“A możesz powiedzieć jakie są obecnie trendy rozwoju produktywności? W którym kierunku ta dziedzina się rozwija?”. Takie pytanie zadała mi uczestniczka poprowadzonego w ubiegłym tygodniu warsztatu “Spotkania z Produktywnością” dla EPWN. Pytanie tak ciekawe, że zainspirowało mnie do napisania dzisiejszego wpisu. A zatem “Quo vadis personal productivity?”.

Obserwując rynek produktywności osobistej (personal productivity) wyróżniam trzy znaczące kierunki rozwoju:

• Teleinformatyka wspierająca produktywność
• Rozwój wiedzy na temat funkcjonowania mózgu i organizmu człowieka
• Zarządzanie produktywnością w organizacji

Teleinformatyka wspierająca produktywność – to obszar w którym możesz spodziewać się największej ilości innowacji. Rozwiązania informatyczne z założenia mają wspierać wzrost wydajności pracy. Wsparcia tego możemy oczekiwać następujących dziedzinach:

Sztuczna inteligencja – rozwój sztucznej inteligencji spowoduje, że systemy zarządzania zadaniami przyszłości same będą układały propozycję planu dnia oraz podpowiadały, w co powinieneś się zaangażować. Ponieważ będą posiadały historię Twoich projektów, będą potrafiły dopasować te propozycje do Twoich nawyków, rytmu dnia oraz kompetencji. Można sobie wyobrazić systemy, które za Ciebie wykonają przegląd tygodniowy i zaproponują optymalne wykorzystanie czasu w nadchodzącym tygodniu. Do Ciebie należeć będzie drobna modyfikacja i akceptacja takich planów. Systemy te wykorzystają również wiedzę o Tobie i Twoich przyzwyczajeniach zgromadzoną w danych, które generujesz i zostawiasz w Internecie: portalach społecznościowych, serwisach geolokalizacji, itp (tzw. Big Data).

Context Aware Applications – żyjemy w świecie urządzeń mobilnych. Można przypuszczać, że już z jakiś czas Twoja nawigacja GPS (lub jej następca) podczas drogi z biura do domu powiadomi Cię o konieczności skręcenia do supermarketu. Zoptymalizuje również trasę w oparciu o zapisy w Twoim kalendarzu. Smartphony będą podpowiadać co masz załatwić wchodząc do danej lokalizacji. Wchodzisz do pokoju szefa, a system podpowiada Ci listę spraw do omówienia. Przychodzisz na spotkanie z Klientem i widzisz dane z systemu CRM połączone z listą tematów do omówienia.

Grywalizacja – zastosowanie technik grywalizacji do motywowania Cię do wykonywania kolejnych etapów projektów. Tak jak dziś grając na XBox zdobywasz tzw. Osiągnięcia w zamian za dokonywanie postępu w grach, tak w przyszłości system będzie motywował Cię do wykonywania kolejnych zadań w projekcie. Ukończyłeś zadanie przed terminem? Otrzymujesz bonus w postaci biletu do kina. Wykonanie działań w projekcie skutkować będzie zdobywaniem punktów i rozwojem Twojej “karty bohatera”. Trochę jak w grach RPG.

Indywidualne systemy zarządzania zadaniami – wzrośnie znaczenie osobistych systemów zarządzania zadaniami. Normą będzie, że każdy pracownik posiadać będzie taki system. Prawdopodobnie możliwe będzie integrowanie tych systemów z narzędziami firmowymi, np systemami klasy EPM (Enterprise Project Management) lub CRM (Customer Relationship Management).

Aplikacje i urządzenia konsumenckie wspierające produktywność – możesz się spodziewać aplikacji i urządzeń, które będą wspierać Twoją produktywność. Aplikacje do śledzenia realizacji celów, gadżety pomagające uzyskać skupienie na dany okres czasu, czy aplikacje pomagające porządkować e-maile to tylko wybrane przykłady.

Prywatne bazy wiedzy – rosnąca ilość przetwarzanych danych i informacji, z którymi pracujesz spowoduje upowszechnienie i rozwój prywatnych baz wiedzy (których przedstawicielami są dziś aplikacje OneNote czy Evernote).

Narzędzia telekomunikacyjne – nowoczesne narzędzia telekomuniacyjne, które dziś znamy głównie z filmów SF będą zdobywać coraz większą popularność w każdej firmie. Fizyczna obecność w salach konferencyjnych stanie się zbędna. Już dziś możliwości technologiczne umożliwiają przeprowadzenie spotkania w obecności wirutalnych postaci hologramów. Kilka lat temu podczas tragów Paris Airshow w Le Bourge uczestniczyłem w prezentacji rozwiązań wojskowych, gdzie pokój dowodzenia wypełniony był holograficznymi wizerunkami dowódców. Praktycznie nie czuło się różnicy pomiędzy rozmową z człowiekiem a jego holograficznym wizerunkiem. Z czasem takie rozwiązania staną się normą w biznesie.

Systemy do pracy grupowej – dziś głównie reprezentowane przez systemy do zarządzania elektronicznym obiegiem dokumentów, z czasem umożliwią Ci realizację większości zadań w projekcie w środowisku wirtualnym. Wspólne edytowanie dokumentów, tworzenie prezentacji czy praca całego zespołu nad raportem lub ofertą staną się powszechnym zjawiskiem w firmach.

Systemy do zespołowej realizacji projektów – to kolejny dział informatyki, który rozwija się błyskawicznie. Systemy do wspólnej realizacji projektów, śledzenia ich postępu, zarządzania zadaniami członków zespołu staną się narzędziami do wykonywania codziennych obowiązków. Szef nie będzie wysyłać Ci e-maila z informacją co masz zrobić – ustawi Ci (a raczej jego asystentka) zadania w takim systemie.

Social Enterprise – wyobraź sobie wewnętrzny portal społecznościowy, np Facebook przeznaczony tylko dla pracowników Twojej firmy. Za jakiś czas tak właśnie będziesz się komunikować ze swoimi współpracownikami. Zamiast wysyłać e-maile z załącznikiem – publikacja dokumentów na ścianie, zamiast pisać o postępie projektu – opublikujesz nowy status.

Rozwój wiedzy na temat funkcjonowania mózgu i organizmu człowieka – drugi obszar gdzie obecnie rozstrzyga się przyszłość produktywności osobistej, to coraz lepsze poznanie funkcjonowania mózgu oraz naszych organizmów. Badania w poniższych obszarach spowodują wpływ na to jak realizujemy nasze zobowiązania i działania.

Świadome tworzenie i optymalizacja nawyków – najłatwiej wykonywać działania w postaci nawyków. Nauka coraz więcej wie na temat ich tworzenia oraz modyfikacji. Im lepiej zrozumiesz jak tworzyć i usuwać swoje nawyki, tym łatwiej będzie Ci wykonywać czynności, które dotychczas zdarza Ci się odwlekać.

Zarządzanie energią – wywodząca się z psychologii sportu dziedzina gospodarowania naszą energią i wykorzystywania punktów wzmożonych możliwości energetycznych. Lepsze zrozumienie, kiedy Twoje ciało i mózg są wydajne, jak to co jesz wpływa na Twoje myślenie i koncentrację czy świadome tworzenie rytmu działania dopasowanego do Twojego bilansu energetycznego pozwoli Ci jeszcze lepiej wykorzystywać swój czas.

Budowanie koncentracji – dziś już wiemy, że koncentrację możemy budować i rozwijać. W przyszłości dowiesz się jak robić to lepiej i bardziej świadomie, tak aby uzyskiwać stan koncentracji “na żądanie”.

Farmakologiczne wspomaganie działania mózgu – możesz z dużym prawdopodobieństwem przyjąć, że branża farmaceutyczna zaproponuje Ci środki wspomagające pracę Twojego mózgu i koncentrację. Już dziś pojawiają się pierwsze suplementy diety, które korzystnie mają wpływać na Twoją pamięć i koncentrację.

Poszerzanie sprawności działania mózgu – czyli obszar tzw. biofeedbacku. Za pomocą tego typu narzędzi, będziesz mógł ćwiczyć i rozwijać własną koncentrację i kreatywność.

Zarządzanie produktywnością w organizacji – trzeci obszar, który warto obserwować to metody zarządzania produktywnością osobistą pracowników. Zmieniające się czasy i oczekiwania pracowników, spowodują, że menedżerowie będą musieli wytworzyć nowe sposoby zarządzania swoimi zespołami, aby zachować ich wysoką wydajność. Główne trendy w tym obszarze to:

Mierzenie produktywności pracowników wiedzy – odejście od “fabrycznego” mierzenia produktywności (np., przez pryzmat ilości wyprodukowanych rezultatów, czy zużytego czasu pracy), na rzecz metod pomiaru uwzględniający elastyczność i coraz większą samodzielność pracowników.

Rosnąca ilość pracy projektowej – zmieniające się proporcje w pracy umysłowej. Zmniejszająca się rola pracy “liniowej”, operacyjnej na rzeczy pracy projektowej. Coraz większa ilość zespołów wirtualnych, tworzonych na potrzeby konkretnego projektu wymagać będzie rozwinięcia metod optymalnego dopasowania kompetencji i zasobów ludzkich do realizowanych projektów.

Rosnąca elastyczność czasu pracy – spowoduje konieczność wypracowania nowych metod powierzania i rozliczania odpowiedzialności za rezultaty. Zarządzanie “mijającymi się” pracownikami spowoduje konieczność korzystania z systemów do zespołowej realizacji projektów, o których piszę powyżej. Wymagana będzie również transformacja kadry zarządzającej, która odejść będzie musiała od pełnego nadzoru pracownika obecnego w biurze.

Mobilność pracowników – pracownicy są coraz bardzie mobilni. Telepraca, częste podróże służbowe, malejące powierzchnie biurowe, spowodują konieczność wypracowania modeli zarządzania uwzględniające rozproszenie geograficzne członków zespołu. Przygotuj się na częstsze wideokonferencje i pracę z różnych miejsc (z domu, kawiarni czy tymczasowego pomieszczenia biurowego).

BYOD/BYOS (bring your own device/software) – coraz więcej pracowników przynosi własne narzędzia pracy. Ty również w przyszłości przyniesiesz własne aplikacje i urządzenia, które pomogą Ci być bardziej produktywnym. Oczekiwać będziesz, że staną się one Twoim naturalnym środowiskiem pracy. A Twój szef będzie potrzebował stworzyć taki system pracy, że te Twoje narzędzia nie narobią bałaganu w firmie.

Ten obszar rozwoju produktywności stanowić będzie największe wyzwanie dla kadry zarządzającej przedsiębiorstwem. Trwanie w przestarzałych modelach zarządzania, powodować będzie znaczący spadek produktywności poszczególnych członków zespołu oraz odpływ pracowników najbardziej produktywnych. Jedynie transformacja do nowych modeli zarządzania pozwoli wykorzystać do maksimum produktywność swoich pracowników.