Czas jest zasobem, z którego powinieneś nauczyć się korzystać w sposób jak najbardziej świadomy. To jedyny zasób, którego nie uda Ci się odzyskać ani uzupełnić. Każdego dnia podejmujesz decyzje, w jaki sposób wykorzystasz swój czas. Bardzo często nieświadomie, bazując na wykształconych nawykach i przyzwyczajeniach. Czasami zupełnie nie wiesz gdzie się podział.

Szczególnie ważne jest świadome używanie czasu w pracy. Tu każda minuta się liczy, a ich marnotrawienie przekłada się na to czy będziesz pracować po godzinach, czy będziesz miał pracę oraz czy uda Ci się wypracować premię. Jeżeli świadomie będziesz obserwować zużycie swojego czasu, będziesz w stanie wykorzystać ten zasób w możliwie najlepszy sposób. Nie chcę Ci obiecywać, że uda się dojść do takiego stanu, że nigdy nie zmarnujesz czasu. To chyba niemożliwe. Możliwa za to jest optymalizacja tego zużycia. Modyfikacja rytmu działania, by przynosił jak najwięcej rezultatów, na których Ci zależy.

Już dziś zacznij obserwować i analizować, na co przeznaczasz swój czas. Zobaczysz jak szybko ten niewielki wysiłek zwróci Ci się z nawiązką. Osobiście używam następujących narzędzi i technik, które dostarczają mi danych o faktycznym wykorzystaniu mojego czasu.

Rejestracja Czasu Pracy. Zacznij prowadzić rejestrację czasu pracy. Zapisuj ile minut lub godzin pracowałeś danego dnia nad konkretnym projektem. Takie systematyczne rejestrowanie Twoich aktywności zawodowych przynosi bardzo przydatne informacje. Pozwala Ci tworzyć bardziej wiarygodne plany w przyszłych, podobnych projektach. Daje Ci podstawę do wyciągania wniosków na temat tego jak gospodarujesz swoim czasem. Wiesz w jak dużo projektów jesteś zaangażowany. I co najważniejsze będziesz wiedział, a nie przypuszczał ile godzin pracujesz tygodniowo.

Najbardziej wartościowa będzie możliwość późniejszego raportowania i statystyki z tej rejestracji. Będziesz wiedział dokładnie, na jakie aktywności i projekty spędzasz najwięcej czasu. Z raportów będziesz mógł wywnioskować, co prowadzi Cię do realizacji celów, a co od niej oddala. Zidentyfikujesz również osoby i projekty, które generują największe zapotrzebowanie na Twój czas. To również bardzo ważne informacje do rozmowy o Twoim zaangażowaniu w pracę z Twoim szefem. Możesz ją poprowadzić w oparciu o fakty, a nie przypuszczenia.

Do rejestracji czasu używam aplikacji Harvest. Możesz również użyć Toggl lub darmowego Slim Timer. Jeżeli nie chcesz korzystać z aplikacji dedykowanych do rejestracji czasu pracy, możesz rejestrować zużycie czasu w arkuszu Excel.

Automatyczne śledzenie pracy przy komputerze. Samodzielna rejestracja czasu pracy jest niedoskonała. Jest podatna na błędy, niedokładność i brak systematyczności. Dlatego warto wesprzeć się aplikacją do automatycznego śledzenia czynności, które wykonujesz przy komputerze. Jeżeli pracujesz w systemie Windows, warto skorzystać z aplikacji ManicTime. Aplikacja zapisuje ile czasu pracujesz nad danym dokumentem oraz ile czasu spędzasz w danej aplikacji. Dzięki temu możesz sprawdzić ile czasu spędzasz na Facebook lub czytając portale informacyjne. Uwaga, możesz się zszokować jak dużo! Alternatywą dla ManicTime jest usługa RescueTime

Log odwlekania. Każdemu z nas zdarzają się takie okresy, kiedy zbytnio się rozpraszamy i odwlekamy wykonanie zadań. W takich okresach prowadzę log odwlekania. W OneNote mam dedykowaną zakładkę na zapiski dotyczące tego, w jaki sposób odwlekam ważne zadania. Jak tylko zauważę, że właśnie straciłem czas odwlekając zadanie, otwieram OneNote i wpisuję trzy informacje: datę (skrót klawiszowy Alt+Shit+D), przyczynę odwlekania (na przykład “spędziłem 30 minut na Facebook, zamiast pisać raport”) oraz informacje, jakie zadanie odwlekałem (np. “odwlekam pisanie raportu podsumowującego spotkania analityczne z Klientem”).

Analizując po pewnym czasie zapiski w logu odwlekania, jestem w stanie wyciągnąć wnioski na temat moich strategii odwlekania (a skoro je rozpoznaję, mogę się nimi zająć) oraz przyczyn odwlekania. Zwykle odwlekamy podobne zadania w podobny sposób. Rozpoznanie tych wzorców pozwala wprowadzić zmiany do rytmu działania, aby wyeliminować tego typu marnotrawienie czasu.

Oczywiście pojawia się pytanie czy warto się trudzić i poświęcać czas na tego typu buchalterię? Odpowiedź jest bardzo indywidualna. Jeżeli zależy Ci na tym by swój czas wykorzystać optymalnie lub szukasz sposobów by „wyrwać” z doby dodatkową godzinę – ta inwestycja zwróci się z nawiązką. Jeżeli nie zależy Ci na Twoim czasie – cóż, wtedy to zadanie będzie pewnie nadmiarowe.

Na koniec chciałbym podzielić się z Tobą historią jednego z moich Klientów. Otóż zatrudnił mnie tylko dla realizacji jednego celu – znalezienia i wyeliminowania obszarów, w których marnuje swój czas przeznaczony na pracę zawodową. To bardzo zapracowana osoba, dla której każda minuta przekłada się na konkretny biznes. Znalezienie i wyzwolenie dodatkowych kilku godzin tygodniowo znacząco wpłynęło na wielkość generowanych przychodów przez jej zespół.

Punktem wyjścia do zrealizowania tej interwencji były właśnie techniki opisane powyżej. Teraz i Ty, stosując powyższe narzędzia i techniki, będziesz wiedział, na co przeznaczasz najwięcej czasu w pracy i gdzie możesz znaleźć dodatkowe oszczędności.

Napisz, na co przeznaczasz najwięcej czasu w pracy?

Wpis zawiera tzw. linki afiliacyjne, co oznacza, że jeżeli zakupisz usługę, którą polecam otrzymam od niej prowizję. Polecam jedynie usługi i produkty, których sam używam i uważam, że mogą przydać się moim Czytelnikom.