jest podstawą komunikacji przy zespołach rozproszonych lub przy projektach realizowanych przy współpracy różnych działów (kiedy zadanie ‚przepływa’ między kolejnymi działami). Jeżeli firma nie miała wcześniej takiego systemu to jego wdrożenie będzie pewnie dużym ułatwieniem. Większość zalet została już wypisana.

    Żeby natomiast nie było tak różowo to zalety te przeżywają konfrontację z rzeczywistością:
    – dekompozycja zadań (duże czy małe ‚taski’ ?) – przy dużych zadaniach (od kilku do kilkunastu dni) ciężko jest określić ich stan realizaci. Przy małych zadaniach system się zapycha (narzut na obsługę jest zadań zbyt duży w porównaniu do wielkości zadania i ludzie ich nie wprowadzają)
    – lista zadań w systemie często jest niekompletna, pracownicy dostają „wrzutki” ustne lub mailowe i nie nanoszą ich do systemu (szkoda czasu na ich wprowadzanie, zadania nie są powiązane z projektem, zapomina się o tym, itd..)
    – koncentracja na celach – w przypadku dużej liczby zadań używalność systemu znacząco spada, ciężko sposród worka zadań znaleść jakieś cele. W systemie zbiera się ostatecznie wiele zabłąkanych zadań „na kiedyś” z którymi nie wiadomo co zrobić.
    – trudno jest stwierdzić obciążenie pracownika, ponieważ to że jest do niego przypisanych wiele zadań nie znaczy że ma co on robić w danym momencie (np. zadania są poblokowane bo na coś czekają). Nie wiadomo też czy takiemu pracownikowi można przydzielać zadania (ma przypisanych do siebie dużo zadań, ale mogą one być mało istotne, a priorytety już dawno się pozmieniały).
    – trudno jest wyznaczyć postęp prac – ilość zadań ukończonych lub rozgrzebanych niewiele mówi kiedy projekt może się skończyć (ale to już nie problem narzędzia tylko metodyki)
    – planowanie terminów – w momencie, gdy terminy są przekraczane ludzie przestają patrzeć na ustawiane daty zakończenia zadań
    – logowanie czasu – orientacyjne (logowanie czasu na bieżąco musi być nawykiem, są też opory – pracownicy mogą czuć się kontrolowani).

    Problemy te pojawią się jeżeli nie będzie odgórnego pomysłu co tym systemem firma chce osiągnąć. Samo narzędzie nie rozwiąże problemów bałaganu w zadaniach i projektach w firmie. Do tego potrzebne jest bardziej określenie metodyki pracy lub produkcji, dla której to narzędzie powinno być jednynie jednym z elementów.

  2. Korzystałem z kilku takich systemów (korzystam). Dwa której są najczęściej wykorzystywane to JIRA (Atlassian) i TFS(Microsoft).
    Zgadzam się z większością plusów i minusów wymienionych wcześniej.

    Od siebie dodam:
    + odpowiednio skonfigurowane mogą służyć jako platforma komunikacji z klientem. Komunikacja jest przechowywana w kontekście zadania/projektu co sprawia, że dużo łatwiej jest nią zarządzać.
    + daje dobre (jeżeli dobrze skonfigurowane!) raporty (ilość spędzonego czasu, postęp projektów, ilość zaangażowanych ludzi etc)

    – jest to kolejne narzędzie, którym trzeba zarządzać i się opiekować. Ktoś musi być odpowiedzialny za odpowiedni ustawienie przepływu zadań, komunikacji, statusów itd. Ktoś musi sprzątać starsze projekty i zadania. Ktoś musi „motywować” pracowników do aktualizowania stanów zadań, dodawania informacji itd.
    – czasami te narzędzia sa na tyle skomplikowane, że odstraszają część użytkowników, którzy szukają prostszych rozwiązań (i wtedy już nie ma jednego systemu….)

    Bardzo dobrze jest mieć taki system ale trzeba odpowiednio zachęcić ludzi do jego używania pokazując po co to się robi i co oni z tego mają.

    To takie moje 2 grosze 😉

  3. Cześć.

    Odpowiadając na pytanie Marcina: tak korzystamy w organizacji z Systemu Zarządzania Zadaniami jaki i tworzymy tego typu rozwiązanie http://www.kan.bo http://bit.ly/1Byl68o

    Chciałbym jednak odnieść się do komentarzy udzielonych przez Dominika i Marcina. Możemy w tego typu rozwiązaniach szukać wad i zalet, wskazywać, które są lepsze, gorsze, robić zestawienia i porównania. Bardzo dobrze że takie systemy już funkcjonują i użytkownicy mogą wyrazić swoje zdanie na ich temat. Kluczowe jednak są stwierdzenia jakie padły na zakończenie waszych wpisów:

    @Marcin „Problemy (…) pojawią się jeżeli nie będzie odgórnego pomysłu co tym systemem firma chce osiągnąć. Samo narzędzie nie rozwiąże problemów bałaganu w zadaniach i projektach w firmie. Do tego potrzebne jest bardziej określenie metodyki pracy lub produkcji, dla której to narzędzie powinno być jednynie jednym z elementów.”

    @Dominik „Bardzo dobrze jest mieć taki system ale trzeba odpowiednio zachęcić ludzi do jego używania pokazując po co to się robi i co oni z tego mają.”

    Narzędzia nic nie rozwiążą jeżeli w firmie nie będzie woli zmiany i zespołu, który zainicjuje proces. To, że zmienia się sposób pracy, wymiany informacji i komunikacji wewnątrz organizacji jest faktem. Firmy przed tym nie uciekną: mogą umożliwić pracownikom pracę opartą o SZZ – Digitalworkplace i w ten sposób zyskiwać przewagę konkurencyjną. Mogą także bronić starego, skostniałego systemu, opartego o sztuczną hierarchię i patrzeć jak konkurencja się rozpędza.
    Innovate or Die!

Skomentuj

Wprowadź swoje dane lub kliknij jedną z tych ikon, aby się zalogować:

Logo WordPress.com

Komentujesz korzystając z konta WordPress.com. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie z Twittera

Komentujesz korzystając z konta Twitter. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Facebooku

Komentujesz korzystając z konta Facebook. Wyloguj / Zmień )

Zdjęcie na Google+

Komentujesz korzystając z konta Google+. Wyloguj / Zmień )

Connecting to %s