Po lekturze ubiegłotygodniowego wpisu, wiesz już na jakich poziomach Twojego funkcjonowania czai się chaos. Pojawia się pytanie, w jakiej kolejności ten chaos ogarniać?

Zdjęcie z kolekcji (c)Paul Bica Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Przez ostatnie dwa i pół roku pracowałem z wieloma menedżerami i specjalistami dokonując uporządkowania ich priorytetów, planów i sposobu realizacji konkretnych zobowiązań. Aby osiągnąć rezultat, którego potrzebowali wypracowałem powtarzalną kolejność ogarniania chaosu.

Ogarnianie chaosu podzieliłem na cztery fazy:

Rozeznaj sytuację – zacznij od sprawdzenia, gdzie znajdujesz się dzisiaj. Odpowiedz szczerze, które poziomy wymagają uporządkowania? Zinwentaryzuj wszystkie zobowiązania, które podjąłeś wobec siebie lub innych. Zastanów się nad klarownością Twoich priorytetów. Czy wiesz, co jest dla Ciebie ważne? W tej fazie istotne jest, abyś posiadał aktualną listę rezultatów, które musisz wyprodukować. Ważne jest również, wypracowanie metody radzenia sobie z napływającymi nowymi zobowiązaniami. Nie funkcjonujesz w próżni. Każdego dnia trafiają do Ciebie nowe pomysły, prośby i polecenia o wyprodukowanie nowych rezultatów. Umiejętna obsługa pojawiającego się strumienia zadań jest kluczowa do utrzymania porządku i kontroli w Twoich zobowiązaniach.

Odzyskaj kontrolę – kiedy już wiesz, gdzie jesteś i jakie rezultaty obiecałeś innym i sobie, czas wziąć się do roboty. Musisz nauczyć się dostarczać te rezultaty w sposób przewidywalny. Konieczne jest również uporządkowanie Twojego otoczenia, by łatwiej te rezultaty produkować. Uprzątnij miejsce pracy, skonfiguruj komputer i oprogramowanie, którego używasz. Stwórz archiwum dokumentów i notatek. Naucz się zarządzać efektywnie pocztą elektroniczną. Zapanuj nad spotkaniami, które prowadzisz. Naucz się radzić sobie z odwlekaniem. Skonfiguruj swój system wspierający zarządzanie zadaniami i priorytetami. Prawdopodobnie będziesz musiał również zapoznać się z podstawami zarządzania projektami. Tak przygotowany będziesz w stanie dostarczać rezultaty, do których się zobowiążesz. Odzyskasz kontrolę nad sytuacją bieżącą i realizacją tego co masz do zrobienia (poziom działań i zobowiązań).

Przejmij dowodzenie – teraz jesteś gotowy, by przyjrzeć się temu, jakie masz priorytety i w jaki sposób planujesz ich realizację. Uporządkuj wizję sukcesu, cele i obszary odpowiedzialności. Przyjrzyj się temu, co nadaje sens Twojemu działaniu. Zacznij do przygotowania “wersji 1.0”. Z założenia nie będzie doskonała, ale od czegoś trzeba zacząć. Opisz stan aktualny tych poziomów. Zapisz również swoje przemyślenia odnośnie każdego poziomu. Do tego opisu i notatek, będziesz wracał przy doprecyzowaniu kolejnych wersji.

Teraz rozpocznie się to, co najciekawsze w ogarnianiu chaosu: przejmowanie dowodzenia nad tym, czym się zajmujesz i w co angażujesz. Ponieważ masz już jako taką przejrzystość na wszystkich poziomach, możesz zająć się planowaniem i optymalizacją. Przyjrzyj się, czy Twoje zobowiązania i działania pracują na cele, które realizujesz. Zamień się w stratega. Zacznij szukać lepszego i prostszego sposobu realizacji Twoich priorytetów. Zakwestionuj zastaną rzeczywistość. Czy na pewno wszystkie rezultaty są niezbędne do realizacji? Czy wszystkie cele mają sens? Czy Twoja wizja sukcesu ma sens? Zredefiniuj swój rytm działania. Pomyśl, jak lepiej możesz wykorzystać swój czas?

Odkrywaj nowe lądy – ukończenie fazy “Przejmij dowodzenie” spowoduje, że zaczniesz bardziej świadomie postrzegać sposób, w który działasz. Dzięki uzyskanej przejrzystości będziesz podejmować decyzje w oparciu o fakty i klarowne priorytety. Kontrola nad strumieniem zadań pozwoli Ci odrzucać zobowiązania, które nie wnoszą wiele do Twojego sukcesu. Taki stan rzeczy spowoduje, że zaczniesz dostrzegać nowe możliwości. Łatwiej będziesz widzieć nowe sposobności, szanse, sposoby optymalizacji. Szybciej łączyć ze sobą fakty i obserwacje. Ze zdumieniem stwierdzisz, że można funkcjonować bez stanu przytłoczenia otaczającym chaosem. W takim stanie wzrasta kreatywność. Maleje stres i niepewność. Sytuacja staje się przejrzysta i pod kontrolą.

Wstępujesz wtedy na ciągłą spiralę rozwoju: nowe możliwości wpływają na obraną strategię, wyznaczone cele i zdefiniowaną wizję sukcesu. Uzupełniają je, doprecyzowują. Czasem prowokują do wprowadzenia zdecydowanego zwrotu w kierunku działania. W ten sposób powstaje nowa iteracja: wracasz znów do faz odzyskiwania kontroli i przejmowania dowodzenia. Nanosisz niezbędne korekty. Wprowadzasz konieczne zmiany. Weryfikujesz listę zobowiązań. Nowe działania ponownie odkrywają nowe możliwości… Odkrywasz nowe lądy.

Pytanie: Jak Ty radzisz sobie z ogarnianiem otaczającego chaosu?