Zaprojektuj własny rytm działania, by łatwiej i spokojniej osiągać swoje cele

Kiedy zapanujesz już nad mnogością przedsięwzięć które realizujesz, możesz przejść do optymalizacji płynności realizacji swoich celów. Dlaczego jest to ważne? Bo na dłuższą metę, warto byś realizował swoje cele w sposób płynny, spokojny i przewidywalny, a nie za pomocą “zrywów” i “powstań”.

20150824_rytm_dzialania

Co prawda my Polacy, mamy coś w sobie, że lubimy działać rewolucyjnie, spinać się i domykać projekty na ostatnią chwilę, finiszować w poczuci glorii, chwały i ogólnego bohaterstwa (znowu uratowaliśmy firmę przed zagładą 😉 ), to jednak zachęcam Cię do tego by Twoje cele realizowane były w dużo spokojniejszy i przewidywalny sposób, przed czasem i z zachowaniem wysokiego poziomu kontroli sytuacji na każdym etapie realizacji.

Jedną z metod, która może w tym pomóc, jest optymalizacja obszaru, który w projekcie “Ogarnij Chaos” nazywam “Rytm działania”. Jeżeli przyjrzysz się temu jak funkcjonujesz, to okaże się, że wiele rzeczy wykonujesz w swoim indywidualnym rytmie: w podobny, powtarzalny sposób rozpoczynasz dzień; przygotowania do urlopu z roku na rok wyglądają podobnie i zwykle są w Twoich (lub Waszych) ulubionych porach roku; masz określone pory dnia lub tygodnia kiedy sprzątasz mieszkanie lub robisz zakupy; kiedy gotujesz za każdym razem stosujesz podobną kolejność przygotowywania posiłku i sprzątania w kuchni. Innymi słowy, w sposób nawykowy i powtarzalny wykonujesz pewne rytuały, które pomagają Ci łatwiej funkcjonować w życiu.

Większość tych Twoich rytmów powstała nieświadomie w ramach zdobywania doświadczenia lub poprzez naśladownictwo osób z Twojego otoczenia. Podobnie jest w pracy. Posiadasz szereg nabytych przyzwyczajeń, które nazywasz “pracowaniem”. Być może naturalnie zostajesz po godzinach, bo po 17 najlepiej Ci się pracuje. A może kilkadziesiąt razy dziennie sprawdzasz email, bo zawsze tak pracowałeś? Może nieświadomie pierwsze 30 minut spędzasz w firmowej kuchni, wymieniając ploteczki i newsy ze współpracownikami? Pierwsze co robisz po przyjściu do biura to sprawdzenie poczty?

A co by było, gdybyś bardzo świadomie zapanował nad swoimi przyzwyczajeniami i zaprojektował je na nowo w taki sposób, by sprzyjały spokojniejszej pracy i łatwiejszemu osiąganiu celów?

Możesz przeanalizować to co robisz i zidentyfikować działania, które są niezbędne do tego aby sprawy toczyły się sprawnie i płynnie. Oto kilka przykładów:

  • Regularny przegląd postępu realizacji celów
  • Regularne spotkania z członkami Twojego zespołu
  • Przegląd aktywnych przedsięwzięć
  • Przegląd Twoich aspiracji
  • Utrzymywanie relacji z kluczowymi dostawcami, partnerami lub klientami
  • Przegląd tygodniowy
  • Poranna rozgrzewka
  • Odpowiadanie na emaile
  • Analiza raportów operacyjnych

Następnie możesz ustalić, które są rzeczywiście niezbędne oraz określić, z jaką regularnością muszą się powtarzać.

Powyższe przykłady mogą wyglądać następująco:

  • Regularny przegląd postępu realizacji celów – 60 minut raz w miesiącu
  • Regularne spotkania z członkami Twojego zespołu – minimum 30 minut spotkania 1:1 co najmniej raz w miesiącu
  • Przegląd aktywnych przedsięwzięć – 30 minut co tydzień
  • Przegląd Twoich aspiracji – 4 godziny raz na kwartał
  • Utrzymywanie relacji z kluczowymi dostawcami, partnerami lub klientami – codzienny kontakt z wybranymi osobami (20 min.)
  • Przegląd tygodniowy – 45 minut raz w tygodniu
  • Poranna rozgrzewka – 15 minut codziennie
  • Odpowiadanie na emaile – codziennie, 45 minut
  • Analiza raportów operacyjnych – 75 minut raz w tygodniu

Gdy już zidentyfikujesz i zwymiarujesz elementy rytmu, przed Tobą najciekawsze zadanie – skomponowanie własnego indywidualnego rytmu działania.

Zacznij od rytmu tygodniowego. Zastanów się jak mógłby wyglądać Twój idealny tydzień?

Co musi się regularnie wydarzać, aby sprawy toczyły się sprawnie i płynnie?

Możesz podjąć decyzję, że piątki to Twój dzień koncepcyjno-refleksyjny – w ten dzień robisz przegląd tygodniowy, analizujesz raporty oraz przygotowujesz prezentacje. Poniedziałki to dobry czas na rozruch – ustawiasz tydzień i przeglądasz aktywne projekty. We wtorki i czwartki spotykasz się ze swoimi ludźmi. A środy to czas dla dostawców. Dodatkowo codziennie wykonujesz 2-3 ważne telefony “relacyjne”.

Rozumiesz już? Zamiast poddawać się tyrani bieżączki, zbuduj “szablon tygodnia idealnego”, do którego będziesz starał się dopasować.

Podobnie możesz zrobić z rytmem miesiąca i rytmem kwartału. Przewidujesz i alokujesz czas na działania, które muszą wydarzać się w określonej regularności.

Na koniec możesz “doszlifować” jak mógłby wyglądać Twój idealny dzień. Jak chciałbyś, aby się zaczynał, a jak kończył? Zdecyduj o której kończysz pracę (na przykład – codziennie wychodzę z biura o 17.00, a od 16.00 wchodzę w “tryb podsumowywania”). Niektórzy decydują, że pierwsza godzina dnia to prace koncepcyjne, a nie komunikacyjne – wtedy przygotowują najważniejsze dokumenty, zestawienia, prezentacje czy treści komunikatów dla załogi.

Gorąco zachęcam Cię do przeanalizowania Twojego rytmu działania i dokonania jego tuningu. Jestem przekonany, że znajdziesz co najmniej kilka optymalizacji, które możesz wprowadzić. Proszę jedynie byś nie próbował wprowadzać ich wszystkich w życie za jednym razem. Zacznij od jednej – na przykład podejmij decyzję, że w każdy poniedziałek rano, podczas przeglądu aktywnych projektów wypiszesz na kartkę odpowiedź na pytanie: “Co mogę zrobić, by ten tydzień był fajny i udany?”. Gdy już zaczniesz to robić regularnie, stwórz lub zmodyfikuj kolejny rytm.

Z czasem zobaczysz jak takie rytmiczne działanie doprowadzi Cię do tego, że zamiast w zrywach, pracujesz spokojnie i skutecznie zbliżając się do celu w dużo bardziej przewidywalny sposób.

Pytanie: Co mógłbyś zacząć robić codziennie, aby Twoja praca stała się łatwiejsza i przyjemniejsza?