W wielu firmach właśnie przydarzyła się niespodziewana sytuacja. Wielu pracowników umysłowych zmuszona jest wykonywać swoją pracę z domu. Często mając pod opieką swoje młodsze pociechy. Często robiąc to po raz pierwszy w życiu.

Dla wielu menedżerów jest to sytuacja zupełnie nowa, a czasem wręcz paraliżująca. Przygotowałem kilka porad, które pomogą Ci zarządzać swoim zespołem w warunkach rozproszenia.

➡ 1) Empatia
W tych dniach szczególnie będzie Ci potrzebna empatia i wyrozumiałość dla osób z zespołu. To dla wszystkich sytuacja trudna i niespodziewana. Musisz mieć świadomość, że w sytuacji niepewności ludzie przynoszą do pracy lęk, a to sprawia że pracują mniej wydajnie, często się rozpraszają, popełniają więcej błędów. Twoją rolą jako lidera jest zadbanie o poprawę ich dobrostanu emocjonalnego, zmniejszenie presji oraz wysłuchanie i zrozumienie sytuacji, z którą się borykają. Warto również brać pod uwagę, że nie każdy ma możliwość komfortowej pracy zdalnej. Kiedy próbujesz pracować z małego mieszkania, w którym biega dwójka małych dzieci, może się okazać, że możliwości są naprawdę ograniczone.

➡ 2) Jasno określone priorytety
Możesz założyć, że w obecnej sytuacji Twój zespół będzie miał trudności z jednoznacznym określeniem priorytetów zawodowych. To do Ciebie należy zrozumienie (a często dowiedzenie się) co jest teraz dla firmy najważniejsze i z czego możecie zrezygnować. To Twoim zadaniem jest obecnie wyznaczyć i wzmacniać kierunek działań. Nawet jeżeli odczuwasz niepewność lub działasz w trybie ograniczonych informacji, nie powinieneś przekładać tego na zespół.

➡ 3) Pamiętaj, że Twoi ludzie wiedzą jak wykonywać swoją robotę.
Niektórzy menedżerowie mogą odczuwać dyskomfort, że jak ludzi nie będzie w pracy, to nie będą wiedzieli co trzeba zrobić. To zazwyczaj fałszywe przekonanie. Co do zasady ludzie wiedzą co należy do ich obowiązków i starają się z nich wywiązywać. Mogą czasem potrzebować wsparcia w rozstrzygnięciu co jest bardziej ważne albo pomocy w skupieniu się. A przede wszystkim potrzebują obecnie spokoju, nadziei i wyrozumiałości.

➡ 4) Codzienna odprawa
Na czas pracy zdalnej wprowadź codzienną odprawę. Zaczynajcie dzień od 15-20 minutowego spotkania online, gdzie każdy powie co zrobił wczoraj, jakie ma plany na dziś oraz zakomunikuje problemy, w których potrzebuje wsparcia. Taka codzienna odprawa pomoże utrzymać rytm pracy oraz zwiększy motywację do samodzielnej pracy. Będzie też okazją do utrzymania kontaktu z zespołem.

➡ 5) Zasada informowania o wykonaniu zadań
Wprowadź zasadę informowania innych o zakończeniu zadania, np. na zespołowym czacie. Takie pokazywanie co już się dziś zrobiło spowoduje, że inni będą wiedzieli co się dzieje. Nie chodzi o detaliczne rozliczanie się z każdej przepracowanej minuty, ale o okresowe podsumowywanie uzyskanych efektów.

➡ 6) Zmniejszenie obciążenia
Już teraz zastanów się które prace, projekty lub wręcz procesy możesz tymczasowo zawiesić. W początkowym okresie niektórym może być ciężko uzyskać taką samą wydajność jak w biurze. Warto również zwrócić uwagę na ryzyko, że na razie borykasz się z pracą zdalną, ale za chwilę możesz mieć jeszcze zmniejszony skład osobowy.

➡ 7) Zapewnienie komunikacji między pracownikami
Zadbaj o to, aby członkowie Twojego zespołu mieli możliwość komunikować się ze sobą. Nie chodzi tylko o email i telefon, ale również komunikaty grupowe typu czaty lub grupy dyskusyjne. Taka komunikacja grupowa zmniejszy stres i poczucie oderwania od rzeczywistości firmowej. Może być również źródłem wsparcia i poprawy dobrostanu emocjonalnego w zespole.

➡ 8) Wprowadź komunikację video podczas spotkań
Dużą część pracy będziecie spędzać na spotkaniach online. Zadbaj o to, aby odbywały się one z zastosowaniem video. Połączenia video dużo bardziej angażują uczestników niż telekonferencje głosowe. Łatwiej też zachować skupienie na rozmowie. Większość nowoczesnych systemów do połączeń video posiada możliwość rozmycia tła, zatem jeśli ktoś z jakichkolwiek powodów nie chce pokazywać swojego mieszkania, ta opcja pomoże w utrzymaniu prywatności.

➡ 9) Wizualizacja postępów w projektach
Zadbaj o wizualizację postępów w projektach. W zespołach rozproszonych trudniej jest utrzymać zrozumienie gdzie jesteśmy w projekcie, kto za co odpowiada oraz co czeka nas w najbliższych tygodniach. Ja jak zwykle polecam Goalscape, ale możesz też użyć oprogramowania do map myśli, roadmap lub zarządzania projektami.

➡ 10) Zapewnienie dostępności i wykorzystanie elastyczności
Praca zdalna sprzyja elastyczności w wykonywaniu zadań. Może się okazać, że niektóre osoby nie będą w stanie pracować w ciągu dnia, ale spokojnie będą mogły się skupić wieczorem. Inne będą potrzebować 2 godzin przerwy w samo południe, ale za to mogą zacząć pracę dużo wcześniej. Nie obawiaj się tego, a nawet proponuj takie rozwiązania, aby zespół pracował w dogodnych dla siebie godzinach. Upewnij się tylko, że będziecie posiadać informacje kto kiedy jest dostępny. Być może warto też wprowadzić dyżury, kiedy potrzebna jest dostępność w określonych godzinach.

➡ 11) Pamiętaj o zdolności do adaptacji
Choćby nie wiadomo jak było trudno, pamiętaj o cudownej właściwości człowieka do adaptacji. Po okresie szoku i natłoku reakcji emocjonalnych, zespół się przyzwyczai do nowych warunków. Jest też duża szansa, że nauczycie się dużo sprawniej pracować, gdyż praca zdalna stworzy Wam zupełnie nowe możliwości.

Pytanie: Co Tobie pomaga zarządzać pracownikami zdalnymi, a co Ci przeszkadza?