Zastanawiałeś się kiedyś, w jaki sposób ustalasz priorytety? To bardzo częste zadanie osób, które realizują wiele różnych przedsięwzięć. I dość często popełniają typowy błąd związany z zamiennym traktowaniem priorytetu oraz ważności.
Zdjęcie z kolekcji (c)Robert S. Donovan Flickr Creative Commons na licencji CC2.0
Wiele osób intuicyjnie ocenia, że priorytetowe powinno być to, co jest najważniejsze dla postawionego celu. Jednak priorytet i ważność to dwa różne wymiary! W rzeczywistości na ustalenie priorytetu wpływa co najmniej 5 kluczowych aspektów, o których przeczytasz w dalszej tego części wpisu.
Zacznijmy od definicji. Wg Słownika Języka Polskiego wydawnictwa PWN priorytet to:
A ważność:
Zatem priorytet mówi nam o kolejności realizacji poszczególnych rezultatów lub przedsięwzięć. Określa, czym zajmiemy się w pierwszej kolejności. Ważność natomiast ukazuje wielkość wpływu na powodzenie danego przedsięwzięcia. Im większa ważność, tym większy wpływ na skuteczne zrealizowanie założonego rezultatu.
Najlepiej zobrazować to na przykładzie.
Planujesz urlop. W marcu 2015 chcesz pojechać na miesiąc do Stanów Zjednoczonych i spędzić tam 4 tygodnie, objeżdżając wybrane Stany wzdłuż i wszerz. Posiadasz ważną wizę. Jest wrzesień 2014 i z Twojego planu wynika, że w tym miesiącu zamierzasz ukończyć następujące rezultaty pośrednie:
- Opracowanie trasy zwiedzania
- Rezerwacje noclegów
- Zakup biletów lotniczych
- Rezerwacja urlopu i zapewnienie zastępstwa w pracy
- Przygotowanie listy rzeczy do spakowania
W perspektywie udanego urlopu bardzo ważne (a może nawet najważniejsze) będzie opracowanie trasy zwiedzania oraz listy rzeczy do spakowania. Od ich dobrego przygotowania zależeć będzie czy dobrze i bezproblemowo wykorzystasz czas podczas urlopu. Co jednak będzie Twoim priorytetem? Czy to właśnie od tych dwóch zadań powinieneś rozpocząć przygotowania?
Przykład jest dość intuicyjny, dlatego prawdopodobnie analizę sytuacji przeprowadzisz w myślach, bez używania wyszukanych technik.
Być może zastosujesz taką kolejność:
- Rezerwacja urlopu i zapewnienie zastępstwa w pracy
- Opracowanie trasy zwiedzania
- Zakup biletów lotniczych
- Rezerwacje noclegów
- Przygotowanie listy rzeczy do spakowania
I podejmiesz decyzję, że priorytetowe staną się ustalenia w pracy.
Zastanów się jednak jak do tego doszedłeś? Na co zwracasz uwagę, gdy myślisz o ustaleniu priorytetów?
5 aspektów ustalania priorytetów
Ustalając priorytety warto rozważyć następujące 5 aspektów:
Ważność – jak bardzo dany rezultat pośredni wpływa na szczęśliwe zakończenie przedsięwzięcia? W naszym przykładzie to analiza które rezultaty pośrednie wpływają na sukces całego przedsięwzięcia jakim jest udany urlop.
Postęp w realizacji – czyli jak bardzo jesteś zaawansowany w realizacji danego rezultatu pośredniego. Inaczej ocenisz priorytety jeżeli masz już zarysowaną (choćby w myślach) trasę podróży, a zupełnie inaczej jeśli nawet nie wiesz które Stany i kiedy chcesz odwiedzić.
Termin ukończenia – czyli na kiedy musisz ukończyć dany rezultat pośredni. Urlop musisz zarezerwować jak najszybciej. Wszystkie inne działania nie będą potrzebne, jeśli okaże się, że nie dostaniesz urlopu. Podobnie z biletami lotniczymi. Nie ma sensu czekać do lutego, gdyż wtedy może się okazać, że ceny przekraczają Twój budżet. Za to listę rzeczy do spakowania możesz przygotować trochę później, np. w listopadzie.
Ryzyko – jakie jest ryzyko niepowodzenia ukończenia rezultatu pośredniego? Weźmy zakup biletów lotniczych. Zakładając, że posiadasz ograniczoną kwotę pieniędzy, którą możesz wydać na bilety, warto wziąć pod uwagę ryzyko przekroczenia tej kwoty. Jednym z czynników jest termin – im wcześniej, tym zwykle jest taniej. Ponieważ jest dopiero wrzesień, możesz chwilę poczekać. Ale jeśli nagle okaże się, że właśnie ogłoszono, iż w destynacji do której się wybierasz odbędą się najbardziej prestiżowe na świecie targi branży modowej, musisz podjąć decyzję o jak najszybszym zakupie zarówno biletów jak i noclegów. Bo za chwilę ceny poszybują niebotycznie. Czyli nagle musisz zmienić priorytet.
Kontekst sytuacyjny – to inaczej analiza całej sytuacji, w której się znajdujesz. Być może planujesz, że w marcu 2015 już nie będziesz pracować, bo np. będziesz na emeryturze. Wtedy ustalenie urlopu i zastępstwa nie będzie priorytetem. Być może nie jest dla Ciebie ważne gdzie będziesz nocować, bo stawiasz na spontaniczność? Wtedy rezerwacje zejdą na dalszy plan. Być może masz taką sytuację, że o samym wyjeździe zadecydujesz dopiero w lutym, na miesiąc przed wylotem? Wtedy pilny zakup biletów zyska niższy priorytet.
W powyższym przykładzie omówiłem określanie priorytetu w odniesieniu do przedsięwzięcia i rezultatów pośrednich. Analogicznie możesz ustalać priorytety przedsięwzięć w stosunku do celów, które chcesz zrealizować, a nawet priorytet celów w stosunku do aspiracji. Mam nadzieję, że choć trochę udało mi się ułatwić Ci to zadanie.
Pytanie: W jaki sposób radzisz sobie z ustalaniem własnych priorytetów? Masz jakieś sprawdzone techniki lub narzędzia?
Muszę się przyznać że mimo wpisu Marcina nadal będe miał problem z rozróżnieniem rzeczy priorytetowych i ważnych. Podany przykład był rozbiciem jednego zadania na mniejsze komponenty i ustalenie ważności w ramach tego zadania. A co jeśli są to niezależne zagadnienia co do których czujemy ze oba są ważne? (np ważne jest aby ukończyć pisanie ksiązki do końca miesiąca bo są związane z tym zaciągniete zobowiązania i ważne jest aby przygotować wystąpienie na konferencję X, bo jej termin jest uż ustalony) Co do zasady zgadzam sie z Marcinem, ze priorytet mówi nam o kolejności realizacji, a waga o wielkosci wpływu na powodzenie. Więc w moim przypadku też uciekłbym się do dekompozycji zadań na mniejsze części i ustalił ich priorytety (czyli kolejność), nawet jeśli na początku znalazłyby się te które uznaję subiektywnie za mniej ważne, ale są logiczną sekwencją zdarzeń.
A ponieważ Marcin zaczął wpis od cytatów słownikowych, to słowa “priorytetowy” i “ważny” występują jako synonimy w języku polskim, co można sprawdzić w dowolnym internetowym słowniku synonimów lub w słowniku wyrazów bliskoznacznych PWN 🙂
Czytając wpis Marcina przypomniał mi się cytat z Petera Druckera “Nie chodzi o to, aby robić wszystkie rzeczy we właściwy sposób. Chodzi przede wszystkim o to, aby robić właściwe rzeczy.” Nierzadko widzi się w firmach ludzi, którzy sprawiają wrażenie zapracowanych do granic możliwości. “Nie mam czasu” – to często się słyszy. W rzeczywistości okazuje się, że owszem, zadań realizują mnóstwo ale ich wartość jest zerowa lub nie wnosi zbyt wiele. Trzeba po prostu coś robić, bo: szef tego wymaga, koledzy będą krzywo patrzeć itd. Ja swoje priorytety wpisałem do Evernote, podczas tygodniowego przeglądu zadań otwieram go i przypominam na czym muszę bezwzględnie się skoncentrować. Zapisanie “fizyczne” priorytetów i celów w ogóle uporządkowało mi spojrzenie na wiele tematów. Kiedyś polegałem głównie na swojej pamięci, ale wtedy umykały mi pewne istotne wątki.
Dziękuję Panowie za Wasze komentarze. W najbliższym wpisie zatem rozwinę temat i pokażę jak ustalać priorytet między różnymi przedsięwzięciami. Posłużę się Artur Twoimi przykładami. Warto również pamiętać, że czasem jak się spiętrzy trzeba dokonać bolesnych cięć (http://marcinkwiecinski.pl/2014/06/23/jak-radzic-sobie-ze-spietrzeniami-instrukcja-krok-po-kroku/) , bo wszystko w krótkim terminie stanie się priorytetowe. Sztuką jest jednak wypracować taki rytm działania, by unikać spiętrzeń powyżej własnych możliwości. To jednak bardzo trudna sztuka 🙂
@Artur – Zwróciłbym jeszcze uwagę na jedną kwestię – być może takie 2 projekty mają porównywalny priorytet? Nie widzę problemu aby do końca miesiąca dostarczyć obydwa zobowiązania. Wtedy ważne, aby zaplanować dobrze obydwa przedsięwzięcia aby zgrać terminy.
Pingback: Jak ustalić priorytety, gdy realizujesz wiele przedsięwzięć? | Marcin Kwiecinski
Pingback: Sprawdzony model grupowania przedsięwzięć | Marcin Kwiecinski