Możesz się znaleźć w takiej sytuacji, gdy nie będziesz mogła wyposażyć się w system do zarządzania zadaniami i projektami. Być może Twój pracodawca nie pozwala na korzystanie z takich rozwiązań, lub po prostu nie chcesz poznawać kolejnego oprogramowania. Co w takim przypadku, kiedy zadań jest zbyt dużo, a Ty nie chcesz kupować nowej aplikacji?

W takiej sytuacji możesz zbudować taki system samodzielnie! Masz do wyboru dwie opcje:

• Konfiguracja systemu z oprogramowania, które już masz do swojej dyspozycji.
• Stworzenie systemu “papierowego”, wykorzystującego tradycyjne narzędzia biurowe, np.: segregatory, notatniki, etc.

Samodzielna konfiguracja takiego systemu nie jest trudna. Nie potrzebujesz specjalnych technicznych umiejętności. Zanim zacząłem korzystać z Nozbe, mój system do zarządzania zadaniami i projektami zbudowany był na bazie oprogramowania Outlook i OneNote. Wystarczy, że wykorzystasz standardowe funkcjonalności istniejącego oprogramowania. Potrzebujesz przygotować następujące komponenty:

Skrzynka spraw przychodzących – dedykowane miejsce na wszystkie nowe sprawy, które masz do załatwienia. Dla mnie takim miejscem była lista zadań w Outlook. Każde zadanie tam wpisane, bez nadanej kategorii, stanowiło zadanie do przetworzenia.

Lista projektów – miejsce gdzie będziesz przechowywać informacje na temat Twoich aktualnych projektów. Ja taką listę trzymałem w OneNote.

Notatki do projektów – realizując projekty, potrzebujesz miejsca, gdzie możesz gromadzić wszystkie materiały referencyjne dla projektu: notatki, plany, harmonogramy, ustalenia, itp. Te informacje również przechowywałem w OneNote, jako podstrony listy projektów. Dzięki temu wszystkie notatki projektowe miałem zawsze pod ręką.

Kalendarz – niezbędny element pracy każdego profesjonalisty. Wykorzystywałem (i wykorzystuję nadal) kalendarz w Outlook synchronizowany z telefonem. Dzięki temu plan na dany dzień mam zawsze przy sobie.

Lista najbliższych działań – najbliższe działanie, to pierwsze, fizyczne działanie niezbędne do wykonania w projekcie. Taką funkcjonalność możesz zrealizować w oparciu o funkcję Zadań w Outlook’u. Najbliższe działania warto grupować w tak zwane konteksty, czyli według sytuacji, w których możesz je zrealizować. Wykorzystywałem do tego funkcję kategorii, które przypisywałem do poszczególnych działań.

Inkubacja – miejsce na projekty, których jeszcze nie realizujesz, ale masz już pomysły na przyszłość. Wykorzystywałem do tego oddzielny notatnik w OneNote. Wszystkie pomysły na nowe projekty, usługi lub sprawy tzw. “kiedyś może” zapisywałem właśnie tam.

Archiwum – miejsce, gdzie będziesz gromadzić wszystkie materiały, które będą potrzebne później, a nie wymagają obecnie żadnego działania. Zgodnie z sugestią metodyki GTD, prowadzę archiwum uporządkowane alfabetycznie. Wszystkie archiwalne informacje trzymam w OneNote.

Lista spraw zdelegowanych – lista, na której przechowujesz informacje o rezultatach, na które czekasz od innych. Listę taką miałem skonfigurowaną w module Zadań w Outlook. Były to zadania z kategorią @Czekam_na (Waiting For)

Perspektywy – miejsce, gdzie masz spisane swoją misję, wizję sukcesu, cele do zrealizowania i obszary odpowiedzialności. Przechowuję je w OneNote, dzięki czemu są zawsze pod ręką, gdy potrzebuję upewnić się, co do poprawności kursu, który obrałem.

To najważniejsze komponenty systemu do zarządzania zadaniami. Pamiętaj, że najważniejsza jest realizacja zadań i projektów. Narzędzia, które w tym pomagają mogą być dowolne, jeżeli na koniec dnia osiągasz zamierzone rezultaty.

Wpis zawiera tzw. linki afiliacyjne, co oznacza, że jeżeli zakupisz usługę, którą polecam otrzymam od niej prowizję. Polecam jedynie usługi i produkty, których sam używam i uważam, że mogą przydać się moim Czytelnikom.