Gdy zaczynamy pracować nad wzrostem Twojej produktywności, bardzo ważnym staje się rozeznanie sytuacji, w której się znalazłeś. Zidentyfikowanie, które poziomy Twojej wydajności zostały zaburzone przez chaos.

Zdjęcie z kolekcji (c)Jim Gardner Flickr Creative Commons na licencji CC2.0

Musisz wiedzieć co powoduje, że zabrnąłeś w takie miejsce, że czujesz się przepracowany, rozproszony i bliski utraty kontroli. A także, które obszary zoptymalizować, by jeszcze lepiej wykorzystać swój czas.

Spotkałem kiedyś Adama (imię zmienione). Adam jest świetnym strategiem i analitykiem. Potrafi doskonale wyznaczać cele, opisywać wizje sukcesu czy przygotowywać skomplikowane strategie i plany. Problem pojawia się, gdy przychodzi do realizacji. Kiedy już trzeba wziąć się do pracy, zrealizować te wszystkie pomysły, Adam zaczyna dosłownie tonąć. W ilości zadań, e-maili, telefonów. Jest przytłoczony notatkami i plikami. Nie pamięta co komu obiecał. Jego współpracownicy w zespole przyzwyczaili się już, że przysyła rezultaty swojej pracy jako ostatni, zawsze po terminie. Adam jest często sfrustrowany i przemęczony. Tyle cudownych pomysłów i planów, a tak niewiele efektów. A nawet jeśli się pojawiają, to okupione ogromnym kosztem. Adam to przykład osoby, którą dopadł chaos na poziomie zadań i zobowiązań. Wszystkie inne poziomy doskonale ogarnia.

Kluczowe jest, byś nauczył rozróżniać, gdzie zaczaił się Twój chaos. Dopiero wtedy będziesz mógł zastosować odpowiednie strategie ogarniania chaosu. Przyjrzyj się, na którym poziomie Twój chaos jest najbardziej dokuczliwy.

Chaos na poziomie działań – czyli, w jaki sposób fizycznie wykonujesz swoją pracę każdego dnia. Chaos wśród Twoich działań sprawia, że nie wiesz, w co ręce włożyć. Ilość spraw do załatwienia jest tak ogromna, że czujesz się jak chomik w kołowrotku. Zwykle w takiej sytuacji robisz kilka zadań w jednym momencie: piszesz maile, telefonujesz, przygotowujesz zestawienia, próbujesz myśleć koncepcyjnie. Ten chaos jest najbardziej przytłaczający – sprawia, że czujesz przepracowanie, a po powrocie do domu nie masz siły już na nic. Po krótkiej regeneracji zwykle siadasz do laptopa, aby “jeszcze nadgonić”.

Chaos na poziomie zobowiązań – objawia się brakiem świadomości co, komu i na kiedy obiecałeś. Lista Twoich zobowiązań jest mglista. Zapominasz o tym, jakie rezultaty masz przygotować. Być może nie wiesz, w jakich projektach obecnie uczestniczysz. Ten poziom dotyczy również zobowiązań wobec siebie – wszystkich obietnic, które złożyłeś sam sobie.

Chaos na poziomie obszarów odpowiedzialności – każdy z nas w pracy i w życiu pełni role, za coś odpowiada, dba o konkretny obszar. To właśnie obszary odpowiedzialności. Chaos na tym poziomie sprawia, że są one rozmyte lub zupełnie niezidentyfikowane. Jeżeli zastanawiasz się, jaki jest właściwie Twój zakres obowiązków, to prawdopodobnie wkradł się weń chaos.

Chaos na poziomie celów – cel to bardzo klarownie zdefiniowana aspiracja, którą chcesz zrealizować w niedalekiej przyszłości. Na tym poziomie chaos potrafi być bardzo podstępny. Przejawia się na wiele sposobów: niedokładnie określonych celów, zbyt wielkiej ich ilości lub nawet zbyt ambitną ich definicją. Cele wyznaczone niedokładnie powodują utratę przejrzystości i koncentracji, a cele określone zbyt dokładnie wprowadzają zbyt duże ciśnienie, usztywnienie i rozproszenie.

Chaos na poziomie wizji – czyli przejrzystość Twojej idealnej wizji sukcesu. Po czym poznasz, że osiągasz sukces w danym obszarze? Jeżeli nie masz wykrystalizowanej wizji tego, co chcesz osiągnąć, ciężko będzie Ci dobrze zarządzać Twoimi priorytetami. Tu chaos objawia się głównie na dwa sposoby – albo masz zbyt dużo pomysłów i planów, albo Twoje pomysły są zbyt rozmyte. Ogarnięcie tego poziomu jest bardzo trudne, gdyż wymaga czasu i wielu iteracji. Porzuć złudzenie, że wizję da się szybko wyklarować. Jeżeli słyszałeś, że ludzie sukcesu mieli wizję tego, co chcą osiągnąć, nie daj zwieść się temu mitowi. Tak, mieli. Ale zwykle dochodzili do niej wiele lat!

Chaos na poziomie poczucia sensu – czyli poszukiwanie odpowiedzi czy te wszystkie wizje, cele, obszary, zobowiązania i działania mają w ogóle dla Ciebie sens. Jaki jest powód, że się w nie angażujesz? Co daje Ci poczucie szczęścia i spełnienia? Co nadaje sens Twojemu życiu? Jakie miejsce zajmuje w nim praca? Trudne pytania, bardzo pracochłonne poszukiwanie odpowiedzi. Chaos na tym poziomie powoduje jednak spustoszenie we wszystkich pozostałych. Brak klarowności w tym obszarze, może spowodować, że drabina, po której się wdrapujesz jest przystawiona do nieodpowiedniej ściany.

Pytanie: Na którym poziomie chaos dopada Cię najczęściej?