Nie pomyl priorytetu z ważnością

Zastanawiałeś się kiedyś, w jaki sposób ustalasz priorytety? To bardzo częste zadanie osób, które realizują wiele różnych przedsięwzięć. I dość często popełniają typowy błąd związany z zamiennym traktowaniem priorytetu oraz ważności.

20140901_niepomylpriorytetuzwaznoscia

Zdjęcie z kolekcji (c)Robert S. Donovan Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Wiele osób intuicyjnie ocenia, że priorytetowe powinno być to, co jest najważniejsze dla postawionego celu. Jednak priorytet i ważność to dwa różne wymiary! W rzeczywistości na ustalenie priorytetu wpływa co najmniej 5 kluczowych aspektów, o których przeczytasz w dalszej tego części wpisu.

Zacznijmy od definicji. Wg Słownika Języka Polskiego wydawnictwa PWN priorytet to:

20140901_priorytet

A ważność:

20140901_waznosc

Zatem priorytet mówi nam o kolejności realizacji poszczególnych rezultatów lub przedsięwzięć. Określa, czym zajmiemy się w pierwszej kolejności. Ważność natomiast ukazuje wielkość wpływu na powodzenie danego przedsięwzięcia. Im większa ważność, tym większy wpływ na skuteczne zrealizowanie założonego rezultatu.

Najlepiej zobrazować to na przykładzie.

Planujesz urlop. W marcu 2015 chcesz pojechać na miesiąc do Stanów Zjednoczonych i spędzić tam 4 tygodnie, objeżdżając wybrane Stany wzdłuż i wszerz. Posiadasz ważną wizę. Jest wrzesień 2014 i z Twojego planu wynika, że w tym miesiącu zamierzasz ukończyć następujące rezultaty pośrednie:

  • Opracowanie trasy zwiedzania
  • Rezerwacje noclegów
  • Zakup biletów lotniczych
  • Rezerwacja urlopu i zapewnienie zastępstwa w pracy
  • Przygotowanie listy rzeczy do spakowania

W perspektywie udanego urlopu bardzo ważne (a może nawet najważniejsze) będzie opracowanie trasy zwiedzania oraz listy rzeczy do spakowania. Od ich dobrego przygotowania zależeć będzie czy dobrze i bezproblemowo wykorzystasz czas podczas urlopu. Co jednak będzie Twoim priorytetem? Czy to właśnie od tych dwóch zadań powinieneś rozpocząć przygotowania?

Przykład jest dość intuicyjny, dlatego prawdopodobnie analizę sytuacji przeprowadzisz w myślach, bez używania wyszukanych technik.

Być może zastosujesz taką kolejność:

  1. Rezerwacja urlopu i zapewnienie zastępstwa w pracy
  2. Opracowanie trasy zwiedzania
  3. Zakup biletów lotniczych
  4. Rezerwacje noclegów
  5. Przygotowanie listy rzeczy do spakowania

I podejmiesz decyzję, że priorytetowe staną się ustalenia w pracy.

Zastanów się jednak jak do tego doszedłeś? Na co zwracasz uwagę, gdy myślisz o ustaleniu priorytetów?

5 aspektów ustalania priorytetów

Ustalając priorytety warto rozważyć następujące 5 aspektów:

Ważność – jak bardzo dany rezultat pośredni wpływa na szczęśliwe zakończenie przedsięwzięcia? W naszym przykładzie to analiza które rezultaty pośrednie wpływają na sukces całego przedsięwzięcia jakim jest udany urlop.

Postęp w realizacji – czyli jak bardzo jesteś zaawansowany w realizacji danego rezultatu pośredniego. Inaczej ocenisz priorytety jeżeli masz już zarysowaną (choćby w myślach) trasę podróży, a zupełnie inaczej jeśli nawet nie wiesz które Stany i kiedy chcesz odwiedzić.

Termin ukończenia – czyli na kiedy musisz ukończyć dany rezultat pośredni. Urlop musisz zarezerwować jak najszybciej. Wszystkie inne działania nie będą potrzebne, jeśli okaże się, że nie dostaniesz urlopu. Podobnie z biletami lotniczymi. Nie ma sensu czekać do lutego, gdyż wtedy może się okazać, że ceny przekraczają Twój budżet. Za to listę rzeczy do spakowania możesz przygotować trochę później, np. w listopadzie.

Ryzyko – jakie jest ryzyko niepowodzenia ukończenia rezultatu pośredniego? Weźmy zakup biletów lotniczych. Zakładając, że posiadasz ograniczoną kwotę pieniędzy, którą możesz wydać na bilety, warto wziąć pod uwagę ryzyko przekroczenia tej kwoty. Jednym z czynników jest termin – im wcześniej, tym zwykle jest taniej. Ponieważ jest dopiero wrzesień, możesz chwilę poczekać. Ale jeśli nagle okaże się, że właśnie ogłoszono, iż w destynacji do której się wybierasz odbędą się najbardziej prestiżowe na świecie targi branży modowej, musisz podjąć decyzję o jak najszybszym zakupie zarówno biletów jak i noclegów. Bo za chwilę ceny poszybują niebotycznie. Czyli nagle musisz zmienić priorytet.

Kontekst sytuacyjny – to inaczej analiza całej sytuacji, w której się znajdujesz. Być może planujesz, że w marcu 2015 już nie będziesz pracować, bo np. będziesz na emeryturze. Wtedy ustalenie urlopu i zastępstwa nie będzie priorytetem. Być może nie jest dla Ciebie ważne gdzie będziesz nocować, bo stawiasz na spontaniczność? Wtedy rezerwacje zejdą na dalszy plan. Być może masz taką sytuację, że o samym wyjeździe zadecydujesz dopiero w lutym, na miesiąc przed wylotem? Wtedy pilny zakup biletów zyska niższy priorytet.

W powyższym przykładzie omówiłem określanie priorytetu w odniesieniu do przedsięwzięcia i rezultatów pośrednich. Analogicznie możesz ustalać priorytety przedsięwzięć w stosunku do celów, które chcesz zrealizować, a nawet priorytet celów w stosunku do aspiracji. Mam nadzieję, że choć trochę udało mi się ułatwić Ci to zadanie.

Pytanie: W jaki sposób radzisz sobie z ustalaniem własnych priorytetów? Masz jakieś sprawdzone techniki lub narzędzia?