Kiedy robię analizę stylu pracy moich Klientów, pokazują mi oni, w jaki sposób organizują swoje kalendarze i listy zadań do zrobienia. Najbardziej lubię oglądać te sposoby, które nie działają. Jakże często widzę, że Klient dosłownie tonie w żółtych karteczkach rozklejonych w około. Albo listy zadań w Outlook, świecące na czerwono, zajmujące więcej niż dwa ekrany, już dawno przeterminowane i nie używane. Albo kalendarz pokreślony, pomazany, z adnotacjami, co jeszcze trzeba zrobić, przeglądany nerwowo co jakiś czas z poczuciem winy, że pewnych zadań się nie zrobiło. Są dwa główne powody, dla których te narzędzia nie działają:

1. Klient działa w sposób reaktywny – reaguje tylko na zadania, o których ktoś lub coś mu przypomni. Są to zazwyczaj zadania pilne i ważne, czyli tak zwane “pożary”.
2. Ilość zadań i projektów, które Klient ma na swojej głowie jest zdecydowanie za duża, aby tak proste narzędzia zadziałały.

W pierwszym przypadku długoterminowe działanie w taki sposób może prowadzić do przytłoczenia pracą, ogromnego stresu, frustracji oraz niezadowolenia przełożonego, a w konsekwencji do utraty pracy, wypalenia zawodowego lub przykrych konsekwencji zdrowotnych.

Dziś szefowie oczekują przede wszystkim pracowników potrafiących samodzielnie zorganizować swoją pracę, bez konieczności przypominania i nadmiernego pilnowania. Ostatnio przeczytałem nawet, że brak umiejętności zorganizowania swojej pracy jest przyczyną odrzucenia nawet 30% kandydatów ubiegających się o dane stanowisko!Przypadek ten zwykle dotyczy jednak pracowników z mniejszym doświadczeniem i niżej w hierarchii organizacji.

W przypadku menedżerów i specjalistów, z którymi najczęściej pracuję, znacznie częściej występuje przypadek drugi. Doszli oni do takiego momentu, gdzie liczba zadań i projektów jest za duża, by ogarnąć je tak prostym narzędziem jak kalendarz lub lista zadań do zrobienia.

Jeśli myślisz na poważnie o sprawnym zarządzaniu dużą liczbą projektów i zadań równolegle, koniecznie zaopatrz się w dedykowany system do zarządzania zadaniami i projektami. Rynek takich systemów rośnie bardzo szybko, a branża ocenia, że niedługo aplikacje do zarządzania zadaniami będą standardowym wyposażeniem każdego pracownika umysłowego. Warto więc przygotować się już dziś na nadchodzącą przyszłość.

Po co mi taki system?

Naturalnym pytaniem w takim momencie, jak w przypadku każdej nowości, jest pytanie “Po co mi taki system? Czy naprawdę potrzebuję nowego narzędzia?“. Podejrzewam, że kilkadziesiąt lat temu podobne pytanie zadawali sobie Ci, którym polecano używać kalendarza. Obecnie już to nikogo nie dziwi, a kalendarz stał się naturalnym wyposażeniem menedżera czy specjalisty.

Dziś sam kalendarz już nie wystarcza. Współczesna praca umysłowa wymaga od nas radzenia sobie z dziesiątkami, jeśli nie setkami zobowiązań równolegle. Dodatkowo presja na wyniki rośnie. Menedżerowie oczekują większej wydajności pracy w krótkim czasie. Jest tylko kwestią czasu, kiedy zostaniesz przytłoczona ilością zadań i zobowiązań.

Oto 6 korzyści, które daje stosowanie systemów do zarządzania zadaniami.

Większa kontrola nad wieloma wątkami – osoby, które używają dedykowanych narzędzi do zarządzania zadaniami są w stanie kontrolować więcej projektów jednocześnie. Przy małym obciążeniu pracą wystarczają proste narzędzia – kalendarz, prosta lista rzeczy do zrobienia lub żółte karteczki. Jeśli jednak potrzebujesz kontrolować więcej wątków równolegle, potrzebujesz dedykowanego systemu.

Przejrzysta struktura pracy do wykonania – największym wyzwaniem pracy umysłowej jest rozmycie granic wykonywanego zadania. Nasz mózg, aby dobrze wykonać zadanie, potrzebuje przejrzystej struktury: wiedzieć gdzie jest początek i gdzie koniec zadania, jaki ma być rezultat i jakie kroki wykonać po kolei. Narzędzia do zarządzania zadaniami porządkują i nadają strukturę Twojej pracy.

Zarządzanie priorytetami – przy zarządzaniu priorytetami oprócz tego, że wiesz co masz do zrobienia, równie ważne jest to, że wiesz czego nie zrobisz. Ocena priorytetów za pomocą samego kalendarza lub prostej listy zadań jest trudna. Dużo łatwiej jest wybrać priorytety, jeśli masz wgląd we wszystkie możliwe opcje. Taki wgląd umożliwia właśnie system. Jak na dłoni widzisz wszystkie swoje zobowiązania i łatwiej Ci podjąć decyzję, czym zająć się w danej chwili.

Brak zapominania – nasza pamięć jest ulotna. W stanie stresu zapominamy o wielu szczegółach i czynnościach do wykonania. To dlatego w zawodach, gdzie zadania są złożone i obciążone wysokim stresem, takich jak piloci, astronauci, żołnierze czy lekarze stosuje się listy kontrolne. Dziś podobne listy kontrolne potrzebne są w pracy biurowej. Posiadając system, masz takie listy kontrolne pod ręką.

Bezpieczeństwo danych – co się stanie, jeśli sprzątaczka wyrzuci Twoją listę zadań do zrobienia, albo przypadkowo Twoje dziecko ją zniszczy, myśląc że to książeczka do wycinanek? Przechowując dane w systemie do zarządzania zadaniami, posiadasz je zabezpieczone w kilku miejscach. Odtworzenie listy zadań i projektów w przypadku awarii trwa kilka minut.

Oszczędność czasu – w systemie do zarządzania zadaniami masz wszystko pod ręką – notatki, pliki, listy zadań, standardy, listy kontrolne. I co najważniejsze – w większości obecnych systemów istnieją bardzo dobre mechanizmy wyszukiwania i filtrowania. To znacząco przyspiesza wykonywanie zadań, odszukiwanie informacji oraz wybieranie właściwych priorytetów

Jak wybrać system dla siebie?

Przede wszystkim nie czekaj aż taki system kupi Ci pracodawca. Co prawda coraz więcej firm wyposaża zespoły w systemy do zarządzania zadaniami, to jednak nie jest to tak powszechne zjawisko jak wyposażenie na przykład w e-mail. Nie czekaj! Zainwestuj sama. Opłata za miesiąc użytkowania takiego systemu jest naprawdę niewielka, rzędu od kilkunastu do kilkudziesięciu złotych miesięcznie, a szybko przekonasz się jak wiele zyskasz na swojej wydajności i skuteczności. Istnieje też wiele systemów darmowych.

Zajrzyj do mojego zestawienia, gdzie przygotowałem kilka takich ciekawych systemów, zarówno płatnych jak i darmowych.

Gorąco zachęcam Cię do wypróbowania Nozbe. Używam tego systemu od prawie dwóch lat i jestem bardzo zadowolony. A dodatkowo jest to system stworzony przez polskich programistów pod wodzą Michała Śliwińskiego. Warto wspierać polską myśl, tym bardziej, że Nozbe odniósł duży sukces na rynku amerykańskim i japońskim, a Michał jest uznawany za jedną z bardziej wpływowych osób na branżę produktywności na świecie.

Jak zacząć?

Jeżeli dotychczas nie korzystałaś z systemu do zarządzania zadaniami i projektami, na początek polecam dokonać wyboru intuicyjnego. Wybierz taki, który najbardziej Ci się spodoba. Wbrew pozorom, to bardzo ważne. Z tego systemu będziesz korzystać każdego dnia i niedopasowany interfejs może skutecznie zniechęcać. Potraktuj to jak eksperyment. Zacznij zapisywać pierwsze zadania, stwórz pierwsze projekty, obejrzyj dokumentację i materiały instruktarzowe.

Nie przejmuj się zbytnio, jeśli nie wiesz, co wybrać. Prawdopodobnie ten pierwszy system nie będzie Twoim systemem docelowym. Na razie przyzwyczaj się do takiego narzędzia. Z czasem odkryjesz, na których funkcjonalnościach najbardziej Ci zależy.

Wkrótce opublikuję wpis, w którym przybliżę więcej szczegółów, na co zwrócić uwagę przy wyborze systemu dla siebie.

Napisz proszę, jakie systemy przetestowałaś?

Wpis zawiera tzw. linki afiliacyjne, co oznacza, że jeżeli zakupisz usługę, którą polecam otrzymam od niej prowizję. Polecam jedynie usługi i produkty, których sam używam i uważam, że mogą przydać się moim Czytelnikom.