W czterdziestym piątym odcinku podcastu “Ogarnij Chaos®” rozmawiamy na temat esencji działania każdej organizacji, czyli o procesach, procedurach i projektach. Rozkładamy na czynniki pierwsze tę skomplikowaną materię oraz wskazujemy co można zrobić, aby upewnić się, że dobrze działają.

Zapraszamy do posłuchania!

Zapraszamy do posłuchania!

(jeżeli nie widzisz powyżej odtwarzacza podcastu kliknij w ten link)

Podcast dostępny jest również na Youtube:

🎧 Podcast dostępny również na platformach:

✅ Spotify
✅Spreaker
✅Apple Podcast
✅Google Podcast

Transkrypt

Marcin Kwieciński: Ogarnij… Chaos. Podcast o tym, jak wyjść z przepracowania. I zacząć robić to, co naprawdę ważne.

Marcin Kwieciński: Marcin Kwieciński i Mikołaj Foks. Witajcie w kolejnym odcinku podcastu Ogarnij Chaos. Dzisiaj na warsztat bierzemy skomplikowaną materię, którą postanowiliśmy rozbić nawet na dwa odcinki, a odcinek ma tytuł… O procesach, procedurach i projektach.

Mikołaj Foks: Bardzo mi się podoba, że powiedziałeś, bierzemy skomplikowaną materię, bo, wiesz, przypomniało mi się takie stwierdzenia, które nieraz słyszałem, ale kiedyś szczególnie od jednej znajomej, na temat szkoleń z projektów. Poprowadziłem właśnie kiedyś takie testowe szkolenie, nowy materiał dla grupy osób wewnątrz pewnej organizacji, i potem rozmawiam właśnie z tą znajomą i mówię, wiesz, widzisz, że ten materiał jednak jest tak ułożony, żeby był jakby bardziej lekkostrawny, że jednak to zarządzanie projektami często kojarzy się z bardzo dużą ilością terminologii, właśnie struktur, które ciężko tak pojąć, nie jest to zbyt poetyckie, ale widzisz, że w tym materiale jednak było to dużo lepiej niż w innych, porównywalnych. A ona na to mówi, nie no, ale wiesz, jednak było też trochę ciężko, bo zarządzanie projektami to musi takie być, że musisz po całym dniu czuć, że to cię tak jednak dojechało.

Marcin Kwieciński: Zgniotło czy przygniotło. Więc trochę tak może jest, ale wiesz co, ja nie wiem, mi się wydaje, że tu jest problem taki, że o ile przy innych elementach, jak my o tym rozmawiamy, to właśnie jest ten element takiego opowiadania historii, czyli że coś tak, jak my się komunikujemy, a co u ciebie, no byłem na zakupach, wiesz, kogoś tam spotkałem itd., a można to powiedzieć, no tak, pobrałem produkty, które zostały dodane do koszyka, które, prawda, można mniej poetycko, i tutaj kiedy mówimy o strukturach, o procedurach, projektach, procesach, to to się wydaje być tak, jakbyśmy po prostu czytali książkę telefoniczną i przez to jest to trudne, ale w gruncie rzeczy to jest fantastyczne.

Mikołaj Foks: Jest fantastyczne i ja myślę, że jeżeli patrzymy na tę myśl, która nam przyświeca w całym tym sezonie, czyli porządkowanie organizacji, żeby pracowało w niej się łatwiej, przyjemniej, bez przeciążenia i z większą efektywnością, no to to jest creme de la creme. W zasadzie bez uporządkowania i tego, jak robimy projekty i bez uporządkowania procesów, to można powiedzieć, że jesteśmy na prostej drodze do porażki. Jeżeli z tym tematem się nie zmierzymy, czyli jeżeli firma się z tym nie zmierzy, no to ciężko mówić, że będzie firmą efektywną i taką, w której ludziom się dobrze pracuje.

Marcin Kwieciński: Może zacznijmy w ogóle od uporządkowania, właśnie uporządkowania, jaka jest różnica, co to są te projekty, co to są te procesy, bo też drodzy słuchacze, zdecydowaliśmy się materię tego odcinka podzielić na dwie części i chcielibyśmy w tym odcinku porozmawiać o projektach, a w kolejnym odcinku, który ma dokładnie taki sam tytuł, będziemy rozmawiać o procesach. Więc właśnie, to może parę słów o tym, czym to się w ogóle od siebie różni, czym jest projekt, czym jest proces.

Mikołaj Foks: Wiesz co, to jest dobre pytanie, ale ja bym tutaj sprytnie chciał odbić piłeczkę i postawić pewną kontrowersyjną tezę, może wcale nie kontrowersyjną, zaraz to sprawdzimy i ciekaw jestem, co byś na to powiedział. Teraz mi to przyszło do głowy, że może jest tak, że w firmie może nie być struktur, może nie być procesów, ale najważniejszą, podstawową rzeczą, która naprawdę przesądza o wielu sprawach, jeżeli to zrobimy, to to jest najlepszy początek i w ogóle fundament, to jest to, żeby ułożyć pracę projektową. Że cała reszta może nie istnieć, znaczy dobrze, żeby istniała, ale jak ułożymy pracę projektową, właśnie na projektach, nie na procesach, to jest to najważniejsze i to powinien być punkt wyjścia. No, taka teza. Jak to, kupujesz?

Marcin Kwieciński: No, myślę, że ciekawa teza, tak jak zacząłeś o tym mówić, to się zastanowiłem, czy ona się sprawdza wtedy, kiedy nie mamy wizji i misji organizacji, o których rozmawialiśmy w poprzednich odcinkach. Czyli jednak inne rzeczy też trzeba mieć. Ale intuicja mi podpowiada, że rzeczywiście, nawet jeżeli mamy nieułożoną misję i wizję, a mielibyśmy ułożone projekty, to jesteśmy w stanie coś konkretnego osiągać samo przez to, że właśnie dobrze robimy projekty. Tak, to ja myślę, że tak intuicyjnie i tak na gorąco analizując, to chyba bym jakoś skłaniał się ku takiemu spojrzeniu. Rzeczywiście, zacznijmy od projektów.

Mikołaj Foks: No i to super, to ja się cieszę, bo to mi się podoba, że się zgadzasz. Fajnie, jak się ze mną ludzie zgadzają, nie? Lubimy to, jak ludzie z nami się zgadzają. Ale to jest też trochę taka podpucha do was, drodzy słuchacze. Może wy tutaj macie jakieś przemyślenie, też możecie do nas się odezwać, jakoś się w tej sprawie wypowiedzieć. Ogarnij chaos. Myślę, że rzeczywiście to trochę tak jest, bo dzisiaj też życie jest takie, że my pracujemy dużo bardziej na projektach niż kiedyś. To znaczy, kiedyś różne organizacje, wydaje mi się tak, że to były jednak bardziej takie procesowe prace. Jedna rzecz z drugiej wynikała, powtarzalne. A dzisiaj jest inaczej i może trzeba zaczynając powiedzieć właśnie, czym jest projekt, na czym praca projektowa polega. Projekt to jest, dzisiaj często się mówi, prawda, że coś jest projektem, a nie zawsze nim jest. Projekt jest czymś, co wytwarza coś powiedzmy unikalnego. Może to być jakiś produkt, może to być jakaś usługa, ale co jest ważne, jest zamknięte w czasie, ograniczone, określone w czasie. Czyli sprzedaż jabłek w warzywniaku raczej nie będzie projektem.

Marcin Kwieciński: Jeśli ktoś zakłada właśnie sklepik osiedlowy, to raczej nie będzie projektem, chyba że chce go zamknąć za dwa lata. Ale na przykład remont tego sklepiku albo wprowadzenie nowych warzyw do oferty, bo trwa to jakiś czas i w końcu w tej ofercie się one pojawiają, może być projektem. Więc jest projektem i powinno się to realizować projektowo. Dodać może jeszcze warto taką rzecz, że pewne działania dla jednych ludzi będą projektem, a dla innych nie będą projektem. Na przykład dla nas nagrywanie pewnie sezonu podcastu Ogarnij Chaos, można powiedzieć, że to jest jakiś projekt, ale jeżeli jest sobie jakiś radiowiec, który od pięciu lat robi audycje co tydzień, to ta audycja cotygodniowa nie będzie dla niego projektem. Będzie dla niego pracą operacyjną, powtarzalną, wiadomo jak to przebiega, a dla nas to zawsze będzie każdy kolejny sezon, tak mi się wydaje, że jednak będzie trochę niosło jakąś zmianę, coś będzie nowego, będzie projektem.

Mikołaj Foks: Tak jest. No właśnie, to trochę zbierzmy to. Rzeczywiście projekt tworzy coś nowego bądź wprowadza jakieś usprawnienie, tworzy coś unikalnego. Czyli możemy zaobserwować jako efekt projektu, że coś nowego powstało, jest osadzony w czasie, czyli ma jasny początek i jasny koniec. Wiemy, że się rozpocznie w pewnym punkcie czasu i w pewnym punkcie czasu będzie tak, że możemy powiedzieć projekt został zrealizowany. Czy z sukcesem, czy bez sukcesu, to inna sprawa, ale wiemy, że ten projekt się zakończy. I myślę, że jeszcze ważnym elementem przy projektach jest to, że mamy tak zwane stopniowe doprecyzowywanie. Czyli na początku nie wszystko musi być jasne, my w miarę postępu projektu zaczynamy coraz więcej rozumieć, coraz więcej mieć danych i też podejmujemy kolejne decyzje.

Marcin Kwieciński: Często jesteśmy zaskakiwani w trakcie realizacji projektu czymś nowym i po prostu potrzebujemy się do tego jakoś dostosować. To co? Mamy projekt. Zmiana to jest rzeczywistość chyba każdego projektu. Ja nie słyszałem o projekcie, w którym by nic się nie zmieniło. Zawsze coś się trochę zmieni. A to zakres, a to trzeba trochę szybciej zrobić, a to trzeba trochę mniej albo więcej.

Mikołaj Foks: Albo ludzie się zmienią w tym projekcie, albo coś się zmieni po stronie klienta, albo właśnie dostawcy, czyli nas w tym wypadku. Zmiana jest zawsze w projektach i rzeczywiście też jest tak, że dzisiaj, ponieważ wiele rzeczy realizujemy takich unikatowych, unikalnych, takich właśnie, że ktoś coś u nas zamawia albo my zamawiamy coś u kogoś, to dlatego tutaj zaryzykowałem tą kontrowersyjną tezę, że może jeżeli to będzie działać, to reszta inne rzeczy mogą działać troszeczkę na spontanie. Bo to zazwyczaj jest taki rdzeń właśnie działania projektowej, jest rdzeniem działalności różnych organizacji.

Marcin Kwieciński: Przyjrzyjmy się teraz procesom. Mamy projekty, już mniej więcej, przynajmniej tak definicyjnie spróbowaliśmy to zarysować, to czym jest proces? Mi się proces przede wszystkim kojarzy z cyklicznością, czyli coś co robimy w pewien sposób cyklicznie, codziennie, co miesiąc, co pół roku, co rok, to już jakby ta cykliczność może być dowolna. I właśnie w taki sprawdzony sposób, tutaj drugie słowo, które mi przychodzi jako takie intuicyjne skojarzenie, elementem każdego procesu jest spisana procedura, czyli mamy procedurę postępowania.

Mikołaj Foks: Jak to się często mówi w organizacjach, zawsze robimy tak samo. Zawsze tak robiliśmy, zawsze tak robimy i zawsze tak będziemy robić. Mamy pewną procedurę, sprawdzoną procedurę postępowania, bo procedura jest opisem procesu. Co jeszcze?

Marcin Kwieciński: Dobrze, że o tym powiedziałeś, bo to chyba, wydaje mi się, że to jest kwintesencja tego, prawda? To znaczy pewien przewidywalny schemat, ścieżka działania, co zrobimy, kiedy coś. Tu mi przychodzą do głowy dwie takie metafory. Jedno to są takie konstrukcje tworzone przez ludzi, gdzie np. się wpuszcza piłeczkę i ta piłeczka, nie wiem, biegnie najpierw przez jakiś tunel, potem przeskakuje do jakiegoś kołowrotka i jakby dzieją się po prostu, zaprojektowane są rzeczy krok po kroku, gdzie ta piłeczka, kiedy wpada w jedno miejsce, co się z nią dzieje. A druga rzecz, która mi przychodzi do głowy, to są takie memy, które właśnie ze strzałeczkami, jedno z drugiego wynika, jedne z takich moich ulubionych, no to co zastosować, jeśli coś się popsuło? No i tam są różne pytania i zawsze odpowiedzi są dwie, albo trzeba WD-40 zastosować, albo silver tape, żeby daną rzecz naprawić. To trochę tak jest, to znaczy, że jak przychodzi rzecz, która jest znana nam, do której mamy świadomość, wpada faktura od klienta, albo np. nie wiem, zgłoszona jest jakaś awaria czegoś, co dostarczamy, prawda? Czyli mamy, załóżmy, że mamy jakiś zespół serwisowy, który to naprawia, albo przychodzi zapytanie od klienta na adres mailowy o jakąś usługę, czy produkt, który oferujemy.

Mikołaj Foks: To my od razu wiemy, co robić i ta ścieżka postępowania zawsze jest taka sama, np. odpisz na maila, oddzwoń, ustal w kalendarzu, przekaż dalej i tak dalej, i tak dalej. To jest moment, w którym najczęściej ludzie zadają pytanie, no dobra, to gdzie właściwie przebiega ta linia między procesami a projektami? I myślę, że tutaj znów, żeby posłużyć się metaforą, ja mam wrażenie, że to są takie dwa osobne trybiki w jakimś, nie wiem, zegarze czy innym mechanizmie, które stykają się tymi zębatkami, ale są jednak osobne. I dobrze jest przy układaniu pracy w firmie zarysować, pokazać, ustalić, gdzie one są od siebie odrębne, chociaż się będą przenikać i nawzajem napędzać. Ja osobiście lubię taki podział, to się różnie w organizacjach nazywa i w metodykach to się też różnie nazywa. Ja staram się te wszystkie metodyki jakoś zawsze klientom na intuicję przekładać, żeby to było tak po prostu po ludzku.

Mikołaj Foks: Nie zawsze się oczywiście udaje, ale spróbujmy tutaj. Dla mnie ta działalność procesowa, czyli to, co definiują procesy, to jest taka albo działalność operacyjna, albo ja to często nazywam, to jest trzon naszej działalności, tego, co robi zespół, albo tego, co robi osoba na tym stanowisku, albo co robi w ogóle jakiś cały dział. Czyli mamy taki podstawowy właśnie cykliczny trzon i ja często mówię, że w zasadzie jak to nie działa, to ciężko mówić, żeby firma działała, bo po prostu w danym miejscu firma nie działa, nie robi tego, co do niej należy. I to jest ta działalność procesowa, ona jest różnie nazywana, najczęściej to jest działalność operacyjna, jeszcze czasami z angielskiego to się nazywa business as usual, BAU, czyli właśnie taka działalność, którą my robimy stale w powtarzalny sposób, bardzo przewidywalny sposób, bo jeżeli mamy ułożoną organizację, ułożone procesy, to w zasadzie to jest bardzo przewidywalne. Tydzień w tydzień, miesiąc w miesiąc robimy zawsze tak samo, w taki sam sposób.

Marcin Kwieciński: A znowu działalność projektowa, to ja często mówię, to jest po prostu rozwój, tak intuicyjnie rozumieć to jest rozwój, wprowadzanie zmian. My prowadzimy projekt, żeby wprowadzić jakąś konkretną zmianę albo wyprodukować jakiś konkretny element, produkt, usługę czy usprawnienie, Wiesz, co, teraz mi do głowy przyszło.
organizacji, które mogą być np. sieci telefonik komórkowej albo banki, takie organizacje, które mają swoje punkty obsługi klienta, gdzie ty przychodzisz, coś kupujesz, ktoś ci pokazuje właśnie ten nowy telefon, czy przedłuża twoją umowę i to jest ta działalność operacyjna tej organizacji, ale równocześnie przecież te firmy straciłyby pewnie klientów bez projektów, czyli np. projekt wdrożenia nowej usługi czy właśnie jakiegoś nowego, to będzie jakiś nowy abonament, czy np. jakieś nowe modele telefonu, dodatkowa usługa, która dzieje się w ramach tego, co zamawiasz w abonamencie, nie wiem, masz, a to jakieś tam e-booki, a to coś innego, co dodatkowo możesz kupić i to wprowadzamy projektowo, czyli mówimy sobie, ok, układamy sobie ciąg działań, który prowadzi do tego, że nasz klient ostatecznie na koniec dnia w tej naszej w spotkaniu z naszą pracą operacyjną będzie mógł dany projekt kupić. To chyba dość dobrze właśnie rozrysowuje tą różnicę no i teraz się tylko pojawia pytanie, no dobra, no to co z tymi projektami? To jak te projekty?

Marcin Kwieciński: Jeszcze zanim pójdziemy, to ja bym jeszcze chciał troszeczkę tak na bardziej ludzki język i może, bo myślę, że też nie każdy może tutaj się odnaleźć w tej metaforze telekomunikacyjnej, jakbyśmy to tak spróbowali przełożyć na życie codzienne. Mieszkamy sobie w jakimś domu no i codziennie utrzymujemy tam porządek na przykład, albo cyklicznie utrzymujemy porządek codziennie, co tydzień, sprzątamy rachunki płacimy rachunki, gotujemy, przygotowujemy posiłki, odpoczywamy, tak? I to są procesy. To robimy w sposób taki powtarzalny, ale pewnego dnia stwierdzamy zrobimy remont mieszkania, czyli odnowimy na przykład salon i to już jest projekt, bo będzie początek, koniec, trzeba kupić jakieś materiały, właśnie zrealizować to w jakiś taki poukładany sposób, żeby to się skończyło zgodnie z naszymi przewidywaniami i finansowymi, i czasowymi no i żeby też ten salon wyglądał tak jak chcemy. Albo zdecydujemy sobie, że zrobimy wydzielimy sobie na strychu obszar do gry, do gier w planszówki na przykład i zdecydujemy się zbudować jakąś taką specjalną przestrzeń, gdzie dobrze nam się będzie grało w planszówki. Dotychczas strych był niezagospodarowany, a teraz jakby chcemy sobie stworzyć coś zupełnie nowego na tym strychu. Czy na przykład na podwórku chcemy zbudować plac zabaw dla dzieci? I to też będzie działalność projektowa.

Marcin Kwieciński: Tutaj myślę, że też ciekawe jest to, że jak już zakończy się projekt, to później użytkowanie tego efektu naszego projektu zaczyna być procesem, bo my zaczynamy z tego korzystać w taki sposób powtarzalny, cykliczny i to często jest tak, że projekty prowadzą nas do stworzenia w ogóle nowych procesów.

Mikołaj Foks: Świetnie, że o tym powiedziałeś, o takich dużych pracach remontowych, bo kiedy przychodzą takie duże prace, to mam nadzieję, że wielu z nas już ma w głowie to, że no tak, to trzeba sobie powiedzieć, kiedy to będziemy robić, czyli zaczynamy robić harmonogram. Trzeba sobie powiedzieć, ile to mniej więcej będzie nas kosztować, czyli zaczynamy robić budżet. Trzeba sobie powiedzieć, ale kto właściwie się tym zajmie, prawda, załóżmy, że nie wiem, jest jakaś para, która mieszka, prawda, jest jakiś mąż, czy jakaś żona, nie wiem, dzieci na przykład i te planszówki chcą tam razem grać w tym nowym pomieszczeniu, no to też trzeba sobie powiedzieć, no dobra, ale kto to skoordynuje, ty kochanie, czy ty kochanie, czy ja kochanie, więc pojawia się kwestia kierownika projektu, to jest wiele takich elementów, ale zobacz, że są prace, które de facto są projektami, czy można je rozpisać projektowo, ale my tego w ogóle nie robimy, to znaczy jeżeli na przykład chcielibyśmy po prostu kupić nową szafkę na buty, to ta nowa szafka na buty, ona też będzie przecież czymś, co jest skończone w czasie, nie jest to działalność operacyjna, kupowanie szafek na buty to nie jest to samo, co robienie zakupów co tydzień i myślę, że w firmach też jest wiele takich zadań, które są de facto jakoś tam projektami, ale nie zlecamy tego specjalnym naszym project managerom, tylko zlecamy to jakiemuś pracownikowi, wiesz co, po prostu załatw tę sprawę, prawda, to mamy, będziemy, nie wiem, zrobimy sobie wigilię firmową, to wiesz co, to ty to wszystko umów. De facto to jest projekt, bo to nie jest działanie operacyjne, myślę, że tak zakładam, że możemy się tu zgodzić, że wigilia raz w roku, zawsze to jest jakaś, nie wiem, inna firma cateringowa czy inne miejsce, czy jakieś wyjście firmowe, to jakaś jest forma projektu. Czyli te kompetencje zarządzania projektem, układania sobie pracy, dzielenia na mniejsze elementy, tworzenia tego budżetu, harmonogramu i tak dalej, to są kompetencje, które dzisiaj są super uniwersalne, one nie powinny się tylko ograniczać, nie wiem, do pięciu osób w firmie, których nazywamy szumnie project managerem, one to mają gdzieś tam wpisane i my sprzedając jakieś, nie wiem, usługi IT mówimy, że no to z Państwem będzie pracował nasz project manager. Nie, większość z nas pracuje na projektach, chociaż czasem nie nazywamy tego projektami, bo to jest tylko szafka na buty, ale cechy projektu ma.

Marcin Kwieciński: Tak, świetnie, że o tym mówisz. Ja w ogóle często na szkoleniach mówię, że każdy z nas musi umieć zrealizować projekt, bo będzie ich realizować bardzo dużo w swoim życiu i w swojej karierze i to wcale nie znaczy, że my będziemy nazywani kierownikami projektów. Czasami porównuję kierowników projektów, takich etatowych kierowników projektów do wojsk specjalnych, żeby rzeczywiście, jeżeli mamy taki bardzo specjalny projekt, duża inicjatywa, duża zmiana, strategiczna byśmy powiedzieli, gdzie kluczowe jest przypilnowanie, żeby to wszystko zadziałało, czy to wtedy potrzebujemy wysłać takie wojska specjalne, kierownika projektu, który tylko na pełen etat się tym zajmuje. Natomiast w bardzo wielu sytuacjach, czy będą mniejsze, czy większe projekty, to my będziemy je realizować po prostu w naszej roli i tam wcale nie będziemy na stanowisku mieli napisane, czy na wizytówce napisane, kierownik projektu. Będziemy być może specjalistą do spraw marketingu albo specjalistą do spraw sprzedaży, a może będziemy, nie wiem, księgowym, księgową i po prostu będziemy musieli od czasu do czasu zrealizować jakiś projekt, projekcik, mikroprojekt, czasem większy projekt i te zasady i w tych dużych projektach, i w małych projektach, one zawsze są takie same. Warto, żebyśmy je znali, bo to się w ogóle przyda i w naszej karierze, ale też później przyda się w życiu, bo tak jak powiedziałeś, nawet takie zakup szafki na buty, czy to co ja powiedziałem, zrobienie jakiegoś remontu, to tam po prostu też łatwiej to nam pójdzie, jeżeli będziemy mieli świadomość, że są jakieś zasady prowadzenia projektów i są jakieś stałe elementy. Co, może byśmy do tych elementów jakoś?

Mikołaj Foks: Dokładnie, tak, to myślę, że możemy to nawet spróbować ugryźć trochę od innej strony, teraz mi to przyszło do głowy, więc to, drodzy słuchacze, nie jest jakoś super przemyślane, ale może warto byłoby powiedzieć o takich błędach, które dzieją się w organizacjach, które mówią, no dobra, to będziemy działać projektowo, ale robią coś albo czegoś nie robią, no bo tak działają intuicyjnie, mówią, no to projekt, no to po prostu projekt, to ty go poprowadź i mi pierwsza rzecz, która mi przychodzi do głowy, która myślę, że jest super ważna, to jest kwestia właśnie kierownika projektu. To znaczy, że oczywiście projekt jest, w jakimś momencie się zaczyna i kiedyś się kończy i ma przynieść jakiś efekt, prawda, unikalny, taki właśnie nie powtarzalny co tydzień, tylko jakiś coś innego, nie szafka na buty albo remont tego poddasza, ale kierownik projektu, to jest potężna sprawa, bardzo często w firmach nie ma kierownika projektu, tam gdzie jakby nie ma ułożonej pracy projektowej, no to bo to ktoś to robi, więc ta odpowiedzialność się rozmywa, to w ogóle nie jest, no to tak jakby, gdzie kucharek sześć, tam nie ma co jeść, albo na przykład jest dwóch kierowników projektu, no to was, dwóch z tych dwóch działów to poprowadzi, nie, w projekcie powinien być jeden kierownik projektu i okej, może być ktoś, kto go, nie wiem, wspiera, ktoś, kto ma jakiś ważny głos w tym projekcie, ważne, żeby w projekcie był też sponsor, ktoś, komu zależy na projektu, o, to tu jest wiele tematów, które się pojawiają, o których warto pamiętać i właśnie przede wszystkim o tym, żeby on był jeden. A tobie jak myślisz o takich rzeczach, które właśnie, projekty nie działają, nie, bo nie działają, bo co, to coś ci przychodzi z głowy?

Marcin Kwieciński: Tutaj, to już tak mówisz o takiej świadomości, projekty nie działają, ja mam taką powtarzalną obserwację u wielu klientów, że różne takie inicjatywy czy pomysły nie są realizowane i często te nasze rozmowy zaczynają się od tego, że no właśnie, no tutaj mamy takie sytuacje, że my sobie coś wymyślamy, na przykład na spotkaniu, spotykamy się jako zespół, no i mówimy, no trzeba coś zrobić, nawet jakoś to próbujemy nazwać i później to w ogóle nie idzie do przodu. I ja wtedy mówię, ale często zadaję takie pytania, ale to jest, robicie to spontanicznie czy w sposób zarządzalny? A co to znaczy zarządzalny? No czy właśnie ustanowiliście osobę odpowiedzialną, ustanowiliście, że w ogóle nazwaliście, że to jest projekt, czy wprowadziliście jakieś takie podstawowe zasady? No nie, no my myśleliśmy, że to trzeba pogadać i każdy wie, co trzeba zrobić. Więc właśnie tutaj ta, jeszcze ja wrócę do tych kierownika projektu, to jest niezwykle ważne. Kiedyś przypomina mi się też taki projekt, znaczy taką interwencję realizowałem, gdzie pracowałem z zespołem, w którym było bardzo dużo takich inicjatyw i to, co zrobiliśmy, to spisaliśmy te inicjatywy. I ja poprosiłem ten zespół, mówię, to teraz przypiszcie jednoznacznie, kto z was jest kierownikiem projektu której z tych innych inicjatyw. Jednoznacznie określmy, kto odpowiada za zrealizowanie, za skoordynowanie zrealizowania tej inicjatywy.

Marcin Kwieciński: No i niesamowite było to, że przy kilku to była taka jednoznaczność, ale w większości to było brak lub to zależy lub właśnie to, co powiedziałeś, dwie osoby na przykład. Trochę ta, trochę ta. Więc tutaj rzeczywiście ten pierwszy krok to jest definiujemy, czy określamy osobę kierownika projektu, a drugi krok, który mi od razu przychodzi automatycznie, to jest spisujemy kartę projektu. Czyli tworzymy jakiś prosty dokument, prostą prezentację w Powerpointcie czy w kanwie czy w czymkolwiek innym, gdzie po prostu określamy takie podstawowe parametry projektu. No i tutaj są różne metody tworzenia tej karty projektu, ale chodzi o to, żeby mieć w jednym miejscu zebrane podstawowe informacje, co to jest za projekt, jaki jest zespół projektowy, kto będzie go realizował, co będzie zrealizowane, jakie są kryteria sukcesu, czyli po czym poznamy, że projekt zakończył się sukcesem. No i możemy tam jeszcze dodatkowe rzeczy dopisywać, ale taki podstawowy dokument, do którego każdy członek zespołu projektowego, czyli osób pracujących nad tym projektem może zajrzeć i powiedzieć, o to my robimy to, w tym projekcie chodzi o to. To jest ten drugi element, który mi przychodzi do głowy.

Mikołaj Foks: No to jest super ważny element. Myślę, że też często ludzie mówią, ale po co to spisywać, przecież my to wiemy. Nie, to właśnie trzeba spisywać, też dlatego, że czasem coś wiemy, a okazuje się, że każdy wie trochę co innego i dlatego należy to spisywać. Natomiast tutaj uzupełniając to, jeszcze dodając to, takie też moje doświadczenie, no ja jednak od wielu lat prowadzę szkolenia z zarządzania projektami, bardzo często rozmawiamy o tym, że są fazy, które się pomija. Taką fazą najczęściej pomijaną, dwie właściwie, takie początkowe fazy, jedno to jest inicjowanie projektu, inicjowanie, w którym jest trochę właśnie próba doprecyzowania, co będziemy robić, próba sprawdzania, na ile, nie wiem, mamy na to budżet, ile mamy na to budżet. Właśnie de facto to jest w dużym skrócie, to jest to tworzenie tej karty projektu i ludzie to pomijają, po prostu to robimy. Ale w tym to robimy nie ma też drugiego elementu bardzo ważnego, czyli planowania.

Mikołaj Foks: Czyli mówimy, no to robimy, nie? Trochę wyobrażam sobie, żeby ktoś po prostu wsiadł w samochód i pojechał na wakacje, mówiąc to chce jechać do Francji, ale nie wiedząc w ogóle, czy ani którędy, ani gdzie będzie nocował, ani czy ma na to pieniądze, po prostu robimy to. Więc tych dwóch elementów w wielu, bardzo wielu projektach firmowych brakuje i po prostu jest od razu wejście w działanie operacyjne, właśnie operacyjne, znaczy w działanie, w tworzenie, nie? I to się jeszcze bardzo często miksuje z tą pracą operacyjną, dokładnie, tak? Czyli z różnymi zadaniami, które na co dzień odbywają się w firmie, no właśnie, tu trzeba te linie narysować i powiedzieć sobie, co jest czym i rozdzielić, żeby się nie pomieszało i nie powywracało.

Marcin Kwieciński: Ja bym chyba jeszcze tutaj skierował naszą dyskusję w kierunku jakiejś formy harmonogramu, bo jak sobie myślę… A to jest właśnie planowanie, bardzo dobrze, oczywiście. Projekt, to od razu też mamy już tego kierownika, mamy kartę projektu, mamy te fazy, no i właśnie, przychodzimy do fazy planowania, próbujemy się zastanowić, kto, co, kiedy zrobi, czyli jakaś forma harmonogramu.

Mikołaj Foks: To jest bardzo ważny element planowania, bo właśnie harmonogram, chyba z tym się najbardziej w ogóle projekty kojarzą, prawda? Bo mówimy sobie, no tak, w projektach należy dokonać tej dekompozycji, czyli jest jakaś duża rzecz, produkt końcowy projektu, który chcemy dowieźć ostatecznie, na koniec dnia, no i rozbijamy go sobie na mniejsze. Tak jakbyśmy uderzyli w jakiś wielki kamień, jakimś takim sprytnym młoteczkiem, gdzie potrafimy uderzyć w jakiś jeden punkt i to nagle wszystko się rozsypuje na mniejsze elementy i ustalamy sobie, co, po czym, w jakim czasie będziemy robić. To tutaj wchodzi ten element sławnego harmonogramu Ganta, chociaż, zobacz, że my trochę gadamy sobie teraz o projektach w starym podejściu. Starym, które nie jest wcale złe, ono jest bardzo dobre, tylko nie do wszystkich projektów, czyli taki kaskadowy układ, klasyczne zarządzanie projektami, jedno z drugiego wynika. Dzisiaj coraz częściej projekty realizuje się w podejściu zwinnym, czyli w krótkich odcinkach czasu szybko robimy parę elementów, ale tam tak zwane iteracje, prawda, sprinty, ale tam też jest dzielenie na mniejsze kawałki, tam też jest rozdzielanie zadań, tam też jest ktoś, kto zarządza tym projektem, tutaj o tych rolach można byłoby dużo, długo rozmawiać, czy ci agile coachowie to są project managerami, czy nie, ale generalnie jest jakiś rodzaj, ktoś nad tym czuwa.

Marcin Kwieciński: Tak, zespół tego pilnuje i rzeczywiście nawet ja trochę tak w takim bardzo dużym uproszczeniu, nawet patrzę na to tak, że sprint jest formą harmonogramu, no bo wybieramy, że dane osoby w danym odcinku czasu zrobią dane, zrealizują dane funkcjonalności, to rzeczywiście nie będzie tak jak w tym bardziej takim tradycyjnym ujęciu projektowym, ale nadal jest jakaś forma tego przewidywania, bo dla mnie harmonogram to jest przewidywanie kto co kiedy będzie robił. I nawet w metodykach zwinnych też mamy tego typu przewidywanie, a później synchronizowanie się, czy my na pewno to robimy. Tutaj rzeczywiście zawsze jest taka dyskusja na ile to powinno być sztywne, na ile elastyczne, gdzie dopuszczamy te miejsca sprawdzenia, no ale to już jest jakby taki szczegół powiedzmy implementacyjny, natomiast myślę, że na takim ogólnym poziomie warto analizując, czy robiąc sobie taką analizę swoich projektów, to warto zadać sobie pytanie, czy ja mam jakąś formę właśnie harmonogramu, który mi mówi, że ja wiem kto co kiedy zrobi. I jeżeli mam, to jakkolwiek to nazwę to dobrze, jeżeli nie, no to to jest ten element przez brak którego być może nasz projekt nie idzie, bo właśnie zdefiniowaliśmy, zainicjowaliśmy projekt, powiedzieliśmy wy to róbcie, ale w ogóle nie powiedzieliśmy sobie kto co kiedy będzie robił i projekt dla tego stoi.

Mikołaj Foks: Ja się czuję w dużym kłopocie, wiesz, bo czuję tak jakbyśmy opowiedzieli, wiesz, czterema zdaniami o historię świata, bo obszar właśnie projektów to jest przeogromny i tam jest wiele różnych rzeczy, o których warto byłoby mówić. I w związku z tym, że czuję się w tym dyskomforcie, to ja bym był za tym, żebyśmy tu postawili kropkę i powiedzieli, że po prostu poukładanie tej rzeczywistości projektowej jest super ważne, no bo tego po prostu bardzo dużo zależy, a za chwilę przeszli do następnego odcinka, w którym powiemy jednak jeszcze trochę o procedurach i procesach. Taką mam propozycję, ale jestem otwarty na to, że Ty myślisz inaczej.

Marcin Kwieciński: Ja też jestem za tym, żeby stawiać kropkę, ale nie mogę postawić tej kropki, jeżeli jeszcze nie porozmawiamy o statusach. Bo zgadzam się z Tobą, że tutaj, no można by w każdym z tych w zasadzie zdań, które wypowiedzieliśmy, wchodzić głębiej i rozbijać to jeszcze na mniejsze rzeczy, ale patrzymy dzisiaj tak z takiej perspektywy czeklisty, tak? Czyli sobie sprawdzamy, co muszę sprawdzić, czy co muszę sprawdzić, czy mi działa w projektach, czy mam to w projektach, żeby upewnić się, że te projekty działają. I jeżeli nie powiemy o statusach, to ja będę uważał, że ten odcinek jest niepełny, bo uważam, że bardzo częstą pułapką, w którą wpada wiele zespołów takich, które robią projekty, czasami nawet nie wiedzą, że robią te projekty, ale starają się je realizować, to jest to, że nie zostały ustanowione regularne sprawdzenia, jak nam ten projekt idzie. Czyli nie zostały ustanowione spotkania statusowe. Czy spotkania, czy forma pisemna, to już jest jakby znowu kwestia jakichś tam doszczegółowienia. Ale jeżeli tak analizujemy sobie, robimy sobie taki asesment, dlaczego projekty nie działają, to sprawdzamy. Czy my, żeśmy się umówili w zespole, że regularnie będziemy sprawdzać, jak idzie.

Mikołaj Foks: I taki domyślny interwał czasowy to jest co tydzień. Raz na tydzień siadamy w gronie zespołu i sprawdzamy, co poszło do przodu, co nie poszło. Ja często też, jak oswajam zespoły z podejściem projektowym, to mówię, na tym statusie potrzebujecie porozmawiać o trzech rzeczach. Po pierwsze, co zrobiliście od tego ostatniego statusu, czyli co się wydarzyło w tym interwale czasowym, co planujecie zrobić do następnego statusu, czyli co będziecie robić teraz przez na przykład następny tydzień, kto, co, kiedy będzie robił przez najbliższy tydzień. I też, jakie decyzje bądź zmiany trzeba podjąć. Czyli właśnie, czy teraz robimy taki sobie czek, sprawdzenie, czy są jakieś niezbędne decyzje do podjęcia, które nas wstrzymują, albo może trzeba jakąś zmianę wprowadzić, bo nagle się okazuje, że nie możemy iść dalej, bo na przykład zabrakło nam materiałów i musimy po prostu dokonać nowego zamówienia, dokupić coś, podjąć decyzję albo na przykład zmienić dostawcę, bo ten, którego mamy, na przykład nie wyrabia się z dostarczaniem nam materiałów. Więc status to jest takie miejsce też rozmowy o dyskusjach i zmianach.

Marcin Kwieciński: I wtedy, jak już mamy te statusy, to możemy stawiać kropkę.

Mikołaj Foks: Dobra, to stawiajmy kropkę i właśnie w taki sposób, świadomy lub nieświadomy, sądzę, że świadomy, zapowiedziałeś trochę. Nie powiem czym, nie powiem jakim elementem, ale jest spore rozwinięcie pewnego wątku, który Marcin już zapoczątkował, czy też będzie spore rozwinięcie w odcinku o tym, co robić, żeby zespoły szybciej i łatwiej realizowały zadania. Więc już teraz zapraszamy, bo taki odcinek też będzie. Stawiamy kropkę, dziękujemy za dziś, zapraszamy do subskrypcji i moi drodzy, to nie jest koniec tego odcinka, to jest dopiero pierwsza część, a druga część, może krótsza, ale w każdym razie druga, będzie już za chwilkę. Zapraszamy na kolejny odcinek o procesach, procedurach i projektach, gdzie mniej o projektach, a więcej o procesach i procedurach, a tymczasem zapraszając do subskrypcji i Waszego udziału w naszym podcaście poprzez komentarze i wszelkie inne ankiety i co jeszcze tylko się da, kłaniamy się nisko i mówimy do usłyszenia.

Marcin Kwieciński: Do usłyszenia.

Mikołaj Foks: Mikołaj Foks.

Marcin Kwieciński: Marcin Kwieciński.

Mikołaj Foks: Ogarnij chaos.

Marcin Kwieciński: Chaos.

Transkrypt wygenerowany za pomocą AI.

📜 Informacja zwrotna na temat odcinka

Równie ważny jest dla nas udział w rankingu Apple Podcast.

Jeśli możesz oceń również podcast w ITunes.

Dzięki Twojej ocenie pomożesz nam dotrzeć z naszym podcastem do innych osób.

Z góry dziękuję za pomoc!

💬 Porozmawiajmy

Zapraszam Cię do dyskusji w komentarzach na temat tego odcinka.

Pytanie: Jakie projekty realizujesz obecnie w swoim zespole?