Poprzedni wpis o systemach do zarządzania zadaniami i projektami spotkał się z bardzo pozytywnym przyjęciem i zainteresowaniem Czytelników. Dziś kontynuuję temat, by przybliżyć najważniejsze kwestie związane z wyborem właściwego rozwiązania.

Wybierając system dla siebie, przeanalizuj 7 obszarów kluczowych dla dopasowania go do rytmu i stylu Twojej pracy.Opisałem je w kolejności od najważniejszego do najmniej ważnego.

Interfejs

Główną zasadą, którą powinieneś się kierować przy wyborze takiego systemu jest poziom dopasowania do Twoich przyzwyczajeń i stylu pracy. To jest system, do którego będziesz zaglądać nawet kilkanaście razy dziennie. Jeżeli za każdym razem będziesz myśleć wtedy, że coś Ci przeszkadza albo nie podoba, bardzo szybko się zniechęcisz.

Zwróć uwagę jak czytelny jest intefejs. Czy najważniejsze informacje są zawsze pod ręką? Czy zaglądając do systemu szybko znajdujesz to czego potrzebujesz? Czy wolisz układ tabelaryczny jak na przykład w Toodledo, czy bardziej dowolny jak w Moredays? Czy można modyfikować kolorystykę i układ ekranów?

Jakie usprawnienia przewidzieli twórcy? Czy istnieją skróty klawiszowe? Czy jest dostępna specjalna składania, która pozwala szybciej kategoryzować zadania i projekty? Czy interfejs jest przystosowany do obsługi za pomocą ekranów dotykowych?

Szybko przekonasz się, że będziesz szukać takich usprawnień, aby zaoszczędzić czas. Ja kieruję się zasadą, by jak najmniej czynności wykonywać myszką, a jak najwięcej za pomocą dotyku lub klawiatury. To znacząco oszczędza czas!

Struktura zadań i projektów

Drugim ważnym parametrem jest elastyczność struktury zadań i projektów. Struktura ta musi umożliwić odwzorowanie zadań, które realizujesz. Podstawa to podział na projekty i działania. Ale w zależności od Twoich zadań, być może potrzebne Ci będą tagi, priorytety lub podprojekty. Niektórzy Klienci potrzebują również wizualizacji następstwa zadań, na przykład w formie wykresu Gantta.

W tym obszarze polecam kierować się podejściem minimalnym – im mniej, tym lepiej. Niestety często trend jest odwrotny – twórcy siląc się na oryginalność wymyślają szereg funkcjonalności, które później w ogóle nie są używane. Na początek wystarczy Ci prosta struktura: projekty, zadania oraz możliwość grupowania projektów. Jeżeli używasz metodyki GTD ważne również będą konteksty, czyli grupowanie zadań.

Technikalia

Trzeci obszar to kwestie techniczne rozwiązania. Wbrew pozorom to bardzo ważne, aby zwrócić uwagę w jaki sposób świadczona jest usługa i czy umożliwia bezpieczne korzystanie z systemu. Najważniejsze aspekty to:

• Export danych – czy system umożliwia eksport Twoich danych. To bardzo ważne, jeśli będziesz chciał zmienić system. System powinien umożliwiać Ci zabranie Twoich danych ze sobą.
• Polityka prywatności – przeczytaj dokładnie warunki korzystania z usługi. Czy, a jeśli tak, to komu udostępniane są Twoje dane? Gdzie są przechowywane? Jakie mechanizmy zabezpieczenia zastosowali twórcy? To bardzo ważne, szczególnie jeżeli pracujesz na projektach poufnych lub wymagających dyskrecji. Nie chcesz przecież, aby Twoje projekty czy notatki zostały na przykład zaindeksowane przez Google. Uwaga również na aplikacje darmowe – zwykle ceną za ich używanie jest właśnie Twoja prywatność. A to są dane, które pokazują co dokładnie robisz i w jaki sposób. Bardzo cenna wiedza dla wielu firm.
• Backup – sprawdź jak twórcy zabezpieczają Twoje dane i czy tworzą kopie bezpieczeństwa. Na kim spoczywa obowiązek wykonywania kopii bezpieczeństwa? Często aplikacje umożliwiają wykonywanie kopii bezpieczeństwa, ale to użytkownik musi te kopie wykonywać. W przypadku awarii niektóre systemy nie gwarantują, że odzyskają Twoje dane!
• Dokumentacja – czy istnieje dokumentacja lub system pomocy, które wyjaśniają, w jaki sposób korzystać z systemu? To ważne, kiedy chcesz zrozumieć bardziej zaawansowane funkcje systemu.
• Wsparcie techniczne – czy twórcy świadczą wsparcie techniczne, czy swoje problemy musisz rozwiązywać samodzielnie?
• Struktura cenowa – przenalizuj dokładnie jaka jest struktura cenowa i za co każą sobie płacić twórcy systemu. Obecnie najczęściej spotykany model subskrypcyjny – czyli opłata abonamentowa. Zwykle opłata za rok z góry jest niższa. Czasem główna funkcjonalność jest dostępna za darmo, a płatne są dodatkowe opcje, na przykład możliwość grupowania projektów lub więcej przestrzeni dyskowej. Rozejrzyj się również za promocjami! Można otrzymać bardzo atrakcyjne zniżki. Nawet jeśli nie ma obecnie promocji – warto napisać do twórców z pytaniem o rabat. Nie porównuj opłat miesięcznych, oblicz jaki będzie sumaryczny koszt używania systemu przez rok.

Synchronizacja między urządzeniami

Czwarty obszar to dostępność systemu na urządzeniach, na których pracujesz. Jeżeli pracujesz na trzech ekranach (telefon, laptop, tablet) warto mieć listę zadań pod ręką. Najważniejszy to dostęp przeglądarkowy oraz aplikacja dedykowana na urządzeniu, na którym spędzasz najwięcej czasu. Pozostałe to miłe dodatki. Sprawdź również, czy jest możliwość pracy offline. Mimo coraz większej powszechności Internetu mobilnego, nadal będziesz znajdować się w sytuacji, gdy trzeba będzie skorzystać z systemu właśnie wtedy, kiedy nie masz zasięgu ani ogólnodostępnego WIFI pod ręką.

Ważne jest, w jaki sposób możesz dodawać nowe zadania do systemu. Najlepiej, aby dodanie nowego zadania było jak najszybsze, na przykład po jednym kliknięciu. Ja chwalę sobie sposób dodawania za pomocą e-mail. Na specjalny adres wysyłam e-mail z nazwą zadania w treści, a system sam dodaje to zadanie do skrzynki zadań do przetworzenia.

Praca grupowa

Większość obecnych na rynku systemów oferuje grupowe realizowanie projektów, oraz możliwość dzielenia się zadaniami w zespole. To obecnie jeden z trendów w tych systemach i niektórzy analitycy wróżą nawet, że to właśnie ta funkcja będzie przełomem we współpracy grupowej.

Wdrożenie takiego systemu zarządzania zadaniami i projektami do współpracy w zespole lub firmie, to wyższa szkoła jazdy. Jeżeli dopiero zaczynasz przygodę z takimi systemami, nie przykładaj do tej funkcji największej wagi. Naucz się korzystać z takiego systemu samodzielnie. Gdy Twoja produktywność wzrośnie, inni członkowie zespołu sami zapytają Cię jak Ty to robisz 🙂 Wtedy to dobry moment, by rozpocząć pracę grupową.

Integracje

Większość systemów oferuje integracje z innymi aplikacjami, których używasz na przykład z Evernote, Dropbox, czy z Outlook. Nie szukaj jednak na siłę aplikacji, która zintegruje się ze wszystkimi używanymi przez Ciebie programami. Zobaczysz, że niezbyt często z tych funkcji będziesz korzystać. Najważniejsze integracje, które warto rozważyć to:

• integracja z systemami do notowania jak Evernote czy OneNote
• możliwość załączania plików
• integracja z e-mail

Raportowanie i statystyki

To jest obszar, który moim zdaniem zdecydowanie jest za mało rozwinięty w tego typu systemach. W przyszłości to właśnie ten obszar będzie najbardziej rozwijany. Możliwość statystycznej obserwacji, w jaki sposób pracujesz, jakie zadnia najczęściej odwlekasz, albo na co spędzasz najwięcej czasu to będzie bezcenna wiedza do poprawy Twojej produktywności. W przyszłości, to Twój system będzie podpowiadał Ci samodzielnie, w oparciu o Twoje historyczne decyzje, którymi zadaniami masz się zająć i które projekty przyniosą najwyższą korzyść.

Dziś niektórzy twórcy dopiero zaczynają eksperymentować z funkcjonalnościami raportującymi, np. Todoinst z funkcją Karma czy Facile Things z modułem Metrics.

Na zakończenie

Na koniec zostawiłem ostatnią i chyba najważniejszą rekomendację: nie szukaj systemu doskonałego! Obejrzyj kilka rozwiązań z zestawienia, które przygotowałem i zacznij któregoś używać. Bardzo często popełnianym błędem jest ciągłe poszukiwanie nowego, lepszego rozwiązania. Nie popełniaj tego błędu! Wybierz taki system, który odpowiada Ci w 60-70 % i zacznij z niego korzystać. Po pół roku, gdy już dobrze poznasz wybrany system, możesz się zastanowić czy jest sens cokolwiek zmieniać.