To zdumiewająco częsty przypadek wpadania w pułapkę obniżającą Twoją produktywność. Kiedy właśnie zacząłeś robić to co sobie zaplanowałeś, nagle pojawia się przerwanie! Ktoś dzwoni lub przychodzi do biurka i prosi o drobną przysługę. Albo Twoja ulotna pamięć właśnie przypomniała Ci, że masz coś wykonać. Co wtedy robisz? Wiele osób w takiej sytuacji odrywa się od wykonywanego zadania i rozpoczyna pracę nad tym, które właśnie się pojawiło. Otwiera nowy wątek.

Zdjęcie z kolekcji (c)Highways Agency Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Jeżeli działasz właśnie w taki sposób, warto uświadomić sobie konsekwencje takiej metody postępowania.

Takie działanie powoduje, że masz wiele otwartych niezakończonych zadań, a te najważniejsze zwykle kończysz w ostatniej chwili lub po terminie. Bo przecież wszystkie nowsze sprawy były “ważniejsze”, niż ta nad którą zacząłeś pracować zgodnie z planem, prawda? 😉

Z jakichś powodów nowe, pojawiające się zadania, są traktowane jako ważniejsze od tych które były zaplanowane przez Ciebie w kalendarzu. Z jakichś powodów odczuwasz presję by wykonywać w pierwszej kolejności to zadanie, które właśnie się pojawiło, zamiast tego, które świadomie zdecydowałeś się robić, gdyż uznałeś że jest najważniejszym zadaniem danego dnia.

Jak duże jest prawdopodobieństwo, że nowa pojawiająca się sprawa jest ważniejsza od tej, którą zaplanowałeś w trakcie przeglądu tygodniowego? Jak często zdarzyło Ci się, że nowe zadanie znacząco wpłynęło na Twoją rzeczywistość i cele do zrealizowania?

Jest lepsza strategia, która pozwala uporać się z natarczywymi przerwaniami. Ta strategia to:

“Zapisz i wróć do tego co robiłeś”.

Stwórz sobie miejsce, gdzie będziesz zapisywać wszystkie nowe pojawiające się sprawy. Ilekroć pojawi się przerwanie, zapisz tam tę sprawę i wróć do tego co robiłeś uprzednio. Dzięki temu dokończysz to co uznałeś, że jest dla Ciebie ważne, a nowe sprawy nie umkną Ci. Będą zapisane w zaufanym miejscu.

Taka strategia działania jest dużo skuteczniejsza dla Twojej produktywności, niż odrywanie się od rozpoczętego zadania i wykonywanie tego, które właśnie pojawiło się na horyzoncie. Domykasz sprawy najważniejsze i wciąż masz kontrolę nad tymi, które właśnie się pojawiły.

Strategię “Zapisz i wróć do tego co robiłeś” szczególnie warto stosować w następujących sytuacjach:

• Kiedy zadzwonił telefon i ktoś prosi Cię o wykonanie pilnego zadania.
• Kiedy ktoś zaczepił Cię na korytarzu i o coś poprosił.
• Kiedy dostałeś e-mail z zadaniem do wykonania.
• Kiedy ktoś przyszedł do Twojego biurka w sprawie wykonania jakiegoś zadania.
• Kiedy przypomniało Ci się, że miałeś coś zrobić.
• Kiedy wpadłeś na pomysł, że warto by coś zrobić.
• Kiedy pomyślałeś, że dawno czegoś nie robiłeś i to dobry moment, aby zrobić to TERAZ.
• Kiedy na spotkaniu i ktoś (lub Ty sam) otwiera nowy wątek niezwiązany z tematyką spotkania.
• Kiedy ktoś napisał do Ciebie na komunikatorze z pytaniem, prośbą lub poleceniem.

Pytanie: W jakich innych sytuacjach strategia “Zapisz i wróć do tego co robiłeś” może być przydatna?