W tym tygodniu chciałem zachęcić Cię do przyjrzenia się, czy znajdujesz czas na regularne spotkania “w cztery oczy” z każdym z członków Twojego zespołu? W pogoni za codzienną bieżączką, wielu menedżerów i przedsiębiorców gubi gdzieś to jedno z podstawowych zadań, będących gwarantem udanej długoterminowej współpracy ze swoimi pracownikami. Najczęściej wymówką, aby tego nie robić, jest tak zwany “brak czasu” albo przeświadczenie, że “skoro wszystko idzie dobrze, to po co zawracać sobie głowę i marnować czas na rozmowy o niczym?”.
Dobrą praktyką skutecznych menedżerów jest znajdowanie czasu na rzecz wydawałoby się banalną i oczywistą – regularne spotkania ze swoimi ludźmi. Nie chodzi tu o spotkania robocze, gdzie rozwiązujecie bieżące problemy lub dokonujecie przeglądu np. sprzedaży, albo o tak zwane “wezwanie na dywanik”, gdzie wyjaśniasz współpracownikowi “co mógłby robić lepiej”. Chodzi o świadome wyrwanie się z pędzącego biznesu i spokojne porozmawianie o Waszej relacji na linii szef – podwładny oraz omówienie sposobów Waszej współpracy.
Jeżeli jeszcze tego nie robisz, zachęcam Cię, abyś w rytmie swojego miesiąca znalazł czas na spotkanie z każdym ze swoich podwładnych w celu porozmawiania o tym jak Wam się ze sobą współpracuje. Takie spotkanie powinno być nie dłuższe niż 60 minut, a z czasem pewnie uda Ci się sprawić, aby trwało maksymalnie 30 minut. Istotne jest, aby odbywało się regularnie, co miesiąc (a w najgorszym wypadku, co dwa). Warto również zadbać o atmosferę takiego spotkania. Jeśli to możliwe spotykajcie się przy dobrej kawie lub herbacie, w przyjemnej salce konferencyjnej, a być może również poza biurem, w pobliskiej kawiarni. Chodzi o to, aby takie spotkanie nie kojarzyło się “ze zwyczajową bieżączką”, ale zarówno przez Ciebie, jak i przez pracownika było spotkaniem służącym refleksji i odskoczni od codziennego ciśnienia.
Celem takich regularnych spotkań jest swobodna rozmowa o tym jak Wam się ze sobą współpracuje. To czas, kiedy pracownik może dowiedzieć się czegoś o tym jak jest postrzegany przez Ciebie, ale to również czas dla Ciebie, abyś dowiedział się o punkcie widzenia pracownika oraz sprawach, o których nie zawsze jest czas porozmawiać. Proponuję, aby na takim spotkaniu porozmawiać na 3 poniższe tematy. Co ważne, odpowiedzi udzielają obydwie strony. To nie tylko podwładny ma się wypowiedzieć, ale również Ty masz podzielić się swoim punktem widzenia.
Czego nowego nauczyłeś się w mijającym miesiącu? – to pytanie kierunkuje na rozwój. Pracownik może zastanowić się, co dała mu współpraca z Tobą, czego nowego doświadczył i czego się nauczył. Również Ty możesz przyjrzeć się, czy Wasza współpraca uwzględnia stały rozwój. Dzieląc się ze współpracownikiem swoim punktem widzenia, dostarczasz mu również pozytywnego wzmocnienia, że Ty również czegoś się uczysz w tej relacji. Zwykle też zauważysz, że podwładni uczą się rzeczy, o których nawet nie pomyślałeś lub wydawały Cię się oczywiste.
Z czego jesteś zadowolony w naszej współpracy? – to pytanie kierunkuje na pozytywy w Waszej współpracy. Masz możliwość dowiedzieć się, co motywuje pracownika do bycia w Twoim zespole, co robisz dobrze oraz na co warto zwracać uwagę prowadząc danego współpracownika. To również doskonała okazja dla Ciebie, aby wyrazić uznanie i docenić swoich ludzi. Możesz pokazać z czego jesteś szczególnie zadowolony. To bardzo ważne, bo w wielu organizacjach panuje przekonanie “że skoro nie krytykuję, to znaczy że dobrze pracują”. A to zdecydowanie za mało! Twoi ludzie potrzebują wiedzieć, z czego ich szef jest zadowolony.
Co moglibyśmy robić inaczej współpracując ze sobą? – to pytanie kierunkuje na wprowadzanie korekt i innowacji. Zauważ, że nie rozmawiasz o tym co robicie źle, ani co możecie poprawić. Rozmawiacie o tym, co możecie zmienić – czyli jakie nowe aspekty możecie wprowadzić do Waszej współpracy. Dzięki temu, nawet jeśli coś idzie nie po Twojej myśli, możesz wykorzystać tę część spotkania na dokonanie delikatnej poprawy. To również dobry czas dla pracownika, aby wskazać szefowi obszary niedoskonałości i wykazać się kreatywnością i innowacyjnością.
Na koniec warto krótko podsumować, szczególnie w kontekście tego co każdy z Was zrobi w nadchodzącym miesiącu, w konsekwencji ustaleń z tego spotkania.
Gwarantuję Ci, że jeżeli wprowadzisz takie spotkania do swojego rytmu miesięcznego, zaczniesz zauważać następujące zmiany:
- Zespół będzie bardziej zmotywowany do działania
- Twoi ludzie będą popełniać mniej głupich w Twojej ocenie błędów
- Rzadziej będziesz miał wrażenie, że Twoi ludzie Cię nie rozumieją
- Zaczniesz lepiej rozumieć potrzeby członków Twojego zespołu
- Zaczniesz dostrzegać więcej okazji do usprawnienia Waszej współpracy
Pytanie: W czym może Ci pomóc opisana wyżej technika? Czego możesz się nauczyć, częściej rozmawiając ze swoimi ludźmi?
Bardzo potrzebny wpis. Wiele osób tego niestety nie robi. Ja na spotkaniacha z moimi pracownikamirobię jeszcze jedną rzecz, krótkie sprawozdanie z tego co udało się zrealizować w konktekście ustaleń z poprzedniego spotkania. Jak powiedziałem, że coś zrobię to dzielę się statusem tej akcji. NIezwykle istotne jest to aby mieć jakiś system na zapisywanie takich ustaleń, bez tego te rzeczy jakoś giną. Ja trzymam to w OneNote, gdzie mam miejsce na notatki z takich spotkań.
Uprzedzając komentarze sceptyków “Czy to nie będzie sztuczne, skoro tego nie robiłem?” – na początku będzie. Bo nigdy tego nie robiłeś! Ale gdy zaczniesz na zasadzie – Chciałbym spróbować, zobaczymy co nam z tego wyjdzie …. ustala lepszy start niż podejście “Postanowiłem, że od dziś robimy zespołowe śniadania” ;).
Moje doświadczenie pokazuje, że trzeba samemu wierzyć w sens, znać cel i mieć ochotę do wdrożenia w życie. Problem – z tego nie będzie dzisiaj większego obrotu, ani obniżenia kosztów. Tak naprawdę to można nigdy nie przeliczyć tych spotkań na pieniądze. Albo uznajesz, że to część filozofii pracy z ludźmi, albo się nie uda.
Czy wg. mnie się opłaca? Tak. Czy ja to robię. Tak. Polecam chociaż spróbować 🙂
Ja zaobserwowałem zaś zasadę, że tego typu spotkania “umierają” wraz z wzrostem organizacji, w sytuacji, gdy przełożony za wszelką cenę chce stosować mikromanagement – “bo wie lepiej”. I wszędzie tam gdzie organizacja efektywnie jest płaska (niezależnie od oficjalnej struktury), takie spotkania zamierają, gdy lider zaczyna odczuwać efekt skali organizacji. Zwłaszcza – gdy tak jak napisał Mariusz – z tego nie ma większego obrotu..
A ciekawostką dla mnie jest też zjawisko zamierania takich spotkań w organizacjach, w których działa delegacja zadań. Nagle okazuje się, że wzajemne sloty na takie spotkania się nie pokrywają, bo inne sprawy zawodowe albo prywatne powodują, że żadna ze stron nie jest w stanie zoptymalizować swojego kalendarza. W konsekwencji – spotkanie odbywa się raz do roku, albo 60 sek. w windzie. No ale jak tu robić follow up?
@Artur – moim zdaniem to nie kwestia wielkości organizacji czy skali. Znam szefów, którzy zarządzają ok. 20 osobami i robią takie spotkania, zanm takich którzy mają ~5 osób i nie widzą takiej potrzeby. To raczej kwestia postrzegania swojego przywództwa, czy chcę zrobić coś więcej z moim zespołem niż tylko nadzorować i rozliczać. Kwestia barku synchronizacji, to kwestia ustawienia priorytetów – albo uznajemy że jest to ważne i wtedy jako lider pilnuję by te spotkania się odbywały, albo udajemy że to jest ważne i oszukujemy się, że “nie mamy czasu”. Kwestia wyboru. Mam świadomość, że to co piszę nie jest powszechne, ale to tak jak z innymi metodami ułatwiającymi realizację celów. Weźmy np matrycę pilność i ważność. Powszechnie uważa się, że przede wszystkim pilne i ważne 🙁
@Dominik, @Mariusz – dzięki za podzielenie się przykładami z życia.