Kiedy zapanujesz już nad mnogością przedsięwzięć które realizujesz, możesz przejść do optymalizacji płynności realizacji swoich celów. Dlaczego jest to ważne? Bo na dłuższą metę, warto byś realizował swoje cele w sposób płynny, spokojny i przewidywalny, a nie za pomocą “zrywów” i “powstań”.
Co prawda my Polacy, mamy coś w sobie, że lubimy działać rewolucyjnie, spinać się i domykać projekty na ostatnią chwilę, finiszować w poczuci glorii, chwały i ogólnego bohaterstwa (znowu uratowaliśmy firmę przed zagładą 😉 ), to jednak zachęcam Cię do tego by Twoje cele realizowane były w dużo spokojniejszy i przewidywalny sposób, przed czasem i z zachowaniem wysokiego poziomu kontroli sytuacji na każdym etapie realizacji.
Jedną z metod, która może w tym pomóc, jest optymalizacja obszaru, który w projekcie “Ogarnij Chaos” nazywam “Rytm działania”. Jeżeli przyjrzysz się temu jak funkcjonujesz, to okaże się, że wiele rzeczy wykonujesz w swoim indywidualnym rytmie: w podobny, powtarzalny sposób rozpoczynasz dzień; przygotowania do urlopu z roku na rok wyglądają podobnie i zwykle są w Twoich (lub Waszych) ulubionych porach roku; masz określone pory dnia lub tygodnia kiedy sprzątasz mieszkanie lub robisz zakupy; kiedy gotujesz za każdym razem stosujesz podobną kolejność przygotowywania posiłku i sprzątania w kuchni. Innymi słowy, w sposób nawykowy i powtarzalny wykonujesz pewne rytuały, które pomagają Ci łatwiej funkcjonować w życiu.
Większość tych Twoich rytmów powstała nieświadomie w ramach zdobywania doświadczenia lub poprzez naśladownictwo osób z Twojego otoczenia. Podobnie jest w pracy. Posiadasz szereg nabytych przyzwyczajeń, które nazywasz “pracowaniem”. Być może naturalnie zostajesz po godzinach, bo po 17 najlepiej Ci się pracuje. A może kilkadziesiąt razy dziennie sprawdzasz email, bo zawsze tak pracowałeś? Może nieświadomie pierwsze 30 minut spędzasz w firmowej kuchni, wymieniając ploteczki i newsy ze współpracownikami? Pierwsze co robisz po przyjściu do biura to sprawdzenie poczty?
A co by było, gdybyś bardzo świadomie zapanował nad swoimi przyzwyczajeniami i zaprojektował je na nowo w taki sposób, by sprzyjały spokojniejszej pracy i łatwiejszemu osiąganiu celów?
Możesz przeanalizować to co robisz i zidentyfikować działania, które są niezbędne do tego aby sprawy toczyły się sprawnie i płynnie. Oto kilka przykładów:
- Regularny przegląd postępu realizacji celów
- Regularne spotkania z członkami Twojego zespołu
- Przegląd aktywnych przedsięwzięć
- Przegląd Twoich aspiracji
- Utrzymywanie relacji z kluczowymi dostawcami, partnerami lub klientami
- Przegląd tygodniowy
- Poranna rozgrzewka
- Odpowiadanie na emaile
- Analiza raportów operacyjnych
Następnie możesz ustalić, które są rzeczywiście niezbędne oraz określić, z jaką regularnością muszą się powtarzać.
Powyższe przykłady mogą wyglądać następująco:
- Regularny przegląd postępu realizacji celów – 60 minut raz w miesiącu
- Regularne spotkania z członkami Twojego zespołu – minimum 30 minut spotkania 1:1 co najmniej raz w miesiącu
- Przegląd aktywnych przedsięwzięć – 30 minut co tydzień
- Przegląd Twoich aspiracji – 4 godziny raz na kwartał
- Utrzymywanie relacji z kluczowymi dostawcami, partnerami lub klientami – codzienny kontakt z wybranymi osobami (20 min.)
- Przegląd tygodniowy – 45 minut raz w tygodniu
- Poranna rozgrzewka – 15 minut codziennie
- Odpowiadanie na emaile – codziennie, 45 minut
- Analiza raportów operacyjnych – 75 minut raz w tygodniu
Gdy już zidentyfikujesz i zwymiarujesz elementy rytmu, przed Tobą najciekawsze zadanie – skomponowanie własnego indywidualnego rytmu działania.
Zacznij od rytmu tygodniowego. Zastanów się jak mógłby wyglądać Twój idealny tydzień?
Co musi się regularnie wydarzać, aby sprawy toczyły się sprawnie i płynnie?
Możesz podjąć decyzję, że piątki to Twój dzień koncepcyjno-refleksyjny – w ten dzień robisz przegląd tygodniowy, analizujesz raporty oraz przygotowujesz prezentacje. Poniedziałki to dobry czas na rozruch – ustawiasz tydzień i przeglądasz aktywne projekty. We wtorki i czwartki spotykasz się ze swoimi ludźmi. A środy to czas dla dostawców. Dodatkowo codziennie wykonujesz 2-3 ważne telefony “relacyjne”.
Rozumiesz już? Zamiast poddawać się tyrani bieżączki, zbuduj “szablon tygodnia idealnego”, do którego będziesz starał się dopasować.
Podobnie możesz zrobić z rytmem miesiąca i rytmem kwartału. Przewidujesz i alokujesz czas na działania, które muszą wydarzać się w określonej regularności.
Na koniec możesz “doszlifować” jak mógłby wyglądać Twój idealny dzień. Jak chciałbyś, aby się zaczynał, a jak kończył? Zdecyduj o której kończysz pracę (na przykład – codziennie wychodzę z biura o 17.00, a od 16.00 wchodzę w “tryb podsumowywania”). Niektórzy decydują, że pierwsza godzina dnia to prace koncepcyjne, a nie komunikacyjne – wtedy przygotowują najważniejsze dokumenty, zestawienia, prezentacje czy treści komunikatów dla załogi.
Gorąco zachęcam Cię do przeanalizowania Twojego rytmu działania i dokonania jego tuningu. Jestem przekonany, że znajdziesz co najmniej kilka optymalizacji, które możesz wprowadzić. Proszę jedynie byś nie próbował wprowadzać ich wszystkich w życie za jednym razem. Zacznij od jednej – na przykład podejmij decyzję, że w każdy poniedziałek rano, podczas przeglądu aktywnych projektów wypiszesz na kartkę odpowiedź na pytanie: “Co mogę zrobić, by ten tydzień był fajny i udany?”. Gdy już zaczniesz to robić regularnie, stwórz lub zmodyfikuj kolejny rytm.
Z czasem zobaczysz jak takie rytmiczne działanie doprowadzi Cię do tego, że zamiast w zrywach, pracujesz spokojnie i skutecznie zbliżając się do celu w dużo bardziej przewidywalny sposób.
Pytanie: Co mógłbyś zacząć robić codziennie, aby Twoja praca stała się łatwiejsza i przyjemniejsza?
Marcin, fajny artykuł ale brakuje mi w nim fundamentalnej wiedzy z zakresu „działania w trybie chaosu”. Z założenia jest tak (i tak być „chyba” powinno), że nad nami jest ktoś wyżej usytuowany w strukturze i nadaje niejako ton naszym działaniom poprzez swój własny rytm działania. W jaki sposób zsynchronizować te rytmy ze sobą. Faza 1 – synchronizacja mojego rytmu z rytmem przełożonego. Fazą 2 będzie dodatkowo synchronizacja rytmów współpracowników działu i/lub narzucenie im własnego rytmu w celu ich synchronizacji ze mną.
Pisze o tym nie bez przekonania 🙂 Przez ostatnie kilka lat zauważyłem, że współpracownicy nieświadomie przejmują od Nas pewne zachowania i uczą się ich, przyzwyczajają się do naszego rytmu. Jak wprowadzić taką synchronizację bez narzucania swojego rytmu? Sprytnie, trochę podświadomie posterować współpracownikami aby ich praca mniej „chaotycznie” wpływała na Naszą?
Piotr, przede wszystkim przepraszam że dopiero dziś odnoszę się do Twoich pytań. Na swoją obronę mam tylko to, że w międzyczasie urodził mi się syn i nie było kiedy zajmować się blogiem, tyle ile bym chciał 🙂 W temacie o którymi piszesz rozważyć należy kilka aspektów.
1. Zacznijmy od perspektywy podwładnego (jak wiadomo każdy ma jakiegoś szefa nad sobą). Nawet jeżeli działasz w zespole, w którym jesteś mocno sterowany, to w jakimś rytmie działasz, masz przestrzeń na to jak chcesz poukładać sobie pracę, np: jak zaczynasz dzień, jak planujesz tydzień, jak często gadasz z szefem na temat oceny Twojej pracy, etc. Więc w pierwszej kolejności warto zacząć od siebie. Jak dojdziesz do granicy, zaczniesz dostrzegać że potrzebujesz coś z szefem wynegocjować, być może zaproponujesz zmiane utartego sposobu działania. Ale aby stanąć do takich negocjacji, musisz wiedzieć „jak chcesz aby było po Twojemu”.
2. Teraz kwestia Twojego zespołu. Tutaj jako lider masz wręcz obowiązek projektować na nich swój rytm. Jednym z zadań każdego menedżera jest zbudowanie takiego rytmu, by zespół działał płynnie i najlepiej bez większego udziału szefa. Dochodzimy do kwestii stylu przywództwa – jak przekonać ludzi do Twojej propozycji. Tu polecam np. model K.Blanchards – przywództwo sytuacyjne
3. Jest jeszcze aspekt współpracy z ludźmi, którzy nie są Twoimi podwładnymi, a współpracować trzeba. Tutaj jest zawsze kwestia negocjacji i kompromisów. Raz da się wpływać bardziej, kiedy inndziej będzie to poza naszym wpływem. Wszystko zależy od oceny ryzyk i potencjalnych kosztów/zysków walczenia o swoje w konkretnej sytuacji.
Mam nadzieję, że choć trochę rozjaśniłem.
Bardzo praktyczny wpis, widzę po tej lekturze parę możliwości usprawnień w codziennej pracy. Więcej uwagi poświęcę utrzymywaniu relacji z kluczowymi dostawcami, partnerami lub klientami oraz codziennych, kilku ważnych telefonach “relacyjnych”. Za dużo jest w tych obszarach u mnie „szarpania i zrywów”. Z drugiej strony cieszę się bardzo, że w tym roku już trwale udało mi się wprowadzić nawyk natychmiastowego zabierania się do pracy nad kluczowym zadaniem (np. sporządzenie ważnej oferty, rozwiązanie jakiegoś problemu) z samego rana, prawie od razu po wejściu do biura. Ta jedna godzina intensywnej pracy czasem daje naprawdę pierwszorzędny efekt. Zresztą w ogóle wtedy jakoś dzień lepiej się układa, niż w sytuacji gdy zaczyna się na tzw. luzie (czyli najpierw kawa, jakieś luźne rozmowy, nie daj Boże Facebook lub inne rozpraszacze). 🙂
Marcin,
Bardzo ciekawy artykuł i metoda pracy nad swoimi zadaniami.
Ja mam dość specyficzną sytuację bo nie mam nad sobą szefa ale mam za to pod sobą grupę managerów. Ostatnio zastanawiałem, się czy narzucenie im mojego rytmu pracy w sposób bardzo rygorytstyczny jest czymś dobrym.
Druga kwestia to ilość zadań do wykonania. W artykule przedstawiasz raczej grupy zadań jakie mamy w naszej codziennej pracy do wykonania. Ze swojego doświadczenia wiem, że aby się w tym wszystkim nie pogubić i nie pracować „metodą zrywów” warto do tego zastosować jakieś narzędzie, które będzie nam wizualizować co mamy do zrobienia w poszczególnych obszarach.
Oczywiście wiele firm ma już wdrożone narzędzia do zarządzania realacjami z klientami, narzędzia do komunikacji e-mail, narzędzia do komunikacji wewnętrznej itp.
Warto jednak sensownie rozplanować jakie narzędzie do czego i tak jak piszesz twardo trzymać się zaplanowanego rytmu pracy z tymi narzędziami.
Ja do swoich codziennych zadań wykorzystuję Nozbe ale wszystkie kwestie handlowe czyli relacji z klientami planuję i obsługuję za pomocą firmowego CRMa. Oczywiście mail pozostaje podstawowym medium kontaktu z dostawcami i klientami jednakże jeżeli wysyłam coś do klienta to aby mieć spójność przenoszę go do CRMa. Na początku wydawało mi się to dużym nakładem pracy ale teraz widzę, że mocno uporządkowało to mój świat zadań.
Dzięki zastosowaniu narzędzi informatycznych jestem w stanie panować nad ponad 150 zadaniami z różnych obszarów działania firmy a dziennie realizować 30-50 zadań i to bez stresu, że o czegoś nie zrobiłem na czas lub, że coś mi w ogóle umknęło.
I tak widzę miejsca do poprawy według twojego podejścia i myślę że jak usprawnię moje działania jeszcze bardziej wprowadzając ustalony rytm działania moja efektywność jeszcze bardziej wzrośnie.
Pozdrawiam,
Piotrek